Các tùy chọn cuộc họp trực tuyến mặc định là tốt nhất cho các cuộc gọi hội thảo nhỏ hoặc các phiên cộng tác và chia sẻ nội bộ. Nếu bạn đang lên lịch một cuộc họp trực tuyến với những người bên ngoài tổ chức của bạn, hoặc cuộc họp của bạn lớn bất thường, hãy dùng hộp thoại Tùy chọn Cuộc họp Trực tuyến để giúp bạn xác định những điều sau đây:
-
Who phải chờ trong phòng đợi khi được tiếp nhận vào cuộc họp?
-
Who có đặc quyền diễn giả trong cuộc họp không?
Bạn muốn làm gì?
Đặt tùy chọn truy nhập và diễn giả
Để đặt tùy chọn truy nhập và diễn giả, hãy làm theo các bước sau.
-
Tạo thư mời họp trực tuyến trong Microsoft Outlook. Để biết chi tiết, hãy xem Tạo thư mời họp trực tuyến.
-
Trong thư mời họp, trong nhóm Cuộc họp Trực tuyến , bấm Tùy chọn Cuộc họp.
-
Trong hộp thoại Tùy chọn Cuộc họp Trực tuyến, chọn Tùy chỉnh quyền truy nhập và diễn giả cho cuộc họp này .
-
Chọn tùy chọn Truy nhập và Diễn giả phù hợp với kích cỡ và kiểu cuộc họp mà bạn đang lên lịch.
Tùy chọn Access kiểm soát người dự nào phải chờ trong hộp phòng đợi khi được diễn giả cho phép. Bảng sau đây mô tả chi tiết từng tùy chọn:
Quan trọng: Ngay cả khi phòng đợi cuộc họp được bật, những người dự quay số vào cuộc họp sẽ tự động bỏ qua phòng đợi cuộc họp.
|
Tùy chọn Access |
Who đợi ở phòng đợi |
Khi nào chọn tùy chọn này |
|
Chỉ có người tổ chức (khóa) |
Mọi người |
Bạn không muốn mọi người xem bản phân phát hoặc bản chiếu Microsoft PowerPoint chiếu trước cuộc họp |
|
Những người tôi mời từ công ty của mình |
Những người không có tài khoản trên mạng của bạn và những người không được mời |
Bạn đang thảo luận về điều gì đó nhạy cảm hoặc bí mật |
|
Những người từ công ty tôi |
Những người không có tài khoản trên mạng của bạn |
Tất cả người dự đều có tài khoản trên mạng của tổ chức bạn. |
|
Tất cả mọi người kể cả những người ngoài công ty tôi (không hạn chế) |
Không ai |
Bạn sẽ mời người dự bên ngoài |
Tùy chọn Diễn giả kiểm soát người dự nào được tự động diễn giả quyền khi bạn lên lịch cuộc họp. Bảng sau đây mô tả chi tiết từng tùy chọn.
|
Tùy chọn Diễn giả |
Ai là diễn giả |
Khi nào chọn tùy chọn này |
|
Chỉ có người tổ chức |
Chỉ có người xếp lịch họp. |
Các bài trình bày mà ở đó người dự không phải tương tác với nội dung cuộc họp. Bạn có thể chỉ định những diễn giả khác trong cuộc họp. |
|
Những người từ công ty tôi |
Những người được mời có tài khoản trên mạng của bạn. |
Phiên làm việc nhóm nội bộ, nơi tất cả người dự có thể chia sẻ và sửa đổi nội dung cuộc họp |
|
Tất cả mọi người kể cả những người ngoài công ty tôi (không hạn chế) |
Mọi người mà bạn mời |
Các phiên làm việc nhóm với những người không có tài khoản trên mạng của bạn |
|
Những người tôi chọn |
Bạn và những người dự mà bạn chọn |
Các bản trình bày có nhiều hơn một diễn giả. |
