为 Office 365 组织中的邮箱设置存档和删除策略

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

本文适用于管理员。想要将存档策略和保留策略添加到邮箱中的邮件?请参阅将保留策略分配给电子邮件 | 适用于企业的 Outlook 网页版中的保留和存档策略

在 Office 365 中,可以创建用于自动将邮件移到用户存档邮箱并自动将邮件从邮箱中删除的存档和删除策略。可以通过创建一个分配到邮箱的保留策略来实现此操作,该策略会在特定的一段时间后将邮件移到用户的存档邮箱,并在邮件达到一定的时限后,将其从邮箱中删除。用于确定要移动或删除的邮件以及该操作的执行时间的实际规则称为保留标记。保留标记将链接到某个保留策略,该策略又分配到用户的邮箱。保留标记会将保留设置应用于用户邮箱中的单个邮件和文件夹。该标记定义了邮件在邮箱中的保留时间,及其达到指定的保留期后系统所采取的操作。邮件达到保留期时,系统会将其移到用户的存档邮箱或者将其删除。

本主题中的步骤将为名为 Alpine House 的虚拟组织设置存档策略和保留策略。此策略的设置过程包括以下任务:

  • 为组织中的每个用户启用存档邮箱。这会为用户提供额外的邮箱存储空间,这是必需的,因为这样保留策略才能够将邮件移至存档邮箱中。这样用户也能够通过将邮件移至存档邮箱来存储存档信息。

  • 创建三个自定义保留标记,用于执行以下操作:

    • 自动将保留时间满 3 年的邮件移到用户的存档邮箱。将邮件移至存档邮箱会释放用户主邮箱中的存储空间。

    • 自动删除“已删除邮件”文件夹中保留时间满 5 年的邮件。这也会释放用户主邮箱中的存储空间。如有必要,用户可以恢复这些邮件。请参阅详细信息部分中的脚注,获取更多详细信息。

    • 自动并永久删除主邮箱和存档邮箱中保留时间满 7 年的邮件。出于对符合性法规的考虑,某些组织需要将电子邮件保留特定的时长。该时限过期后,组织可能需要从用户邮箱中永久删除这些邮件。

  • 创建新的保留策略,并向其添加新的自定义保留标记。此外,还可以将内置保留标记添加到新的保留策略中。这包括个人标记,用户可将其分配给邮箱中的邮件。还可以添加一种保留标记,用于将邮件从用户主邮箱的“可恢复邮件”文件夹移至其存档邮箱中的“可恢复邮件”文件夹。这有助于在用户的邮箱处于保留状态时,释放其“可恢复邮件”文件夹中的存储空间。

可以按照本文的部分或全部步骤操作,为自己组织中的邮箱设置存档和删除策略。建议:对组织中所有的邮箱应用此过程之前,在几个邮箱上对其进行测试。

开始之前

  • 只有 Office 365 组织中的全局管理员才能执行本主题中的步骤。

  • 当在 Office 365 中创建新用户帐户,并向该用户分配 Exchange Online 许可证时,系统将自动为该用户创建邮箱。邮箱创建完成后,系统将自动向其分配名为默认 MRM 策略的默认保留策略。在本文中,将创建一个新的保留策略,然后将其分配给用户邮箱,用于替换默认 MRM 策略。任何时候,只能向一个邮箱分配一个保留策略。

  • 若要进一步了解 Exchange Online 中的保留标记和保留策略,请参阅保留标记和保留策略

第一步是为组织中每个用户启用存档邮箱。必须为用户启用存档邮箱,以便邮件的保留期过期时,执行“移至存档”这一保留操作的保留标记可以移动该邮件。

注意: 只要在完成此过程之前启用了存档邮箱,就可以在此过程中的任何时间启用存档邮箱。如果未启用存档邮箱,则不会对任何已分配有存档策略的邮件执行任何操作。

  1. 转到 https://protection.office.com

  2. 登录到Office 365使用全局管理员帐户。

    显示安全和合规性中心 。

    Office 365 安全和合规中心主页
  3. 在安全和合规性中心中,转到数据管理>存档

    将显示组织中的邮箱列表,以及是否启用或禁用相应的存档邮箱。

  4. 选择所有的邮箱,方法是单击列表中的第一个邮箱,按住“Shift”键,然后单击列表中最后一个邮箱。

    提示: 此步骤假设未启用任何存档邮箱。如有已启用存档的邮箱,请按住“Ctrl”键,并单击每个已禁用存档邮箱的邮箱。或者可以单击“存档邮箱”列标题,按照是否启用或禁用存档邮箱对行进行排序,以便更轻松地选择邮箱。

  5. 在细节窗格的“批量编辑”下,单击“启用”。

    将显示警告说超过两年的项目,将被移动到新的存档邮箱。这是因为创建时,已分配新的用户邮箱的默认保留策略具有具有 2 年的保留年龄存档默认策略标记。您将在步骤 2 中创建的自定义存档默认策略标记具有 3 年的保留年龄。这意味着 3 年的项目或更早版本将被移到存档邮箱。

  6. 单击“”以关闭警告消息,并开始执行为每个所选邮箱启用存档邮箱的过程。

  7. 完成此过程后,单击“刷新刷新 ,以更新“存档”页面上的列表。

    将为组织中的所有用户启用存档邮箱。

    已启用存档邮箱的邮箱列表
  8. 使安全和合规性中心保持打开状态。在下一步中,将使用它。

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在此步骤中,将创建上文所述的三个自定义保留标记。

  • Alpine House 3 年移至存档(自定义存档策略)

  • Alpine House 7 年永久删除(自定义删除策略)

  • Alpine House 已删除邮件 5 年删除且允许恢复(“已删除邮件”文件夹的自定义标记)

若要创建新的保留标记,您将使用Exchange 管理中心 (EAC)Exchange Online组织中。

  1. 在安全和合规性中心中,单击应用启动器 “应用启动器”按钮 在左上角,,然后单击管理员磁贴。

  2. 在Office 365 管理中心左侧的导航窗格中,单击管理员居中对齐、,然后单击Exchange

    屏幕截图显示展开了“管理中心”选项并选中了 Exchange 的 Office 365 管理中心。
  3. 在EAC中,转到合规性管理>保留标记

    此时会显示组织的保留标记列表。

创建自定义存档默认策略标记

首先,创建在 3 年后将邮件移至存档邮箱的自定义存档默认策略标记 (DPT)。

  1. 在“保留标记”页面上,单击“新建标记“新建”图标 ,然后选择“自动应用到整个邮箱(默认)”。

  2. 在“自动应用到整个邮箱的新标记(默认)”页面上,完成以下字段:

    设置:创建新的存档默认策略标记
    1. 名称 键入新保留标记的名称。

    2. 保留操作 选择“移至存档”,在保留期到期时邮件将移至存档邮箱。   

    3. 保留期 选择“当邮件保留时间达到以下时间(天数)时”,然后输入保留持续时间。使用这种方案,邮件将在 1095 天(3 年)后移至存档邮箱。

    4. 批注 (可选)键入批注,介绍自定义保留标记的用途。

  3. 单击“保存”以创建自定义存档 DPT。

    新的存档 DPT 将显示在保留标记列表中。

创建自定义删除默认策略标记

接下来,将创建另一个自定义 DPT,此 DPT 是用于在 7 年后永久删除邮件的删除策略。

  1. 在“保留标记”页面上,单击“新建标记“新建”图标 ,然后选择“自动应用到整个邮箱(默认)”。

  2. 在“自动应用到整个邮箱的新标记(默认)”页面上,完成以下字段:

    设置:创建新的删除默认策略标记
    1. 名称 键入新保留标记的名称。

    2. 保留操作 选择“永久删除”,在保留期到期时将清除该邮箱中的邮件。   

    3. 保留期 选择“当邮件保留时间达到以下时间(天数)时”,然后输入保留持续时间。使用这种方案,将在 2555 天(7 年)后清除邮件。

    4. 批注 (可选)键入批注,介绍自定义保留标记的用途。

  3. 单击“保存”以创建自定义删除 DPT。

    新的删除 DPT 将显示在保留标记列表中。

为“已删除邮件”文件夹创建自定义保留策略标记

要创建的最后一个保留标记是用于“已删除邮件”文件夹的自定义保留策略标记 (RPT)。此标记将在 5 年后删除“已删除邮件”文件夹中的邮件,并提供一个邮件恢复期,即在此期间用户可使用“恢复已删除邮件”工具来恢复邮件。

  1. 在“保留标记”页面上,单击“新建标记“新建”图标 ,然后选择“自动应用到默认文件夹”。

  2. 在“自动应用到默认文件夹的新标记”页面上,完成以下字段:

    设置:为“已删除邮件”文件夹创建新的保留策略标记
    1. 名称 键入新保留标记的名称。

    2. 将此标记应用到以下默认文件夹 在下拉列表中,选择“已删除邮件”。

    3. 保留操作 选择“删除和允许恢复”,在保留期到期时将删除邮件,但允许用户在已删除邮件保留期(默认为 14 天)内恢复已删除的邮件。  

    4. 保留期” 选择“当邮件保留时间达到以下时间(天数)时”,然后输入保留持续时间。使用这种方案,将在 1825 天(5 年)后删除邮件。

    5. 批注 (可选)键入批注,介绍自定义保留标记的用途。

  3. 单击“保存”以创建“已删除邮件”文件夹的自定义 RPT。

    新的 RPT 将显示在保留标记列表中。

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创建自定义的保留标记后下, 一步是创建新的保留策略和添加保留标记。您将添加在步骤 2 中创建的三个自定义的保留标记和第一节中提到的内置标记。步骤 4 中,您将在用户邮箱中分配此新的保留策略。

  1. 在EAC中,转到合规性管理>保留策略

  2. 保留策略页上,单击新建 “新建”图标

  3. 在“名称”框中,键入新保留策略的名称;例如,Alpine House 存档和删除策略

  4. 在“保留标记”下,单击“添加“新建”图标

    将显示在您的组织中保留标记列表。请注意显示您在步骤 2 中创建的自定义标记。

  5. 在下面的屏幕截图 (在详细信息部分中的更详细地介绍了这些标记) 添加突出显示了 9 保留标记。要添加保留标记,请选择它,然后单击添加

    将保留标记添加到新的保留策略中

    提示: 通过按住“Ctrl”键,然后单击每个标记,可以选择多个保留标记。

  6. 添加保留标记后,单击“确定”。

  7. 在“新建保留策略”页面上,单击“保存”以创建新策略。

    新的保留策略将显示在该列表中。选择该策略可以在细节窗格中显示链接到该策略的保留标记。

    新的保留策略和链接的保留标记的列表

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创建新邮箱后,名为默认 MRM 策略的保留策略是默认分配到它。在此步骤中,您将替换此保留策略 (因为邮箱只能有一个为其分配的保留策略) 通过将分配您在步骤 3 中的用户邮箱的组织中创建新的保留策略。此步骤假定您将新的策略为分配所有邮箱在您的组织。

  1. 在EAC中,转到收件人>邮箱

    将显示在您的组织中的所有用户邮箱的列表。

  2. 选择所有的邮箱,方法是单击列表中的第一个邮箱,按住“Shift”键,然后单击列表中最后一个邮箱。

  3. 在右侧的EAC,在批量编辑的详细信息窗格中,单击更多选项

  4. 保留策略,下单击更新

  5. 批量分配保留策略页上,选择保留策略下拉列表中,选择您在步骤 3; 中创建的保留策略例如, Alpine 房屋存档和保留策略

  6. 单击保存以保存新的保留策略工作分配。

  7. 若要验证的新的保留策略,已分配给邮箱,您可以执行下列操作︰ 选择邮箱页面上的邮箱,然后单击编辑。

    1. 选择邮箱页面上的邮箱,然后单击编辑 编辑

    2. 在所选用户的邮箱属性页上,单击邮箱功能

      分配给该邮箱的新策略的名称将显示在保留策略下拉列表中。

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将新的保留策略应用到步骤 4 中的邮箱后,它可以达 7 天Exchange Online以新的保留设置,以将应用于邮箱中。这是因为过程调用托管文件夹助理流程邮箱 7 天一次。而不是等待托管文件夹助理运行,您可以强制发生这种情况通过运行Exchange Online PowerShell Start-ManagedFolderAssistant cmdlet。

运行托管文件夹助手时,会发生什么情况?托管文件夹助手通过检查邮箱中的邮件,并确定其是否存在保留限制,来在保留策略中应用设置。之后,它使用合适的保留标记来标记存在保留限制的邮件,然后对超出保留期的邮件执行指定的保留操作。

下面是连接到Exchange Online PowerShell,并运行托管文件夹助理上您的组织中的每个邮箱的步骤。

  1. 在本地计算机上,打开 Windows PowerShell,并运行以下命令。

    $UserCredential = Get-Credential

    在“Windows PowerShell 凭据请求”对话框中,键入 Office 365 全局管理员帐户的用户名和密码,然后单击“确定”。

  2. 运行以下命令。

    $Session = New-PSSession –ConfigurationName Microsoft.Exchange –ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential –Authentication Basic -AllowRedirection
  3. 运行以下命令。

    Import-PSSession $Session
  4. 若要验证是否已连接到 Exchange Online 组织,请运行以下命令以获取组织中所有邮箱的列表。

    Get-Mailbox

    注意: 有关详细信息,或者如果无法连接到 Exchange Online 组织,请参阅使用远程 PowerShell 连接到 Exchange Online

  5. 运行以下两个命令,为组织中的所有用户邮箱启动托管文件夹助手。

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant

顺利完成!已为 Alpine House 组织设置存档和删除策略。

更多信息

  • 如何计算保留期?邮箱邮件的保留期从邮件的递送日期或创建日期开始计算,例如已由用户创建但尚未发送的草稿邮件。当托管文件夹助手处理邮箱中的邮件时,将为所有具有保留标记(含“删除和允许恢复”或“永久删除”保留操作)的邮件标记开始日期和过期日期。使用一个移动日期标记具有存档标记的邮件。

  • 下表提供了有关每个添加到自定义保留策略的保留标记的详细信息,该策略是按照本主题中的步骤创建的。

    保留标记

    此标记的作用

    内置或自定义?

    类型

    Alpine House 3 年移至存档

    将 1095 天(3 年)的邮件移至存档邮箱。

    自定义 (请参阅步骤 2

    默认策略标记(存档);此标记将自动应用于整个邮箱中。

    Alpine House 7 年永久删除

    在主邮箱或存档邮箱中的邮件满 7 年时,永久删除这些邮件。

    自定义 (请参阅步骤 2

    默认策略标记(删除);此标记将自动应用于整个邮箱中。

    Alpine House 已删除邮件 5 年删除但允许恢复

    删除“已删除邮件”文件夹中保留时间满 5 年的邮件。用户最多可以恢复删除后 14 天的邮件。*

    自定义 (请参阅步骤 2

    保留策略标记(已删除邮件);此标记将自动应用到“已删除邮件”文件夹中的邮件。

    可恢复邮件 14 天移至存档

    将已在“可恢复邮件”文件夹中保留 14 天的邮件移至存档邮箱的“可恢复邮件”文件夹中。

    内置

    保留策略标记(可恢复邮件);此标记将自动应用到“可恢复邮件”文件夹中的邮件。

    垃圾邮件

    永久删除已在“垃圾邮件”文件夹中保留 30 天的邮件。用户最多可以恢复删除后 14 天的邮件。*

    内置

    保留策略标记(垃圾邮件);此标记将自动应用到垃圾邮件文件夹中的邮件。

    1 个月删除​​

    永久删除满 30 天的邮件。用户最多可以恢复删除后 14 天的邮件。*

    内置

    个人;该标记可以由用户应用。

    1 年删除

    永久删除满 365 天的邮件。用户最多可以恢复删除后 14 天的邮件。*

    内置

    个人;该标记可以由用户应用。

    永不删除​​

    此标记可防止邮件被保留策略删除。

    内置

    个人;该标记可以由用户应用。

    个人 1 年移至存档

    1 年后将邮件移至存档邮箱。

    内置

    个人;该标记可以由用户应用。

    注释: * 用户可以使用 Outlook 和 Outlook Web App 中的“恢复已删除邮件”工具来恢复已删除邮件保留期内的已删除邮件,该保留期在 Exchange Online 中默认为 14 天。管理员可以使用 Windows PowerShell 将已删除邮件保留期延长为 30 天(最多)。有关详细信息,请参阅: 

  • 使用可恢复邮件 14 天移至存档保留标记有助于释放用户主邮箱“可恢复邮件”文件夹中的存储空间。当用户的邮箱处于保留状态时,此功能会比较有用,这意味着用户邮箱中的任何邮件都不会被永久删除。如果不将邮件移至存档邮箱,空间占用量可能会达到主邮箱可恢复邮件文件夹的存储配额。若要深入了解此问题及如何避免,请参阅 Increase the Recoverable Items quota for mailboxes on hold(增加处于保留状态的邮箱的可恢复邮件配额)。

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