为邮件合并创建数据源

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Word 可以从各种执行邮件合并的数据源提取数据。Word 是 Microsoft Office 套件的一部分,Word 将轻松接受 Outlook、 Excel 和 Access 中的数据。它可以接受数据从其他源,包括网页、 打开文档文本文件和带分隔符的数据文件存储为纯文本。此外如果您不具有现有数据源,您可以轻松地创建新的数据源从 Word 中。

邮件合并的数据源

下面是可用于在 Word 邮件合并的数据源的一些示例。

  • Excel 电子表格

    Excel 电子表格也为邮件合并的数据源如果适用的所有数据都位于一个工作表和数据都的格式设置,以便它可以很好地与 Word 阅读。有关详细信息,请参阅准备 Excel 数据源用于邮件合并

  • Outlook 联系人列表

    您可以直接从 Word 到您的 Outlook 联系人列表检索联系信息,请参阅将 Outlook 项目导出

  • Apple 联系人列表

    您可以将 Apple 联系人导出到 Excel 电子表格,并将其作为您的邮件列表的邮件合并。

  • FileMaker Pro 数据库

    用于执行邮件合并之前从 FileMaker Pro 数据源导入数据。

  • 文本文件

    您可以使用任何文本文件,其中包含数据字段的选项卡上的字符或逗号和数据记录,用段落标记分隔分隔 (或分隔)。

用于在邮件合并过程发送大宗邮件,可以在 Word 中创建邮寄列表。

  1. 视图菜单中,选择打印版式

  2. 标准工具栏上,选择新建  "新建文档"按钮

    可以使用此空白文档创建数据源。

  3. 工具菜单中,选择邮件合并管理器

  4. 1。选择文档类型,选择新建,然后选择套用信函

  5. 2。选择收件人列表获取列表中,选择,然后选择新建数据源

  6. 标题行中的字段名称框中,单击不希望包括在数据源中,选择删除字段名称,然后选择确定的任何字段名称。

  7. 键入一个名称并选择您的数据源的位置,然后选择保存

    请记住保存数据源的位置。 稍后需要知道该位置。

  8. 在“数据表单”对话框中,键入一个 数据记录 的数据(例如,在“名字”中键入收件人的名字,在“姓氏”中键入姓氏,在“地址 1”中键入街道地址等)。

    注意: 不要在你希望保留空白的框中输入空格。

  9. 一条记录的框在填写完后,选择添加新

  10. 对要输入的每个记录重复步骤 8 和 9。

  11. 添加所需的所有记录后,选择确定

    提示: 若要稍后返回到数据表单对话框中,在邮件合并管理器中,在2 下。选择收件人列表,选择编辑数据源  "编辑数据源"按钮

  12. 文件菜单中,选择关闭

  13. 若要保存数据源,请选择保存

  14. 若要放弃打开的空白文档,请选择不保存

Excel 工作表中的每一列包含一类信息(也称为数据字段),如姓名、街道地址、城市、省/直辖市/自治区和邮政编码。 第一行单元格称为标题记录,其中包含数据字段名。 每个后续行中包含一条记录,例如人员的姓名和地址。

注意: 以后创建标签时,使用标题记录中的字段指定哪些数据放入何处。

  1. 打开Excel

  2. 在工作表的第一行中,键入地址的标题记录。

    例如,在第一行的第一列中,键入“姓名”,在第二列中键入“地址”,在第三列中键入“城市”,在第四列中键入“省/自治区/直辖市”,然后在第五列中键入“邮政编码”,以便 Excel 工作表外观如下图所示:

    包含域名记录的 Excel 工作表

  3. 在第二行中,键入一个收件人的姓名和地址信息。

    根据需要再添加任意数量的地址行。 Excel 工作表现在应如下所示:

    包含邮件地址的 Excel 工作表

  4. 选择保存  “保存”按钮

  5. 键入工作簿的名称,如“地址”。

    记住该工作表的保存位置。 以后需要知道该位置。

  6. 关闭包含收件人列表的 Excel 工作簿。

    如果不关闭包含列表的 Excel 工作簿,或者如果在完成邮件合并之前将其重新打开,则不能完成合并。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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