为置于保留状态的邮箱增加可恢复项目的配额

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

名为默认 MRM 策略的默认保留策略自动应用于 Exchange Online 中的新邮箱,它包含名为可恢复的项目 14 天后移动到存档的保留标记。某项目 14 天保留期到期后,此保留标记可将项目从用户主邮箱中的“可恢复的项目”文件夹移至用户存档邮箱中的“可恢复的项目”文件夹。为此,必须启用用户的存档邮箱。如果未启用存档邮箱,则不执行任何操作,这意味着 14 天保留期到期后,保留在邮箱的“可恢复项目”文件夹中的项目不会移动到存档邮箱。由于不会从保留邮箱中删除任何内容,因此,可能超出“可恢复项目”文件夹的存储配额,在未启用用户存档邮箱的情况下尤为如此。

为了帮助减少超出此限制的几率,将 Exchange Online 中的邮箱置于保留时,“可恢复项目”文件夹的存储配额会从 30 GB 自动增加到 100 GB。如果启用了存档邮箱,则存档邮箱中“可恢复项目”文件夹中的存储配额也将从 30 GB 增加到 100 GB。如果在 Exchange Online 中启用自动扩展存档功能,则用户存档中“可恢复项目”文件夹的存储配额将不受限制。

下表总结了“可恢复项目”文件夹的存储配额。

“可恢复的项目”文件夹的位置

未置于保留状态的邮箱

置于保留状态的邮箱

主邮箱

30 GB

100 GB

存档邮箱*

无限制

无限制

“可恢复的项目”文件夹的总存储配额

无限制

无限制

注意: *存档邮箱的初始存储配额具有Exchange Online (计划 2) 许可证的用户是 100 GB。但是,已启用自动扩展存档,用户的存档和存档可恢复的项目文件夹的存储配额时,则没有限制。有关自动扩展存档,请参阅在 Office 365 中不受限制地存档的概述

当置于保留状态的邮箱的主邮箱“可恢复的项目”文件夹的存储配额接近其限额时,可以执行以下操作:

  • 启用存档邮箱,并打开展开存档  只需通过启用存档邮箱并将其打开Exchange Online自动扩展存档功能,您可以启用可恢复的邮件文件夹的无限制的存储容量。这会导致 100 GB 主邮箱和量不受限制的存储容量的用户的存档中的可恢复的项目文件夹中的可恢复的项目文件夹。请参阅如何:启用 Office 365 安全和合规性中心中的存档邮箱启用 Office 365 中不受限制地存档

    注意: 

    • 为“可恢复的项目”文件夹存储配额接近上限的邮箱启用存档功能后,可能需要运行托管文件夹助理以自动触发助理处理邮箱,以便将过期项目移至存档邮箱的“可恢复的项目”文件夹。请参阅步骤 4 了解相关说明。

    • 注意,用户邮箱中的其他项目可能会移至新的存档邮箱。请考虑告知用户启用存档邮箱后可能会出现此情况。

  • 创建置于保留状态的邮箱的自定义保留策略   除了为置于诉讼保留或就地保留状态的邮箱启用存档邮箱和自动扩展存档以外,你还可能想要为置于保留状态的邮箱创建自定义保留策略。你可以将保留策略应用于保留的邮箱,此策略与应用到未保留邮箱的“默认 MRM 策略”有所不同。这样就可以应用专为置于保留状态的邮箱设计的保留标记。其中包括为“可恢复的项目”文件夹创建新的保留标记。

本主题的剩余部分介绍了为置于保留状态的邮箱创建自定义保留策略的分步步骤。

步骤 1:为“可恢复的项目”文件夹创建自定义保留标记

步骤 2:为置于保留状态的邮箱创建新的保留策略

步骤 3:为置于保留状态的邮箱应用新的保留策略

(可选)步骤 4:运行托管文件夹助理以应用新的保留设置

步骤 1:为“可恢复的项目”文件夹创建自定义保留标记

第一步是创建可恢复的邮件文件夹的自定义的保留标记 (称为保留策略标记或报表)。为前面所述,此报表将项目从可恢复的项目文件夹中用户的主邮箱用户的存档邮箱中的可恢复的项目文件夹。您需要使用 PowerShell 创建报表的可恢复的邮件文件夹。您无法使用 Exchange 管理中心 (EAC)。

  1. 使用远程 PowerShell 连接到 Exchange Online

  2. 运行以下命令可创建“可恢复的项目”文件夹的新 RPT:

    New-RetentionPolicyTag -Name <Name of RPT> -Type RecoverableItems -AgeLimitForRetention <Number of days> -RetentionAction MoveToArchive

    例如,以下命令将为保留期为 30 天的名为“可恢复的项目在保留邮箱中保留 30 天”的“可恢复的项目”文件夹创建 RPT。这意味着某个项目在“可恢复的项目”文件夹中存在 30 天后,将被移动到用户存档邮箱“可恢复的项目”文件夹中。

    New-RetentionPolicyTag -Name "Recoverable Items 30 days for mailboxes on hold" -Type RecoverableItems -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction MoveToArchive

    提示: 我们建议“可恢复的项目” RPT 的保留期(由 AgeLimitForRetention 参数定义)与将应用 RPT 的邮箱的已删除项目保留期相同。这为用户保留了在移至存档邮箱之前恢复已删除项目的整个已删除项目保留期。在上述示例中,假设邮箱的已删除的项目的保留期也是 30 天,则将保留期设置设置为 30 天。默认情况下,Exchange Online 邮箱的已删除项目的保留期配置为 14 天。但最多可以将此设置更改为 30 天。有关详细信息,请参阅更改为 Exchange Online 邮箱保留永久删除的项目的时间

返回顶部

步骤 2:为置于保留状态的邮箱创建新的保留策略

下一步是创建新的保留策略,并为其添加保留标记,其中包括在步骤 1 中创建的“可恢复的项目”RPT。这项新策略将在下一步骤中应用于置于保留状态的邮箱。

创建新的保留策略之前,请确定你想要添加的其他保留标记。有关添加到“默认 MRM 策略”的保留标记列表,以及有关创建新的保留标记的信息,请参阅以下内容:

您可以使用 EAC 或Exchange Online PowerShell 创建保留策略。

使用 EAC 创建保留策略

  1. 在 EAC 中,导航至“合规性管理”>“保留策略”,然后单击“添加” “添加”图标

  2. 新保留策略页的“名称”下键入一个名称用于描述保留策略的目的;例如,MRM Policy for Mailboxes on Hold

  3. 在“保留标记”下单击“添加” “添加”图标

  4. 在保留标记列表中,选择在步骤 1 中创建的“可恢复的项目”RPT,然后单击“添加”。

    选择自定义的“可恢复的项目”保留标记
  5. 选择要添加到该保留策略的其他保留标记。例如,可能要添加在默认的 MRM 策略中所含的相同的标记。

  6. 添加完保留标记后,单击“确定”。

  7. 单击“保存”以创建新的保留策略。

    请注意,在详细信息窗格中显示链接到保留策略的保留标记。

    在详细信息窗格中显示链接到保留策略的保留标记

使用Exchange Online PowerShell 创建保留策略

若要为置于保留状态的邮箱创建新的保留策略,请运行以下命令:

New-RetentionPolicy <Name of retention policy>  -RetentionPolicyTagLinks <list of retention tags>

例如,以下命令将创建保留策略以及上图中显示的链接的保留标记。

New-RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"  -RetentionPolicyTagLinks "Recoverable Items 30 days for mailboxes on hold","1 Month Delete","1 Week Delete","1 Year Delete","5 Year Delete","6 Month Delete","Default 2 year move to archive","Junk Email","Never Delete","Personal 1 year move to archive","Personal 5 year move to archive"

返回顶部

步骤 3:为置于保留状态的邮箱应用新的保留策略

最后一步是将您在步骤 2 到邮箱置于保持状态您组织中创建新的保留策略应用。您可以使用 EAC 或Exchange Online PowerShell 将保留策略应用于单个邮箱或多个邮箱。

使用 EAC 应用新的保留策略

  1. 转到“收件人”>“邮箱”。

  2. 在列表视图中,选择要应用的保留策略,的邮箱,然后单击编辑 “编辑”图标

  3. 在“用户邮箱”页中,单击“邮箱功能”。

  4. 在“保留策略”下,选择在步骤 2 中创建的保留策略,然后单击“保存”。

此外,还可使用 EAC 将保留策略应用到多个邮箱。

  1. 转到“收件人”>“邮箱”。

  2. 在此列表视图中,使用 Shift 或 Ctrl 键选择多个邮箱。

  3. 在详细信息窗格中,单击“更多选项”。

  4. 在“保留策略”下,单击“更新”。

  5. 批量分配保留策略页上,选择在步骤 2 中创建的保留策略,然后单击“保存”。

使用Exchange Online PowerShell 应用新的保留策略

您可以使用Exchange Online PowerShell 将新的保留策略应用于单个邮箱。但 PowerShell 实 power,可以使用它来快速识别所有单个命令中保留您的组织中的邮箱的诉讼保留或就地保留,然后应用到所有邮箱在新的保留策略。下面是使用Exchange PowerShell 将保留策略应用于一个或多个邮箱的一些示例。所有示例应用在步骤 2 中创建的保留策略。

本示例将新的保留策略应用于 Pilar Pinilla 的邮箱。

Set-Mailbox "Pilar Pinilla" -RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"

本示例将新的保留策略应用于组织中置于诉讼保留状态的所有邮箱。

$LitigationHolds = Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.LitigationHoldEnabled -eq 'True'}
$LitigationHolds.DistinguishedName | Set-Mailbox -RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"

本示例将新的保留策略应用于组织中置于就地保留状态的所有邮箱。

$InPlaceHolds = Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.InPlaceHolds -ne $null}
$InPlaceHolds.DistinguishedName | Set-Mailbox -RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"

可以使用 Get-Mailbox cmdlet 验证是否已应用新的保留策略。

以下示例可确认之前示例中的命令已将“置于保留状态的邮箱的 MRM 策略”保留策略应用于置于诉讼保留和就地保留状态的邮箱。

Get-Mailbox "Pilar Pinilla" | Select RetentionPolicy
Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.LitigationHoldEnabled -eq 'True'} | FT DisplayName,RetentionPolicy -Auto
Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.InPlaceHolds -ne $null} | FT DisplayName,RetentionPolicy -Auto

返回顶部

(可选)步骤 4:运行托管文件夹助理以应用新的保留设置

将新的保留策略应用到置于保留状态的邮箱后,Exchange Online 中的托管文件夹助理可能需要 7 天的时间来使用新的保留策略中的设置处理这些邮箱。与其等待托管文件夹助理程序运行,不如使用 Start-ManagedFolderAssistant cmdlet 手动触发助理来处理应用了新保留策略的邮箱。

运行以下命令,启动 Pilar Pinilla 邮箱的托管文件夹助理。

Start-ManagedFolderAssistant "Pilar Pinilla"

运行以下命令,启动置于保留状态的所有邮箱的托管文件夹助理。

$MailboxesOnHold = Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {($_.InPlaceHolds -ne $null) -or ($_.LitigationHoldEnabled -eq "True")}
$MailboxesOnHold.DistinguishedName | Start-ManagedFolderAssistant

详细信息

  • 启用用户的存档邮箱之后,请考虑告知用户其邮箱中的其他项目(不仅仅是“可恢复的项目”文件夹中的项目)可能被移至存档邮箱。原因在于分配至 Exchange Online 邮箱的“默认 MRM 策略”包含一个保留标记(名为默认 2 年后移至存档),在项目传递到邮箱或用户创建两年后,它会将项目移动到存档邮箱。有关详细信息,请参阅 Exchange Online 中的默认保留策略

  • 启用用户的存档邮箱后,还可以告知用户,他们可以在存档邮箱中的“可恢复的项目”文件夹中恢复已删除的邮件。他们可以通过在 Outlook 的存档邮箱中选择已删除的项目文件夹,然后单击“主页”选项卡上的“从服务器恢复已删除项目”来完成此操作。有关恢复已删除项目的详细信息,请参阅在 Outlook for Windows 中恢复已删除项目

返回顶部

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

扩展你的 Office 技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×