与他人共享 Outlook 日历

与他人共享 Outlook 日历

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如果您有 Exchange、 Office 365 或 Outlook.com 帐户,您可以发送给其他用户共享邀请,以便他们可以在其自己的日历列表中查看您的日历。

日历共享不限于所有 Outlook 配置文件中创建的默认日历文件夹。您可以创建附加日历文件夹并选择哪种共享这些文件夹。例如,可以创建日历文件夹为特定项目并将其与您的同事共享。(可选) 您可以授予权限以修改日历中的事件和约会。

Office 内部人员: 与您的组织内外的人员共享您的 Office 365 或 Outlook.com 日历

仅适用于 Office 的内部人员的功能  如果您是Office 内部人员计划的一部分,请共享您的日历现在大大简化。使用 Office 365 或 Outlook.com 电子邮件帐户,您可以为其他人授予权限 Outlook 应用程序和 Outlook web 和 Outlook 移动应用中查看您的日历。如果您不是 Office 内部人员计划的一部分,请参阅共享您的日历与您的组织内的人员共享您的日历与您的组织外部的人员

  1. 日历文件夹,在开始菜单上,选择共享日历

    与其他人共享您的日历。
  2. 选择您想要从下拉菜单中共享的日历。

  3. 日历属性对话框中,单击添加

  4. 您可以搜索您的通讯簿或在其电子邮件地址,在添加框中的键入的人员。当您完成添加的姓名,在添加用户对话框中时,单击确定

  5. 返回在日历属性对话框中,选择该人员的姓名或电子邮件地址,然后选择您想要与此人,共享的详细信息的级别,然后单击确定

    选择每个人员的权限。
  6. 通过电子邮件,您已共享的日历的人员将收到共享邀请。

  7. 一旦收件人单击接受,他们将看到您共享的日历,其日历列表中。

我看到"不共享此日历"错误

如果您看到一条消息,指明无法共享此日历,有三个可能的原因。

  • 电子邮件地址是无效的。

  • 电子邮件地址是 Office 365 组

  • 不属于您所在组织的外部用户所属的电子邮件。

与组织内部人员共享日历

如果您是Office 内部人员程序的一部分,请使用以下步骤来共享您的日历。

  1. 单击“日历”

    “日历”命令

  2. 单击“开始”>“共享日历”。

    Outlook 2013“开始”选项卡上的“共享日历”按钮

  3. 在打开的电子邮件中,在“收件人”框中键入要与其共享日历的组织中人员的姓名。在“详细信息”中,指定要与组织中人员共享的详细信息级别,然后单击“发送”。

    邀请在内部共享邮箱电子邮件 -“收件人”框和详细信息设置

  4. 组织中的人员会在电子邮件中收到共享邀请,然后单击“打开此日历”即可。

    收到的日历共享邀请上的“打开此日历”按钮

共享日历将显示在此人的日历列表中。

与组织外部人员共享日历

如果您是Office 内部人员程序的一部分,请使用以下步骤来共享您的日历。

  1. 单击“日历”

    “日历”命令

  2. 单击“开始”>“共享日历”。

    Outlook 2013“开始”选项卡上的“共享日历”按钮

  3. 在打开的电子邮件中,在“收件人”框中键入要与其共享日历的组织外部人员的电子邮件地址。在“详细信息”中,指定要与组织外部人员共享的详细信息级别,然后单击“发送”。

    邀请在外部共享邮箱电子邮件 -“收件人”框和详细信息设置

    如果在尝试发送共享邀请时显示以下错误,则表示你尝试共享的详细信息超出了组织设置所支持的范围。如果出现这种情况,请在“详细信息”下选择不同的详细信息级别。只有组织中的管理员可以更改组织的共享策略设置。有关详细信息,请参阅本节结尾部分。

    错误消息 - 策略不允许授予权限

  4. 组织中的人员会在电子邮件中收到共享邀请,然后单击“打开此日历”即可。

    收到的日历共享邀请上的“打开此日历”按钮

  5. 共享日历将显示在此人的日历列表中。

如果尝试共享的详细信息超出组织的共享策略设置所支持的范围,且你收到错误,请联系管理电子邮件帐户的人员。

什么是权限的人员具有到您的日历

当您最初与人共享您的日历时,您正在仅向其授予权限以查看日历。您可以选择何种级别的详细信息您希望他们查看:

  • 仅显示可用性。他们只能查看其时间您正在可用,如下所示:

    您的日历的外观的人员您共享其与。

  • 有限的详细信息。他们将看到可用性和主题,如下所示:

    您的日历外观到用户时向有限的详细信息。

  • 完整详细信息。这将看到您的约会,就像您所看到全部详细的信息。

之后您授予某人权限以查看您的日历,以便他们可以执行的详细信息,只是查看之外,您可以增加其权限。下面是您可以分配; 的权限级别请参阅有关如何更改/分配权限级别下一步部分。

权限等级(或角色)

功能

所有者

创建、读取、修改和删除所有项目与文件以及创建子文件夹。文件夹所有者可以更改他人对此文件夹拥有的权限级别。(不适用于代理人。)

发布编辑者

创建、读取、修改和删除所有项目与文件以及创建子文件夹。(不适用于代理人。)

编辑者

创建、读取、修改和删除所有项目与文件。

发布作者

创建和读取项目与文件,创建子文件夹以及修改和删除你创建的项目与文件。(不适用于代理人。)

作者

创建和读取项目与文件,以及修改和删除你创建的项目与文件。

参与者

只创建项目与文件。不显示文件夹的内容。(不适用于代理人。)

审阅者

只创建项目与文件。

自定义

执行由文件夹所有者定义的活动。(不适用于代理人。)

没有权限,无法打开文件夹。

您可以通过选择相应的复选框,在权限下的选项来创建自定义权限。

更改/分配权限后,您已与其他人共享您的日历

可以更改日历共享权限。

  1. 单击“日历”。

    “日历”命令

  2. 单击“开始”>“日历权限”。

    Outlook 2013“开始”选项卡上的“日历权限”按钮

  3. 在“权限”选项卡上,对日历共享权限作出任意更改。

    Outlook 2013 中的“日历共享权限”选项卡

  4. 单击“确定”。

停止共享日历

在任何时候,您可以对您的日历撤消访问。请注意,可能需要一段时间 for Office 365 和用户的 Outlook 进行同步,并删除到您的日历视图。

  1. 单击“日历”

  2. 单击“开始”>“日历权限”。

  3. 权限选项卡上,单击该用户的名称,然后选择删除

  4. 单击“确定”。

将日历发布到网页上以共享日历

如果您拥有支持万维网分布式创作和版本控制 (WebDAV) 协议的 Web 服务器的访问权限,则可以发布您的日历。

注意: 不确定您的服务器是否支持 WebDAV? 您的服务器管理员或 Internet 服务提供商 (ISP) 应能够告诉您。

  1. 单击“日历”

    “日历”命令

  2. 单击“开始”>“联机发布”>“发布到 WebDAV 服务器”。

    注意: 

    • 如果您的电子邮件帐户使用 Exchange,您将看到“发布此日历”,而不是发布到 WebDAV 服务器的选项。这使您可以直接将您的日历发布到 Exchange 服务器。在打开的窗口中,选择所需的发布选项,然后单击“开始发布”。

    • 如果使用的是 Office 365,你仍然可以将日历发布到 WebDAV 服务器,但是必须首先从共享策略中删除 {Anonymous:CalendarSharingFreeBusySimple}。但是,这将使你以后无法再将日历发布到 Exchange。 

  3. 在“位置”框中,输入 WebDAV 服务器的位置,选择所需的任何其他发布选项,然后单击“确定”。

要在电子邮件中共享日历,请执行以下操作:

如果您不希望授予某人共享您的日历,请参阅更新的权限,您可以通过电子邮件日历特定日期范围内的静态副本。收件人将能够在时间发送电子邮件,但没有任何更新之后您发送电子邮件进行看到您的日历上的事件。

  1. 单击“日历”

    “日历”命令

  2. 单击“开始”>“电子邮件日历”。

    在“开始”选项卡上,单击“电子邮件日历”

  3. 在“日历”和“日期范围”框中,选择您想要共享的日历和时间段。例如,选择仅“今天”或“随后 7 天”。

    在“日历”和“日期范围”框中,选择所需选项。

  4. 设置所需的任何其他选项,然后单击“确定”。

  5. 在打开的新电子邮件中,在“收件人”字段中添加希望邮件发送到的人员,如果需要则添加消息,然后单击“发送”。

向其发送日历的人员将在邮件中看到你的日历的快照。

电子邮件中共享的日历的示例

邮件中还包括一个可在 Outlook 或其他日历程序中打开的 iCalendar (.ics) 附件。当收件人单击 iCalendar 文件时,Outlook 会将文件显示为可以与他们的日历并排查看的新日历。他们可以在两个日历之间拖动约会或会议,并查找你们双方都适合的时间。

解决共享日历的问题

如果您没有的选项,如需共享的日历 (它灰显),这是因为管理员 / IT 支持为您的企业已经设置了策略,以防其他人共享日历。

另请参阅

在 Outlook Web App 中共享日历

使用 Outlook 2010 可以通过三种方法与他人共享日历信息:

  • 通过电子邮件

  • 使用 Microsoft Exchange Server 帐户

  • 通过联机发布日历

您想要做什么?

通过电子邮件共享日历

使用 Microsoft Exchange Server 帐户共享日历

通过联机发布共享日历

通过电子邮件共享日历

通过电子邮件共享的日历将作为电子邮件附件发送到收件人的收件箱,并在邮件正文中显示日历快照。 在发送之前可编辑日历快照。 例如,您可更改字体,或是突出显示某些日期或约会。

若要通过电子邮件发送日历,请执行以下步骤:

  1. “开始”选项卡上的“共享”组中,单击“发送日历”

  2. “日历”框中,单击要发送的日历。

  3. “日期范围”框中,单击想让日历显示的时间段。

  4. 输入或选择所需的任何其他选项,然后单击“确定”

通过电子邮件接收日历的 Outlook 2010 用户可以选择在 Outlook 中打开日历快照。 这样即可使用并排模式或日历重叠模式显示日历快照和收件人的当前日历。

使用 Microsoft Exchange Server 帐户共享日历

Microsoft Exchange Server 允许与具有 Exchange 帐户的其他用户共享日历。 只有获得您授权的用户才能查看您的日历。 如果要打开的日历的所有者未授权您查看此日历,Outlook 会提示您向此人请求所需权限。

在首次访问共享日历后,该日历会添加到导航窗格中的导航窗格列表中,下次您要查看该日历时可通过该列表进行访问。

若要与其他 Exchange 用户共享日历,请执行以下步骤:

  1. “开始”选项卡上的“共享”组中,单击“共享日历”

  2. 在显示的共享邀请中,在“收件人”框中输入要与之共享日历的用户。

  3. 输入或选择所需的任何其他选项,就像发送电子邮件一样。

收件人可以看到您已共享日历的电子邮件通知。 您还可以请求收件人与您共享他/她的 Exchange 日历。

提示: 如果要共享您创建的非默认日历,请在导航窗格中右键单击该日历的名称,然后单击“共享日历名称”。

通过联机发布共享日历

可将默认的 Outlook 2010 日历发布到 Internet,让更多人可以查看它。 发布 Internet 日历不要求发布者和用户使用 Exchange 帐户。

  • 发布到 Outlook.com    您可以在 Outlook.com 上发布您的 Outlook 日历,以便与他人共享该日历。

要在 Outlook.com 上共享您的 Outlook 日历,请首先将其另存为 iCalendar(.ics 文件),然后将其导入 Outlook.com,即可与需要查看的人员共享日历。

若要将日历另存为.ics 文件,请在 Outlook 中选中该日历,单击“文件”>“保存日历”,然后选择“iCalendar 格式”文件类型。

没有 Outlook.com 帐户?了解如何在 Outlook.com 上创建帐户。

  • 发布到 WebDAV 服务器    如果您拥有支持万维网分布式创作和版本管理 (WebDAV) 协议的 Web 服务器的访问权限,您可以选择将日历发布到该服务器。

在默认日历中,在开始选项卡,在共享组中,单击联机发布,然后单击发布到 WebDAV 服务器。有关详细信息,请参阅发布 WebDAV 服务器上您的日历

Internet 服务提供商 (ISP) 可能会提供用于将日历作为网页发布的功能和工具。请与 ISP 联系,确认其是否提供了这项功能。

另请参阅

打开其他人的 Exchange 日历

允许其他人管理你的邮件和日历

创建、查看或删除日历组

管理他人的邮件和日历项目

你可以共享日历的一次性副本,该副本不会更新,称为“日历快照”;或者共享可通过将日历发布到支持 WebDAV 协议的网站而进行更新的日历。

你想做什么?

与其他 Exchange 用户共享日历

此功能要求使用 Microsoft Exchange Server 2000、Exchange Server 2003 或 Exchange Server 2007 帐户。大多数家庭和个人帐户不使用 Microsoft Exchange。 如需深入了解 Microsoft Exchange 帐户以及如何确定帐户连接到的 Exchange 版本,请参阅“另请参阅”部分中的链接。

本节内容

有关请求访问他人的共享日历的信息,请参阅打开其他人的 Exchange 日历

与特定人员共享默认日历文件夹

每个 Outlook 配置文件中都会创建 Outlook 的默认“日历”文件夹。不能重命名或删除该文件夹。

  • 在“日历”的导航窗格中,单击“共享我的日历”。

    注意: 如果以最小化视图使用导航窗格,请在导航窗格中单击 按钮图像 ,单击“导航窗格”,然后单击“共享我的日历”。

    “日历共享”对话框

    1.输入要向其授予查看你的日历的权限的人员姓名。

    2.键入电子邮件的主题。

    3.单击此复选框,向收件人授予查看你的日历的权限。

    4.单击此复选框以指示你希望收件人与你共享他/她的日历。此操作为可选项。

  • 在“收件人”框中,输入共享邀请邮件的收件人的姓名。

  • 在“主题”框中,键入电子邮件的主题。

  • 此外,你还可以请求获得查看收件人的默认“日历”文件夹的权限。要执行此操作,选中“请求权限以查看收件人的日历”复选框。

    注意: 如果想请求对默认“日历”文件夹之外的其他日历文件夹的访问权限,必须发送电子邮件请求对该特定文件夹的访问权限。此选项只请求对收件人的默认“日历”文件夹的访问权限。

  • 在邮件正文中,键入想包括的任何信息。

  • 单击“发送”。

  • 检查确认对话框,如果正确无误,则单击“确定”。

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与所有人共享默认日历文件夹

每个 Outlook 配置文件中都会创建 Outlook 的默认“日历”文件夹。不能重命名或删除该文件夹。

  1. 在“日历”的导航窗格中,右键单击默认的“日历”文件夹。

    它通常位于“我的日历”下,并显示为“日历”。

    注意: 如果以最小化视图使用导航窗格,请在导航窗格中单击 按钮图像 ,单击“导航窗格”,右键单击要共享的日历,然后单击“共享日历名称”。

    它通常位于“我的日历”下,并显示为“日历”。

  2. 单击“更改共享权限”。

  3. 在“权限”选项卡上的“名称”框中,单击“默认”。

  4. 在“权限”下的“权限级别”列表中,单击一个权限级别。

    权限等级(或角色)

    功能

    所有者

    创建、读取、修改和删除所有项目与文件以及创建子文件夹。文件夹所有者可以更改他人对此文件夹拥有的权限级别。(不适用于代理人。)

    发布编辑者

    创建、读取、修改和删除所有项目与文件以及创建子文件夹。(不适用于代理人。)

    编辑者

    创建、读取、修改和删除所有项目与文件。

    发布作者

    创建和读取项目与文件,创建子文件夹以及修改和删除你创建的项目与文件。(不适用于代理人。)

    作者

    创建和读取项目与文件,以及修改和删除你创建的项目与文件。

    参与者

    只创建项目与文件。不显示文件夹的内容。(不适用于代理人。)

    审阅者

    只创建项目与文件。

    自定义

    执行由文件夹所有者定义的活动。(不适用于代理人。)

    没有权限,无法打开文件夹。

    可通过在“权限”下选择适当的复选框和选项来创建自定义的权限。

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与特定人员共享自定义日历文件夹

每个 Outlook 配置文件中都会创建 Outlook 的默认“日历”文件夹。不能重命名或删除该文件夹。可以创建其他日历文件夹,并重命名或删除这些文件夹。此部分介绍如何共享你创建的日历文件夹。

  1. 在“日历”的导航窗格中,右键单击要共享的日历文件夹。

    注意: 如果以最小化视图使用导航窗格,请在导航窗格中单击 按钮图像 ,单击“导航窗格”,右键单击要共享的日历,然后单击“共享日历名称”。

  2. 单击“共享文件夹名称”。

  3. 在共享邀请的“收件人”框中,输入收件人的姓名。

  4. (可选)更改“主题”。

  5. 此外,可以根据需要选中“收件人可以添加、编辑和删除此日历中的项目”复选框,向收件人授予更改你的日历项目的权限。

  6. 在邮件正文中,键入想包括的任何信息。

  7. 单击“发送”。

  8. 检查确认对话框,如果正确无误,则单击“确定”。

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与所有人共享自定义日历文件夹

每个 Outlook 配置文件中都会创建 Outlook 的默认“日历”文件夹。不能重命名或删除该文件夹。可以创建其他日历文件夹,并重命名或删除这些文件夹。此部分介绍如何共享你创建的日历文件夹。

  1. 在“日历”的导航窗格中,右键单击要共享的日历文件夹。

    注意: 如果以最小化视图使用导航窗格,请在导航窗格中单击 按钮图像 ,单击“导航窗格”,右键单击要共享的日历,然后单击“共享日历名称”。

  2. 单击“更改共享权限”。

  3. 在“权限”选项卡上的“名称”框中,单击“默认”。

  4. 在“权限”下的“权限级别”列表中,单击一个权限级别。

    权限等级(或角色)

    功能

    所有者

    创建、读取、修改和删除所有项目与文件以及创建子文件夹。文件夹所有者可以更改他人对此文件夹拥有的权限级别。(不适用于代理人。)

    发布编辑者

    创建、读取、修改和删除所有项目与文件以及创建子文件夹。(不适用于代理人。)

    编辑者

    创建、读取、修改和删除所有项目与文件。

    发布作者

    创建和读取项目与文件,创建子文件夹以及修改和删除你创建的项目与文件。(不适用于代理人。)

    作者

    创建和读取项目与文件,以及修改和删除你创建的项目与文件。

    参与者

    只创建项目与文件。不显示文件夹的内容。(不适用于代理人。)

    审阅者

    只创建项目与文件。

    自定义

    执行由文件夹所有者定义的活动。(不适用于代理人。)

    没有权限,无法打开文件夹。

    可通过在“权限”下选择适当的复选框和选项来创建自定义的权限。

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撤销或更改其他人对你的日历文件夹的访问权限

在任何时候你都可以更改或撤销其他人对你的日历文件夹的访问权限。

  1. 在“日历”的导航窗格中,右键单击要更改权限的日历文件夹。

    注意: 如果以最小化视图使用导航窗格,请在导航窗格中单击 按钮图像 ,单击“导航窗格”,右键单击要更改权限的日历,然后单击“更改共享权限”。

  2. 执行下列操作之一:

    • 撤销或更改所有人的访问权限   

      1. 在“权限”选项卡上的“名称”框中,单击“默认”。

      2. 在“权限”下的“权限级别”列表中,单击“”以撤销权限,或单击任何其他选项以更改权限。

        权限等级(或角色)

        功能

        所有者

        创建、读取、修改和删除所有项目与文件以及创建子文件夹。文件夹所有者可以更改他人对此文件夹拥有的权限级别。(不适用于代理人。)

        发布编辑者

        创建、读取、修改和删除所有项目与文件以及创建子文件夹。(不适用于代理人。)

        编辑者

        创建、读取、修改和删除所有项目与文件。

        发布作者

        创建和读取项目与文件,创建子文件夹以及修改和删除你创建的项目与文件。(不适用于代理人。)

        作者

        创建和读取项目与文件,以及修改和删除你创建的项目与文件。

        参与者

        只创建项目与文件。不显示文件夹的内容。(不适用于代理人。)

        审阅者

        只创建项目与文件。

        自定义

        执行由文件夹所有者定义的活动。(不适用于代理人。)

        没有权限,无法打开文件夹。

        可通过在“权限”下选择适当的复选框和选项来创建自定义的权限。

    • 撤销或更改某个人的权限    

      1. 在“权限”选项卡上的“名称”框中,单击要更改其访问权限的人员的姓名。

      2. 在“权限”下的“权限级别”列表中,单击“”以撤销权限,或单击任何其他选项以更改权限。

        权限等级(或角色)

        功能

        所有者

        创建、读取、修改和删除所有项目与文件以及创建子文件夹。文件夹所有者可以更改他人对此文件夹拥有的权限级别。(不适用于代理人。)

        发布编辑者

        创建、读取、修改和删除所有项目与文件以及创建子文件夹。(不适用于代理人。)

        编辑者

        创建、读取、修改和删除所有项目与文件。

        发布作者

        创建和读取项目与文件,创建子文件夹以及修改和删除你创建的项目与文件。(不适用于代理人。)

        作者

        创建和读取项目与文件,以及修改和删除你创建的项目与文件。

        参与者

        只创建项目与文件。不显示文件夹的内容。(不适用于代理人。)

        审阅者

        只创建项目与文件。

        自定义

        执行由文件夹所有者定义的活动。(不适用于代理人。)

        没有权限,无法打开文件夹。

        可通过在“权限”下选择适当的复选框和选项来创建自定义的权限。

      3. 对你想修改其访问权限的每个人重复步骤 2。

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使用代理访问共享日历

和让助手帮助管理收到的书面邮件类似,你可以使用 Microsoft Outlook 让其他人(即委派)来接收和答复会议请求或答复,并代表你发送电子邮件。还可以向代理人授予其他权限,允许其读取、创建或完全控制 Exchange 邮箱中的所有项目。

“代理访问”功能比只共享 Outlook 文件夹更高级。如果想要授予其他权限,比如允许代理人创建电子邮件或代表你答复会议请求,则必须使用“代理访问”。

注意: 

  • 作为管理者,你的邮件必须发送到 Exchange 服务器上的邮箱,而不能发送到计算机上的个人文件夹文件 (.pst)。

  • 你和代理人必须使用相同版本的 Office Outlook。

  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”,然后单击“代理人”选项卡。

  2. 单击“添加”。

  3. 在“键入姓名或从中选择”列表框中,输入要为其授予权限的代理人的姓名。

    若要同时添加多个代理人,请按住 Ctrl 并在“名称”列表中单击他们的姓名。所选择的权限将应用于所有代理人。

  4. 依次单击“添加”、“确定”,然后单击想让代理人对每个 Outlook 文件夹拥有的访问权限类型。

  5. 如果希望代理人看到标记为私密的项目,请选择“代理人可以看到我的私密项目”复选框。

注意: 有关代理访问的更多信息,请参阅另请参阅部分。

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与所有人共享日历

无论使用的是 Microsoft Exchange、POP3、IMAP 还是 Windows Live Mail 帐户,都可以与能够访问电子邮件或 Internet 的任何人共享日历信息。本节内容:

将日历另存为 iCalendar 文件

将日历发布到 Web 服务器

将日历另存为网页

通过电子邮件发送日历

将日历另存为 iCalendar 文件

  1. 在“日历”中选择一个日历,使其成为视图中的活动日历。

  2. 在“文件”菜单上,单击“另存为”。

  3. 在“文件名”文本框中输入 iCalendar 文件的名称。该名称应该方便你和收件人识别,并且具有意义。

    更多选项”旁边会显示日历名称、日期范围和详细信息级别的摘要。如果对此摘要感到满意,请跳转到步骤 8,否则请继续执行步骤 4。

  4. 单击“更多选项”。

  5. 在“日期范围”列表中选择要包含在 iCalendar 文件中的日历数据量,或单击“指定日期”输入自定义日期范围。

    注意: 如果选择了较大的日期范围或“整个日历”,则可能创建一个较大的 iCalendar 文件。

  6. 在“详细信息”列表中选择要向收件人显示的详细信息量。默认情况下“仅可用性”选项处于选中状态。所有选项都不会包括标记为私密的项目,除非在“高级”选项中更改隐私选项。

  7. (可选)单击“显示”以查看“高级”选项。

    • 包含标记为私密的项目的详细信息    此选项要求“详细信息”设置为“有限详细信息”或“完整详细信息”。将包含私密项目的存在情况,但不会共享进一步的信息。

    • 包含日历项目中的附件    此选项要求“详细信息”设置为“完整详细信息”。将包含日历项目中的所有附件,例如电子表格。

      注意: 这可能会显著增加 iCalendar 文件的大小。

  8. 单击“确定”,然后单击“保存”。

    如果日历中不包含任何项目,将出现一个对话框,你可以通过该对话框取消保存 iCalendar 文件。

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将日历发布到 WebDAV 服务器

可以通过将日历发布到 WebDAV 服务器来发布日历并与他人共享。如果想与他人共享日历和可用性信息,但未使用 Exchange 等软件应用程序,此方法非常有用。

您将日历发布到服务器必须支持万维网分布式创作和版本控制 (WebDAV) 协议。并非所有 Web 服务器都支持 WebDAV。即使您可以使用文件传输协议 (FTP) 或直接保存到一个通用命名约定 (UNC) 路径,如\\server\teamdocuments这不表示 WebDAV 是可用。

WebDAV 是 HTTP 的扩展,使用它可以在 Web 服务器上创建和修改文档。服务器管理员或 Internet 服务提供商 (ISP) 可判断你想使用的服务器是否支持 WebDAV。

  1. 在“日历”的导航窗格中,邮件单击要共享的日历。

  2. 在快捷菜单上,指向“发布到 Internet”,然后单击“发布到 WebDAV 服务器”。

  3. 在“位置”框中键入 WebDAV 服务器和文件夹的位置。

  4. 在“时间跨度”旁边,选择要共享日历的天数。

  5. 在“详细信息”旁边,单击箭头并选择要共享的详细信息量。根据需要选择“只显示我工作时间内的时间”复选框,将共享详细信息限制在 Outlook 中指定的工作时间内。

    日历详细信息

    默认情况下此日历将定期更新。对日历的更改会在下一次手动或自动发送/接收时发布到 WebDAV 服务器。默认情况下,每个发送和接收组的每次发送/接收时间间隔为 30 分钟。如果将自动发送/接收的间隔更改为小于 20 分钟,将以最低 20 分钟的时间间隔向 WebDAV 服务器发送日历更新。

    若要上传此日历并且之后不再提供更新,请单击“高级”,然后单击“单次上载:不再上载更新”。

  6. 单击“确定”。

共享日历之后,导航窗格中的日历图标将发生变化,如下所示。

共享的日历

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将日历另存为网页

可以将日历另存为网页,然后与他人共享。例如,可以将包含重要项目数据的日历发布为公司内部网上的页面,或者将足球队的比赛计划发布为个人网站上的页面。之后可以通过分发其 URL 轻松地让他人查看此日历。

将日历另存为网页时,可以指定日历的开始和结束日期,以及是否包括在约会文本部分中输入的约会详细信息。还可以添加背景。

如果 Internet 服务提供商 (ISP) 为你提供与公众共享文件的网站或位置,你可以将日历作为网页进行共享。

  1. 在“日历”中选择一个日历,使其成为视图中的活动日历。

  2. 在“文件”菜单上,单击“另存为网页”。

  3. 在“持续时间”下的“开始日期”和“结束日期”框中,输入一个日期。单击日历的向下箭头。

    默认值是当月和下个月。

  4. 在“选项”下可以选择包含约会的详细信息,或为创建的网页选取背景图形。

  5. 在“另存为”下的“日历标题”文本框中,键入要作为网页标题显示的名称。

  6. 对于“文件名”,浏览至要保存该网页的位置,然后键入一个文件名。

  7. 默认情况下,单击“保存”后,网页将在 Web 浏览器中打开。如果不希望看到网页,请清除“在浏览器中打开保存的网页”复选框。

  8. 单击“保存”。

    注意: 在某些 Web 浏览器(例如 Microsoft Windows Internet Explorer)中,活动内容会受到阻止,因此页面可能不会按预期显示。如果顶部出现信息栏,请单击该文本,单击“允许阻止的内容”,然后单击“”。

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通过电子邮件发送日历

可以在电子邮件中向任何人发送日历的副本。日历将作为附件包含其中,并且也会在邮件正文中显示。你可以决定包含的日期和详细信息量。

  • 在“日历”的导航窗格中,单击“通过电子邮件中发送日历”。

注意: 如果以最小化视图使用导航窗格,请在导航窗格中单击 按钮图像 ,单击“导航窗格”,右键单击要共享的日历,然后单击“通过电子邮件中发送日历”。

  • 在“日历”列表中,选择要发送的日历。默认情况下,默认“日历”处于选中状态。此 Outlook 日历用于向其他人显示你的空闲/忙碌信息以及接受会议请求的所在位置。

  • 在“日期范围”列表中选择要包含在邮件中的日历数据量,或单击“指定日期”输入自定义日期范围。

注意: 如果选择了较大的日期范围或“整个日历”,则可能创建一个较大的邮件。

  • 在“详细信息”列表中选择要向收件人显示的详细信息量。默认情况下“仅可用性”选项处于选中状态。所有选项都不会包括标记为私密的项目,除非在“高级”选项中更改隐私选项。

    “通过电子邮件发送日历”对话框中的详细信息列表

    1. 可以根据需要选择“只显示我工作时间内的时间”复选框,将邮件中包含的信息限制在工作时间内。若要更改工作时间,请单击“设置工作时间”。

    2. 如需查看高级选项,请单击“显示”。

      • 包含标记为私密的项目的详细信息    此选项要求“详细信息”设置为“有限详细信息”或“完整详细信息”。将包含私密项目的存在情况,但不会共享进一步的信息。

      • 包含日历项目中的附件    此选项要求“详细信息”设置为“完整详细信息”。将包含日历项目中的所有附件,例如电子表格。

      • 电子邮件版式    可以包含你的“每日计划”或“事件列表”。

    3. 单击“确定”。

    4. 在“收件人”框中,输入要向其发送订阅信息的人员的姓名。

    5. 在邮件正文中,输入想要包括的任何信息。

    6. 单击“发送”。

日历将显示邮件正文中供收件人查看。文件扩展名为 .ics 的 iCalendar 附件也可以在许多日历应用程序中打开,包括 Outlook。

使用电子邮件日历功能接收日历的示例

在 Outlook 中收到 .ics 文件附件时,系统会提示收件人打开日历。.ics 日历文件在 Outlook 中会作为新的日历打开。该日历作为 Outlook 日历打开时,收件人可以通过并排视图或重叠视图查看收到的日历。收件人还可以将日历项目从收到的日历拖至其他 Outlook 日历。

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将日历发布到 Office Online

可以通过将 Outlook 日历发布到 Microsoft Office Online 来进行共享。Office Online 是一种共享日历的免费方式,通过它还可以控制谁有权访问日历。此外,即使未使用 Exchange 帐户也可以将日历发布到 Office Online 或在 Office Online 上查看日历。POP3 或 IMAP 电子邮件帐户是最常见的个人或小型企业电子邮件帐户类型,如果使用的是这两种帐户,就非常适合使用 Office Online 来共享日历信息。

  1. 在“日历”的导航窗格中,右键单击要发布的日历。

    注意: 如果以最小化视图使用导航窗格,请在导航窗格中单击“日历”按钮 按钮图像 ,单击“导航窗格”,然后右键单击要发布的日历。

    提示: 如果想要发布默认日历,请单击导航窗格中的“发布我的日历”,然后转到步骤 3。

  2. 在快捷菜单上,指向“发布到 Internet”,然后单击“发布到 Office Online”。

  3. 如果这是你第一次将日历发布到 Office Online,则必须使用 Windows Live ID 帐户注册 Office Online。如果没有免费的 Windows Live ID 帐户,可以创建一个。按照屏幕上的说明进行操作。

  4. 在“时间跨度”旁边,选择要共享日历的天数。

    日期范围屏幕截图

  5. 在“详细信息”旁边,单击箭头并选择要共享的详细信息量。根据需要选择“只显示我工作时间内的时间”复选框,将共享详细信息限制在 Outlook 中指定的工作时间内。

    日历详细信息

  6. 在“权限”旁边,选择只有指定人员能够查看你的日历信息,还是任何使用 Office Online 的人员都可以搜索和查看你的日历信息。

    • 只有受邀请的用户才可查看此日历    如果选择此选项,日历发布到 Office Online 后会打开一封 Outlook 共享电子邮件。可以将共享电子邮件发送给要授予其日历访问权限的每个人。共享邮件中自动包含了指向日历的链接,并且可以根据需要键入邮件内容。

    • 任何人都可以在 Office Online 上查看和搜索此日历     如果选择此选项,任何知道日历链接的人都可以查看日历。他们无需使用 Windows Live ID 帐户即可登录到服务。此外,Office Online 用户可以在搜索日历时查找此日历。

  7. 如果要发布任何人都可以查看和搜索的日历,请在“说明”框中键入日历说明。此信息可帮助其他 Office Online 用户找到你的日历。

    默认情况下此日历将定期更新。对日历的更改会在下一次手动或自动发送/接收时发布到 Office Online。默认情况下,每个“发送和接收”组的每次发送/接收时间间隔为 30 分钟。如果将自动发送/接收的间隔更改为小于 20 分钟,将以最低 20 分钟的时间间隔向 Office Online 发送日历更新。

    若要上传此日历并且之后不再提供更新,请单击“高级”,然后单击“单次上载:不再上载更新”。

  8. 单击“确定”。

共享日历之后,导航窗格中的日历图标将发生变化,如下所示。

共享的日历

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