与其他用户共享 Business Contact Manager 数据

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

与Business Contact Manager for Outlook 2010,您和您的同事可以共享对您的所有很重要的业务数据。帐户、 业务联系人、 商机或业务项目记录中的信息存储在Business Contact Manager 数据库。此数据库的创建者也是数据库所有者,哪些人可以共享数据库。

注意: 为更好的安全, 共享的数据库和本地数据库之间传输的所有数据均已都加密。

本文介绍如何共享以及如何停止共享Business Contact Manager for Outlook数据库。

您要做什么?

管理 Business Contact Manager 数据库的访问权限

管理 Business Contact Manager 数据库的访问权限

如果您是数据库所有者,您可以共享您的数据库并对所选人员已经是您的计算机上的用户或用户的域您的用户授予访问权限。您还可以更改的用户有权访问您的数据库。

注意: 用户的计算机可以是工作组的相同成员。域不需要共享您的数据库。

有权访问您的数据库的用户可以更新记录、 创建新的记录,并将记录移到已删除邮件文件夹。他们不能永久删除记录。

提示: 如果用户不能访问您的网络,并且需要访问共享数据库中的记录的通信历史记录中列出的文件,附加而将文件链接到的通信历史记录注释部分中的文件。请注意,数据库大小限制为 4 GB,附加的文件增加数据库的大小。

作为数据库所有者,您可以︰

  • 选择要共享或不与其他人共享您的数据库。

  • 允许或拒绝为单个用户访问您的数据库。

  • 更改有权访问您的数据库的用户。

  • 删除数据库。

  • 备份数据库。

  • 还原以前备份的数据库。

  • 通过清空已删除邮件文件夹中永久删除记录。

    注意: 任何用户都可以恢复仍保留在已删除邮件文件夹中的记录。

  • 错误,请检查和修复数据库。

如果您的计算机管理员 ,您可以︰

  • 向计算机添加新用户。

  • 访问该计算机上的任何共享的数据库,包括数据库创建的其他人。

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共享您的数据库

共享您的数据库,请按照这些步骤,在管理共享向导中︰

重要: 若要连接到共享数据库,每台计算机必须运行Business Contact Manager for Outlook 2010。

步骤 1︰ 选择要共享您的数据

注意: 如果您的计算机运行 Microsoft Windows XP Home,则不能与其他用户共享数据库。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击Business Contact Manager选项卡,然后单击管理共享按钮。

  3. 管理共享向导中,在共享或停止共享业务数据页上,单击我想要共享我的数据

  4. 若要与使用不同的计算机的同事共享您的数据库,请选择与我的网络中的其他计算机上使用的用户复选框。

    在“管理共享”向导的“共享或停止共享业务数据”页面上,选择“我想与我的网络中的其他计算机的用户共享我的数据”。

  5. 单击“下一步”

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步骤 2︰ 决定是否要更改您的电子邮件链接和跟踪设置

当您要链接和跟踪电子邮件,然后决定要共享您的数据库,有一些隐私和安全注意事项。当您是唯一的用户,并且您,以便您可以从另一台计算机连接到该共享数据库时,有更少的问题。当您与多个用户共享您的数据时,您可以与所有人有权访问该共享数据库中的所有信息。

如果您是从多台计算机访问您的数据库的唯一用户

当您仅使用您的数据库的人的安全注意事项很少,如保留您的密码保护。启用任何电子邮件地址的电子邮件链接和跟踪,因为没有其他人可以看到的邮件。

注意: 您必须共享 Business Contact Manager 数据库,才能使用脱机数据库的副本,如便携式计算机上 — 但仍然只有一个数据库的用户。关于脱机工作的详细信息,请参阅使用 Business Contact Manager 脱机工作

如果有多个用户的数据库

与其他用户共享 Business Contact Manager 数据库时,您有多个选项来管理您的电子邮件链接和跟踪设置︰

  • 更改您的设置之前共享数据库    如果您已记录链接到的电子邮件数据库中,您可以更改链接和跟踪设置以包括仅电子邮件,您希望其他人看到,并且您可以删除您不希望其他人看到任何电子邮件从每个记录。您的数据库的每个用户将看到链接到您的数据库中的所有电子邮件。

  • 保留您的设置,因为它们是    这意味着如果您的任何消息自动链接,任何具有数据库的访问权限的用户可以查看链接的邮件。

  • 清除所有您的设置    这意味着链接没有新邮件,但清除您的设置之前已链接的任何邮件仍将适用于所有用户都可以访问您的数据库。

注意: 使用以下任意选项,您可以删除任何现有的电子邮件和您不希望您的同事共享您的数据库之前查看的通信历史记录项。有关删除通信历史记录项的详细信息,请参阅跟踪与客户在 Business Contact Manager 的通信

更改您的电子邮件链接和跟踪设置
要更改您的电子邮件链接和跟踪设置,请单击取消以关闭管理共享向导中,,然后打开管理链接和跟踪对话框。链接和跟踪电子邮件和更改您的设置的详细信息,请参阅链接和跟踪电子邮件在 Business Contact Manager

保留或清除您的电子邮件链接和跟踪设置

在“管理共享”向导的“电子邮件链接和跟踪设置”页面上,选中“我要保留当前电子邮件链接和跟踪设置”。

  1. 管理共享向导中,在电子邮件链接和跟踪设置页面上,执行下列操作之一︰

    • 如果您不想要共享您的数据库之前对您的设置中进行任何更改,请选择我想保留我当前的电子邮件链接和跟踪设置复选框。

    • 如果您不再想要保留您从插入点之后的设置,请清除我想保留我当前的电子邮件链接和跟踪设置旁边的复选框。

      重要: 共享数据库时,您可以与有权访问它的所有人共享该数据库中的所有信息。如果您已经设置了自动链接和跟踪电子邮件,现有和将来的所有电子邮件和其他与您的客户和商务联系人链接的通信历史记录项可供访问数据库的所有用户。如果不想共享的任何现有的电子邮件和通信历史记录项,请共享您的数据库之前删除这些项目。有关删除通信历史记录项的详细信息,请参阅跟踪与客户在 Business Contact Manager 的通信

  2. 单击“下一步”

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步骤 3︰ 选择您的数据库的用户

若要与他人共享您的数据库,必须选择需要访问您的数据库的用户。您可以向有权访问您的计算机的用户授予访问权限,您可以向新用户授予访问权限。

重要: 若要连接到共享数据库,每台计算机必须运行Business Contact Manager for Outlook 2010。

添加用户有权访问您的计算机
  • 管理共享向导中,在选择用户页面中,选择要共享您的数据库的与其用户的名称旁边的复选框,然后单击下一步

在选择用户页上添加未列出的用户

注意: 只有数据库所有者可以授予对数据库的访问。

  1. 选择用户页面上,单击添加新用户按钮。

  2. 在“添加用户”对话框中,请执行下列操作之一:

    • 如果您的计算机处于工作组的一部分   

      1. 临时密码框中,键入您确信用户以前未使用密码 。
        可以一次使用此临时密码。第一次此新用户访问 Business Contact Manager 数据库,提示用户,键入此临时密码,然后键入他或她当前网络或本地密码。从该时间转发、 网络密码的用户授予用户访问到两个网络和数据库。

        注意: 必须为每个用户键入临时密码。使用的所有密码 (无论是临时的还是永久的) 都必须符合本地网络中设置的安全标准。密码不能为空。

      2. 在“确认密码”框中,再次键入此临时密码。

      3. 如果希望新用户的权限允许登录和注销计算机以及访问计算机上的其他文件(包括数据库),请选中“还允许此用户登录此计算机”复选框。

    • 如果您的计算机处于域的一部分   

      1. 键入域的用户的成员的名称。

      2. 键入您要向其授予访问您的计算机的用户的用户名。该名称必须是相同的用户名 (或登录 ID) 用户在键入时登录到网络。
        -
        单击浏览以查找用户名和域。

  3. 单击下一步

    提示: 您可以为已授予您共享的数据库的访问权限的同事分配记录。例如,如果您想要分配给同事已被授予您数据库的访问权限的帐户,您可以在客户记录的常规页面的分配对象列表中选择您同事的名称。

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步骤 4︰ 验证您的计算机设置将允许其他人可访问您的数据库

若要与其他用户共享您的本地数据库,您可能需要调整您的计算机上的设置以允许访问。建议您允许Business Contact Manager for Outlook若要更改这些设置,但您也可以清除任何您不想要更改的设置旁边的复选框。

注释: 

  • 只有当您检查与我的网络中的其他计算机上使用的用户管理共享向导的第一步中,您将看到检查共享数据库的计算机设置页面。

  • 您必须是管理员,并且登录作为管理员,以允许进行,或者自己进行这些更改。如果您不是管理员,请让人员谁是计算机上的管理员代表您进行的更改并以管理员身份登录。

  1. 管理共享向导中,在共享数据库的检查计算机设置页上选择我想要查看将更改设置复选框以查看列表的所有设置该Business Contact Manager for Outlook会发生任何变化。

  2. 单击“下一步”

  3. 设置所需的更改,请在设置框中,下查看设置的列表。

  4. 单击要查看更多详细信息设置框旁边的项目的名称。如果不想进行推荐的更改,请清除该设置旁边的复选框。

  5. 当您准备就绪,请单击下一步

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步骤 5︰ 完成向导的最后一页并授予您数据库的访问权限

  1. 管理共享向导中,在授予数据库访问页面上的在以下用户现在将有权访问您的数据库,下,查看当您完成此向导时将遇到与共享数据库的访问权限的用户列表。

  2. 您可以执行以下任一操作︰

    • 如果您想要返回并进行更改,如添加或删除用户,请单击返回

    • 如果您想要允许列表以访问您的数据库中的所有用户,请单击完成

    • 如果不想共享数据库,请单击取消

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步骤 6︰ 为每个用户的计算机名称和数据库名称

在哪里找到的计算机名称和数据库名称?   

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“Business Contact Manager”选项卡。

  3. 管理数据库部分中,数据库名称旁边的计算机名称和数据库名称显示 (计算机名称\数据库名称)。

  4. 用户还需要有关连接到共享数据库的信息。

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添加或删除的用户访问您的数据库

如果已共享您的数据库,您可以授予其他用户访问您的数据库,或删除其访问权限。

提示: 您可以为已授予您共享的数据库的访问权限的同事分配记录。例如,如果您想要分配给同事已被授予您数据库的访问权限的帐户,您可以在客户记录的常规页面的分配对象列表中选择您同事的名称。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击Business Contact Manager选项卡,然后单击管理共享按钮。

  3. 管理共享向导中,在共享您的 Business Contact Manager 数据库页上单击下一步
    对此计算机具有访问权限的用户框中列出的所有用户有权访问您的共享数据库。

    注意: 默认情况下在此计算机上的管理员并显示在此列表中,但域上的管理员未包括,除非明确添加。管理员任何人 — 无论是否他或她的用户帐户将显示此列表中,可以访问所有数据。有关管理员的信息,请参阅如何知道我是管理员?

  4. 执行下列操作:

    • 选择与要与其共享您的数据库的人员的用户的名称旁边的复选框。

    • 清除要删除其访问权限的用户的名称旁边的复选框。

    • 要在页上添加未列出的用户,请单击添加新用户按钮,然后按照本文中更早版本中添加人员未在选择用户页面列出的用户的说明。

      注意: 您必须是数据库所有者向此列表中添加新用户。

  5. 单击下一步,并完成向导。

  6. 为您的计算机名称和数据库每个用户的名称

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停止共享您的数据库

注意: 如果您停止与同事共享您的数据库谁已分配给他们在这些记录的分配给字段的记录将为空。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击Business Contact Manager选项卡,然后单击管理共享按钮。

  3. 管理共享向导中,在共享 Business Contact Manager 数据库页上,单击我不想共享我的数据

    在“管理共享”向导的“共享或停止共享业务数据”页上,选中“我不想共享我的数据”。

  4. 单击下一步,并完成向导。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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