为什么应将通讯组列表升级至 Outlook 中的组

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多年来, 组织依靠通讯组与公司内部和外部的一组人员进行通信和协作。但是现在, Outlook 中的 Office 365 组提供了功能更强大的协作解决方案。

提示: 如果你要查找有关使用 outlook 联系人组向一组人员发送电子邮件的信息 (如一组朋友), 请参阅在 Outlook for PC 中创建联系人组或通讯组列表

什么是 Office 365 组?

当您在 Outlook 中设置 Office 365 组时, 您可以选择希望与之进行协作的一组人员, 并轻松地为要共享的人员设置资源的集合。你无需担心手动为所有这些资源分配权限, 因为将成员添加到组时会自动向其授予你的组提供的工具所需的权限。

这些附加资源包括:

  • 共享收件箱-你传统上在你的通讯组列表中出现的对话的位置。此共享收件箱是完全可搜索的, 因此它将创建组消息的活动存档。Newcomers 组可以搜索或向后滚动浏览历史记录, 以便快速了解以前在组中发布的内容。请参阅:在 Outlook 中进行组对话

    提示: 如果你的用户仍希望在其个人收件箱中显示组消息, 就像使用通讯组列表一样, 他们只需通过单击 Outlook 中功能区上的 "成员资格" 按钮来订阅组。

  • 共享文件库-您的组具有 SharePoint 文件库, 用户可在其中存储、共享和协作处理文档、工作簿、演示文稿、图像或需要处理的任何其他类型的文件。请参阅:共享组文件

  • 共享日历-你的组获取共享日历以发布与组相关的事件。已订阅该组的每个成员都会自动被邀请到发布到日历中的事件, 以便这些事件也可以在他们需要时显示在他们的个人日历上。请参阅:在 Outlook 中的组日历上安排会议

  • 共享的 onenote 笔记本-组将自动拥有共享的 OneNote 笔记本, 组成员可以在其中收集信息和协作处理信息。许多组使用笔记本, 通过常见问题和其他资源来创建生活上的 wiki。

  • 来宾访问-你可以在之前向通讯组添加外部联系人, 但他们所拥有的所有电子邮件都是电子邮件。使用组, 您可以向来宾提供对电子邮件对话、文件甚至共享 OneNote 笔记本的访问权限。请参阅: Office 365 组中的来宾访问

  • 内容是可发现的-默认情况下, Outlook 中的组是公共的, 这意味着您的组织中的其他人可以轻松地发现和加入或查看组中的材料。如果组的内容更敏感, 您可以将组切换到 "专用", 这将隐藏非成员的内容, 并要求组所有者批准任何要加入的请求。

  • 自助创建-无需通过用户的请求停顿来创建组。用户可以根据需要创建他们自己的组。如果你想要控制你的组织中的哪些用户可以创建组, 请参阅: Office 365 组中的来宾访问

这些只是与通讯组组成更强大解决方案的一些功能。

管理您的组

Office 365 提供了许多有用的工具和功能, 可更轻松地管理和管理您的组。有关这些优点的详细信息, 请单击下面的标题。

将目录保留在控制之下是每个管理员关注的问题。下面是 Office 365 提供的一些工具, 可帮助您轻松实现此操作:

  • 命名策略-命名策略允许你为你的组定义哪些内容, 而不是可接受的名称。这会阻止用户将亵渎或禁止名称授予组。此外, 你还可以将公司标准前缀或后缀强制用于组名称。

    动态成员身份-动态成员资格允许你按规则设置组成员身份, 这会根据你的 active directory 中的元数据 (如部门或角色) 添加 (或删除) 组成员。有关创建动态成员身份的详细信息, 请参阅使用属性创建高级规则

  • 隐藏成员身份-如果你有理由希望你的组的成员身份成为机密 (例如, 如果成员是学生), 则可以隐藏外部参与方的成员身份。

  • 创建权限-您的组织中可能有一些您不希望能够创建新组的人员。有多种方法可用于管理目录中的创建权限。请参阅管理 Office 365 组创建

  • 审核日志-你可以更自信地允许用户创建组和管理组成员身份, 因为 Office 365 组审核日志允许你跟踪创建或删除了特定组的人员, 或对组的成员身份进行了更改。请参阅:在 Office 365 安全 & 合规中心中搜索审核日志

"传递管理" 提供了一些方法来处理如何通过组发送或接收消息。此外, 还提供了用于监视这些邮件流的工具。

  • "发送为" 或 "代表发送" -这些设置允许指定用户发送电子邮件, 就好像他们来自或代表组。

  • 发件人限制-这些设置允许你控制允许谁向组发送消息。可以将组配置为允许来自外部参与方的电子邮件, 但你可能希望将其限制为仅限特定的外部参与方。

  • 外部用户支持-通过邀请来宾加入你的组, 你可以选择将其包含在组中的电子邮件对话中。请参阅: Office 365 组中的来宾访问

  • 传输规则-与在 Exchange 服务器上一样, 传输规则适用于组。规则可以查找满足特定条件的邮件, 然后可以对这些邮件执行操作。

  • 邮件提醒-邮件提醒是在撰写邮件时向用户显示的信息性消息。当用户的邮件可能会转到外部参与方或超过邮件配额时, 他们可以通过警告用户来帮助减少 ndr。

  • 多个代理地址-组可以像用户邮箱一样具有别名。其他代理地址可方便用于接受发送到其他别名的邮件, 或使其更易于访问具有较长或很难拼写名称的组。请参阅:适用于 Office 365 组的多域支持-管理员帮助

  • 最大发送/接收大小-这些配额有助于减少接收 (或发送) 极大邮件的组的问题, 以便更好地管理存储和带宽要求。

Office 365 还提供了一些工具, 用于管理您的组中共享的内容的类型。

  • 使用指南-你将能够定义 Office 365 组的使用指南—向用户提供最佳做法, 以帮助你保持其团队的有效并在内部内容策略上对其进行教育。有关示例, 请参阅: Microsoft 客户和合作伙伴的使用指南

  • 数据分类-您将能够为 Office 365 组创建可自定义的数据分类系统, 这些组允许按策略类型 (例如, "未分类"、"公司机密" 或 "最高机密") 分离组。通过这种方式, 你的组可以展示你的组织中的其他内容的策略。可扩展策略允许你的组织配置在创建或更改组时调用的终结点, 然后你可以实现自己的组创建或更改策略。

管理更改

用户在更改时有时会感到不安, 因此与通讯组列表的现有成员进行通信时, 让他们知道需要的内容非常重要。下面是一些应包含在此邮件中的信息, 以及可能会对你有所帮助的一些答案:

Outlook 中的组是什么?

Outlook 中的 Office 365 组是团队/组的单个协作解决方案, 您可以通过一种易于查找的统一方式共享讨论、文件、日历和笔记。 最好是一种最佳的功能, 即组的收件箱维护讨论的历史记录, 使搜索以前的讨论变得更容易。

我们为什么进行此更改?

人员经常请求能够搜索发送到通讯组列表中的邮件, 以便查找过去讨论过的信息。将通讯组列表升级到组意味着用户无需反复提出或回答相同的问题。

此外, 新组将包含组事件的日历、共享文件库和 OneNote 笔记本, 我们可以在其中协作和收集信息以供将来参考。

如果我已经是通讯组列表的成员, 我是否需要执行任何操作来加入此组?

否, 如果您已经是通讯组列表的成员, 则您将自动成为新组的成员。

如何在 Outlook 中访问新组?Outlook 网页版?

若要在 Outlook 中访问新组, 只需转到左侧导航窗格底部的 "组" 类别。如果你使用此组, 请通过右键单击此组并选择 "显示为收藏夹", 将其固定为收藏。

此外, 在每个移动平台 (iOS、Android 等) 上提供了适用于 Office 365 组的免费移动客户端, 以便你可以轻松地在旅途上访问该组。

我仍然无法直接发送电子邮件

是的, 当然。对于 Outlook 中的组, 您使用的通讯组列表的相同电子邮件别名仍可正常工作。

同时...

请记住, 如果发生此更改, 请告知他们, 如果有其他问题, 应与谁联系。

迁移通讯组列表

已准备好将通讯组列表升级到组?请参阅将通讯组列表迁移到 Office 365 组-管理员帮助

下一步是什么?

将通讯组升级到 Office 365 组后, 您可能需要执行一些后续任务, 以确保其顺利进行。

  • 与您的用户进行跟进-升级完成后立即与他们进行核对, 然后再一次再试几天。显示你正在倾听并响应你可能会遇到的任何问题, 使他们感到满意并对更改感到满意。

  • 监控订婚报告-Office 365 管理门户有一些很好的报告, 可向你展示使用该组的用户数、使用的功能频率以及使用的功能。这些报告可帮助您设计您的跟进和用户培训, 并突出显示用户从新组中获取最大价值的位置。请参阅: Office 365 管理中心中的活动报表

  • 分享你的体验-让你的公司中的其他团队知道你是否已升级通讯组, 以及你所采取的操作以成功完成!共享该信息可帮助其他团队遵循你的示例, 并成功升级自己的示例。

另请参阅

有关于 Office 365 组的问题?

访问Microsoft Office 365 组技术社区

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本文最后更新时间为2017 年12月 22nd,即你的反馈结果。如果你发现它指导你提供有用的信息, 尤其是如果你没有, 请单击下面的反馈控件, 并让我们做一些建设性性评论, 以便我们可以继续改进。您!

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