为电子邮件指定存档策略

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

当您使用 Microsoft Outlook 2010 与Microsoft Exchange Server 2010 帐户时,您可以使用个人存档,为要在其中保存历史电子邮件的备选存储位置。个人存档中的项目不占用您的 Exchange Server 帐户存储配额和为组织提供较为便宜的存储解决方案。

注意: 有此功能的 Microsoft Outlook 和 Microsoft Exchange Server 许可证要求。有关详细信息,请参阅个人存档和保留策略的许可证要求

本文内容

有关个人存档

关于存档策略

将存档策略分配给一个电子邮件文件夹

指定存档策略

删除存档策略

为电子邮件指定存档策略

指定存档策略

删除存档策略

查看邮箱存档策略

有关个人存档

个人存档为您提供了与您的计算机上的 Outlook 数据文件 (.pst) 的存档项目明显优势。Outlook 数据文件 (.pst) 是仅在 Outlook 内和只保存文件的计算机上可用。通过使用个人存档,您具有完全访问权限的已存档项目从 Microsoft Outlook 2010 或 Outlook Web App (OWA) 从任何计算机。

可以移动或复制邮件之间主 Exchange Server 邮箱和个人存档,但是,移动项目的首选的方法是使用存档策略。存档策略启用自动化的的管理,当项目从 Exchange Server 邮箱移动到个人存档。

关于存档策略

存档策略是由 Exchange Server 管理员创建的。默认情况下,Exchange Server 帐户包括一种邮箱存档策略以及五种可以应用于文件夹或单封邮件的存档策略。

策略

说明

邮箱 — 2 年移至存档

邮件将自动移到个人存档 2 年后。适用于没有显式应用或从文件夹继承存档策略的整个邮箱中的项目。

6 个月移至存档

邮件将自动移到个人存档后六个月。

1 年移至存档

邮件将自动移到个人存档后 365 天。

2 年移至存档

邮件将自动移到个人存档 2 年后。

5 年移至存档

邮件将自动移到个人存档五年后。

从不移至存档

邮件永远不会移动到个人存档。

您的组织可能会提供其他存档策略,您可手动将这些策略应用于文件夹或个别邮件。

重要: 如果您有任何疑问您所在组织的存档策略,您应查看您的组织的准则。

很方便地将存档策略而不是基于每个文件夹单独分配给每封邮件。但是,即使存档策略分配给某个文件夹或其邮件,您可以选择一个或多个邮件,然后将不同的策略分配给这些的消息。向邮件分配策略优先于任何继承文件夹的邮箱策略。

将存档策略分配给一个电子邮件文件夹

指定存档策略

  1. 在“导航窗格”中,单击某个邮件文件夹。

  2. “文件夹”选项卡上的“属性”组中,单击“策略”

在功能区上的策略命令

功能区上找不到策略按钮。

如果缺少功能区上的策略命令,则您的 Exchange 服务器管理员未启用保留和存档策略为您的帐户,或您未使用的 Outlook 许可证所需的功能。有关详细信息,请参阅个人存档和保留策略的许可证要求

  1. 策略选项卡,个人存档下的在将项目移动到存档时早于列表中,单击根据您所在组织的准则的条目。

删除存档策略

当您删除存档策略时,如果指定了文件夹策略,则文件夹策略将应用于项目。

  1. 在“导航窗格”中,单击某个邮件文件夹。

  2. “文件夹”选项卡上的“属性”组中,单击“策略”

在功能区上的策略命令

  1. 个人存档中,在将项目移动到存档时早于列表中,单击使用父文件夹策略

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为电子邮件指定存档策略

指定存档策略

  1. 在邮件列表中,单击某封邮件。

提示:  若要选择多封邮件,请在按住 Ctrl 的同时单击每封邮件。

  1. “开始”选项卡上的“标记”组中,单击“指定策略”

分配策略在功能区上的命令

功能区上找不到分配策略命令。

如果缺少功能区上的分配策略命令,则您的 Exchange 服务器管理员未启用保留和存档策略为您的帐户,或您未使用的 Outlook 许可证所需的功能。有关详细信息,请参阅个人存档和保留策略的许可证要求

  1. 存档策略,下单击根据您所在组织的准则条目。

如果存档日期应用于邮件,则在打开邮件时,存档日期将显示在邮件窗口底部附近,位于邮件正文部分后。

删除存档策略

当您从电子邮件中删除存档策略时,文件夹策略适用项,如果指定了一个。

  1. 在邮件列表中,单击某封邮件。

提示:  若要选择多封邮件,请在按住 Ctrl 的同时单击每封邮件。

  1. “开始”选项卡上的“标记”组中,单击“指定策略”

分配策略在功能区上的命令

  1. 单击“使用文件夹策略”

如果存档日期应用于邮件,则在打开邮件时,存档日期将显示在邮件窗口底部附近,位于邮件正文部分后。

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查看邮箱存档策略

您的 Exchange 服务器管理员可以为您的 Exchange Server 邮箱中的所有电子邮件分配存档策略。

您不具有指定存档策略的 Exchange 邮箱中的任何邮件都将继承邮箱策略。

若要查看邮箱策略,请执行下列操作:

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 帐户信息框中,确保您的 Exchange Server 帐户已选中。如果您有多个帐户配置 Outlook 配置文件中,单击向下箭头,,然后单击 Exchange 帐户。

  3. 帐户设置信息出现的 web 地址,用于访问您的 Exchange 帐户使用 Outlook Web Access (OWA) 和电子邮件会自动移到个人存档。

Backstage 视图中的 Exchange 帐户设置,包括 OWA 和联机存档信息

注意: 如果您的 Exchange 管理员未设置 OWA 或个人存档,不会显示一个或两个项目。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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