为电子邮件创建可重用的文本块

为电子邮件创建可重用的文本块

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构建基块、 可重用的内容片段或其他库中存储的电子邮件消息部分提供了Outlook中的文档部件功能。您可以访问,并在任何时候重复使用构建基块。此外可以保存构建基块,然后将其与分发模板,以便其他人可以使用您创建构建基块。

  1. 选择您想要将存储为可重用的构建基块内容或电子邮件消息部分。

    若要随条目存储段落格式(包括缩进、对齐方式、行距和分页),请在所选内容中包含段落标记 ( 段落标记 )。

    注意: 若要查看段落标记,请在设置文本格式选项卡上,单击段落按钮。

  2. 在“插入”选项卡上的“文本”组中,单击“文档部件”。

  3. 单击“将所选内容保存到文档部件库”。

  4. 填充“新建构建基块”对话框中的信息:

    • 名称     为构建基块输入唯一名称。

    •     选择要在其中显示构建基块的库。

    • 类别     选择类别(如“常规”或“内置”),或创建新类别。

    • 说明     输入构建基块的说明。

    • 保存位置     在下拉列表中单击模板的名称。

      只有打开的模板才会显示在模板名称的下拉列表中。

    • 选项     选择以下选项之一:

      • 选择插入自身的段落中以将内容插入其所在段落,即使用户光标位于在段落中间。

      • 选择插入其所在的页面中的内容以将内容插入其所在的页面。

      • 为所有其他内容选择“仅插入内容”

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您必须至少一个构建基块保存才能执行此任务。

  1. 单击要在电子邮件中插入构建基块的位置。

  2. 在“插入”选项卡上的“文本”组中,单击“文档部件”。

  3. 右键单击库窗格中。如果您看到所需的构建基块,请将其选中。如果看不到构建基块,在快捷菜单上,单击组织和删除

    如果您知道构建基块的名称,单击要作为排序依据名称的名称

  4. 构建基块,选择,然后单击插入

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  1. 在“插入”选项卡上的“文本”组中,单击“文档部件”。

  2. 右键单击库窗格中,在快捷菜单上,单击组织和删除

    如果您知道构建基块的名称,单击要作为排序依据名称的名称

  3. 单击要重命名,构建基块的名称,然后单击编辑属性

  4. 修改构建基块对话框中,键入新名称的条目,,然后单击确定

  5. 当系统询问您是否要重新定义构建基块条目,请单击

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您可以访问,并在任何时候重复使用构建基块。您还可以分发模板构建基块。例如,您可以在模板中创建构建基块,并分发给其他用户,可以将模板保存到构建基块文件夹,并使用您创建构建基块的模板。

  1. 单击新建以创建空白电子邮件。

  2. 单击文件>另存为

    仅Outlook 2007 : 单击 Office 按钮图像 Microsoft Office 按钮,然后再单击另存为

  3. 另存为对话框的保存类型列表中,单击Outlook 模板

  4. 键入新模板的名称,单击Outlook 模板中的保存类型列表中,,然后单击保存

    仅Outlook 2007 : 您可以将模板保存为启用宏的 word 模板(.dotm 文件) 或Word 97-2003年模板(.dot 文件)。

  5. 在打开的模板创建,并保存构建基块,您想要提供给其他用户。当您填写新建构建基块对话框中的信息时,请务必单击保存列表中的模板名称。

    使用中的选项,您希望用户能够为特定的构建基块的所有相同的类别名称。

    注意: 您保存到库的构建基块后,您可以从模板中删除内容。内容将保持与构建基块。

  6. 分发该模板。如果收件人不熟悉如何使用模板,请指导可发送基于模板的电子邮件中。

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  1. 打开包含要删除的构建基块的模板。

  2. 在“插入”选项卡上的“文本”组中,单击“文档部件”。

  3. 右键单击库窗格中,在快捷菜单上,单击组织和删除

    如果您知道构建基块的名称,单击要作为排序依据名称的名称

  4. 选择该条目,,然后单击删除

  5. 关闭模板,,然后在系统提示您保存模板时,单击

    构建基块已删除不再可用在库中时分发该模板,但可能仍在模板中显示的内容。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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