为字段或控件设置默认值

为字段或控件设置默认值

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

本文介绍如何为 Access 数据库中窗体上的表字段或控件设置默认值。 只要在数据库中创建新记录,都将在该字段或空间控件中显示所设置的默认值。

本文内容

了解默认值

为表字段设置默认值

为控件设置默认值

为列表框或组合框设置默认行

默认值示例

了解默认值

只要希望 Access 自动在新记录中输入值,就需要向表字段或窗体控件添加默认值。 例如,您可以让 Access 始终向新订单添加当前日期。

通常需要向表字段添加默认值。 添加该值的方法是在“设计”视图中打开表,然后在字段的“默认值”属性中输入值。 如果为表字段设置默认值,Access 将把这个值应用于以该字段为基础的所有控件。 如果未将控件与表字段绑定,或链接到了其他表中的数据,则为您的窗体控件本身设置默认值。

可以为设置为“文本”、“备注”、“数字”、“日期/时间”、“货币”、“是/否”和“超链接”数据类型的表字段设置默认值。 如果不提供值,则字段保持为 Null(空白),直到您输入值。 定义默认值之后,Access 将把该值应用于您添加的所有新记录。 如果需要,可以将记录窗体中的值从默认值更改为其他值,除非验证规则禁止更改。

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为表字段设置默认值

如果为表字段设置默认值,与该字段绑定的所有控件都将显示这个默认值。

设置默认值

  1. 在导航窗格中,右键单击要更改的表,然后单击“设计视图”。

  2. 选择要更改的字段。

  3. 在“常规”选项卡上的“默认值”属性框中键入值。

    可以输入的值取决于为字段设置的数据类型。 例如,要在“日期/时间”字段中插入当前日期,可以键入 =Date()。 有关默认值的示例,请参阅本文后面部分中的默认值示例

  4. 保存所做的更改。

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为控件设置默认值

通常仅当不将控件绑定到表字段,或链接到其他表中的数据时,才为控件设置默认值。

设置默认值

  1. 在导航窗格中,右键单击要更改的窗体,然后单击“设计视图”。

  2. 右键单击要更改的控件,然后单击“属性”或按 F4。

  3. 单击属性表中的“全部”选项卡,找到“默认值”属性,然后输入默认值。

  4. 按 Ctrl+S 保存所做的更改。

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为列表框或组合框设置默认行

默认情况下,列表框和组合框控件显示两种类型的列表:值列表和查阅列表。 值列表是列表框或组合框控件的“行来源”属性中的项目的硬编码列表。 相反,查阅列表从查阅字段(使用查询从另一个表中检索数据的字段)获取其数据,然后将这些数据加载到组合框控件中。

可以为值列表和查阅列表指定默认情况下显示哪个列表项,但各种列表类型采用的过程各不相同。 以下步骤介绍了如何为值列表和查阅列表设置默认值。

为值列表设置默认值

  1. 在导航窗格中,右键单击要更改的窗体,然后单击“设计视图”。

  2. 右键单击列表框或文本框控件,然后单击“属性”或按 F4。

  3. 确保行来源属性包含值列表。值列表中的项目用双引号引起并用分号隔开。例如,您可能会看到如下所示的列表 ︰ "良好";"展览";"Poor".

  4. 如果“行来源”属性中包含查询(以 SELECT 开头的文本字符串),请转到下一组步骤。

  5. 在“默认值”属性框中,键入以下内容:

    [control_name]。ItemData (n)

    在该示例中,control _ name 是列表框或组合框控件的名称,而 n 则是要设为默认值的列表项的数量。 如果您不知道该控件的名称,请查看属性表顶部“名称”属性中的值。

    例如,假设您有一个名为“所有者”的组合框控件,并且希望将列表中的第三个值用作默认值。 请在“默认值”属性框中键入以下内容:

    [所有者].ItemData(2)

    之所以键入 2 而不是 3,是因为 ItemData 从零开始,即从零开始开始计数,而不是从一开始。

  6. 保存所做更改,然后切换到“窗体”视图。 向数据库添加记录时,应该在列表框或组合框中显示您选择的默认值。

为查阅列表设置默认值

  1. 在“数据表”视图中打开为查阅提供源数据的表。

  2. 记下与希望设置为默认值的项目关联的键值。

    注意: 默认情况下,Access 会隐藏主键和外键字段。 如果看不到键字段,请右键单击表标题行中的任何单元格,单击“取消隐藏列”,在“取消隐藏列”对话框中选择您的键字段,然后单击“关闭”。

  3. 在导航窗格中右键单击其中包含您的查阅字段的表,然后单击“设计视图”。

  4. 选择查阅字段,然后在“常规”选项卡上的“默认值”属性框中,键入步骤 1 和 2 中记下的键值。 这是与要设为默认值的列表项对应的值。

    例如,假设您有 10 家供应商,您希望默认情况下显示最常使用的供应商的名称。 因此,您需要找到唯一 标识该供应商的键值,然后在外键字段的“默认值”属性框中输入该键值。

  5. 保存所做的更改,切换到“数据表”视图,然后输入新记录。 添加该记录时,将在查阅字段中显示您的默认值。

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默认值示例

下表列出并介绍了一些默认值。 您可以调整这些示例,以便结合您自己的数据使用。

表示

默认字段值

1

1

"MT"

MT

"纽约, N.Y."

纽约,N.Y。 (请注意,如果值中包含标点符号,必须将该值用引号引起来)

""

零长度字符串

Date( )

当天的日期

=是

以计算机的本地语言显示“是”

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