为表单模板创建文档库或网站内容类型

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许多团队使用 Microsoft Windows SharePoint Services 收集信息和共享文件。如果这是您的组织中的这种情况,您可以使用 SharePoint 网站为您的用户的一种方式共享、 跟踪和合并他们填写的 Microsoft Office InfoPath 表单。例如,销售团队可能使用 SharePoint 网站作为位置填写、 保存和查看数据从销售报表表单。

本文内容

开始之前

创建库或网站内容类型简介

发布表单模板时创建库

发布表单模板时创建的网站内容类型

准备工作

表单模板发布到文档库时,该文档库中创建的每个表单将基于该表单模板。将表单模板发布到文档库,可以快速部署一次性窗体,如非正式调查捕获工作组午餐餐馆首选项。

如果表单模板发布到服务器运行Windows SharePoint Services 3.0,也可以执行以下操作:

发布表单模板作为网站内容类型    发布表单模板作为网站内容类型时,您可以启用用户能够将多个表单模板分配给单个文档库或跨网站集分配到多个库中的表单模板。网站集是一套网站具有相同所有者和共享的管理员设置的虚拟服务器上。每个网站集包含一个顶级网站,并且可以包含一个或多个子网站。可以在每个虚拟服务器上的多个网站集。如果您希望广泛重复使用信息或启用多个表单数据集中在一个位置的集合,请使用网站内容类型。

允许用户编辑字段使用数据表视图   您可以允许用户添加或编辑字段的数据,通过使用数据表视图或编辑文档库中的窗体的属性。这使用户可以添加或更新数据的一个或多个表单,而不必真正打开窗体。

注意: 在 Web 浏览器中仅对具有Microsoft Office Access 2007安装的用户启用数据表视图。

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创建库或网站内容类型简介

若要创建库或网站内容类型,您必须对 SharePoint 网站具有访问。您还必须在该网站上创建库或网站内容类型的权限。

对库和网站内容类型的支持会有所不同,具体取决于您的服务器是否正在运行 Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 或Windows SharePoint Services 3.0。因此,您应该询问服务器管理员是否您不能确定在服务器上运行的哪个版本的 Windows SharePoint Services。

以下信息介绍了一些在运行 Windows SharePoint Services 2.0 或Windows SharePoint Services 3.0服务器上创建的文档库或网站内容类型之间的差异。

Windows SharePoint Services 2.0

表单模板发布到基于 Windows SharePoint Services 2.0 网站时,您可以创建表单库。为表单库是一个文件夹,在其中存储和共享基于相同的表单模板的窗体的集合。表单库中的每个窗体是与显示的内容列表该库中的用户定义的信息。

将表单模板发布到表单库基于 Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 的网站上,您必须属于该网站上的 Web 设计器的网站组。

Windows SharePoint Services 3.0

表单模板发布到基于Windows SharePoint Services 3.0网站时,您可以创建任一文档库中,哪些功能就像在 Windows SharePoint Services 2.0 中的为表单库。,也可以为表单模板创建网站内容类型。您必须至少设计权限Windows SharePoint Services 3.0网站上的将表单模板发布到文档库或创建网站内容类型。

注意: 若要创建启用浏览器功能的表单模板,您必须将表单模板发布到运行InfoPath Forms Services的服务器。在另请参阅部分中找到有关InfoPath Forms Services的详细信息的链接。

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发布表单模板时创建库

以下过程介绍如何通过将表单模板发布到运行 Windows SharePoint Services 2.0 或Windows SharePoint Services 3.0服务器创建库。

  1. 保存您的表单模板。

  2. 在“文件”菜单上,单击“发布”。

  3. 在发布向导中,单击具有或不 InfoPath Forms Services 的 SharePoint 服务器,然后单击下一步

  4. 输入您的 SharePoint 或 InfoPath Forms Services 网站的位置框中,输入 SharePoint 网站的位置,然后单击下一步

  5. 在向导的下一页上,单击文档库,然后单击下一步

    注意: 如果您浏览器兼容的表单模板发布到 SharePoint 网站,则使用户可以使用浏览器中填写此表单复选框不可用。若要创建启用浏览器功能的表单模板,您必须将表单模板发布到运行InfoPath Forms Services的服务器。在另请参阅部分中找到有关InfoPath Forms Services的详细信息的链接。

  6. 单击创建新的文档库,然后单击下一步

  7. 名称框中,键入文档库的名称。

  8. (可选) 在说明框中键入说明。

    名称和说明的表单模板将显示在文档库的默认视图。

  9. 执行下列操作之一:

    添加列

    1. 单击“添加”。

    2. 执行下列操作之一:

      • 若要将新列添加到文档库中,选择其的数据,您希望显示在列中,选择字段(无: 此库中创建新列)中为网站列组列表,然后按列名称框中的列的名称.

      • 若要使用现有的文档库列或网站列,在网站列组列表中,选择类别,然后选择列名称列表中的名称。

        如果您选择重复域显示在文档库中的数据,您可以定义要如何显示在文档库中的字段,通过单击函数列表中的值。您可以选择是否显示在域,字段中,或的所有字段的匹配项的计数中的最后一个值中的第一个值或是否的所有值合并在一起。

        1. 若要使用户能够添加或编辑此字段的数据,通过使用数据表视图或编辑文档库中的窗体的属性,请选择允许用户编辑此字段,方法是使用数据表或属性页面中的数据复选框。

          注意: 若要使用数据表视图,用户必须Microsoft Office Access 2007在其计算机上安装。

    删除列

    1. 列名称下单击您想要删除其对应列中的字段的名称,然后单击删除

    修改列

    1. 列名称下单击您想要修改其对应的列中的字段的名称,然后单击修改

    2. 执行下列操作之一:

      • 列名称框中键入新名称的列。

      • 网站列组列表中,选择类别,然后选择列名称列表中的名称。

        如果您选择重复域显示在文档库中的数据,您可以定义要如何显示在文档库中的字段,通过单击函数列表中的值。您可以选择是否显示在域,字段中,或的所有字段的匹配项的计数中的最后一个值中的第一个值或是否的所有值合并在一起。

        1. 若要使用户能够添加或编辑此字段的数据,通过使用数据表视图或编辑文档库中的窗体的属性,请选择允许用户编辑此字段,方法是使用数据表或属性页面中的数据复选框。

          注意: 若要使用数据表视图,用户必须Microsoft Office Access 2007在其计算机上安装。

  10. 完成后选择库列,单击下一步

  11. 在向导的下一页上,验证信息正确无误,,然后单击发布

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发布表单模板时创建的网站内容类型

以下过程介绍如何通过将表单模板发布到服务器运行Windows SharePoint Services 3.0创建网站内容类型。

  1. 保存您的表单模板。

  2. 在“文件”菜单上,单击“发布”。

  3. 在发布向导中,单击具有或不 InfoPath Forms Services 的 SharePoint 服务器,然后单击下一步

  4. 输入您的 SharePoint 或 InfoPath Forms Services 网站的位置框中,键入 SharePoint 网站的位置,然后单击下一步

  5. 在向导的下一页上,单击网站内容类型 (高级),然后单击下一步

    注意: 如果您浏览器兼容的表单模板发布到 SharePoint 网站,则使用户可以使用浏览器中填写此表单复选框不可用。若要创建启用浏览器功能的表单模板,您必须将表单模板发布到运行InfoPath Forms Services的服务器。在另请参阅部分中找到有关InfoPath Forms Services的详细信息的链接。

  6. 单击创建新的内容类型,然后单击下一步

  7. 名称框中键入的内容类型的名称。

  8. (可选) 在说明框中键入说明。

    名称和说明的内容类型将显示在列表中可用的 SharePoint 网站的网站内容类型。

  9. 在向导的下一页上,为表单模板中,选择一个位置,然后单击下一步

  10. 执行下列操作之一:

    添加网站栏

    1. 单击“添加”。

    2. 执行下列操作之一:

      • 若要将新列添加到文档库中,选择其的数据,您希望显示在列中,选择字段(无: 创建新网站栏)中为网站列组列表,然后按列名称框中的列的名称。

      • 若要使用现有的网站列,在网站列组列表中,选择类别,然后选择列名称列表中的名称。

        如果您选择重复域显示在文档库中的数据,您可以定义要如何显示在文档库中的字段,通过单击函数列表中的值。您可以选择是否显示在域,字段中,或的所有字段的匹配项的计数中的最后一个值中的第一个值或是否的所有值合并在一起。

        1. 若要使用户能够添加或编辑此字段的数据,通过使用数据表视图或编辑文档库中的窗体的属性,请选择允许用户编辑此字段,方法是使用数据表或属性页面中的数据复选框。

          注意: 若要使用数据表视图,用户必须Microsoft Office Access 2007在其计算机上安装。

    删除网站栏

    1. 列名称下单击您想要删除其对应列中的字段的名称,然后单击删除

    修改网站列

    1. 列名称下单击您想要修改其对应的列中的字段的名称,然后单击修改

    2. 选择字段,然后执行下列操作之一:

      • 列名称框中键入新名称的列。

      • 网站列组列表中,选择类别,然后选择列名称列表中的名称。

        如果您选择重复域显示在文档库中的数据,您可以定义要如何显示在文档库中的字段,通过单击函数列表中的值。您可以选择是否显示在域,字段中,或的所有字段的匹配项的计数中的最后一个值中的第一个值或是否的所有值合并在一起。

        1. 若要使用户能够添加或编辑此字段的数据,通过使用数据表视图或编辑文档库中的窗体的属性,请选择允许用户编辑此字段,方法是使用数据表或属性页面中的数据复选框。

          注意: 若要使用数据表视图,用户必须Microsoft Office Access 2007在其计算机上安装。

  11. 完成后选择网站内容类型列,单击下一步

  12. 在向导的下一页上,验证信息正确无误,,然后单击发布

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