与组织外部的人员共享网站或文档

与组织外部的人员共享网站或文档

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

如果您的组织执行涉及共享文档或直接与供应商或客户进行协作的工作,则您可能需要使用 SharePoint Online 的外部共享功能与您组织外部不具有您的 Microsoft Office 365 订阅许可证的人员共享内容。

有三种方法可执行此操作:

  • 您可以通过邀请外部用户使用 Microsoft 帐户或者工作或学校帐户登录到您的网站来共享整个网站。

  • 您可以通过邀请外部用户使用 Microsoft 帐户或者工作或学校帐户登录到您的网站来共享各个文档。

  • 您可以发布或向用户发送来宾链接,以便他们能够在您的网站上以匿名方式查看各个文档。

注意: 仅有一名用户可以使用您发送的邀请登录以访问您的网站或文档。但受邀用户可能会决定不使用该邀请,而是将邀请转发给其他用户,以便其他用户随后可以使用自己的 Microsoft 帐户或 工作帐户 登录,以访问网站或文档。

注意: 全局管理员必须先启用外部共享并设置适当的权限,您才能共享网站或文档。 有关详细信息,请参阅管理 SharePoint Online 环境的外部共享

什么是外部用户?

外部用户是组织外人员可以访问您的 SharePoint Online 网站和文档但不具有 SharePoint Online 或 Microsoft Office 365 订阅的许可证的人。外部用户不是员工、 承包商或您或您子公司现场代理。

注意: 如果组织中存在单独的 Office 365 租户,则一个租户中的授权用户可与另一租户中的授权用户进行外部共享。

外部用户继承邀请他们在网站上进行协作的 SharePoint Online 客户的权限。也就是说,如果某个组织购买了 E3 企业版计划,并构建了一个使用企业功能的网站,即为受邀访问网站的外部用户授予了使用和/或查看该网站内的企业功能的权限。尽管外部用户可以以扩编项目成员的身份受邀对网站执行所有操作,但是他们不具有与您组织内完全付费许可成员完全相同的功能。有关详细信息,请参阅管理 SharePoint Online 环境的外部共享

共享网站

与外部用户共享网站时,您可以向他们发送邀请,他们可以通过该邀请登录您的网站。您可以向任何电子邮件地址发送此邀请。当收件人接受邀请后,他们可以使用 Microsoft 帐户或者工作或学校帐户登录。当您共享网站时,您可以选择希望该用户对网站具有的权限类型。

您需要是网站所有者或具有完全控制权限才能与外部用户共享网站。

  1. 使用您的 工作或学校帐户登录到 Office 365

  2. 在页面的左上角,选择应用启动器图标 Office 365 应用启动器图标 ,然后选择“SharePoint”磁贴(以前称为“网站”磁贴),或单击页面顶部的的“SharePoint”(以前称为“网站”)。

  3. 转到要与外部用户共享的网站。

  4. 在屏幕的右上角,单击“共享”。

    屏幕右上角中的“共享”命令的图像。

  5. 在“共享”对话框中,键入要邀请的外部用户的名字。例如:someone@outlook.comsomeone@contoso.com

    注意: 你也可以使用“共享”命令向内部授权的用户授予网站访问权限。如果想要执行此操作,只需键入要邀请的人员的姓名。

  6. 单击“共享”。

    注意: 输入名字和电子邮件地址时,如果收到不匹配的用户错误消息,那么你的网站可能尚未启用允许外部用户。请与管理员联系以启用此功能。

  7. 键入一条包含在邀请中的消息。

  8. 默认情况下会自动发送电子邮件邀请。若要关闭电子邮件邀请,请单击“显示选项”,并取消选中“发送电子邮件邀请

默认情况下,你向外部用户发送的任何邀请都将在 90 天后过期。如果被邀请者在 90 天内未接受邀请,而你仍然希望其有权访问你的网站,你需要向其发送新邀请。

当外部用户收到其邀请时,他们可以选择一个按钮,让他们转到页面位置他们登录到您的 SharePoint Online 网站通过使用 Microsoft 帐户或工作或学校帐户。如果用户没有至少一个 Microsoft 帐户,他们可以注册免费的Microsoft 帐户

通过发送或发布匿名来宾链接共享文档

您可以创建匿名来宾链接,然后使用适合的任何媒体共享该链接。 例如,在社交媒体网页上发布该链接,或将其粘贴到电子邮件中。 创建的来宾链接可提供编辑权限,也可以仅提供查看权限。

您必须是网站所有者或具有完全控制权限才能与外部用户共享文档。此外,必须在 Office 365 服务设置或 SharePoint Online 管理中心中启用外部共享(具体取决于您拥有的计划)。还必须为您的网站集启用外部共享(仅限于企业计划)。

  1. 使用您的 工作或学校帐户登录到 Office 365

  2. 在页面的左上角,选择应用启动器图标 Office 365 应用启动器图标 ,然后选择“SharePoint”磁贴(以前称为“网站”磁贴),或单击页面顶部的的“SharePoint”(以前称为“网站”)。

  3. 单击文档旁边的省略号“...”,然后单击“共享”。

    开始共享 SharePoint 库中的文档。

  4. 在“共享”对话框中,单击“获取链接”。

  5. 选择要授予的权限类型:受限的链接、查看链接或编辑链接。
    创建了来宾链接 URL。

  6. 选择来宾链接 URL 并复制。
    创建匿名来宾链接并复制
    现在,您可以将该来宾链接 URL 粘贴到您选择的媒体中。

  • 如果文档位于工作组网站库中,其他网站成员可以在“共享”对话框中找到来宾链接并发送给其他人。

  • 如果您试图共享的文件位于使用信息权限管理的库中,则无法在外部共享。

  • 匿名来宾链接可能会被转发或与其他用户共享,这些用户或许也能够在不登录的情况下查看或编辑内容。请避免对敏感内容使用匿名来宾链接。

  • 受邀使用匿名来宾链接访问文档的用户只能够在相关 Office Online 中查看或读取文件。他们无法在 Office 程序的对应桌面版本中打开文件。

  • 如果在 Office 365 服务设置或 SharePoint Online 管理中心中全局禁用了外部共享,则任何共享链接将停止工作。如果以后重新激活该功能,则这些链接将继续工作。如果希望撤消对特定文档的访问,也可以禁用已共享的各个链接。请参阅禁用匿名来宾链接

  • 如果您与组织外部的用户共享包含 Power View 工作表的 Excel 工作簿,他们将无法看到这些工作簿中的 Power View 工作表。

  • 如果共享文件夹时,可以授予的权限的唯一类型是受限的链接。

允许用户创建包含您与他们共享的文档的来宾链接

您可能乐于广泛共享某些文档,事实上,您可能希望鼓励用户二次共享这些文档。 对于此类文档,您可以允许用户创建包含您与他们共享的文档的匿名来宾链接。

若要实现该功能,您必须拥有完全控制权限。

  1. 使用您的 工作或学校帐户登录到 Office 365

  2. 在页面的左上角,选择应用启动器图标 Office 365 应用启动器图标 ,然后选择“SharePoint”磁贴(以前称为“网站”磁贴),或单击页面顶部的的“SharePoint”(以前称为“网站”)。

  3. 转到希望允许用户在其中创建来宾链接的库。

  4. 单击“设置Office 365“设置”按钮 ,然后单击“网站设置”。

  5. 在“用户和权限”部分下,单击“网站权限”。

  6. 单击“访问请求设置”。

    注意: 如果看不到“访问请求设置”,请在“权限”选项卡下单击“管理父级”,然后单击“访问请求设置”。

    “权限”选项卡上的“访问请求设置”按钮。
  7. 在“访问请求设置”对话框中,选中“允许成员共享网站和单个文件和文件夹”。

  8. (可选)检查“允许访问请求”,并添加将接收访问请求的电子邮件地址。

  9. 单击“确定”。

现在,当用户选择您已与其共享的文档并打开“共享”对话框,则可以创建来宾链接。 但是请注意,如果您首次共享文档时为用户提供的是编辑权限,则用户只能创建允许来宾编辑该文档的来宾链接。 如果用户只有查看权限,他们只能创建允许查看权限的来宾链接。

注意: 如果取消选中禁用此功能允许成员共享网站和单个文件和文件夹,共享菜单将仍可供用户,但团队成员尝试共享时,将会显示一条错误消息。

有关“访问请求设置”的概述,请参阅视频:不通过访问请求的情况下共享网站

共享需要登录您的网站的文档

您必须是网站所有者或具有完全控制权限才能与外部用户共享文档。此外,必须在 Office 365 服务设置或 SharePoint Online 管理中心中启用外部共享(具体取决于您拥有的计划)。还必须为您的网站集启用外部共享(仅限于企业计划)。

  1. 使用您的 工作或学校帐户登录到 Office 365

  2. 在页面的左上角,选择应用启动器图标 Office 365 应用启动器图标 ,然后选择“SharePoint”磁贴(以前称为“网站”磁贴),或单击页面顶部的的“SharePoint”(以前称为“网站”)。

  3. 导航到你想要共享的网站和文档。

  4. 单击文档旁边的省略号(“...”),然后单击“共享”。
    开始共享 SharePoint 库中的文档。

  5. 单击“邀请他人”(如果尚未选择),然后键入要邀请共享文档的人员的电子邮件地址。例如:someone@outlook.comsomebody@gmail.comexternaluser@contoso.com

  6. 在下拉列表中,选择您希望授予这些用户的权限级别:“可编辑”或“可查看”。

  7. 如果需要,键入该电子邮件中要包含的消息。 该消息中可以包含有关您共享的文档的信息或说明。

  8. 单击“显示选项”。

  9. 选中“需要登录”。

    一些网站是自定义的,可能无法显示“需要登录”。如果需要此选项,请与网站管理员联系。

    注意: 如果不选中“需要登录”复选框,电子邮件中将包含文档的匿名来宾链接。匿名来宾链接可能会被转发或与其他用户共享,这些用户或许也能够在不登录的情况下查看或编辑内容。

  10. 单击“发送电子邮件邀请”。

  11. 单击“共享”。

注意: 了解有关对 SharePoint 通知电子邮件地址的更改,以防止电子邮件转到收件人的垃圾邮件文件夹。

查看哪些用户有权访问特定网站或文档

您也可以使用“共享”命令快速查看已与其共享文档的人员的列表。

执行下列操作之一:

  • 若要查看谁有权访问网站,请单击页面右上角的“共享”。单击“共享”对话框中“共享对象”后的链接,以查看有权访问网站的人员列表。

  • 若要查看哪些用户有权访问文档、文件夹或文档集,请单击该文档旁边的省略号“...”,单击“共享”,然后单击“共享对象”。

撤消用户的网站访问权限

如果已与外部用户共享某个网站,并且想要撤消用户对该网站的访问权限,您可以通过删除该用户的网站权限来执行操作。

  1. 使用您的 工作或学校帐户登录到 Office 365

  2. 在页面的左上角,选择应用启动器图标 Office 365 应用启动器图标 ,然后选择“SharePoint”磁贴(以前称为“网站”磁贴),或单击页面顶部的的“SharePoint”(以前称为“网站”)。

  3. 转到要撤消邀请的网站。

  4. 单击“设置Office 365“设置”按钮 ,然后单击“网站设置”。

  5. 单击“用户和权限”下的“人员和组”。

  6. 从左侧的“快速启动”栏中选择要从中删除用户的组。

  7. 选择要删除的用户,单击“操作”,然后单击“从组中删除用户”。

    包含组的“快速启动栏”视图,“操作”菜单处于打开状态,同时选中“从组中删除用户”。
  8. 单击“确定”。

禁用匿名来宾链接

您可以查看文档的属性菜单来了解是否通过来宾链接共享了某个文档。

  1. 使用您的 工作或学校帐户登录到 Office 365

  2. 在页面的左上角,选择应用启动器图标 Office 365 应用启动器图标 ,然后选择“SharePoint”磁贴(以前称为“网站”磁贴),或单击页面顶部的的“SharePoint”(以前称为“网站”)。

  3. 转到包含要为其删除来宾链接的文档的库。

  4. 单击文档旁边的省略号“...”,然后单击“共享”。
    开始共享 SharePoint 库中的文档。

  5. 在“共享”对话框中,单击“获取链接”。

  6. 单击“删除”。(如果“删除”已被禁用,则你的文档可能设置为仅允许使用用户名和密码的用户。)

  7. 当系统询问您是否要禁用链接时,请单击“禁用链接”。

    对话框询问您是否禁用已共享的文档的来宾链接,以便它不再工作。

  8. 单击“关闭”。

当您的组织外部的人员尝试使用来宾链接访问内容时,他们将看到一条消息,告知他们不能访问。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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