为邮件合并创建数据源

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

如果信息尚未整理成 Microsoft Office Publisher 可以使用的数据源文件格式,那么您可以创建用于邮件合并或电子邮件合并的数据源。数据源可能只包含姓名和地址列表,也可能还包含路径,这些路径指向您要在邮件合并或电子邮件合并中使用的图片、产品部件号、邮政条码、客户采购历史记录和其他各种数据。

本文内容

数据源的结构

创建用于邮件合并地址列表数据源

数据源的结构

在创建数据源之前,请考虑最终的合并出版物中要包含的信息种类。请务必设置数据源文件的结构,使其包含合并所需的所有数据。

数据源中的第一行(即下表中的标题行)列出列名。这些列名是作为文本或图片数据的占位符插入到邮件合并或电子邮件合并出版物中的数据域的名称。

在标题行下面,数据或数据域列包含将在关联的合并域位置显示的特定信息。表中标题行下面的每一行或每个记录列出每个记录的一组完整信息。

Excel 电子表格中的列与明信片出版物中的域一一对应

返回页首

为邮件合并创建地址列表数据源

可以使用 Microsoft Office Publisher、Microsoft Office Excel、Microsoft Office Access、Microsoft Office Outlook 或带有商务联系人管理器的 Microsoft Office Outlook 创建用于邮件合并和电子邮件合并的数据源。创建并保存地址列表后,可以在将来的邮件合并项目中再次使用该地址列表。

“邮件合并收件人”对话框

使用 Publisher 创建地址列表

  1. 打开出版物。

  2. “工具”菜单上,指向“邮件和目录”,再单击“创建地址列表”

  3. 若要在“新建地址列表”对话框中自定义列,请单击“自定义列”,然后执行下列任意操作:

    • 若要添加域,请单击“添加”。在“添加域”对话框中,键入新域的名称,再单击“确定”

    • 若要删除域,请在“域名”下方选择一个域名,然后单击“删除”

    • 若要重命名域名,请在“域名”下方选择一个域名,然后单击“重命名”。在“重命名域”对话框中的“重命名为:”框中键入一个新名称,然后单击“确定”

      自定义完需要的所有域后,单击“确定”

  4. “新建地址列表”对话框的第一个空行中,为相关域中的第一个条目键入信息。

    如果计划将照片合并到最终出版物中,需要键入要在每条记录的相应列或数据域中使用的每个图片文件的文件名或路径。请执行下列操作之一:

    • 如果已将图片文件和数据源保存在同一文件夹中,请键入相关图片的文件名。例如,键入 firstphoto.jpg

    • 如果您在数据源中的其他文件夹中保存您的图片文件,请键入相关图片的完整路径。例如,键入C:\Documents 和 Settings\Username\My 下 Pictures\Catalog Project\firstphoto.jpg

    • 如果已将图片文件保存在包含数据源的文件夹的子文件夹中,请键入相关图片的部分路径。例如,如果数据源文件夹包含 Pictures 子文件夹,则键入 \Pictures\firstphoto.jpg

  5. 为第一个条目输入完信息后,单击“新建条目”或者按 Tab 键。

  6. 重复步骤 4 和步骤 5 直到添加完条目。

  7. 单击“确定”

  8. “保存地址列表”对话框的“文件名”框中键入地址列表的名称,然后单击“保存”

    默认情况下,地址列表保存在“我的数据源”文件夹中。最好将地址列表保存在此处,因为该文件夹是 Publisher 查找数据源的默认文件夹。如果将数据源文件保存在“我的数据源”文件夹以外的位置,则当在合并期间连接到数据源时,必须通过浏览来找到该位置。

返回页首

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

扩展你的技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×