为什么应将通讯组列表升级至 Outlook 中的组

多年来, 组织依靠通讯组与公司内部和外部的一组人员进行沟通和协作。 但是现在, Outlook 中的 Office 365 组为协作提供了一个功能更强大的解决方案。

提示: 如果您要查找有关使用 Outlook 联系人组向一组联系人发送电子邮件的信息 (如一组朋友), 请参阅在 Outlook FOR PC 中创建联系人组或通讯组列表

什么是 Office 365 组?

在 Outlook 中设置 Office 365 组时, 可以选择想要与之协作的一组人员, 并轻松为要共享的人员设置资源集合。 不必担心为所有这些资源手动分配权限,因为向组中添加成员会自动为其分配使用所在组提供的工具所需的权限。

这些附加资源包括:

  • 共享收件箱-您以前在您的通讯组列表中使用的对话的位置。 此共享收件箱是完全可搜索的, 因此它将创建组邮件的活动存档。 Newcomers 到组可以搜索或向后滚动浏览历史记录, 以便快速了解以前在组中发布的内容。 请参阅:在 Outlook 中进行组对话

    提示: 如果你的用户仍希望在其个人收件箱中显示组邮件, 与通讯组列表相同, 他们只需通过单击 Outlook 中功能区上的 "成员身份" 按钮来订阅组。

  • 共享文件库-您的组具有 SharePoint 文件库, 用户可在其中存储、共享和协作处理文档、工作簿、演示文稿、图像或需要处理的任何其他类型的文件。 请参阅:共享组文件

  • 共享日历-你的组将获取共享日历, 以便发布与组相关的事件。 已订阅该组的每个成员都会自动被邀请到已发布到日历中的事件, 以便这些事件也可以显示在他们的个人日历上 (如有需要)。 请参阅:在 Outlook 中的组日历上安排会议

  • 共享的 onenote 笔记本-组将自动拥有共享的 onenote 笔记本, 组成员可以在其中收集信息并协作处理信息。 许多组使用笔记本创建带有常见问题和其他资源的活动 wiki。

  • 来宾访问-您可以在之前将外部联系人添加到通讯组, 但是他们所拥有的所有电子邮件都是电子邮件。 使用组, 您可以向来宾提供对电子邮件对话、文件甚至共享的 OneNote 笔记本的访问权限。 请参阅: Office 365 组中的来宾访问

  • 内容是可发现的-默认情况下, Outlook 中的组是公共的, 这意味着您的组织中的其他人很容易发现并加入或查看组中的材料。 如果组的内容更敏感, 则可以将组切换到专用, 这将隐藏非成员的内容, 并且需要组所有者批准任何加入请求。

  • 自助式创建-无需通过用户创建组的请求停顿。 用户可以根据需要创建自己的组。 如果你想要控制你的组织中的哪些用户可以创建组, 请参阅: Office 365 组中的来宾访问

这些功能只是与通讯组组成更强大的解决方案的几项功能。

管理您的组

Office 365 提供了许多有用的工具和功能, 以便更轻松地管理和管理您的组。 有关这些优点的详细信息, 请单击下面的标题。

将目录保留在 "控制" 下是每个管理员关注的问题。 下面是 Office 365 提供的一些工具, 可帮助实现更轻松的功能:

  • 命名策略-命名策略允许你为你的组定义可接受的名称和不可接受的名称。 阻止用户向组授予亵渎或禁止的名称。 此外, 您还可以对组名称强制使用公司标准前缀或后缀。

    动态成员身份-动态成员资格允许你根据规则设置组成员身份, 这将基于你的 active directory 中的元数据 (如部门或角色) 添加 (或删除) 组成员。 有关创建动态成员身份的详细信息, 请参阅使用属性创建高级规则

  • 隐藏成员身份-如果你有理由希望你的组的成员身份成为机密 (例如, 如果成员是学生), 则可以隐藏外部参与方的成员身份。

  • 创建权限-你的组织中可能有一些你不希望能够创建新组的人员。 可通过多种方法来管理目录中的创建权限。 请参阅管理 Office 365 组创建

  • 审核日志-你可以更有把握地允许你的用户创建组和管理组成员身份, 因为 Office 365 组审核日志允许你跟踪哪些人创建或删除了特定组或对该组的成员身份进行了更改。 请参阅:在 Office 365 安全 & 合规中心中搜索审核日志

传递管理提供了一些方法来处理如何通过组发送或接收消息。 此外, 还提供了用于监视这些消息流的工具。

  • "发送为" 或 "代表发送" -这些设置允许指定的用户发送电子邮件, 就像他们来自于或代表组发送电子邮件一样。

  • 发件人限制-这些设置允许你控制允许哪些人向组发送邮件。 可以将组配置为允许来自外部方的电子邮件, 但你可能希望将其限制为仅限特定的外部参与方。

  • 外部用户支持-通过邀请来宾加入你的组, 你可以选择将其包含在组中的电子邮件对话中。 请参阅: Office 365 组中的来宾访问

  • 传输规则-与 Exchange 服务器一样, 传输规则适用于组。 规则可以查找满足特定条件的邮件, 然后可以对这些邮件执行操作。

  • 邮件提醒-邮件提醒是在用户撰写邮件时向用户显示的信息消息。 如果用户的邮件可能会转到外部团体或超过邮件配额, 他们可以通过警告用户来帮助减少 Ndr。

  • 多个代理地址-组可以像用户邮箱一样拥有别名。 其他代理地址可以方便地接受发送到其他别名的邮件, 或者使其更容易到达对拼写有很长或很难的组。 请参阅:针对 Office 365 组的多域支持-管理员帮助

  • 最大发送/接收大小-这些配额可帮助减少接收 (或发送) 非常大邮件的组的问题, 以便更好地管理存储和带宽要求。

Office 365 还为你提供了一些工具, 可用于管理你的组中共享的内容类型。

  • 使用指南-你将能够定义 Office 365 组的使用指南, 以便向用户提供最佳做法, 帮助用户保持组的有效性并在内部内容策略上对其进行培训。 有关示例, 请参阅: Microsoft 客户和合作伙伴的使用指南

  • 数据分类-你将能够为 Office 365 组创建可自定义的数据分类系统, 这些组允许按策略类型 (如 "未分类"、"公司机密" 或 "绝密") 分离组。 通过这种方式, 你的组可以展示你的组织中的其他内容的策略。 可扩展策略允许你的组织配置在创建或更改组时调用的终结点, 然后你可以实施你自己的用于组创建或更改的策略。

管理更改

用户在更改时有时会令用户感到不安, 因此, 与通讯组列表中的现有成员通信, 让他们知道所期望的内容是非常重要的。 下面是你应在此消息中包含的一些信息, 以及你可能会发现的一些答案:

Outlook 中的组是什么?

Outlook 中的 Office 365 组是团队/组的单个协作解决方案, 这些团队/组希望能够以易于查找的统一方式共享讨论、文件、日历和笔记。  可能是单最佳的功能是组的收件箱保留讨论的历史记录, 使搜索以前的讨论变得非常简单。

我们为什么进行此更改?

用户经常要求搜索发布到通讯组列表中的邮件的功能, 以便查找过去讨论的信息。 将通讯组列表升级到组意味着用户不必反复提出或接听同样的问题。

此外, 新组将包含组事件的日历、共享文件库和 OneNote 笔记本, 我们可以在这里协作和收集信息以供将来参考。

如果我已经是通讯组列表的成员, 我是否需要执行任何操作来加入此群组?

否, 如果您已经是通讯组列表的成员, 您将自动成为新组的成员。

如何访问 Outlook 中的新组? Outlook 网页版

若要在 Outlook 中访问新组, 只需转到左侧导航窗格底部的 "组" 类别。 如果您使用此群组, 请通过右键单击此群组并选择 "显示为收藏" 来将其固定为收藏项。

此外, 在每个移动平台 (iOS、Android 等) 上提供了适用于 Office 365 组的免费移动客户端, 以便你可以轻松地在旅途中访问该组。

我仍不能直接发送电子邮件

是的,当然。 对于 Outlook 中的组, 您使用的通讯组列表的相同电子邮件别名仍可正常工作。

同时...

请记住, 如果发生此更改, 以及他们有其他问题需要联系的人员, 请告诉他们。

迁移通讯组列表

已准备好将通讯组列表升级到组? 请参阅将通讯组列表迁移到 Office 365 组-管理员帮助

下一步做什么?

将通讯组升级到 Office 365 组后, 您可能需要执行一些后续任务, 以便确保其顺利进行。

  • 与您的用户进行后续工作-在升级完成后立即与他们保持联系, 稍后再几天后再签入。 显示, 您正在倾听和响应您的任何问题, 让他们感到满意, 并对更改感到满意。

  • 监视 "参与" 报表-Office 365 管理门户有一些很好的报表, 可显示使用该组的用户数、使用的功能和频率以及所使用的功能。 这些报表可帮助你设计跟进和用户培训, 并突出显示用户从新组获得最大价值的地方。 请参阅: Microsoft 365 管理中心中的活动报表

  • 分享你的体验-让你的公司中的其他团队知道你已升级通讯组以及成功所采取的步骤! 共享该信息可帮助其他团队关注你的示例并成功升级自己的示例。

另请参阅

对 Office 365 组有疑问?

请访问Microsoft Office 365 组技术社区

我们将认真倾听

本文最后更新时间为2017 年12月 22nd,即您的反馈。 它是否为你提供了有用的信息,特别是在没有的情况下,请点击下面的反馈控件,提出一些建设性的意见,以便我们可以继续改进。 谢谢!

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