Kiểu Dữ liệu Số (bao gồm Số Lớn) và Tiền tệ trong Access có nhiều định dạng khác nhau để giúp đáp ứng hoàn cảnh đặc biệt của bạn. Với định dạng số và tiền tệ, bạn có ba lựa chọn: giữ các định dạng mặc định, áp dụng định dạng được xác định trước hoặc tạo một định dạng tùy chỉnh. Khi bạn áp dụng định dạng cho một trường bảng, cùng một định dạng đó sẽ tự động được áp dụng cho bất kỳ điều khiển biểu mẫu hoặc báo cáo nào mà sau đó bạn liên kết với trường bảng đó. Định dạng chỉ thay đổi cách hiển thị dữ liệu và không ảnh hưởng đến cách dữ liệu được lưu trữ hoặc cách người dùng nhập dữ liệu.
Trong bài viết này
Tổng quan về định dạng số và tiền tệ
Để tạo định dạng tùy chỉnh, bạn sẽ nhập các ký tự khác nhau trong thuộc tính Định dạng của trường bảng. Ký tự có thể là chỗ dành sẵn (ví dụ như 0 và #), dấu tách (ví dụ như dấu chấm và dấu phẩy), ký tự chữ và màu dựa trên cách bạn muốn định dạng như thế nào. Chỉ cần nhớ rằng Access tự động áp dụng bất kỳ định dạng tùy chỉnh nào bạn dùng trong trường bảng, vào điều khiển trong biểu mẫu hay báo cáo nếu nó được gắn kết (nối kết).
Bạn có thể xác định định dạng cho bốn kiểu giá trị số — dương, âm, số không (0) và null (không xác định). Nếu bạn chọn tạo định dạng cho mỗi kiểu giá trị, bạn phải đặt định dạng cho giá trị dương trước tiên, thứ hai là định dạng cho giá trị âm, thứ ba là định dạng cho giá trị không và định dạng cho giá trị null cuối cùng. Ngoài ra, bạn phải tách mỗi định dạng bằng dấu chấm phẩy.
Ví dụ về định dạng tùy chỉnh: #,###.##;(#,###.##)[Red];0.000,00;"Undefined"
Hiển thị là: 1.234,568-1,234.568 = 0
|
Đây là ý nghĩa định dạng |
|
Có thể có tối đa bốn phần cho chuỗi và mỗi phần được tách bằng dấu chấm phẩy (;). Nếu trường bảng của bạn không chấp nhận giá trị null, bạn có thể bỏ qua phần thứ tư.
|
Phần |
Mô tả Định dạng |
Ví dụ |
|---|---|---|
|
Nếu phần đầu tiên chứa #.###,## |
Hiển thị giá trị dương. |
1234,5678 hiển thị là 1.234,568 Định dạng này dùng dấu chấm làm dấu phân tách hàng nghìn và dấu phẩy làm dấu phân tách thập phân. Nếu giá trị thập phân trong bản ghi vượt quá số lượng ký tự chỗ dành sẵn trong định dạng tùy chỉnh, Access sẽ làm tròn giá trị và chỉ hiển thị số giá trị được định dạng xác định. Ví dụ: nếu trường của bạn chứa 3.456,789, nhưng định dạng của nó xác định hai vị trí thập phân, Access sẽ làm tròn giá trị thập phân thành 0,79. Mẹo: Đối với định dạng có giá trị lớn hơn hoặc nhiều vị trí thập phân hơn, hãy thêm nhiều chỗ dành sẵn hơn cho giá trị thập phân, ví dụ như #.###,###. |
|
Nếu phần thứ hai chứa (#,###.##)[Red] |
Chỉ hiển thị giá trị âm. |
Giá trị âm được đặt trong các ký tự chữ hoặc dấu ngoặc. Trong ví dụ này, mọi giá trị âm sẽ được hiển thị bằng màu đỏ. |
|
Nếu phần thứ ba chứa 0.000,00 |
Xác định định dạng cho tất cả giá trị không (0). |
Khi trường chứa giá trị không thì hiển thị 0.000,00. Để hiển thị văn bản thay vì số, hãy dùng "Zero" (đặt trong dấu ngoặc kép). |
|
Nếu phần thứ tư chứa "Undefined" |
Xác định những gì người dùng nhìn thấy khi bản ghi chứa giá trị null. Trong trường hợp này, người dùng thấy chữ "Undefined" (Không xác định). |
Bạn cũng có thể dùng văn bản khác, ví dụ như "Null" hoặc "****". Ký tự được đặt trong dấu ngoặc kép được coi là chữ và hiển thị chính xác như nhập vào. |
Áp dụng định dạng được xác định trước
Access cung cấp một số định dạng được xác định trước cho dữ liệu số và tiền tệ. Định dạng mặc định là hiển thị số như đã nhập.
Mẹo Bạn có thể sử dụng thuộc tính DecimalPlaces để ghi đè số vị trí thập phân mặc định cho định dạng được xác định trước được xác định cho thuộc tính Format .
Trong bảng
-
Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.
-
Trong mục trên của lưới thiết kế, chọn trường Ngày/Giờ mà bạn muốn định dạng.
-
Trong phần Thuộc tính Trường ở mục dưới, bấm vào mũi tên trong hộp thuộc tính Định dạng, rồi chọn định dạng từ danh sách thả xuống.
-
Sau khi bạn chọn định dạng, nút Tùy chọn Cập nhật Thuộc tính sẽ xuất hiện và cho phép bạn áp dụng định dạng mới của mình cho mọi trường bảng và điều khiển biểu mẫu khác vốn sẽ kế thừa lô-gic. Để áp dụng các thay đổi của bạn trong toàn bộ cơ sở dữ liệu, hãy bấm thẻ thông minh, rồi bấm Cập nhật Định dạng ở mọi <tên trường> dụng. Trong trường hợp này, Tên Trường là tên của trường số hoặc tiền tệ của bạn.
-
Để áp dụng các thay đổi của bạn cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, khi hộp thoại Cập nhật Thuộc tính xuất hiện và hiển thị các biểu mẫu và các đối tượng khác sẽ kế thừa định dạng mới. Bấm Yes (Có).
Để biết thêm thông tin, hãy xem Mục Truyền một thuộc tính trường.
-
Lưu các thay đổi của bạn và chuyển sang dạng xem Biểu dữ liệu để xem định dạng đó có đáp ứng nhu cầu của bạn hay không.
Ghi chú Các biểu mẫu, báo cáo hoặc dạng xem mới mà bạn tạo dựa trên bảng này sẽ có được định dạng của bảng nhưng bạn có thể ghi đè định dạng này trên biểu mẫu, báo cáo hoặc dạng xem mà không cần thay đổi định dạng của bảng.
Trong một biểu mẫu hoặc báo cáo
Trong một biểu mẫu hoặc báo cáo, ngày thường được hiển thị trong hộp văn bản. Chỉ cần đặt thuộc tính Định dạng cho hộp văn bản thành định dạng ngày bạn muốn.
-
Mở Dạng xem Bố trí biểu mẫu hoặc báo cáo hoặc Dạng xem Thiết kế.
-
Đặt con trỏ vào hộp văn bản với số hoặc tiền tệ.
-
Nhấn F4 để hiển thị Bảng Thuộc tính.
-
Đặt thuộc tính Format thành một trong các định dạng ngày được xác định trước.
Trong truy vấn
-
Mở truy vấn trong Dạng xem Thiết kế.
-
Bấm chuột phải vào trường ngày, rồi bấm Thuộc tính.
-
Trong Bảng Thuộc tính, chọn định dạng bạn muốn từ danh sách thuộc tính Định dạng.
Trong biểu thức
-
Sử dụng hàm FormatDateTime để định dạng giá trị ngày thành một trong một vài định dạng được xác định trước.
Bạn có thể thấy điều này hữu ích nếu bạn đang làm việc trong một khu vực yêu cầu biểu thức, chẳng hạn như macro hoặc truy vấn.
Ví dụ về định dạng được xác định trước
Bảng sau đây hiển thị thiết đặt thuộc tính Format được xác định trước cho số và tiền tệ.
|
Thiết đặt |
Mô tả |
|---|---|
|
Số Chung |
(Mặc định) Hiển thị số khi nhập. |
|
Tiền |
Sử dụng hàng nghìn dấu tách; hãy làm theo các cài đặt được chỉ định trong cài đặt vùng của Windows cho số âm, ký hiệu thập phân và tiền tệ cũng như vị trí thập phân. |
|
Euro |
Sử dụng ký hiệu euro ( |
|
Đã khắc phục |
Hiển thị ít nhất một chữ số; hãy làm theo các cài đặt được chỉ định trong cài đặt vùng của Windows cho số âm, ký hiệu thập phân và tiền tệ cũng như vị trí thập phân. |
|
Tiêu chuẩn |
Sử dụng dấu tách hàng nghìn; hãy làm theo các cài đặt được chỉ định trong cài đặt vùng của Windows đối với số lượng âm, ký hiệu thập phân và vị trí thập phân. |
|
Percent |
Nhân giá trị với 100 và chắp thêm dấu phần trăm (%); hãy làm theo các cài đặt được chỉ định trong cài đặt vùng của Windows đối với số lượng âm, ký hiệu thập phân và vị trí thập phân. |
|
Khoa học |
Sử dụng ký hiệu khoa học tiêu chuẩn. |
Sau đây là ví dụ về định dạng số được xác định trước.
|
Cài đặt |
Dữ liệu |
Hiển thị |
|---|---|---|
|
Số Chung |
3456.789 |
3456.789 |
|
Tiền |
3456.789 |
$3.456,79 |
|
Đã khắc phục |
3456.789 |
3456.79 |
|
Tiêu chuẩn |
3456.789 |
3,456.79 |
|
Percent |
3 |
300% |
|
Khoa học |
3456.789 |
3,46E+03 |
Áp dụng định dạng tùy chỉnh
-
Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.
-
Trong mục trên của lưới thiết kế, chọn trường Ngày/Giờ mà bạn muốn định dạng.
-
Trong phần Thuộc tính Trường, chọn tab Chung, bấm vào ô bên cạnh hộp Định dạng, rồi nhập các ký tự cụ thể dựa trên nhu cầu định dạng của bạn.
-
Sau khi bạn chọn định dạng, thẻ thông minh Tùy chọn Cập nhật Thuộc tính sẽ xuất hiện và cho phép bạn áp dụng định dạng mới của mình cho mọi trường bảng và điều khiển biểu mẫu khác vốn sẽ kế thừa lô-gic. Để áp dụng các thay đổi của bạn trong toàn bộ cơ sở dữ liệu, hãy bấm thẻ thông minh, rồi bấm Cập nhật Định dạng ở mọi nơi Tên Trường được sử dụng. Trong trường hợp này, Tên Trường là tên của trường Ngày/Giờ của bạn.
-
Để áp dụng các thay đổi của bạn cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, khi hộp thoại Cập nhật Thuộc tính xuất hiện và hiển thị các biểu mẫu và các đối tượng khác sẽ kế thừa định dạng mới. Bấm Yes (Có).
Để biết thêm thông tin, hãy xem Mục Truyền một thuộc tính trường.
-
Lưu các thay đổi của bạn và chuyển sang dạng xem Biểu dữ liệu để xem định dạng đó có đáp ứng nhu cầu của bạn hay không.
-
Kiểm tra định dạng bằng cách làm như sau:
-
Nhập các giá trị không có dấu tách hàng nghìn hoặc dấu tách thập phân và xem cách định dạng xử lý dữ liệu. Định dạng có đặt dấu tách vào đúng vị trí không?
-
Nhập các giá trị dài hơn hoặc ngắn hơn dự đoán (có và không có dấu tách) và xem cách định dạng hoạt động. Định dạng có thêm khoảng trống không mong muốn hoặc các số không ở đầu hay cuối không?
-
Nhập một số không hoặc một giá trị null trong một định dạng có nghĩa là giá trị dương hoặc âm và xem bạn có thích kết quả không.
-
Ghi chú Khi bạn áp dụng định dạng cho trường bảng, Access sẽ sử dụng cùng một định dạng đó trong mọi điều khiển biểu mẫu hoặc báo cáo mà bạn kết ghép (liên kết) với trường đó.
Ví dụ về định dạng tùy chỉnh
Sau đây là các ví dụ về định dạng số tùy chỉnh.
|
Thiết đặt |
Mô tả |
|---|---|
|
0; (0);;" Giá trị null" |
Hiển thị giá trị dương bình thường; hiển thị giá trị âm trong dấu ngoặc đơn; hiển thị từ "Null" nếu giá trị là Null. |
|
+0.0;–0.0; 0.0 |
Hiển thị dấu cộng (+) hoặc dấu trừ (–) với số dương hoặc âm; hiển thị 0,0 nếu giá trị bằng không. |
Ký tự định dạng tùy chỉnh
Để tạo định dạng tùy chỉnh, hãy dùng các ký tự sau đây làm chỗ dành sẵn và dấu tách.
|
Ký tự |
Mô tả |
|---|---|
|
# |
Được dùng để hiển thị chữ số. Mỗi trường hợp ký tự đại diện vị trí cho một số. Nếu không tồn tại giá trị nào tại vị trí, Access hiển thị khoảng trống trắng. Ngoài ra nó có thể dùng làm chỗ dành sẵn. Ví dụ: nếu bạn áp dụng định dạng #,### và nhập giá trị 45 vào trong trường thì sẽ hiển thị 45. Nếu bạn nhập 12.145 vào trường thì Access sẽ hiển thị 12.145 — mặc dù bạn chỉ xác định một chỗ dành sẵn bên trái của dấu tách hàng nghìn. |
|
0 |
Được dùng để hiển thị chữ số. Mỗi trường hợp ký tự đại diện vị trí cho một số. Nếu không tồn tại giá trị nào tại vị trí, Access hiển thị số không (0). |
|
Dấu tách thập phân . (dấu chấm) |
Cho biết vị trí bạn muốn Access đặt ký tự phân tách giữa phần nguyên và phần thập phân của trường số hoặc tiền tệ. Dấu tách thập phân khác nhau và được đặt trong cài đặt vùng trong Windows. |
|
Dấu tách hàng nghìn , (dấu phẩy) |
Cho biết vị trí bạn muốn Access đặt ký tự phân tách giữa phần hàng nghìn của trường số hoặc tiền tệ. Hàng nghìn dấu tách thay đổi và được đặt trong cài đặt khu vực trong Windows. |
|
khoảng trống trắng, + - $ () |
Được dùng để chèn khoảng trống trắng, ký tự toán học (+ -) và ký hiệu tài chính (¥ £ $) khi cần ở bất kỳ đâu trong chuỗi định dạng của bạn. Nếu bạn dùng biểu tượng toán học thông thường khác, ví dụ như dấu xuyệt (\ hay /) và dấu hoa thị (*), đặt chúng trong dấu ngoặc kép. Hãy lưu ý rằng bạn có thể đặt chúng bất kỳ đâu. |
|
\ |
Được dùng để bắt buộc Access hiển thị ký tự ở ngay sau đó. Đây giống như đặt ký tự trong dấu ngoặc kép. |
|
! |
Được dùng để bắt buộc căn trái tất cả các giá trị. Khi bạn bắt buộc căn trái, bạn không thể dùng chỗ dành sẵn số 0 và #, nhưng bạn có thể dùng chỗ dành sẵn cho ký tự văn bản. |
|
* |
Được dùng để bắt buộc ký tự theo ngay sau dấu hoa thị trở thành ký tự điền — ký tự dùng để điền khoảng trống trắng. Access thường hiển thị dữ liệu dạng số dạng căn phải và nó điền vào bất kỳ vùng nào bên trái của giá trị với khoảng trống trắng. Bạn có thể thêm ký tự điền bất kỳ đâu trong chuỗi định dạng và khi bạn làm thế, Access sẽ điền bất kỳ khoảng trống trắng nào với ký tự đã xác định. Ví dụ: định dạng £##*~,00 hiển thị lượng tiền là £45~~~~~,15. Số ký tự dấu ngã (~) hiển thị trong trường tùy theo số khoảng trống trắng trong trường bảng. |
|
% |
Dùng làm ký tự cuối cùng trong chuỗi định dạng. Nhân giá trị với 100 và hiển thị kết quả với dấu phần trăm sau đó. |
|
E+, E- –hoặc– e+, e- |
Được dùng để hiển thị giá trị trong ghi chú (hàm mũ) khoa học. Dùng tùy chọn này khi định dạng khoa học đã xác định trước không cung cấp đủ không gian cho giá trị của bạn. Dùng E+ hoặc e+ để hiển thị giá trị là hàm e dương và E- hoặc e- để hiển thị hàm e âm. Bạn phải dùng những chỗ dành sẵn này với ký tự khác. Ví dụ: giả sử bạn áp dụng định dạng 0,000E+00 cho trường số rồi nhập 612345. Access hiển thị 6,123E+05. Trước tiên, Access làm tròn số vị trí thập phân xuống còn ba (số lượng số không ở bên phải hay trái của dấu tách thập phân). Tiếp theo, Access tính toán giá trị số mũ từ số chữ số nằm ở bên phải (hay trái, tùy theo thiết đặt ngôn ngữ của bạn) của dấu phân tách thập phân trong giá trị gốc. Trong trường này, giá trị gốc phải đặt "612345" (năm chữ số) ở bên phải của điểm thập phân. Vì lý do đó, Access hiển thị 6,123E+05 và giá trị kết quả tương đương 6,123 x 105. |
|
"Văn bản chữ" |
Dùng dấu ngoặc kép để bao quanh bất kỳ văn bản nào bạn muốn người dùng thấy. |
|
[màu] |
Được dùng để áp dụng màu cho tất cả các giá trị trong phần định dạng của bạn. Bạn phải đặt tên màu trong dấu ngoặc vuông và dùng một trong những tên này: black (đen), blue (lam), cyan, green (xanh), magenta (đỏ tươi), red (đỏ), yellow (vàng) hoặc while (trắng). |
Hiển thị A.D. hoặc B.C.
Bạn có thể sử dụng định dạng tùy chỉnh để hiển thị "A.D." trước hoặc "B.C." sau một năm, tùy theo việc đã nhập một số dương hoặc âm. Số dương được hiển thị dưới dạng năm với "A.D." trước năm. Số âm được hiển thị dưới dạng năm với "B.C." sau năm.
-
Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.
-
Trong mục trên của lưới thiết kế, chọn trường Số bạn muốn định dạng.
-
Trong mục dưới, bấm vào hộp thuộc tính Định dạng, rồi nhập định dạng tùy chỉnh này:
"A.D. " #;# " B.C."
