为 Word 邮件合并准备 Excel 数据源

你已构建联系人列表以及要用于 Word 邮件合并的其他数据。 如果你的数据源是现有 Excel 电子表格,则只需为邮件合并准备数据。 但如果你的数据源是制表符分隔 (.txt) 或逗号分隔值 (.csv) 文件,则需要先将数据导入到 Excel,然后将其准备用于邮件合并。

步骤 1:在 Excel 中准备数据源

如果正在使用 Excel 电子表格作为 Word 中邮件合并的数据源,请跳过此步骤。 如果数据源为 .txt 或 .csv 文件,请使用“文本导入向导”来设置 Excel 中的数据。

成功导入 .txt 或 .csv 文件后,转到步骤 2。

  1. 打开 Excel。

  2. 转到“数据”>“来自文本/CSV”。

    “选择来自数据的文本/CSV”选项卡

  3. 选择所需的 .txt 或 .csv 文件,然后选择“导入”。

  4. 在预览窗口中,选择“转换数据”。

  5. 选择邮政编码或要设置格式的其他列。

  6. 转到“转换”>“数据类型: ”,然后选择“文本”。

    已选择文本的 Power Query 窗口

  7. 选择“替换当前内容”。

  8. 根据需要重复步骤 5-7。

  9. 选择“关闭并加载”。

  10. 转到“文件”>“另存为”,并使用其他名称另存。

  1. 打开 Excel。

  2. Excel 2016    转到“数据”>“获取外部数据”>“来自文本”。

    “数据”选项卡上已突出显示“从文本”选项。

  3. 选择所需的 .txt 或 .csv 文件,然后选择“导入”。

  4. 在“文本导入向导”的“原始数据类型”窗格中,选择“分隔符”。

    Excel 从文本中获取外部数据 - 文本导入向导步骤 1(共 3 个步骤)

  5. 如果文件包含标题,请选择“预览”窗格上方的“我的数据具有标题”窗格,然后选择“下一步”。

  6. 在“分隔符”窗格中,选择与数据所用的分隔符相匹配的复选框(如制表符或逗号),然后选择“下一步”。

    “文本导入向导”中已突出显示“分隔符”的选项。

  7. 在“数据预览”下,选择包含邮政编码的列,然后在“列数据格式”中选择“文本”。

    “文本导入向导”中已突出显示“列”数据格式的“文本”选项。

    注意: 每次将数据格式(常规、文本或日期)应用到某一列时,格式的名称都会在该列的表格标题中显示。

  8. 选择要更改的列和要应用的数据格式,根据需要重复步骤 7。

  9. 选择“完成”。

  10. 在“导入数据”对话框中,接受“现有工作表”和单元格地址的默认设置,然后选择“确定”。

    在“导入数据”对话框中,选择将数据放入现有工作表、默认设置或新工作表中

    警告: “导入数据”对话框中的单元格地址显示当前所选的单元格。 从已命名的单元格地址开始导入数据。

  11. 使用新文件名称保存电子表格。

步骤 2:准备数据源

在要用于 Word 邮件合并中的邮寄列表的 Excel 数据源中,确保数值数据列的格式列正确无误。 例如,用数字设置列格式以匹配特定类别(如货币)。

如果选择百分比作为类别,请注意百分比格式将使单元格值乘以 100。 如果想要避免乘法因素。请将百分比列的格式设置为文本。

要在邮件合并过程中保留数据,邮政编码的格式需要设置为文本。 如果导入时未完成,则请立即设置其格式。 如果格式未设置为文本,则编码中的前导零(如 00399)在邮件合并期间遭到删除。

  1. 选择包含邮政编码或其他要设置格式的数据的列。

  2. 转到“开始”,在“数字”组中选择“数字格式”框向下箭头,然后选择列表中的选项(例如文本)。

    在 Excel“主页”选项卡的“数字”组中,选择“常规”框中的向下箭头,从而选择要使用的数字格式。

请确保在合并字段的前面或后面添加了适当的符号。 例如,下面是货币和百分比值在省略符号后的显示方式。

邮件合并文档显示“你贡献了 50.00”和“给了你 20 的折扣”。

如果包含符号,则数字的意义更明确。

邮件合并结果文档显示“你贡献了 $50.00”和“给了你 20% 的折扣”。

在邮件合并文档中的合并字段前面或后面添加符号,如下所示:

示例邮件合并文档,其中名为“捐赠”的字段前面有美元符号,名为“百分比”的字段后接百分号。

另请参阅

Word 邮件合并流程中的一个重要步骤是设置和准备数据源。 你可使用现有 Excel 数据源,也可通过导入制表符分隔 (.txt) 或逗号分隔的值 (.csv) 文件构建新的数据源。 在数据源设置并准备就绪后,你可按照分步邮件合并向导使用 动态数据交换 (DDE) 执行邮件合并,也可使用手动邮件合并方法进行操作。

如果未在使用现有 Excel 数据源进行邮件合并,可使用 .txt 或 .csv 文件格式的联系人列表或通讯薄。 文本导入向导会引导你执行相关步骤来将 .txt 或 .csv 文件格式的数据导入到 Excel。

  1. 打开 Excel。

  2. 在“数据”选项卡上,选择“来自文本/CSV”。

  3. 选择所需的 .txt 或 .csv 文件,然后选择“导入”。

  4. 在“文本导入向导”的“原始数据类型”窗格中,选择“分隔符”。

    Excel 从文本中获取外部数据 - 文本导入向导步骤 1(共 3 个步骤)

  5. 如果要导入的文件包含标题,请选择“预览”窗格上方的“我的数据具有标题”复选框,然后选择“下一步”。

  6. 在“分隔符”窗格中,选择与数据所用的分隔符相匹配的复选框(如制表符或逗号),然后选择“下一步”。

    “文本导入向导”中已突出显示“分隔符”的选项。

    提示: “数据预览”窗格显示表格格式下的结果的样式。

  7. 在“数据预览”下,选择包含邮政编码的列,然后在“列数据格式”中选择“文本”。

    “文本导入向导”中已突出显示“列”数据格式的“文本”选项。

    注意: 

    • 可用格式为“常规”、“文本”和“日期”。 每次向列应用数据格式时,该列的表格标题中都会显示格式的名称。

    • 例如,包含百分比或货币值等数值数据的列仅可文件导入后设置格式。 有关详细信息,请参阅随后的“设置 Excel 中数值数据的格式”次级部分。

  8. 选择要更改的列和要应用的数据格式,根据需要重复步骤 7。

  9. 选择“完成”。

  10. 在“导入数据”对话框中,接受“现有工作表”和单元格地址的默认设置,然后选择“确定”。

    在“导入数据”对话框中,选择将数据放入现有工作表、默认设置或新工作表中

    警告: “导入数据”对话框中的单元格地址显示当前所选的单元格。 从已命名的单元格地址开始导入数据。

  11. 完成后,使用新的文件名保存数据源。

设置 Excel 中数值数据的格式

对 Excel 内任何新的或现有数据源中要用于 Word 邮件合并的任何数值数据(例如百分比或货币值)进行格式设置。 要在邮件合并期间将设置了格式的数值数据保留为百分比或货币,请按照“步骤 2:使用动态数据交换 (DDE) 进行邮件合并“部分中的说明操作。

在要用于 Word 邮件合并中的邮寄列表的 Excel 数据源中,确保数值数据列的格式列正确无误。 例如,用数字设置列格式以匹配特定类别(如货币)。

  1. 打开 Excel 数据源。

  2. 选择要设置格式的列。

  3. 在“开始”选项卡的“数字”组中,选择“数字格式”(常规)框向下箭头,然后选择列表中的选项。

    在 Excel“主页”选项卡的“数字”组中,选择“常规”框中的向下箭头,从而选择要使用的数字格式。

  4. 必要时,重复步骤 2 和 3。

  5. 完成后,选择“保存”。

如果你具有包含百分比和货币值等带格式的数字的 Excel 数据源,则在邮件合并过程中,某些数值数据的格式可能会改变。 你将获得所需的邮件合并结果,并可使用 DDE 保留 Excel 中数值数据的格式。

与工作合并域相比的 Excel 数据格式(不管是否使用动态数据交换)

注意: 如果决定不使用 DDE,则请按照通过邮件合并来发送批量电子邮件中的指南操作。

  1. 打开 Word,选择“文件”>“选项”>“高级”。

  2. 在“常规”部分下,选择“打开时确认文件格式转换”复选框。

    “打开时确认文件格式转换”选项

  3. 选择“确定”。

  4. 在“邮件”选项卡中,选择“开始邮件合并”>“分步邮件合并向导”。

    在 Word 的“邮件”选项卡中,选择“开始邮件合并”,然后选择“分步邮件合并向导”

  5. 在“邮件合并”窗格的“选择收件人”下,选择“使用现有列表”。

    Word 中,在“邮件合并”组中选择分步邮件合并向导时打开的“邮件合并”任务窗格

  6. 在“使用现有列表”下,选择“浏览”,然后选择带有格式的电子表格。

  7. 在“确认数据源”对话框中,选择“全部显示”复选框,然后选择“通过 DDE 的 MS Excel 工作表(*.xls)”>“确定”。

    “确认数据源”对话框

  8. 在“Microsoft Excel”对话框中,选择“ 整个电子表格”>“确定”。

    Word 中的“Microsoft Excel”对话框

  9. 邮件合并收件人”对话框打开时,请选择“确定”。

    “邮件合并收件人”对话框,其中显示了用作邮件列表数据源的 Excel 电子表格

  10. 继续执行信件电子邮件标签信封合并。

提示: 可阻止在每次打开数据文件时由 Word 发出提示。 连接到邮件列表后,站到“文件”>“选项”>“高级”。 在“常规”下,清除“打开时确认文件格式转换”复选框。

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