Xuất đối tượng cơ sở dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access khác

Xuất đối tượng cơ sở dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access khác

Access cung cấp một số cách để sao chép đối tượng, chẳng hạn như bảng hoặc biểu mẫu từ cơ sở dữ liệu này sang cơ sở dữ liệu kia. Việc sao chép và dán đối tượng là cách đơn giản nhất, tuy nhiên, việc xuất đối tượng lại cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn hơn. Ví dụ: bạn có thể xuất định nghĩa bảng và dữ liệu trong bảng hoặc chỉ xuất định nghĩa bảng (bản sao trống của bảng). Bạn cũng có thể lưu chi tiết thao tác dưới dạng đặc tả xuất để dùng sau này.

Tổng quan

Bạn có thể xuất bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, macro hay mô-đun từ một cơ sở dữ liệu Access sang một cơ sở dữ liệu khác. Khi bạn xuất đối tượng, Access sẽ tạo bản sao đối tượng trong cơ sở dữ liệu đích.

Bạn xuất các đối tượng của cơ sở dữ liệu khi bạn cần thực hiện bất cứ tác vụ nào trong những tác vụ sau:

  • Sao chép cấu trúc một bảng vào cơ sở dữ liệu khác dưới dạng lối tắt để tạo một bảng mới.

  • Sao chép thiết kế và bố trí của biểu mẫu hoặc báo cáo vào cơ sở dữ liệu khác như một cách nhanh chóng để tạo biểu mẫu hoặc báo cáo mới.

  • Sao chép phiên bản mới nhất của một bảng hoặc biểu mẫu vào cơ sở dữ liệu khác theo các khoảng định kỳ. Để sao chép, bạn có thể tạo đặc tả xuất vào lần đầu bạn xuất đối tượng, rồi sử dụng đặc tả này để lặp lại thao tác sau đó.

Lưu ý rằng việc xuất đối tượng tới một cơ sở dữ liệu khác sẽ khác đôi chút với việc mở cơ sở dữ liệu thứ hai, rồi nhập đối tượng từ cơ sở dữ liệu đầu tiên. Hai điểm khác biệt chính trong việc nhập và xuất đối tượng giữa các cơ sở dữ liệu Access là:

  • Bạn có thể nhập nhiều đối tượng trong một thao tác duy nhất, tuy nhiên, bạn không thể xuất nhiều đối tượng trong một thao tác duy nhất được. Nếu muốn xuất nhiều đối tượng sang một cơ sở dữ liệu khác thì bạn nên mở cơ sở dữ liệu đích, rồi thực hiện thao tác nhập từ bên trong cơ sở dữ liệu đó sẽ dễ dàng hơn.

  • Ngoài đối tượng của cơ sở dữ liệu, bạn có thể nhập mối quan hệ giữa các bảng, cùng với mọi đặc tả nhập và xuất, thanh menu và thanh công cụ. Bạn cũng có thể nhập truy vấn dưới dạng bảng. Thao tác xuất không có những tùy chọn này.

Bạn đang tìm kiếm thông tin về hoạt động nhập đối tượng vào cơ sở dữ liệu Access? Xem mục Nhập đối tượng cơ sở dữ liệu vào cơ sở dữ liệu hiện tại của Access.

Chuẩn bị cho thao tác xuất

  1. Mở cơ sở dữ liệu nguồn, nếu cơ sở dữ liệu đó chưa mở. Định dạng tệp có thể là MDB hoặc ACCDB. Nếu tệp có định dạng MDE hoặc ACCDE, đối tượng nguồn phải là bảng, truy vấn hoặc macro. Bạn không thể xuất biểu mẫu, báo cáo và mô-đun từ tệp MDE hoặc ACCDE.

    Lưu ý: Nếu cơ sở dữ liệu là chỉ đọc hoặc bạn không có quyền thực hiện thay đổi cho cơ sở dữ liệu, bạn có thể hoàn tất thao tác xuất nhưng không thể lưu đặc tả xuất.

  2. Xác định đối tượng bạn muốn xuất. Nếu đây là lần đầu bạn xuất dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access, hãy nhớ những điều sau đây:

    Phần tử

    Mô tả

    Đối tượng duy nhất cho từng thao tác

    Bạn chỉ có thể xuất một đối tượng duy nhất tại một thời điểm. Để xuất nhiều đối tượng, hãy lặp lại thao tác xuất cho từng đối tượng hoặc thực hiện thao tác nhập từ bên trong cơ sở dữ liệu đích.

    Bảng mới

    Mỗi thao tác xuất sẽ tạo một đối tượng mới trong cơ sở dữ liệu đích. Nếu một đối tượng có cùng tên đã tồn tại, bạn có thể chọn ghi đè lên đối tượng hiện có hoặc chỉ định tên khác cho đối tượng mới.

    Lưu ý: Thao tác xuất không thể thêm bản ghi vào bảng hiện có. Để thêm bản ghi, hãy cân nhắc việc tạo truy vấn gắn thêm. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Thêm bản ghi vào bảng bằng cách sử dụng truy vấn gắn thêm.

    Xuất bảng đã liên kết

    Nếu bảng bạn muốn xuất là bảng đã liên kết, thao tác xuất sẽ tạo bảng đã liên kết trong cơ sở dữ liệu đích. Bảng đã liên kết mới sẽ liên kết tới bảng nguồn ban đầu.

    Ví dụ: nếu bạn xuất bảng đã liên kết có tên Nhân_viên_1 trong cơ sở dữ liệu Doanh thu sẽ được liên kết với bảng Nhân viên trong cơ sở dữ liệu Bảng lương, thao tác xuất sẽ tạo bảng đã liên kết trong cơ sở dữ liệu đích. Bảng đã liên kết mới sẽ liên kết trực tiếp đến bảng Nhân viên trong cơ sở dữ liệu Bảng lương.

    Xuất một phần

    Bạn không thể xuất một phần đối tượng hoặc chỉ một vài bản ghi đã chọn.

    Mối quan hệ

    Vì bạn chỉ có thể xuất mỗi lần một bảng nên thao tác xuất sẽ không sao chép mối quan hệ. Nếu bạn muốn nhập nhiều bảng và mối quan hệ của các bảng đó, hãy mở cơ sở dữ liệu đích và nhập các đối tượng.

    Định nghĩa bảng

    Bạn có thể chọn xuất toàn bộ bảng hay chỉ định nghĩa bảng. Thao tác xuất định nghĩa sẽ tạo một bản sao trống của bảng trong cơ sở dữ liệu đích.

    Nguồn bản ghi

    Thao tác xuất truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo không tự động xuất nguồn bản ghi cơ sở. Bạn phải xuất nguồn bản ghi cơ sở — nếu không, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo sẽ không hoạt động.

    Trường tra cứu

    Nếu một trường trong bảng nguồn tra cứu giá trị trong một bảng hoặc truy vấn khác, bạn phải xuất bảng hoặc truy vấn có liên quan nếu bạn muốn trường đích hiển thị giá trị tra cứu. Nếu bạn không xuất bảng hoặc truy vấn liên quan, trường đích sẽ chỉ hiển thị ID tra cứu.

    Biểu mẫu con và báo cáo con

    Khi bạn xuất biểu mẫu hay báo cáo, các biểu mẫu con và báo cáo con được tích hợp trong biểu mẫu hoặc báo cáo sẽ không được xuất tự động. Bạn cần xuất từng biểu mẫu con hoặc báo cáo con và nguồn bản ghi cơ sở riêng biệt.

  3. Mở cơ sở dữ liệu đích. Định dạng tệp có thể là MDB hoặc ACCDB. Định dạng tệp cũng có thể là tệp MDE hoặc ACCDE. Đảm bảo rằng định dạng tệp không ở dạng chỉ đọc, đồng thời, bạn có quyền sửa đổi định dạng tệp.

    Lưu ý: 

    • Nếu bạn không thể mở cơ sở dữ liệu thì có thể một người dùng khác đang mở cơ sở dữ liệu trong chế độ riêng. Thông thường, bạn cần tìm người dùng đó, rồi yêu cầu họ đóng và mở lại cơ sở dữ liệu trong chế độ thông thường (nhiều người dùng).

    • Nếu cơ sở dữ liệu được bảo vệ bằng mật khẩu, bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu mỗi khi bạn chạy Trình hướng dẫn Xuất hoặc đặc tả đã lưu.

    • Nếu bạn muốn xuất đối tượng sang cơ sở dữ liệu mới, bạn phải tạo cơ sở dữ liệu trống (mà không chứa bất cứ bảng, biểu mẫu hoặc báo cáo nào) trước khi bắt đầu thao tác xuất.

  4. Nếu có một đối tượng có cùng tên với đối tượng nguồn đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu đích, bạn phải quyết định xem mình muốn ghi đè lên phiên bản hiện có hay chỉ định tên khác cho đối tượng mới.

    Bạn hiện đã sẵn sàng để bắt đầu thao tác xuất. Đi tới tập hợp các bước tiếp theo.

Xuất đối tượng cơ sở dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access khác

  1. Trên tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Xuất, bấm Access. Lưu ý rằng nếu bạn đang sử dụng Access 2007, hãy bấm Thêm trong nhóm Xuất, rồi bấm Cơ sở dữ liệu Access.

    Mẹo: Bạn cũng có thể bắt đầu quy trình xuất bằng cách bấm chuột phải vào đối tượng trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm Xuất > Access.

  2. Access sẽ mở hộp thoại Xuất - Cơ sở dữ liệu Access.

  3. Trong hộp Tên tệp trên hộp thoại Xuất - Cơ sở dữ liệu Access, chỉ định tên cơ sở dữ liệu đích, rồi bấm OK.

  4. Trong hộp thoại Xuất, thay đổi tên đối tượng mới nếu bạn không muốn ghi đè lên đối tượng hiện có với cùng tên trong cơ sở dữ liệu đích.

  5. Nếu đối tượng đã chọn là bảng, hãy xác định bạn muốn xuất định nghĩa của bảng và dữ liệu hay chỉ định nghĩa.

  6. Bấm OK để hoàn tất thao tác.

    Nếu có một đối tượng có cùng tên tồn tại trong cơ sở dữ liệu đích, bạn sẽ được nhắc ghi đè hoặc chỉ định một tên khác. Bấm để ghi đè hoặc bấm Không để quay lại hộp thoại Xuất. Chỉ định tên không được dùng trong cơ sở dữ liệu đích, rồi bấm OK.

    Access sẽ xuất các đối tượng. Nếu xảy ra lỗi, Access sẽ hiển thị thông báo lỗi. Nếu không, màn hình cuối cùng của trình hướng dẫn xuất hiện, đồng thời, bạn sử dụng màn hình đó nếu bạn muốn tạo một đặc tả lưu các chi tiết của thao tác xuất.

Tôi nên biết những gì khác?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×