为 SharePoint 库启用和配置版本控制

在设置 SharePoint 库时,您必须做出的许多决策之一与版本控制相关。在每次编辑每个项目或文件时,您是否要保留其版本?如果要保留,那么保留多少版本?您是只希望跟踪主要版本,还是同时跟踪主要版本和次要版本?您是希望所有网站用户查看所有草稿版本,还是只让创建者和拥有设计或完全控制权限的人查看它们?您在其中每种情形中做出的决策取决于库中的项目和文件的类型和重要性、每个项目或文件的用途、您的用户组的需要以及您必须保持的安全级别。

本文内容

为什么启用版本控制?

版本控制设置 – 工作原理

在 SharePoint 库中启用版本控制

从 SharePoint 库中删除版本控制

为什么启用版本控制?

在 SharePoint 库中启用了版本控制后,您可以跟踪和管理信息的变化过程。您可以在需要时查看早期版本并恢复它们。这非常有用,例如,在文件损坏时或人们意识到文件的早期版本可能比新版本更准确时。一些组织出于法律原因或审核目的保留文件的多个版本。默认情况下,版本控制处于禁用状态。若要启用它并实施您的版本控制决策,您必须拥有完全控制或设计权限。

您可能还希望同时跟踪文件的主要版本和次要版本。如果您希望了解法律意见是如何变化的或当前正在制定的新程序背后的思想(举例而言),这将很有用。主要版本表示文档已准备好供广泛受众审阅,而次要(草稿)版本是在制品,尚未准备好广泛流通。

主要版本是自从上一个主要版本以来进行了重大更改的版本,它由整数(如 2.0)标识。主要版本通常可供所有具有库访问权的人查看。次要版本是自从上一个主要版本以来只进行了适度更改的版本。它由小数(如 2.1)标识。一般来说,次要版本只可供那些进行这些更改和拥有完全控制或设计权限的人查看。不过,您可以将库设置为允许所有网站用户查看所有可用草稿。

注意: 主要版本和次要版本只适用于库,不适用于列表。

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版本控制设置 – 工作原理

“版本控制设置”对话框包含四个主要部分,其中一些部分不是严格与版本控制相关。在设置库时,每个部分都需要决定。当然,如果您拥有必要的权限,可以在以后更改设置。

选择

影响

无版本控制

只为网站用户提供项目或文件的当前版本。这是默认设置。

创建主要版本

为每个主要版本创建并保留版本。既不创建也不保留次要版本。

创建主要版本和次要(草稿)版本

在文件签入时创建并跟踪主要版本和次要版本。处理此文件的人必须在签入时指示此文件是主要版本还是次要版本。

保留以下数量的主要版本

如果选中了此可选设置的复选框,则其下的数字指示在库中保留的主要版本的个数。例如,如果该数字为 25,则在创建第 26 个版本时,会删除最旧的版本。然后,仅版本 2-26 可用。如果您可避免版本数量增加,则可更加轻松地管理您的库。不过,如果保留每个版本或保留大量版本很重要,请应用非常高的限制或根本不应用任何限制。

为以下数量的主要版本保留草稿

如果选择了此可选设置,则框中的数字确定保留的草稿版本个数。例如,您可能决定要保留 25 个主要版本,但只需要最近 5 个版本的草稿。除非您具有法律或其他特殊要求,否则您可能不需要保留所有主要版本的所有草稿。

  • “草稿项目安全性”部分   使用此部分可确定哪些用户可查看库中的草稿项目。您可以允许对库具有读取权限的任何用户查看它们,也可以将查看限制为仅那些可以编辑项目的用户或仅项目的作者和可以审批项目的人。如果您选择限制查看,则只有指定的查看者可以查看次要版本(草稿)。其他用户只能查看主要版本。

  • “需要签出”部分   使用此部分可指定用户是否必须签出文件才能对它们进行更改。有关详细信息,请参阅将 SharePoint 库配置为要求签出文件

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在 SharePoint 库中启用版本控制

  1. 导航到您计划在其中工作的库。如果库的名称没有显示在“快速启动”窗格中,请单击“所有网站内容”,然后选择您的库的名称。

  2. 在功能区上的“库工具”组中,单击“库”选项卡。

  3. 单击“库设置” SharePoint Foundation 库功能区上的“库设置”按钮

  4. “库设置”页上的“常规设置”下,单击“版本控制设置”。此时会打开“版本控制设置”对话框。

  5. “文档版本历史记录”部分,选择下列选项之一:

    • 创建主要版本 – 如果选择此选项,则您可以为主要版本的数量设置限制。

    • 创建主要版本和次要(草稿)版本 – 如果选择此选项,则您可以为主要版本的数量和要为其保留草稿的版本数量设置限制。

  6. 可选:限制要保留的版本的数量。

    • 如果您希望限制库中保留的版本的数量,请选中“保留以下数量的主要版本”复选框。否则,不要选中它。在此复选框正下方的框中,输入要保留的版本的数量。

    • 如果您希望限制所保留的草稿的数量,请选中“为以下数量的主要版本保留草稿”复选框。此选项仅在选择了“创建主要版本和次要(草稿)版本”选项时才可用。在此复选框正下方的框中,输入要为其保留草稿的版本的数量。

  7. 可选:确定应允许哪些用户查看文档库中的草稿项目。在“草稿项目安全性”部分,选择下列选项之一。

    • 可读取项目的所有用户。选择此选项可允许对网站具有读取权限的任何人访问。在选择了“文档版本历史记录”部分的“创建主要版本和次要(草稿)版本”时,此选项可用。

    • 仅限可编辑项目的用户。选择此选项可将草稿的查看限制为那些有编辑权限的用户。在选择了“文档版本历史记录”部分的“创建主要版本和次要(草稿)版本”时,此选项可用。

    • 仅限可批准项目的用户(以及该项目的作者)。选择此选项可将查看限制为仅项目的原作者和那些有权批准库中的项目的用户。此选项在“内容审批”部分设置为“是”时可用。

  8. 可选:确定您是否希望在此库中要求签出。默认值是不要求签出。如果您希望更改默认值,请选择“需要签出”部分的“是”。有关要求签出的详细信息,请参阅将 SharePoint 库配置为要求签出文件

  9. 单击“确定”关闭该对话框并返回“文档库设置”页。

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从 SharePoint 库中删除版本控制

您可能稍后确定您的 SharePoint 库其实并不需要版本控制。如果您拥有完全控制或设计权限,则可以从库中删除版本控制。

  1. 导航到您计划在其中工作的库。如果库的名称没有显示在“快速启动”窗格中,请单击“所有网站内容”,然后选择您的库的名称。

  2. 在功能区上的“库工具”组中,单击“库”选项卡。

  3. 单击“库设置” SharePoint Foundation 库功能区上的“库设置”按钮

  4. “库设置”页上的“常规设置”下,单击“版本控制设置”

  5. “版本控制设置”对话框的“文档版本历史记录”部分,选择“无版本控制”。这会删除您以前在此部分中创建的任何条目。

  6. 单击“确定”关闭该对话框并返回“文档库设置”页。

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