Xuất bảng hoặc truy vấn sang site SharePoint

Xuất bảng hoặc truy vấn sang site SharePoint

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Khi bạn cần di chuyển tạm thời hoặc vĩnh viễn một số dữ liệu Access của mình sang site SharePoint, bạn có thể xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Access sang site. Khi bạn xuất dữ liệu, Access sẽ tạo bản sao đối tượng cơ sở dữ liệu bảng hoặc truy vấn đã chọn, rồi lưu trữ bản sao dưới dạng danh sách. Điều quan trọng là nhớ rằng danh sách đã xuất sẽ không phản ánh thay đổi được thực hiện với bảng hoặc truy vấn nguồn sau thao tác xuất.

Trong bài viết này

Các kịch bản phổ biến để xuất dữ liệu sang site SharePoint

Xuất bảng hoặc truy vấn sang site SharePoint

Tôi cần biết thêm điều gì nữa về thao tác xuất?

Kiểu dữ liệu Windows SharePoint Services ánh xạ như thế nào với kiểu dữ liệu Access

Các kịch bản phổ biến để xuất dữ liệu sang site SharePoint

Bạn xuất một bảng hoặc truy vấn sang site SharePoint vì nhiều lý do, trong đó có:

  • Bạn chỉ cần bắt đầu bằng việc sử dụng Windows SharePoint Services, bạn nhận ra rằng sẽ dễ dàng hơn cho mọi người nếu một số bảng cơ sở dữ liệu của bạn cũng tồn tại dưới dạng danh sách SharePoint. Khi bạn muốn chia sẻ dữ liệu với nhóm của mình, việc làm việc với danh sách SharePoint có thể dễ dàng hơn làm việc bên trong một cơ sở dữ liệu. Người dùng mới cũng có thể dễ dàng duyệt và chỉnh sửa danh sách. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các tính năng của SharePoint, như nhận thông báo khi danh sách bị sửa đổi, giao và điều phối các tác vụ gắn với danh sách và làm việc ngoại tuyến.

  • Bạn muốn chia sẻ dữ liệu giữa Access và site SharePoint một cách liên tục, nhưng dữ liệu hiện được lưu trữ trong Access. Để xem và chỉnh sửa dữ liệu mới nhất, bằng cách sử dụng Access hoặc từ site SharePoint, trước tiên, bạn nên xuất dữ liệu dưới dạng danh sách, rồi liên kết với dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Access.

  • Bạn sử dụng các truy vấn trong cơ sở dữ liệu Access để tạo ra các báo cáo trạng thái hàng ngày hoặc hàng tuần và bạn muốn đăng kết quả định kỳ lên một trong các site của bạn.

Chủ đề này trình bày các bước để xuất dữ liệu sang SharePoint dưới dạng danh sách. Để được trợ giúp liên kết tới danh sách SharePoint từ Access, hãy xem mục Nhập từ hoặc liên kết dữ liệu với danh sách SharePoint.

Xuất bảng hoặc truy vấn sang site SharePoint

Cách dễ nhất để xuất dữ liệu sang site SharePoint là chạy Trình hướng dẫn Xuất - Site SharePoint. Sau khi chạy trình hướng dẫn, bạn có thể lưu các cài đặt của mình — thông tin mà bạn đã cung cấp khi chạy trình hướng dẫn — như một đặc tả xuất. Khi đó bạn có thể chạy lại thao tác xuất mà không cần cung cấp lại thông tin đầu vào. Các bước trong mục này giải thích cách chuẩn bị xuất, xuất dữ liệu và lưu cài đặt dưới dạng đặc tả.

Chuẩn bị thao tác

  1. Tìm cơ sở dữ liệu chứa bảng hoặc truy vấn mà bạn muốn xuất.

    Khi bạn xuất một truy vấn, các hàng và cột trong kết quả truy vấn sẽ được xuất dưới dạng các mục và cột danh sách. Bạn không thể xuất một biểu mẫu hoặc báo cáo sang SharePoint.

    Lưu ý: Mỗi lần bạn chỉ có thể xuất một đối tượng duy nhất.

  2. Xác định site SharePoint mà bạn muốn tạo danh sách.

    Một địa chỉ site hợp lệ bắt đầu từ http:// hoặc https://, sau đó là tên máy chủ và kết thúc bằng đường dẫn đến site cụ thể trên máy chủ. Ví dụ: sau đây là một địa chỉ hợp lệ:

    https://contoso/AnalysisTeam

  3. Đảm bảo rằng bạn có quyền cần thiết để tạo danh sách trên site SharePoint. Liên hệ với người quản trị máy chủ nếu bạn không chắc chắn về quyền của mình.

    Thao tác xuất tạo ra danh sách mới có cùng tên như đối tượng gốc từ Access. Nếu site SharePoint đã có một danh sách với tên đó, bạn sẽ được nhắc chỉ định một tên khác cho danh sách mới.

    Lưu ý: Bạn không thể ghi đè hay gắn thêm dữ liệu vào danh sách hiện tại.

  4. Xem lại các trường trong bảng hoặc truy vấn nguồn.

    Bảng sau đây giải thích cách xuất một số phần tử nhất định và liệu bạn cần thực hiện thêm thao tác gì ở các trường hợp cụ thể không.

    Phần tử

    Giải pháp

    Trường và bản ghi

    Tất cả các trường và bản ghi trong bảng hoặc truy vấn đều sẽ được xuất, kể cả các trường ẩn trong cơ sở dữ liệu. Cài đặt bộ lọc sẽ được bỏ qua trong thao tác xuất.

    Tệp đính kèm

    Nếu đối tượng nguồn có nhiều hơn một cột tệp đính kèm, bạn phải loại bỏ toàn bộ và chỉ để lại một cột tệp đính kèm. Đây là do danh sách SharePoint chỉ có thể hỗ trợ một cột tệp đính kèm. Nếu đối tượng nguồn có chứa nhiều hơn một cột như này, Access sẽ hiển thị thông báo nhắc bạn loại bỏ toàn bộ và chỉ để lại một cột tệp đính kèm trước khi bắt đầu thao tác. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể sao chép bất cứ cột tệp đính kèm bổ sung nào sang các đối tượng Access khác, sau đó xuất chúng sang các danh sách SharePoint khác.

    Trường tra cứu có một hoặc nhiều giá trị

    Giá trị hiển thị trong các trường tra cứu giá trị duy nhất đều được xuất dưới dạng các trường Lựa chọn menu thả xuống trong danh sách SharePoint. Nếu trường nguồn hỗ trợ nhiều giá trị, trường Lựa chọn sẽ cho phép tạo nhiều vùng chọn trong danh sách SharePoint.

    Lưu ý: Trường Lựa chọn trong danh sách SharePoint có thể bao gồm nhiều cột đơn. Nếu trường tra cứu nguồn chứa nhiều cột, giá trị trong tất cả các cột sẽ được gộp thành một cột duy nhất.

    Trường truy vấn đã tính toán

    Kết quả trong các cột đã tính toán sẽ được sao chép vào trường, trong đó kiểu dữ liệu sẽ phụ thuộc vào kiểu dữ liệu kết quả đã tính toán. Biểu thức để tính kết quả sẽ không được sao chép.

    Trường Đối tượng OLE

    Trường Đối tượng OLE sẽ bị bỏ qua trong thao tác xuất.

  5. Nếu cơ sở dữ liệu Access nguồn chưa mở, hãy mở cơ sở dữ liệu, rồi chuyển đến các bước tiếp theo.

Xuất dữ liệu

  1. Vị trí Trình hướng dẫn Xuất - Site SharePoint sẽ hơi khác tùy theo phiên bản Access của bạn. Chọn các bước phù hợp với phiên bản Access của bạn:

    • Nếu bạn đang sử dụng Access 2016, Access 2013 hoặc Access 2010, trên tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Xuất, bấm vào nút Xem thêm để thả xuống danh sách các tùy chọn, rồi bấm vào Danh sách SharePoint.

    • Nếu bạn đang sử dụng Access 2007, trên tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Xuất, bấm vào Danh sách SharePoint.

  2. Trình hướng dẫn xuất Xuất - Site SharePoint sẽ mở.

    Chỉ định site SharePoint để xuất bảng hoặc truy vấn Access của bạn.

  3. Trong hộp Chỉ định một site SharePoint, hãy nhập địa chỉ của một site đích.

  4. Trong hộp Chỉ định tên cho danh sách mới, hãy nhập tên cho danh sách mới.

    Nếu đối tượng nguồn trong cơ sở dữ liệu của bạn đã có tên giống với một danh sách trên site SharePoint, hãy chỉ định một tên khác.

  5. Ngoài ra, hãy nhập mô tả cho danh sách mới trong hộp Mô tả, rồi chọn hộp kiểm Mở danh sách khi hoàn thành.

  6. Bấm OK để bắt đầu quá trình xuất.

  7. Access tạo ra một danh sách trên site SharePoint, rồi hiển thị trạng thái hoạt động ở trang cuối cùng của trình hướng dẫn. Khi thao tác xuất kết thúc, bạn có thể đóng trình hướng dẫn hoặc lưu các bước xuất dưới dạng đặc tả.

    Ngoài ra, trong quá trình thực hiện, SharePoint sẽ chọn đúng kiểu dữ liệu cho từng cột, dựa trên trường nguồn tương ứng. Để xem danh sách cách kiểu dữ liệu Access và Windows SharePoint Services ánh xạ với nhau khi bạn xuất dữ liệu và loại cài đặt trường được xuất cho từng kiểu dữ liệu, hãy xem mục Kiểu dữ liệu Windows SharePoint Services ánh xạ với kiểu dữ liệu Access như thế nào ở phần sau trong bài viết này.

Tôi cần biết thêm điều gì nữa về thao tác xuất?

Kiểu dữ liệu Windows SharePoint Services ánh xạ như thế nào với kiểu dữ liệu Access

Bảng sau đây cho biết cách Access xác định kiểu dữ liệu của cột trong danh sách đã xuất khi bạn xuất bảng hoặc truy vấn.

Kiểu dữ liệu Access

Kiểu dữ liệu Windows SharePoint Services

Cài đặt ưu tiên trường mặc định

Lưu ý

Văn bản

Một dòng văn bản

Tên Cột     Phản chiếu cài đặt Tên Trường trong Access.

Mô tả     Phản chiếu cài đặt Mô tả trong Access.

Bắt buộc     Phản chiếu cài đặt Bắt buộc trong Access.

Số ký tự tối đa     Phản chiếu cài đặt Cỡ Trường trong Access.

Giá trị Mặc định     Phản chiếu cài đặt Giá trị Mặc định trong Access nếu đây không phải là một biểu thức. Nếu không, hãy để trống.

Thêm vào Dạng xem Mặc định     Có

Bản ghi nhớ/Văn bản Dài

Nhiều dòng văn bản

Tên Cột     Phản chiếu cài đặt Tên Trường trong Access.

Mô tả     Phản chiếu cài đặt Mô tả trong Access.

Bắt buộc     Phản chiếu cài đặt Bắt buộc trong Access.

Số Dòng cần Hiển thị     5

Thêm vào Dạng xem Mặc định     Có

Số

Số

Tên Cột     Phản chiếu cài đặt Tên Trường trong Access.

Mô tả     Phản chiếu cài đặt Mô tả trong Access.

Bắt buộc     Phản chiếu cài đặt Bắt buộc trong Access.

Hàm Min     Trống

Hàm Max     Trống

Bảng sau đây minh họa cách thuộc tính Số vị trí thập phân được đặt theo cài đặt Vị trí Thập phân trong Access.

Cài đặt Access    

Cài đặt Windows SharePoint Services    

Tự động

Tự động

0-5

0-5

6-15

5

Giá trị Mặc định     Phản chiếu cài đặt Giá trị Mặc định trong Access nếu đây không phải là một biểu thức. Nếu không, hãy để trống.

Thêm vào Dạng xem Mặc định     Có

Hiển thị dưới dạng phần trăm     Có nếu thuộc tính Định dạng được đặt là Phần trăm.

Ngày/Giờ

Ngày hoặc Giờ

Tên Cột     Phản chiếu cài đặt Tên Trường trong Access

Mô tả     Phản chiếu cài đặt Mô tả trong Access

Bắt buộc     Phản chiếu cài đặt Bắt buộc trong Access

Định dạng ngày và giờ     Đặt là Chỉ Ngày nếu thuộc tính Định dạng được đặt là Ngày Ngắn. Nếu không, đặt là Ngày & Giờ.

Loại Lịch     Đặt là Hijri nếu chọn Sử dụng tùy chọn Hijri. Nếu không, đặt là Dương lịch.

Bảng sau đây minh họa cách thuộc tính Giá trị Mặc định được đặt theo cài đặt Giá trị Mặc định trong Access.

Cài đặt Access    

Cài đặt Windows SharePoint Services    

=Date()

Ngày Hôm nay

Trường được đặt là ngày cụ thể

Trường được đặt là ngày cụ thể

Thêm vào Dạng xem Mặc định     Có

Tiền tệ

Tiền tệ

Tên Cột     Phản chiếu cài đặt Tên Trường trong Access.

Mô tả     Phản chiếu cài đặt Mô tả trong Access.

Bắt buộc     Phản chiếu cài đặt Bắt buộc trong Access.

Hàm Min     Trống

Hàm Max     Trống

Bảng sau đây minh họa cách thuộc tính Số vị trí thập phân được đặt theo cài đặt Vị trí Thập phân trong Access.

Cài đặt Access    

Cài đặt Windows SharePoint Services    

Tự động

Tự động

0-5

0-5

6-15

5

Giá trị Mặc định     Phản chiếu cài đặt Giá trị Mặc định trong Access nếu đây không phải là một biểu thức. Nếu không, hãy để trống.

Thêm vào Dạng xem Mặc định     Có

Loại Tiền tệ     Phản chiếu cài đặt Định dạng trong Access.

Số Tự động

Số

Tên Cột     Phản chiếu cài đặt Tên Trường trong Access.

Mô tả     Phản chiếu cài đặt Mô tả trong Access.

Bắt buộc     Phản chiếu cài đặt Bắt buộc trong Access.

Hàm Min     Trống

Hàm Max     Trống

Số vị trí thập phân     Tự động

Thêm vào Dạng xem Mặc định     Có

Số Tự động nơi thuộc tính Cỡ Trường được đặt thành ID Tái tạo

Một dòng văn bản

Tên Cột     Phản chiếu cài đặt Tên Trường trong Access.

Mô tả     Phản chiếu cài đặt Mô tả trong Access.

Bắt buộc     Phản chiếu cài đặt Bắt buộc trong Access.

Số ký tự tối đa     38

Giá trị Mặc định     Trống

Thêm vào Dạng xem Mặc định     Có

Có/Không

Có/Không

Tên Cột     Phản chiếu cài đặt Tên Trường trong Access.

Mô tả     Phản chiếu cài đặt Mô tả trong Access.

Giá trị Mặc định     Phản chiếu cài đặt Giá trị Mặc định trong Access nếu đây không phải là một biểu thức. Nếu không, hãy để trống.

Thêm vào Dạng xem Mặc định     Có

Đối tượng OLE

Trường không được xuất

Siêu kết nối

Siêu kết nối

Tên Cột     Phản chiếu cài đặt Tên Trường trong Access.

Mô tả     Phản chiếu cài đặt Mô tả trong Access.

Bắt buộc     Phản chiếu cài đặt Bắt buộc trong Access.

Định dạng URL như     Siêu kết nối

Thêm vào Dạng xem Mặc định     Có

Tệp đính kèm

Tệp đính kèm

Tên Cột     Phản chiếu cài đặt Tên Trường trong Access.

Mô tả     Phản chiếu cài đặt Mô tả trong Access.

Bắt buộc     Phản chiếu cài đặt Bắt buộc trong Access.

Thêm vào Dạng xem Mặc định     Có

Các trường đa giá trị

Lựa chọn

Tên Cột     Phản chiếu cài đặt Tên Trường trong Access.

Mô tả     Phản chiếu cài đặt Mô tả trong Access.

Bắt buộc     Phản chiếu cài đặt Bắt buộc trong Access.

Thêm vào Dạng xem Mặc định     Có

Đầu Trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×