与 FindTime 的日程安排会议

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FindTime是 Outlook 加载项程序,以使其更容易通过允许被邀请者投票合适的时间来安排会议。

若要在 Outlook 与 FindTime 安排会议

  1. 创建新电子邮件,或选择要答复电子邮件。

  2. 列表中所需的会议应邀者和可选的与会者抄送

  3. 开始选项卡中,选择答复时包含会议投票

    FindTime >,与会议投票的答复

  4. 选择会议设置

    FindTime 会议持续时间

    • 工期: 从列表中选择一个持续时间。

      • 选择为全天会议 8 小时。

      • 使用自定义设置您自己的时间。最长持续时间是 23 h 59 m。

        FindTime 自定义工期

    • 工作时间: 检查以限制建议的会议时间工作天数和小时数仅为。

      FindTime 工作时间

      注意: 默认情况下使用的工作时间检索从您的组织者设置 < 链接到使用 FindTime 组织者仪表板 > 管理器设置 >,但未能这些 Exchange 设置。他们默认为 8 am 到下午 5,如果不存在任何设置。

    • 时区: 选择 时区图标 若要更改会议的时区。

      编辑时区
      注意

      • 使用的时区从您的组织者设置 < 链接到使用 FindTime 组织者仪表板 > 管理器设置 >,但您可以选择一个新列表中的。

      • 考虑夏令时和每年转换后的会议显示正确的时间。

  5. FindTime (如果可用) 通过被邀请者日程安排的外观,并推荐合适的会议时间。

    注意: FindTime 使用 Office 365 业务帐户以访问您的日历和您的组织中的与会者以确定可用性的日历。日历中的未关联的帐户不支持 Office 365。

    使用链接进行排序的会议选项。

    • 可用性: 首先列出的最佳选项 (当所有必需的被邀请者程序是免费的时间)。用于确定最佳选项的因素包括多少与会者是免费的如何冲突的与会者有暂定忙碌承诺其日历上还是是免费的许多必需和可选的与会者。

      按可用性排序的会议选项

    • 时间: 按时间顺序列出的选项。

      按时间排序的会议选项

      注意: 您可以滚动查看日和月使用<>。可用的天数带有绿色下划线。深绿色表示与大多数选项的天数,较轻绿色和红色指明大多数冲突。如果未选中工作时间内可用标记周末有几天。

    • 人员图标显示被邀请者是否是必需的和其可用性

      • 蓝色下划线: 必需

      • 绿色: 可用

      • 黄色: 忙

      • 红色: 忙

      • 灰色: 未知

        人员图标键

    • 您可以使用的图标以访问的详细信息

      • 选择打开受邀者状态托盘 被邀请者状态图标

        被邀请者状态任务栏

      • 将鼠标指针悬停在每个人员图标,或查看其可用性信息。

      • 选择 日历图标 以查看您的日历。

        组织者的日历

  6. 选择一些合适的会议时间。

    • 时间框更改为绿色选中此选项时。

    • 您可以选择 20 次的最大值。

      所选的会议选项

  7. 选择“下一步”。

  8. 输入会议地点。

    • 默认情况下启用 Skype。选择 Skype 图标以禁用它。

      设置位置
      注意:。在您的组织者仪表板 < 链接到使用 FindTime 组织者仪表板 > Skype 设置添加 Skype 设置 > 使用。如果您有网桥设置,则 FindTime 可以仅检测到您的设置。如果没有,您将收到新 Skype ID 为每个会议。

  9. 选择会议设置,然后切换开/关选项。

    • 通知: 被邀请者投票时,您将收到电子邮件通知。

    • 自动计划: 会议安排将自动在您的日历时所需的所有与会者有会议选项进行都投票。了解如何自动安排工作 < 链接 > 的详细信息。

    • 保留:将暂定约会添加到您的日历的每个所选的会议选项。安排了会议或投票取消时,将删除保留。

      注意: 您仍然可以删除所选的会议时间点通过在选定时间列表中选择X

      删除会议时间

  10. 选择插入到电子邮件

  11. FindTime 插入您的电子邮件中的建议的会议时间。如有必要,请选择编辑选项以更改会议设置。

    编辑电子邮件中的选项
    注意: 如果您进行更改并重新插入的会议时间,您需要手动删除原始邀请。

  12. 选择发送以发送会议邀请并开始投票的过程。< 链接到使用 FindTime 投票页面 >

  13. 为您的会议,您将收到 < 使用投票页面 FindTime > 投票页面的直接链接。

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