与外部用户共享 Office 365 站点

需要查看或使用你的网站内容但没有 SharePoint Online 或 Office 365 环境的用户帐户的人员称为“外部用户”。可与外部用户全局(即对租户中所有网站)共享网站和文档,或单独对每个网站集进行共享。

为租户和单个网站集启用共享之后,网站集管理员可以将邀请扩展到指定用户。相关说明,请参阅与组织外部人员共享网站或文档

决定如何共享你的内容

当考虑是否以及如何在外部共享时,请考虑下列事项:

  • 您希望向哪些用户授予对您的工作组和任何子网站上内容的访问权限,您希望这些用户能够执行什么操作?

  • 您希望向您的组织中的哪些人授予在外部共享内容的权限?

  • 您是否希望确保某些内容从不可供您的组织外部的人员查看?

这些问题的答案将帮助您规划内容共享战略。

请尝试以下方法:

如果需要...

共享网站。 如果您希望共享某个网站,但是也希望限制外部用户访问您的组织的一些内部内容,请考虑创建一个使用独特权限的子网站,以专门用于外部共享。

允许您的组织外部的用户持续访问网站上的信息和内容。他们需要能够像您的网站的正式用户一样执行操作,创建、编辑和查看内容。

共享文档并要求登录。

允许您的组织外部的一个或多个用户安全地访问特定文档以便审阅或协作,但是这些用户并不需要持续访问您的内部网站上的其他内容。

共享文档但不要求登录。

与您的组织外部的用户共享非敏感或非机密文档的链接,以便他们可以查看该文档或在其中更新反馈意见。这些用户不需要持续访问您的内部网站上的内容。

安全注释 : 

  • 当您停用外部共享时,禁用此功能时将拒绝可以访问网站的任何外部用户访问该网站,并且禁止再发送任何邀请。如果重新激活该功能,外部用户的用户名出现在 SharePoint 权限组中,那么这些用户将自动能够再次访问该网站。要永久阻止用户访问 SharePoint 网站,请从外部用户列表中将用户删除。

  • 如果全局禁用外部共享,任何共享的来宾链接都将停止工作。如果以后重新激活该功能,这些链接将继续工作。

启用 Office 365 管理中心 中所有 SharePoint 网站的外部共享。

默认情况下允许邀请外部用户访问 SharePoint 网站,因此网站所有者和网站集管理员随时可以与外部用户共享工作组网站和子网站。

  1. 使用您的 工作或学校帐户登录到 Office 365

  2. 转到 Office 365 管理中心

    突出显示了 Office 365 管理员磁贴
  3. 在 Office 365 管理中心 中,在主页上的搜索框中键入“外部”,然后选择“网站外部共享”。

    在管理中心主页上的搜索框中键入外部共享的屏幕截图
  4. 在“让组织外部人员访问网站”旁,将滑块滑动到“打开”以启用外部共享。

    关闭“允许组织外部人员访问站点”设置时,“外部共享”对话框的屏幕截图。
  5. 若要“允许用户发送来宾链接以访问组织的网站和文档”,请将此选项滑块滑动到“打开”。

    管理中心中启用了外部共享的屏幕截图。

    如果希望用户使用用户名和密码登录,请将滑块更改为“关闭”。(有关工作或学校帐户的用户 ID 的详细信息,请参阅我的用户 ID 是什么?我为什么需要它?

  6. 选择“保存”。

对单个网站的设置进行微调

在 SharePoint 网站上启用共享时,将为租户中的所有网站启用共享。但可在 Office 365 管理中心 对共享设置进行微调,从而对需要更严格控制的网站禁用共享,或者撤销单个用户对特定网站的访问权限。

注意: 如果对整个 SharePoint Online 环境禁用外部共享,则无法为特定网站集启用它。

在共享设置 (Office 365 管理中心) 的网站页上,可以查看当前在租户中处于活动状态的所有网站集,以及每个网站集的共享设置。

  1. 使用您的 工作或学校帐户登录到 Office 365

  2. 转到 Office 365 管理中心

    突出显示了 Office 365 管理员磁贴
  3. 导航到“资源”>“网站”。

    已选择“站点”的 Office 365 管理中心“资源”菜单
  4. 在所需的网站集旁,选择共享状态(“共享链接和邀请”或“不允许”)。

    SharePoint 网站集列表,带有每个网站集的外部共享状态
  5. 在共享对话框中的“共享状态”旁,单击“编辑”。

    已关闭共享的特定网站集“共享状态”对话框。
  6. 在“让组织外部人员访问网站”旁,将滑块滑动到“打开”以启用外部共享。

    关闭“允许组织外部人员访问站点”设置时,“外部共享”对话框的屏幕截图。
  7. 若要“允许用户发送来宾链接以访问组织的网站和文档”,请将此选项滑块滑动到“打开”。

    管理中心中启用了外部共享的屏幕截图。

    如果希望用户使用用户名和密码登录,请将滑块更改为“关闭”。(有关工作或学校帐户的用户 ID 的详细信息,请参阅我的用户 ID 是什么?我为什么需要它?

  8. 单击“保存”。

  1. 如果你已不在“外部共享网站”屏幕中,请执行在 Office 365 管理中心中编辑特定网站集的共享设置中所示的步骤 1-4。

  2. 在所需的网站集旁,选择共享状态(“共享链接和邀请”或“不允许”)。

  3. 在共享对话框中的“外部成员”旁,单击“编辑”。

  4. 在“删除外部成员”下,搜索要删除的成员。

    从网站集删除外部成员的对话框
  5. 在成员名称旁,选择“删除”。

  6. 单击“保存”以确认删除。请注意,一旦“保存”,用户将不再具有选定网站的访问权限。任何提供的来宾链接都将禁用。

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