为什么您应该升级到 Outlook 中的组的通讯组列表

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年份的组织有依赖于进行通信和协作处理公司内外的人员组的通讯组。现在,但是,在 Outlook 中的 Office 365 组提供一个更强大的解决方案协作。

提示: 若要查找有关使用 Outlook 联系人组将电子邮件发送到人员列表(如一组朋友)的信息,请参阅创建联系人组

什么是 Office 365 组?

当您设置 Office 365 组在 Outlook 中时,您可以选择您想要与协作,并轻松地设置为这些用户共享资源的集合的人员的一组。您不必担心手动将权限分配给所有这些资源,因为不提供添加到组的成员自动为其提供他们需要工具组的权限。

这些额外的资源包括:

  • 共享收件箱-传统上有在您的通讯组列表对话发生。此共享收件箱是完全可搜索的因此在其创建组的邮件的生活存档。可以搜索组新手,或滚动浏览历史记录,以获取快速在什么已发布的组中以前加快返回。请参阅:使用 Outlook 在组对话

    提示: 如果您的用户仍然希望组邮件出现在其个人收件箱,使用通讯组列表一样,他们需要做是订阅组中,通过单击 Outlook 中的功能区上的成员按钮。

  • 共享文件库-您的组具有 SharePoint 文件库可以存储、 共享和协作处理文档、 工作簿、 演示文稿、 图像或任何其他类型的文件时需要处理您的用户。请参阅:共享组文件

  • 共享日历-你的组获取共享的日历发布与组相关的事件。每个成员都具有订阅了组是自动邀请发布到日历中,因此如果他们希望这些事件也会出现在其个人日历上的事件。请参阅:安排会议在 Outlook 2016 中的组日历上

  • 共享 OneNote 笔记本的组自动具有共享的 OneNote 笔记本组成员可以收集和协作处理信息的位置。多个组使用笔记本的常见问题和其他资源创建居住 wiki。请参阅:开始使用 OneNote 2016

  • 来宾访问-您可以将外部联系人添加到通讯组之前,但它们获得所有电子邮件。使用组中,您可以提供来宾访问电子邮件对话、 文件和甚至共享的 OneNote 笔记本。请参阅:在 Office 365 组中的来宾访问

  • 内容是发现-在 Outlook 中的组是公共的默认情况下,这意味着它们是您的组织中的其他人可以发现和加入或查看的组中的资料简单的。更多敏感组的内容时,您可以切换为私有,组中的隐藏内容从非成员并要求组所有者审批任何请求加入。

  • 自助式创建-IT 不必糟糕通过从用户的请求创建组。根据需要用户可以创建自己的组。如果您希望的控制您的组织中的哪些用户可以创建组,请参阅:在 Office 365 组中的来宾访问

这些都是只需几个功能使一个更强大的解决方案比通讯组的组。

您的组的管理员

Office 365 的详细信息轻松管理和管理您的组提供多种有用工具和功能。有关每个这些好处的详细信息,请单击下面的标题。

保留您在控件下的目录是每个管理员的问题。以下是一些 Office 365 提供,以便更方便的工具:

  • 命名策略-命名策略允许您定义什么,且不是,可以接受组名称。向组授予亵渎或禁止名称,防止用户。此外,您可以实施公司标准前缀或后缀为组名称。

    动态成员身份的动态成员身份允许您设置的规则,其中添加 (或删除) 基于元数据 (例如所在的部门或角色) 在您的 active directory 组成员的组成员身份。有关创建动态成员身份的详细信息,请参阅使用属性,以创建高级的规则

  • 隐藏成员身份-如果您有想要机密,例如,如果成员学生您组的成员身份的原因,您可以隐藏外部方的成员身份。

  • 创建权限-在您不希望用户能够创建新组的组织可能有一些人员。有多种方法来管理创建目录中的权限。请参阅管理 Office 365 组创建

  • 审核日志-您可以拥有多个 confidence 允许用户创建组和管理组成员身份,因为 Office 365 组审核日志允许您创建或删除特定组或用户对组的成员身份所做的更改跟踪。请参阅:搜索在 Office 365 安全和合规性中心中的审核日志

传递管理提供一些方法来处理如何发送或接收组的邮件。另外还有监控这些邮件流的工具。

  • 形式发送或代表发送-这些设置允许发送电子邮件,就像它们来自指定的用户或代表,组中。

  • 发件人限制-这些设置允许您控制可以向组发送邮件。可以将组配置为允许从外部方,电子邮件,但您可能想要的限制为只有特定外部方。

  • 外部用户支持-邀请来宾向您可以选择让他们的组中的电子邮件对话中包含的组。请参阅:在 Office 365 组中的来宾访问

  • 传输规则-传输规则工作与 Exchange 服务器,只需组。规则可以查找符合特定条件,然后可以基于这些邮件执行操作的邮件。

  • 邮件提醒的邮件提醒是他们正在撰写邮件时,向用户显示的信息性消息。有助于减少 Ndr 警告用户其邮件是否可能会转到外部方,或超过消息配额。

  • 多个代理地址的一组可以有别名,就像用户邮箱是否。其他代理地址可以方便接受邮件发送到这些其他别名或使其更容易到达具有一个 long 类型的组或难于拼写的名称。请参阅:多域支持 Office 365 组-管理员帮助

  • 最大发送/接收大小-这些配额有助于减少问题与组接收 (或发送) 非常大的邮件以更好地管理存储和带宽要求。

Office 365 还提供了一些工具来管理获取共享您的组中的内容的类型。

  • 使用指南-能够为 Office 365 组定义使用指南,以使用户了解帮助保留其组有效,并让他们在内部内容策略的最佳做法。示例,请参阅:使用 Microsoft 客户和合作伙伴的指南

  • 数据分类-您能够创建允许的组策略类型分离的 Office 365 组的可自定义数据分类系统 (例如,"未分类,""公司机密"或"最高机密")。这种方式,您的组可能出现在您的组织中的其他内容的策略。可扩展策略允许您的组织配置只要创建或更改一组称为终结点,然后可以实现您自己的组创建的策略,或更改。

管理更改

用户感到有时与更改因此非常重要,让他们知道预期内容的现有通讯组列表成员通信。下面介绍了应包含在此邮件中,以及一些可能对您有所的答案的信息:

在 Outlook 中的组有哪些?

在 Outlook 中的 office 365 组是团队合作的用户/组所需的位置,可以轻松地查找统一方式共享讨论、 文件、 日历和便笺的单个协作解决方案。 可能是单个最佳功能是组的收件箱轻松地搜索上述讨论维护的讨论,历史记录。

我们为什么进行此更改?

人员经常请求能够进行搜索以查找信息已在过去讨论发布到我们的通讯组列表的邮件。升级到组的通讯组列表意味着用户没有提出或反复回答相同的问题。

此外新建组中将包含日历我们组事件、 共享的文件库和 OneNote 笔记本,我们可以在其中进行协作并收集信息以供将来参考。

是否需要执行任何操作即可加入此组中,如果我已经的通讯组列表成员?

否,如果您已经过的通讯组列表成员将自动被新建组的成员。

如何访问 Outlook 中的新组?有关 Outlook 网页版做什么?

要访问 Outlook 中的新组只需转到组类别中的导航窗格底部左侧。如果您经常使用此组,请考虑通过右键单击它并选择显示为常用固定收藏夹。

此外有可用的 Office 365 组的免费移动客户端 (iOS,Android、 等) 的所有移动平台上以便您可以轻松地访问上转到的组。

不能仍然只是通过电子邮件

是的,当然。在 Outlook 中的组,用于通讯组列表的相同电子邮件别名将仍然只需正常工作。

同时...

请记住要告诉他们发生这种更改时和谁进一步有疑问,请联系他们。

迁移您的通讯组列表

准备好升级到组的通讯组列表?请参阅迁移通讯组列表与 Office 365 组-管理员帮助

下一步是什么?

一旦您已升级到 Office 365 组通讯组有一些后续任务,您可能希望执行以确保它顺利。

  • 与您的用户执行后续操作-使用它们升级完毕后立即检查,然后再次几天更高版本。显示您正在收听,和响应的任何问题可能就会向使其更满意并更改习惯大大。

  • 监控预订报表-Office 365 管理门户中有一些的好可以显示多少位用户使用的组中,频率的报表和他们正在使用的功能。这些报表可以帮助您要设计您执行后续操作和用户培训,以及您的用户,从新建组获得最大的价值的突出显示。请参阅:在 Office 365 管理中心中的活动报告

  • 共享您的体验-让您的公司中的其他小组了解升级您的通讯组,并且您步骤最初以使其成功 !共享信息可以帮助这些其他团队按照您的示例,并且具有其自己的升级成功。

另请参阅

有 Office 365 组有关的问题?

请访问Microsoft Office 365 组技术社区

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这篇文章上次更新上2017 年 12 月 22nd,因您的反馈。如果您找到它的有用信息,引导您和您没有,请单击下面的反馈控件,并保留我们一些建设性注释以便我们可以继续进行改进,尤其。谢谢 !

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