为文档库或表单库设置文件模板

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

在创建文档库或表单库时,可为该库设置默认文件模板。当某个用户在库中创建新文件时,默认模板将在相应的程序中打开。例如,您可以在文档库中设置 Microsoft Office Word 2010 模板。当某个用户在该文档库中创建新文件时,模板将在 Word 中打开。

如果您希望指定其他设置或提供显示在每个新文件中的默认内容(例如营销活动方案的首选提纲或页面页脚中的官方免责声明),也可将这些信息添加到模板。

您要做什么?

了解文档库或表单库中的文件模板

您可以存储或不能在 SharePoint 库中存储的文件类型

两种使用文件模板的库的类型

文件模板在库中的存储位置

创建表单库的文件模板

使用内容类型设置文档库或表单库模板

创建文档库或表单库时设置默认文件模板

更改文档库或表单库的默认文件模板

编辑默认文件模板

指定自定义文件模板

了解文档库或表单库中的文件模板

在创建文档库或表单库时,可为该库设置默认文件模板。当某个用户在库中创建新文件时,默认模板将在相应的程序中打开。例如,您可以在文档库中设置 Microsoft Office Word 2010 模板。当某个用户在该文档库中创建新文件时,模板将在 Word 中打开。

如果您希望指定其他设置或提供显示在每个新文件中的默认内容(例如营销活动方案的首选提纲或页面页脚中的官方免责声明),也可将这些信息添加到模板。

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SharePoint 库可以存储或不能存储的文件类型

根据库中文件的类型,可能会出现以下情形之一:

与 SharePoint 技术兼容的文件    若要通过使用文档库中的新建命令创建文件的用户,必须从与 SharePoint 2010,如 Microsoft Office Word 2010 兼容的程序创建的文件模板。当您在表单库中创建新文件时,默认程序可以与 SharePoint 2010,如Microsoft InfoPath 2010兼容的任一基于 XML 的表单设计程序。

其他程序文件    对于大多数其他程序,您仍然可以存储和管理库中的文件。但是,而不是直接从文档库创建文件,可以在您的程序中创建的文件,然后将其添加到库更高版本。

阻止的程序文件    出于安全考虑,某些程序文件类型,如.exe 受阻存储在一个库。

“请参阅”部分中,可以找到有关阻止的文件类型的详细信息。

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两种使用文件模板的库

两种使用模板的库是文档库和表单库。

文档库    您可以使用文档库来存储和管理许多不同的文件类型,包括文档、 电子表格、 演示文稿、 文本文件和其他类型的文件。文档库通常是在其中创建控件、 设置收集、 更新和管理与工作组成员的文件和与其他同事共享您的企业整个网站上最常用的位置。您可以使用文档库作为通用文件存储库。或用于特定用途的文档库,例如,市场营销工作组可能具有自己的文档库进行规划材料、 新闻发布和出版物。

表单库    为表单库提供了一种简单方法可以共享和跟踪用于收集信息的基于 XML 的表单。例如,您可以创建您的部门费用报表表单的表单库。费用报表表单模板将存储为表单库中的默认文件模板。每当有人创建费用报表,在打开作为空白窗体,其中包含布局、 字段和计算的费用报表模板。当某人填写表单时,费用报表数据 (和只有数据) 保存为表单库中的 XML 文件。从窗体分隔数据,很容易得多由其他系统分别处理每个费用报表、 合并的数据,或将其导出以进行进一步处理和分析。

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文件模板在库中的存储位置

如果文档库或表单库包含默认文件模板,则该模板存储在库的 Forms 文件夹中。

在 Windows 资源管理器以查看窗体中打开库文件夹,其中包含库的文件模板。

文档库中的 Folders 文件夹的内容

默认情况下,文档库包含一个名为 template.dotx 的文件模板,但您可以根据需要更改此文件。若要指定不同的模板,需要首先在与 SharePoint 2010 兼容的程序(如 Office Word 2010)中创建模板,然后将其保存到库的 Forms 文件夹中。再从库中指定自定义模板的地址。

默认情况下,表单库附带有一个名为 template.xml 的占位符文件,您必须用您创建的表单模板替换该文件。

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为表单库创建文件模板

若要在表单库中创建或自定义模板,可以使用与 SharePoint 2010 兼容的基于 XML 的表单设计程序,如 Microsoft Office InfoPath 2010。使用表单设计程序还有其他一些优点。例如,在使用 Office InfoPath 2010 时,可以进行以下操作:

  • 直接从 InfoPath 创建表单库和模板。

  • 方便地编辑表单模板并将其重新发布到表单库。

  • 合并从一些表单模板创建的各个 XML 数据文件以进行进一步处理。

  • 将 XML 数据字段升级为表单库中的库列。

当用户创建表单时,默认情况下,表单将在用户的客户端计算机上的与 SharePoint 2010 兼容的表单编辑程序中打开。如果没有安装兼容程序,则在表单设计为在浏览器中打开时可在浏览器中打开表单。如果需要,可以指定设计为在浏览器中打开的表单始终在浏览器中打开。您可在库的高级设置的“正在浏览器中打开文档”设置中更改默认行为。

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使用内容类型设置文档库或表单库模板

如果启用了多个内容类型,并为这些内容类型指定了模板,库将使用按内容类型指定的模板,而不是默认的文件模板。在此情况下,如果要为库自定义模板,则必须更改内容类型。

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在创建文档库或表单库时设置默认文件模板

注意: 为文档库或表单库设置模板需要“完全控制”权限。

  1. 导航到您要在其中创建库的网站。

  2. 依次单击“网站操作”“查看所有网站内容”“创建”

    注意: 网站的外观和导航可能经过显著修改。如果无法找到某个选项,例如命令、按钮或链接等,请与您的管理员联系。

  3. “库”下,单击“文档库”“表单库”

  4. “名称”框中,键入库的名称。库名称是必填的。

    该名称出现在库页面顶部,成为库页面地址的一部分,此外还出现在可以帮助用户查找和打开库的导航元素中。

  5. “说明”框中,键入对库用途的说明。该说明是可选的。

    该说明将显示在库页面顶部的库名称下面。如果计划允许该库通过电子邮件来接收内容,则可以将该库的电子邮件地址添加到其说明中,以便用户可以轻松地找到电子邮件地址。

  6. 若要在快速启动栏上添加指向此库的链接,请确认在“导航”部分中选择了“是”

  7. 如果希望每次将文件签入库中时都创建文件的一个版本或备份副本,请在“文档版本记录”部分中单击“是”

  8. “文档模板”部分中,执行下列操作之一:

    文档库    指定要用作新文档库中的文件模板的文件类型。默认情况下,下列文件类型可︰

    • Microsoft Word 97-2003 文档

    • Microsoft Excel 97-2003 电子表格

    • Microsoft PowerPoint 97-2003 演示文稿

    • Microsoft Word 文档

    • Microsoft Excel 电子表格

    • Microsoft PowerPoint 演示文稿

    • Microsoft OneNote 2010 笔记本

    • Microsoft SharePoint Designer 网页

    • 空白页

    • Web 部件页

      表单库    选择要为其指定为库中的所有表单的类型的表单模板。

  9. 单击“创建”

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更改文档库或表单库的默认文件模板

可以通过两种方式更改默认模板:

  • 如果文档库或表单库包含一个默认文件模板,而且该模板可在一个与 SharePoint 2010 兼容的程序中编辑,则您可以编辑该默认模板。

  • 不能使用其他程序来直接编辑该默认模板,但您可将新模板文件复制到库的“Forms”文件夹中,以指定自定义模板。

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编辑默认文件模板

  1. 导航到包含您要为其编辑默认模板的库的网站。

  2. 在快速启动栏上单击该库的名称,或依次单击“网站操作”“查看所有网站内容”,然后在相应的库部分中单击该库的名称。

    注意: 网站的外观和导航可能经过显著修改。如果无法找到某个选项,例如命令、按钮或链接等,请与您的管理员联系。

  3. 在功能区中的“库工具”部分下单击“”选项卡,然后在“设置”组中单击“库设置

  4. “常规设置”下,单击“高级设置”

  5. “文档模板”部分的“模板 URL”框下,单击“编辑模板”。将会发生下列情况之一:

    文档库    这是与 SharePoint 2010 兼容,这是与当前模板的文件类型相关联的应用程序中打开该模板。例如,如果默认模板是 Word 模板,或 Office Excel 2010 打开 Excel 工作表的默认模板时,将打开 Office Word 2010。

    表单库    与 SharePoint 2010,这两个基于 XML 的表单设计程序,兼容的程序中打开的模板例如 Microsoft Office InfoPath 2010 或 XML 编辑器。

    注意: 如果网站上的用户已经填写了基于原有模板的表单,请考虑对模板的任何更改会对这些表单产生的影响。例如,如果添加了用户必须填写的某个字段,则会导致在添加字段之前填写的原有表单中出现错误。

  6. 进行所需的更改,然后保存模板。如果不再需要打开程序,则关闭程序,或者切换到网站。

  7. 根据您的表单设计程序,可能需要使用该程序将模板重新发布到网站上的库中。

  8. 在网站中,在“文档库高级设置”或“表单库高级设置”页的底部单击“确定”

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指定自定义文件模板

  1. 在与 SharePoint 2010 兼容的程序中创建并保存自定义模板。记录该模板的位置,然后切换到 SharePoint 2010。

  2. 导航到包含您要为其指定自定义模板的库的网站。

  3. 在快速启动栏上单击该库的名称,或者依次单击“网站操作”“查看所有网站内容”,然后在相应的库部分中单击该库的名称。

    注意: 网站的外观和导航可能经过显著修改。如果无法找到某个选项,例如命令、按钮或链接等,请与您的管理员联系。

  4. 在功能区中单击“库”选项卡,然后在“连接与导出”组中单击“使用资源管理器打开”

  5. 在 Windows 资源管理器中,通过浏览找到已创建的自定义模板。

  6. 右键单击该文件,然后单击快捷菜单上的“复制”

  7. 单击“后退”按钮,直至返回到库,然后单击“Forms”文件夹将其打开。

  8. 右键单击文件夹窗口中的空白区域,然后单击快捷菜单上的“粘贴”

  9. 关闭 Windows 资源管理器并返回到网站上的库。

  10. “设置”菜单上,单击“库设置”

  11. “常规设置”下,单击“高级设置”

  12. “文档模板”部分中,执行下列操作之一:

    文档库    在模板 URL框中键入您的自定义模板的地址。位置是模板的在网站上,相对于网站的名称的 Web 地址。例如,如果模板称为 Watermark.dotx,并将其添加到Forms文件夹中共享文档,文档库中,您将键入以下命令︰

    共享的 Documents/Forms/Watermark.dotx

    表单库    键入您希望在模板 URL框中使用的自定义模板的地址。位置是模板的在网站上,相对于网站的名称的 Web 地址。例如,如果您的模板称为 Orders.xml,并将其添加到采购表单库的Forms文件夹,您将键入以下命令︰

    Purchases/Forms/Orders.xsn

    注意:  如果“文档模板”框中的设置不可用,则管理员可能已设置了多个内容类型。若要查看是否启用了多个内容类型,请验证是否在“是否允许管理内容类型?”下选择了“” 在“文档模板”部分上方的“内容类型”部分。如果是,则您必须编辑该内容类型的模板。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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