與其他人共用 Outlook 行事曆

與其他人共用 Outlook 行事曆

您可以利用 Outlook,以數種方式來與其他人共用行事曆資訊。而您可以根據您和收件者能夠存取的伺服器類型,來選擇最適合自己的方式。當另一家公司的人想要排定與您會議的時間,但他們看不到您的 Outlook 行事曆時,您可以傳送行事曆的快照給他們,或是用更好的方式,利用電子郵件訊息邀請他們訂閱您的行事曆。

行事曆共用功能並不受限於建立在所有 Outlook 設定檔中的預設 [行事曆] 資料夾。您可以建立額外的行事曆資料夾,然後選擇其中一個來共用。例如,您可以為特定的專案建立行事曆資料夾,然後與您的同事共用這個資料夾。或者,您可以授與他們權限來修改您行事曆中的活動及約會。

附註: Outlook 中的任何訊息、連絡人或工作都可以標示為私人,讓其他人無法在共用資料夾中看到該項目。

如果您有 Office 365 或其他 Exchange 帳戶,您也可以傳送共用邀請給其他使用者,讓他們可以在自己的行事曆清單檢視您的行事曆。

如果您使用 Office 365,請觀賞以下影片,來了解從 Outlook 或 Outlook Web App 共用您行事曆的相關資訊︰

想要發佈您的 Office 365 行事曆,或以電子郵件傳送行事曆嗎?請觀賞以下影片:

本文內容

在電子郵件中共用您的行事曆

與組織內部或外部人員共用您的 Office 365,或其他 Exchange 行事曆

與組織內部人員共用您的行事曆

與組織外部人員共用您的行事曆

在您與其他人共用您的行事曆之後,變更他們的權限

將行事曆發佈到網頁以共用行事曆

在電子郵件中共用您的行事曆

  1. 按一下 [行事曆]。

    [行事曆] 命令

  2. 按一下 [常用] > [以電子郵件傳送行事曆]。

    在 [常用] 索引標籤上,按一下 [以電子郵件傳送行事曆]。

  3. 在 [行事曆] 和 [日期範圍] 方塊中,挑選您要共用的行事曆和時段。例如,只選擇 [今天],或者選擇 [今後 7 日]。

    在 [行事曆] 和 [日期範圍] 方塊中,挑選您要的選項

  4. 設定您要的其他任何選項,然後按一下 [確定]。

  5. 在隨後開啟的新電子郵件的 [收件者] 欄位中,加上您指定的收件者,然後按一下 [傳送]。

您傳送行事曆的對象,會在訊息中看到行事曆的快照。

在電子郵件中共用的行事曆範例

訊息也會附加 iCalendar (.ics) 檔案,讓收件者可以在 Outlook 或其他行事曆程式中開啟。當收件者按一下 iCalendar 檔案時,Outlook 會把該檔案顯示為新的行事曆,讓收件者可以把該行事曆與自己的行事曆並排檢視。收件者可以在兩個行事曆之間拖曳約會或會議,找出雙方都適合的時間。

與組織內部或外部人員共用您的 Office 365,或其他 Exchange 行事曆

如果您有 Office 365 或其他 Microsoft Exchange 電子郵件帳戶,且您想要與組織內部或外部人員共用行事曆,您可以授與他們權限來檢視您的行事曆。

與組織內部人員共用您的行事曆

  1. 按一下 [行事曆]。

    [行事曆] 命令

  2. 按一下 [常用] > [共用行事曆]。

    Outlook 2013 [常用] 索引標籤中的 [共用行事曆] 按鈕

  3. 在隨後開啟的電子郵件中,於 [收件者] 方塊中輸入您要共用行事曆的組織內部人員名稱。然後在 [詳細資料] 中,指定您想要與組織內部人員共用的詳細資料層級,並按一下 [傳送]。

    共用內部信箱的邀請 - [收件者] 方塊和 [詳細資料] 設定

  4. 貴組織的內部人員會透過電子郵件收到共用邀請,然後按一下 [開啟此行事曆]。

    在收到的行事曆共用邀請上開啟此 [行事曆] 按鈕

共用的行事曆會隨即顯示在該人員的行事曆清單中。

與組織外部人員共用您的行事曆

  1. 按一下 [行事曆]。

    [行事曆] 命令

  2. 按一下 [常用] > [共用行事曆]。

    Outlook 2013 [常用] 索引標籤中的 [共用行事曆] 按鈕

  3. 在隨後開啟的電子郵件中,於 [收件者] 方塊中輸入您要共用行事曆的組織外部人員電子郵件地址。然後在 [詳細資料] 中,指定您想要與組織外部人員共用的詳細資料層級,並按一下 [傳送]。

    共用外部信箱的邀請 - [收件者] 方塊和 [詳細資料] 設定

    如果您在嘗試傳送共用邀請時看到下列錯誤,代表您嘗試共用的詳細資料量,已經超出貴組織設定所支援的數量。若發生此情況,請在 [詳細資料] 下方,選擇共用不同層級的詳細資料。只有貴組織的系統管理員,可以變更組織的共用原則設定。如需詳細資料,請參閱本節的結尾。

    錯誤訊息 - 原則不允許授與權限

  4. 貴組織的內部人員會透過電子郵件收到共用邀請,然後按一下 [開啟此行事曆]。

    在收到的行事曆共用邀請上開啟此 [行事曆] 按鈕

  5. 共用的行事曆會隨即顯示在該人員的行事曆清單中。

如果您在嘗試共用貴組織的共用原則設定所支援的詳細資料量時,收到錯誤訊息,請與管理您電子郵件帳戶的人員連絡。

在您與其他人共用您的行事曆之後,變更他們的權限

您可以變更行事曆的共用權限。

  1. 按一下 [行事曆]。

    [行事曆] 命令

  2. 按一下 [常用] > [行事曆權限]。

    Outlook 2013 [常用] 索引標籤中的 [行事曆權限] 按鈕

  3. 在 [權限] 索引標籤上,變更行事曆的共用權限。

    Outlook 2013 中的 [行事曆共用權限] 索引標籤

  4. 按一下 [確定]。

將行事曆發佈到網頁以共用行事曆

如果您有權存取支援全球資訊網分散式撰寫及版本處理 (WebDAV) 通訊協定的網頁伺服器,則可以將您的行事曆發佈到該處。

附註: 不確定您的伺服器是否支援 WebDAV 嗎?您的伺服器系統管理員或網際網路服務提供者 (ISP) 應會告訴您。

  1. 按一下 [行事曆]。

    [行事曆] 命令

  2. 按一下 [常用] > [線上發佈] > [發佈至 WebDAV 伺服器]。

    附註: 

    • 如果您的電子郵件帳戶是使用 Exchange,您會看到 [發佈此行事曆],而不是 [發佈至 WebDAV 伺服器] 的選項。這樣您就可以將行事曆直接發佈到 Exchange Server 了。在隨後開啟的視窗中,選取您要的發佈選項,然後按一下 [開始發佈]。

    • 若使用 Office 365,您仍然可以將行事曆發佈至 WebDAV 伺服器,但必須先從共用原則中移除 {Anonymous:CalendarSharingFreeBusySimple}。不過,這會讓您未來無法再發佈行事曆至 Exchange。 

  3. 在 [位置] 方塊中,輸入 WebDAV 伺服器的位置,再選取其他任何您要的發佈選項,然後按一下 [確定]。

另請參閱

在 Outlook Web App 中共享行事曆

您可以利用 Outlook 2010,以三種方式來與他人共用行事曆資訊。

  • 透過電子郵件

  • 使用 Microsoft Exchange Server 帳戶

  • 在線上發佈行事曆

您想要做什麼?

透過電子郵件共用行事曆

使用 Microsoft Exchange Server 帳戶共用行事曆

經由線上發佈來共用行事曆

透過電子郵件共用行事曆

透過電子郵件共用的行事曆會以電子郵件附件的方式送達收件者的收件匣,郵件內文中也會有行事曆快照。您可以先編輯行事曆快照,再傳送行事曆。例如,您可以變更字型,或醒目標示日期或約會。

使用電子郵件傳送行事曆:

  1. 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [共用] 群組中的 [以電子郵件傳送行事曆]。

  2. 在 [行事曆] 方塊中,按一下您要傳送的行事曆。

  3. 在 [日期範圍] 方塊中,按一下您要行事曆顯示的時間區段。

  4. 輸入或選取您所要的其他任何選項,然後按一下 [確定]。

經由電子郵件收到行事曆的 Outlook 2010 使用者,可以選擇在 Outlook 中開啟行事曆快照。這樣就能夠以並排模式或行事曆重疊模式來顯示該行事曆快照及收件者的目前行事曆。

使用 Microsoft Exchange Server 帳戶共用行事曆

Microsoft Exchange Server 可讓您與其他擁有 Exchange 帳戶的人員共用行事曆。只有您授與權限的人才能檢視您的行事曆。如果您想要開啟之行事曆的擁有者並沒有授與您檢視該行事曆的權限,Outlook 會提示您向該擁有者要求所需的權限。

在您第一次存取共用行事曆後,該行事曆就會新增到功能窗格中的瀏覽窗格清單中,下次想要檢視該行事曆時,就可以在這裡存取。

若要與其他 Exchange 使用者共用行事曆:

  1. 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [共用] 群組中的 [共用行事曆]。

  2. 在出現的 [共用邀請] 中,於 [收件者] 方塊中輸入您要共用行事曆的人。

  3. 如同傳送電子郵件時一樣,輸入或選取您所要的其他任何選項。

收件者會看見有關您已共用行事曆的電子郵件通知。您也可以要求收件人與您共用他們的 Exchange 行事曆。

提示: 如果想要共用您所建立的非預設行事曆,請在瀏覽窗格中,以滑鼠右鍵按一下該行事曆名稱,然後按一下 [共用行事曆名稱]。

經由線上發佈來共用行事曆

您可以將預設的 Outlook 2010 行事曆發佈至網際網路,讓更多人查看您的行事曆。發佈者及使用者並不需要使用 Exchange 帳戶,就可以發佈網際網路行事曆。

  • 發佈到 Outlook.com   :您可以將 Outlook 行事曆發佈到 Outlook.com 上,來與其他人共用。

若要在 Outlook.com 上共用您的 Outlook 行事曆,請先將它儲存為 iCalendar (.ics 檔案),再將其匯入 Outlook.com,接著與需要的人員共用。

將行事曆儲存為 .ics 檔案的方法是在 Outlook 中選取行事曆,然後按一下 [檔案] > [儲存行事曆],再選擇 [iCalendar 格式] 檔案類型。

您沒有 Outlook.com 帳戶嗎?請前往 Outlook.com 來了解如何建立帳戶。

  • 發佈到 WebDAV 伺服器   :如果您可以存取支援全球資訊網分散式撰寫及版本處理 (WebDAV) 通訊協定的網頁伺服器,則可以選擇將行事曆改發佈至該伺服器。

請在預設的行事曆中,於 [常用] 索引標籤上按一下 [共用] 群組中的 [線上發佈],然後按一下 [發佈至 WebDAV 伺服器]。如需詳細資訊,請參閱在 WebDAV 伺服器上發佈行事曆

您的網際網路服務提供者 (ISP) 可能會提供能讓您把行事曆發佈成網頁的功能和工具。請與您的 ISP 連絡,確認您是否可以使用該功能。

另請參閱

開啟其他人的 Exchange 行事曆

讓其他人能管理您的郵件和行事曆

建立、檢視或刪除行事曆群組

管理其他人的郵件和行事曆項目

您可以共用行事曆快照,也就是您行事曆的一次性複本,而且不會更新;或是共用可透過發佈到網站來更新的行事曆,但該網站必須支援 WebDAV 通訊協定。

您想要做什麼?

與其他 Exchange 使用者共用您的行事曆

您必須使用 Microsoft Exchange Server 2000、Exchange Server 2003 或 Exchange Server 2007 帳戶,才能使用這項功能。因為大多數的家用及個人帳戶並無法使用 Microsoft Exchange。 如需 Microsoft Exchange 帳戶,以及如何判斷您的帳戶是連線到哪個版本的 Exchange 詳細資訊,請瀏覽 [另請參閱] 小節中的連結。

本節內容

如需關於如何要求存取其他人共用行事曆的資訊,請參閱開啟其他人的 Exchange 行事曆

與特定人員共用您的預設行事曆資料夾

在 Outlook 中,每個 Outlook 設定檔都建立了預設的 [行事曆] 資料夾,這個資料夾是無法重新命名或刪除的。

  • 在 [行事曆] 中,按一下瀏覽窗格中的 [共用我的行事曆]。

    附註: 如果您使用的是 [最小化] 檢視的瀏覽窗格,請按一下瀏覽窗格中的 按鈕影像 ,按一下 [瀏覽窗格],然後按一下 [共用我的行事曆]。

    [行事曆共用] 對話方塊

    1. 輸入您想要授與您行事曆檢視權限之人員的名稱。

    2. 輸入您電子郵件訊息的主旨。

    3. 按一下這個核取方塊,來授與收件者您行事曆的檢視權限。

    4. 按一下這個核取方塊,來指明您想要求收件者與您共用對方的行事曆。這個步驟可以省略。

  • 在 [收件者] 方塊中,輸入共用邀請的收件者名稱。

  • 在 [主旨] 方塊中,輸入電子郵件訊息的主旨。

  • 此外,您可以要求取得收件者預設 [行事曆] 資料夾的檢視權限,只要選取 [要求權限以檢視收件者的行事曆] 核取方塊即可。

    附註: 如果您要求存取預設 [行事曆] 資料夾以外的資料夾,您必須傳送電子郵件訊息,要求取得該特定資料夾的存取權限。這裡提供的方法,只能用來要求取得收件者預設 [行事曆] 資料夾的存取權限。

  • 在郵件內文中,輸入您想要加入的任何資訊。

  • 按一下 [傳送]。

  • 檢閱確認對話方塊;如果對話方塊上的資訊正確,請按一下 [確定]。

頁面頂端

與每個人共用您的預設行事曆資料夾

在 Outlook 中,每個 Outlook 設定檔都建立了預設的 [行事曆] 資料夾,這個資料夾是無法重新命名或刪除的。

  1. 在 [行事曆] 的瀏覽窗格中,以滑鼠右鍵按一下預設 [行事曆] 資料夾。

    它通常在 [我的行事曆] 下方,並顯示為 [行事曆]。

    附註: 如果您使用的是 [最小化] 檢視的瀏覽窗格,請按一下瀏覽窗格中的 按鈕影像 ,按一下 [瀏覽窗格],然後以滑鼠右鍵按一下您想要共用的行事曆,再按一下 [共用行事曆名稱]。

    它通常在 [我的行事曆] 下方,並顯示為 [行事曆]。

  2. 按一下 [變更共用權限]。

  3. 在 [權限] 索引標籤的 [名稱] 方塊中,按一下 [預設]。

  4. 在 [權限] 底下的 [權限等級] 清單中,按一下權限等級。

    如需權限等級的描述,請按一下這裡

    使用此權限等級 (或角色)

    可以

    擁有者

    建立、讀取、修改及刪除所有項目和檔案,以及建立子資料夾。身為資料夾擁有者,您可以變更其他人對於該資料夾的權限等級。(不適用於代理人。)

    發佈編輯者

    建立、讀取、修改及刪除所有項目和檔案,以及建立子資料夾。(不適用於代理人。)

    編輯者

    建立、讀取、修改及刪除所有項目和檔案。

    發行作者

    建立及讀取項目和檔案、建立子資料夾,以及修改及刪除您建立的項目和檔案。(不適用於代理人。)

    作者

    建立及讀取項目和檔案,以及修改及刪除您建立的項目和檔案。

    參與者

    僅限建立項目和檔案。不會顯示資料夾的內容。(不適用於代理人。)

    檢閱者

    僅限讀取項目和檔案。

    自訂

    執行資料夾擁有者所定義的活動。(不適用於代理人。)

    您沒有權限,也無法開啟資料夾。

    您可以從 [權限] 底下選取適當的核取方塊和選項,建立自訂權限。

頁面頂端

與特定人員共用您的自訂行事曆資料夾

在 Outlook 中,每個 Outlook 設定檔都建立了預設的 [行事曆] 資料夾,這個資料夾是無法重新命名或刪除的。您可以建立額外的行事曆資料夾,而這些資料夾是可以重新命名或刪除的。本節包含如何共用您建立之行事曆資料夾的指示。

  1. 在 [行事曆] 的瀏覽窗格中,以滑鼠右鍵按一下您要共用的行事曆資料夾。

    附註: 如果您使用的是 [最小化] 檢視的瀏覽窗格,請按一下瀏覽窗格中的 按鈕影像 ,按一下 [瀏覽窗格],然後以滑鼠右鍵按一下您想要共用的行事曆,再按一下 [共用行事曆名稱]。

  2. 按一下 [共用資料夾名稱]。

  3. 在共用邀請的 [收件者] 方塊中,輸入的收件者的名稱。

  4. 您也可以變更 [主旨]。

  5. 此外,如果您要授與收件者變更您行事曆項目的權限,請選取 [收件者可在此行事曆中新增、編輯與刪除項目] 核取方塊。

  6. 在郵件內文中,輸入您想要加入的任何資訊。

  7. 按一下 [傳送]。

  8. 檢閱確認對話方塊;如果對話方塊上的資訊正確,請按一下 [確定]。

頁面頂端

與每個人共用您的自訂行事曆資料夾

在 Outlook 中,每個 Outlook 設定檔都建立了預設的 [行事曆] 資料夾,這個資料夾是無法重新命名或刪除的。您可以建立額外的行事曆資料夾,而這些資料夾是可以重新命名或刪除的。本節包含如何共用您建立之行事曆資料夾的指示。

  1. 在 [行事曆] 的瀏覽窗格中,以滑鼠右鍵按一下您要共用的行事曆資料夾。

    附註: 如果您使用的是 [最小化] 檢視的瀏覽窗格,請按一下瀏覽窗格中的 按鈕影像 ,按一下 [瀏覽窗格],然後以滑鼠右鍵按一下您想要共用的行事曆,再按一下 [共用行事曆名稱]。

  2. 按一下 [變更共用權限]。

  3. 在 [權限] 索引標籤的 [名稱] 方塊中,按一下 [預設]。

  4. 在 [權限] 底下的 [權限等級] 清單中,按一下權限等級。

    如需權限等級的描述,請按一下這裡

    使用此權限等級 (或角色)

    可以

    擁有者

    建立、讀取、修改及刪除所有項目和檔案,以及建立子資料夾。身為資料夾擁有者,您可以變更其他人對於該資料夾的權限等級。(不適用於代理人。)

    發佈編輯者

    建立、讀取、修改及刪除所有項目和檔案,以及建立子資料夾。(不適用於代理人。)

    編輯者

    建立、讀取、修改及刪除所有項目和檔案。

    發行作者

    建立及讀取項目和檔案、建立子資料夾,以及修改及刪除您建立的項目和檔案。(不適用於代理人。)

    作者

    建立及讀取項目和檔案,以及修改及刪除您建立的項目和檔案。

    參與者

    僅限建立項目和檔案。不會顯示資料夾的內容。(不適用於代理人。)

    檢閱者

    僅限讀取項目和檔案。

    自訂

    執行資料夾擁有者所定義的活動。(不適用於代理人。)

    您沒有權限,也無法開啟資料夾。

    您可以從 [權限] 底下選取適當的核取方塊和選項,建立自訂權限。

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撤銷或變更其他人存取您行事曆資料夾的權限

您隨時可以變更或撤銷某個使用者對您行事曆資料夾的存取權限。

  1. 在 [行事曆] 的瀏覽窗格中,以滑鼠右鍵按一下您要變更權限的行事曆資料夾。

    附註: 如果您使用的是 [最小化] 檢視的瀏覽窗格,請按一下瀏覽窗格中的 按鈕影像 ,按一下 [瀏覽窗格],然後以滑鼠右鍵按一下您想要變更權限的行事曆,然後按一下 [變更共用權限]。

  2. 執行下列其中一項操作:

    • 撤銷或變更每個人的存取權限   

      1. 在 [權限] 索引標籤的 [名稱] 方塊中,按一下 [預設]。

      2. 在 [權限] 底下的 [權限等級] 清單中,按一下 [無] 撤銷權限,或按一下任何其他選項以變更權限。

        如需權限等級的描述,請按一下這裡

        使用此權限等級 (或角色)

        可以

        擁有者

        建立、讀取、修改及刪除所有項目和檔案,以及建立子資料夾。身為資料夾擁有者,您可以變更其他人對於該資料夾的權限等級。(不適用於代理人。)

        發佈編輯者

        建立、讀取、修改及刪除所有項目和檔案,以及建立子資料夾。(不適用於代理人。)

        編輯者

        建立、讀取、修改及刪除所有項目和檔案。

        發行作者

        建立及讀取項目和檔案、建立子資料夾,以及修改及刪除您建立的項目和檔案。(不適用於代理人。)

        作者

        建立及讀取項目和檔案,以及修改及刪除您建立的項目和檔案。

        參與者

        僅限建立項目和檔案。不會顯示資料夾的內容。(不適用於代理人。)

        檢閱者

        僅限讀取項目和檔案。

        自訂

        執行資料夾擁有者所定義的活動。(不適用於代理人。)

        您沒有權限,也無法開啟資料夾。

        您可以從 [權限] 底下選取適當的核取方塊和選項,建立自訂權限。

    • 撤銷或變更某個人的存取權限   

      1. 在 [權限] 索引標籤的 [名稱] 方塊中,按一下您想要變更存取權限的人員名稱。

      2. 在 [權限] 底下的 [權限等級] 清單中,按一下 [無] 撤銷權限,或按一下任何其他選項以變更權限。

        如需權限等級的描述,請按一下這裡

        使用此權限等級 (或角色)

        可以

        擁有者

        建立、讀取、修改及刪除所有項目和檔案,以及建立子資料夾。身為資料夾擁有者,您可以變更其他人對於該資料夾的權限等級。(不適用於代理人。)

        發佈編輯者

        建立、讀取、修改及刪除所有項目和檔案,以及建立子資料夾。(不適用於代理人。)

        編輯者

        建立、讀取、修改及刪除所有項目和檔案。

        發行作者

        建立及讀取項目和檔案、建立子資料夾,以及修改及刪除您建立的項目和檔案。(不適用於代理人。)

        作者

        建立及讀取項目和檔案,以及修改及刪除您建立的項目和檔案。

        參與者

        僅限建立項目和檔案。不會顯示資料夾的內容。(不適用於代理人。)

        檢閱者

        僅限讀取項目和檔案。

        自訂

        執行資料夾擁有者所定義的活動。(不適用於代理人。)

        您沒有權限,也無法開啟資料夾。

        您可以從 [權限] 底下選取適當的核取方塊和選項,建立自訂權限。

      3. 針對您要修改存取權限的每個人重複步驟 2。

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使用代理人存取功能來共用行事曆

就跟請助理來協助您管理收到的紙本郵件類似,您可以使用 Microsoft Outlook,讓另一位人員 (稱為代理人) 代表您來接收及回應會議要求,或傳送電子郵件訊息。您也可以授與額外的權限,讓代理人可以讀取、建立,或完全控制您 Exchange 信箱中的項目。

與僅共用您的 Outlook 資料夾相較之下,代理人存取是比較進階的功能。如果您想要授與額外的權限,例如允許代理人代表您建立電子郵件訊息或回應會議邀請,您就必須使用代理人存取功能。

附註: 

  • 身為管理員,您必須讓郵件傳遞到 Exchange 伺服器的信箱中,而非傳遞到您電腦上的個人資料夾檔案 (.pst)。

  • 您和代理人必須使用相同版本的 Office Outlook。

  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [選項],然後按一下 [代理人] 索引標籤。

  2. 按一下 [新增]。

  3. 在 [鍵入名稱或從名單中選取] 方塊中,輸入您要授與權限的代理人名稱。

    若要同時新增數個代理人,請按住 CTRL 鍵,然後按一下他們在 [名稱] 清單中的名稱。您選取的權限將會套用到所有代理人上。

  4. 依序按一下 [新增] 及 [確定],然後針對您要讓代理人能夠存取的每個 Outlook 資料夾,按一下權限類型。

  5. 如果您要讓代理人能夠看到您標示為私人的項目,請選取 [代理人可查看我的私人項目] 核取方塊。

附註: 如需代理人存取功能的詳細資訊,請參閱<另請參閱>一節。

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與任何人共用行事曆

無論您使用的是 Microsoft Exchange、POP3、IMAP 或 Windows Live Mail 帳戶,您都可以與任何能夠存取電子郵件或網際網路的人員共用行事曆資訊。本節內容:

將行事曆儲存成 iCalendar 檔案

將行事曆發佈至 Web 伺服器

將行事曆儲存成網頁

透過電子郵件來傳送行事曆

將行事曆儲存成 iCalendar 檔案

  1. 在 [行事曆] 中,選取行事曆來讓它於檢視中成為使用中的行事曆。

  2. 按一下 [檔案] 功能表上的 [另存新檔]。

  3. 在 [檔案名稱] 文字方塊中,輸入 iCalendar 檔案的名稱。這個名稱對您及收件者來說,都必須是易於辨識且有意義的名稱。

    您會在 [其他選項] 旁看到包含行事曆名稱、日期範圍及詳細資料層級的摘要。如果摘要沒有問題,請跳到步驟 8,否則請繼續執行步驟 4。

  4. 按一下 [其他選項]。

  5. 在 [日期範圍] 清單選擇您要納入 iCalendar 檔案的行事曆資料量,或按一下 [指定日期] 來輸入自訂的日期範圍。

    附註: 如果您選擇較長的日期範圍,或是選取 [整個行事曆],您建立的 iCalendar 檔案大小可能會較大。

  6. 在 [詳細資料] 清單中,選擇您要讓收件者看到的詳細資料量。根據預設,系統會選取 [僅可與會時間] 選項。但所有選項都不包含您標示為私人項目的檔案,除非您在 [進階] 選項中變更隱私選項。

  7. 您也可以按一下 [顯示] 來查看 [進階] 選項。

    • 包含標示為私人的項目詳細資料    :這個選項需要您將 [詳細資料] 設定為 [有限的詳細資料] 或 [完整詳細資料]。檔案會包含私人項目存在的證據,但不會共用進一步的資訊。

    • 在行事曆項目內包含附件    :這個選項需要您將 [詳細資料] 設定為 [完整詳細資料]。檔案會包含行事曆項目上的所有附件,例如試算表。

      附註: 這可能會大幅增加 iCalendar 檔案的大小。

  8. 按一下 [確定],然後按一下 [儲存]。

    如果您的行事曆沒有包含任何項目,畫面會出現對話方塊,提供您取消儲存 iCalendar 檔案的機會。

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將行事曆發佈至 WebDAV 伺服器

您可以透過將行事曆發佈至 WebDAV 伺服器,來發佈並與其他人共用您的行事曆。當您想要與其他人共用行事曆並顯示狀態資訊,但您沒有使用軟體應用程式 (例如 Exchange) 時,這個方法就很實用。

您要用來發佈行事曆的伺服器,必須支援全球資訊網分散式撰寫及版本處理 (WebDAV) 通訊協定。並非所有的網頁伺服器都支援 WebDAV。即使您可以使用檔案傳輸通訊協定 (FTP),或直接儲存到通用命名慣例 (UNC) 路徑 (例如 \\server\teamdocuments),也不代表有提供 WebDAV。

WebDAV 是 HTTP 的擴充功能,可讓您建立及修改 Web 伺服器上的文件。您的伺服器系統管理員或網際網路服務提供者 (ISP) 可以告訴您,您想要使用的伺服器是否支援 WebDAV。

  1. 在 [行事曆] 的瀏覽窗格中,以滑鼠右鍵按一下您要共用的行事曆。

  2. 指向捷徑功能表上的 [發佈至網際網路],然後按一下 [發佈至 WebDAV 伺服器]。

  3. 在 [位置] 方塊中,輸入 WebDAV 伺服器及資料夾的位置。

  4. 在 [時間範圍] 旁選取您想要共用行事曆的天數。

  5. 按一下 [詳細資料] 旁的箭號,並選擇您要共用的詳細資料量。如有需要,請選取 [只顯示我的工作時間內的時間] 核取方塊,以便只共用您在 Outlook 所指定的工作時間內的詳細資料。

    行事曆詳細資料

    根據預設,這個行事曆會定期更新。您對行事曆所做的變更,會在下一次手動或自動傳送/接收時發佈至 WebDAV 伺服器。根據預設,每個傳送/接收群組的傳送/接收間隔時間為 30 分鐘。如果您把自動傳送/接收的時間間隔變更為少於 20 分鐘,系統會以最小時間間隔 20 分鐘來將行事曆的更新傳送到 WebDAV 伺服器。

    若要上傳該行事曆,但永遠不提供更新,請按一下 [進階],然後按一下 [單次上載: 不會上載更新]。

  6. 按一下 [確定]。

當您共用行事曆之後,瀏覽窗格中的行事曆圖示將會變更,如下所示。

共用行事曆

頁面頂端

將行事曆儲存成網頁

您可以將行事曆儲存成網頁,然後與其他人共用該網頁。例如,您可能會把有重要專案日期的行事曆張貼成公司內部網路上的網頁,或是把您足球隊的比賽排程張貼成您個人網站上的網頁。然後您只要散佈該網頁的 URL,就能輕鬆地請其他人去參考行事曆。

當您將行事曆儲存成網頁時,您可以指定行事曆的開始與結束日期,以及是否要包含已輸入到約會之文字區段中的約會詳細資料。您還可以新增背景。

如果您的網際網路服務提供者 (ISP) 提供您網站或位置,讓您可以與所有人共用檔案,您就能以網頁的形式來共用自己的行事曆。

  1. 在 [行事曆] 中,選取行事曆來讓它於檢視中成為使用中的行事曆。

  2. 按一下 [檔案] 功能表上的 [另存成網頁]。

  3. 在 [期間] 下方的 [開始日期] 與 [結束日期] 方塊中輸入日期。按一下向下箭號就能開啟月曆。

    預設顯示的是當月及下一個月的月曆。

  4. 您可以在 [選項] 下方,選擇要包含的約會詳細資料,或是挑選您要建立之網頁的背景圖形。

  5. 在 [另存新檔] 下方的 [行事曆標題] 文字方塊中,輸入您要顯示為網頁標題的名稱。

  6. 至於 [檔案名稱],請瀏覽至您要儲存網頁的位置,然後輸入檔案名稱。

  7. 根據預設,在您按一下 [儲存] 之後,該網頁就會在您的網頁瀏覽器中開啟。如果您不想看到該網頁,請取消選取 [在瀏覽器中開啟已儲存的網頁] 核取方塊。

  8. 按一下 [儲存]。

    附註: 在某些網頁瀏覽器 (例如 Microsoft Windows Internet Explorer) 中,該網頁可能不會以它應有的方式顯示,因為其中的主動式內容遭到封鎖。如果您查看網頁頂端的資料列,請按一下文字、按一下 [允許被封鎖的內容],然後按一下 [是]。

頁面頂端

透過電子郵件來傳送行事曆

您可以透過電子郵件訊息,把行事曆的複本傳送給任何人。行事曆會包含於電子郵件的附件中,也會顯示在郵件內文中。您可以決定要包含哪些日期及詳細資料量。

  • 在 [行事曆] 的瀏覽窗格中,按一下 [透過電子郵件傳送行事曆]。

附註: 如果您使用的是 [最小化] 檢視的瀏覽窗格,請按一下瀏覽窗格中的 按鈕影像 ,按一下 [瀏覽窗格],然後以滑鼠右鍵按一下您想要共用的行事曆,再按一下 [透過電子郵件傳送行事曆]。

  • 在 [行事曆] 清單中,選擇您要傳送的行事曆。根據預設,系統會選擇預設的 [行事曆]。這就是系統會用來向其他人顯示您的空閒/忙碌資訊,以及接受會議邀請的 Outlook 行事曆。

  • 在 [日期範圍] 清單選擇您要納入訊息的行事曆資料量,或按一下 [指定日期] 來輸入自訂的日期範圍。

附註: 如果您選擇較長的日期範圍,或是選取 [整個行事曆],您建立的訊息大小可能會較大。

  • 在 [詳細資料] 清單中,選擇您要讓收件者看到的詳細資料量。根據預設,系統會選取 [僅可與會時間] 選項。但所有選項都不包含您標示為私人項目的檔案,除非您在 [進階] 選項中變更隱私選項。

    [使用電子郵件傳送行事曆] 對話方塊中列出的詳細資料

    1. 您也可以只把您工作時間內的資訊包含在訊息中,方法是選取 [只顯示我的工作時間內的時間] 核取方塊。若要變更您的工作時間,請按一下 [設定工作時間]。

    2. 或者,若要查看進階選項,請按一下 [顯示]。

      • 包含標示為私人的項目詳細資料   :這個選項需要您將 [詳細資料] 設定為 [有限的詳細資料] 或 [完整詳細資料]。檔案會包含私人項目存在的證據,但不會共用進一步的資訊。

      • 在行事曆項目內包含附件   :這個選項需要您將 [詳細資料] 設定為 [完整詳細資料]。檔案會包含行事曆項目上的所有附件,例如試算表。

      • 電子郵件版面配置   :您可以納入自己的 [每日排程] 或 [事件清單]。

    3. 按一下 [確定]。

    4. 在 [收件者] 方塊中,輸入您要傳送訂閱資訊的人員名稱。

    5. 在郵件內文中,輸入您想要加入的任何資訊。

    6. 按一下 [傳送]。

收件者會在郵件內文中看到行事曆。副檔名為 .ics 的 iCalendar 檔案附件也可以在許多行事曆程式 (包括 Outlook) 中開啟。

使用電子郵件行事曆功能接收行事曆的範例

當收件者透過 Outlook 收到 .ics 檔案附件時,系統會提示收件者開啟行事曆。而 .ics 行事曆檔案將會在 Outlook 中開啟為新的行事曆。開啟為 Outlook 行事曆之後,收件者就能在並排或重疊檢視中查看自己收到的行事曆。收件者也可以把收到的行事曆中的項目,拖曳到另一個 Outlook 行事曆中。

頁面頂端

將行事曆發佈到 Office Online

您可以透過將 Outlook 行事曆發佈到 Microsoft Office Online,來共用您的 Outlook 行事曆。Office Online 提供免費的方式來共用行事曆,還能讓您控制哪些人才有該行事曆的存取權限。此外,即使您沒有使用 Exchange 帳戶,您也可以發佈或檢視 Office Online 上的行事曆。如果您使用 POP3 或 IMAP 電子郵件帳戶 (最常見的個人或小型企業電子郵件帳戶類型),Office Online 就是您共用行事曆資訊的絕佳方式。

  1. 在 [行事曆] 的 [瀏覽窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要發佈的行事曆。

    附註: 如果您使用的是 [最小化] 檢視的瀏覽窗格,請按一下 [瀏覽窗格] 中的 [行事曆] 按鈕 按鈕影像 ,按一下 [瀏覽窗格],然後以滑鼠右鍵按一下您想要發佈的行事曆。

    提示: 如果您要發佈自己的預設行事曆,請按一下 [瀏覽窗格] 中的 [發佈我的行事曆],然後繼續執行步驟 3。

  2. 指向捷徑功能表上的 [發佈至網際網路],然後按一下 [發佈到 Office Online]。

  3. 如果這是您第一次將行事曆發佈到 Office Online,您必須使用 Windows Live ID 帳戶來註冊 Office Online。如果您還沒有免費的 Windows Live ID 帳戶,您可以建立一個帳戶。請依照畫面上的指示進行。

  4. 在 [時間範圍] 旁選取您想要共用行事曆的天數。

    日期範圍的螢幕擷取畫面

  5. 按一下 [詳細資料] 旁的箭號,並選擇您要共用的詳細資料量。如有需要,請選取 [只顯示我的工作時間內的時間] 核取方塊,以便只共用您在 Outlook 所指定的工作時間內的詳細資料。

    行事曆詳細資料

  6. 在 [權限] 旁選擇您的行事曆資訊是否只能讓特定人員檢視,或可以讓任何使用 Office Online 的人員來搜尋及檢視。

    • 只有受邀請的使用者可以檢視此行事曆    :如果您按一下此選項,在行事曆發佈到 Office online 之後,Outlook 共用電子郵件訊息會隨即開啟。您可以把共用電子郵件訊息傳送給您要授與行事曆檢視權限的每個人員。共用電子郵件訊息會自動包含行事曆的連結;如有需要,您也可以輸入訊息。

    • 任何人都可以在 Office Online 檢視及搜尋此行事曆    :如果您按一下此選項,任何知道您行事曆連結的人員都可以檢視該行事曆,且無需使用 Windows Live ID 帳戶來登入服務。此外,Office Online 的使用者在搜尋行事曆時,可以找到這個行事曆。

  7. 如果您要發佈任何人都能檢視及搜尋的行事曆,請在 [描述] 方塊中輸入您行事曆的描述。這項資訊可協助其他 Office Online 的使用者找到您的行事曆。

    根據預設,這個行事曆會定期更新。您對行事曆所做的變更,會在下一次手動或自動傳送/接收時發佈到 Office Online。根據預設,每個 [傳送/接收] 群組的傳送/接收間隔時間為 30 分鐘。如果您把自動傳送/接收的時間間隔變更為少於 20 分鐘,系統會以最小時間間隔 20 分鐘來將行事曆的更新傳送到 Office Online。

    若要上傳該行事曆,但永遠不提供更新,請按一下 [進階],然後按一下 [單次上載: 不會上載更新]。

  8. 按一下 [確定]。

當您共用行事曆之後,瀏覽窗格中的行事曆圖示將會變更,如下所示。

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