Quản lý dữ liệu bằng truy vấn

Tạo truy vấn với nối ngoài

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video. Hãy cài đặt Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player hoặc Internet Explorer 9.

Đôi khi trong truy vấn của bạn, bạn muốn xem tất cả các bản ghi từ một bảng, cùng với các bản ghi trùng khớp từ bảng khác. Để thực hiện điều này, hãy tạo nối ngoài.

Tham gia bên trong chỉ hiển thị dữ liệu khi có một ID trùng khớp trong cả hai nguồn dữ liệu được kết nối. Ví dụ, nếu bạn muốn hiển thị các sản phẩm và số lượng bán, bạn tạo một nối giữa các bảng sản phẩm và chi tiết đơn hàng. Khi bạn chạy truy vấn, chỉ sản phẩm trong đơn hàng, và do đó xuất hiện trong cả hai bảng, được trả về.

Ngược lại, nối ngoài trả về tất cả dữ liệu từ nguồn dữ liệu và một số dữ liệu từ một bảng hoặc dữ liệu nguồn.

Ví dụ, nếu bạn muốn xem những sản phẩm chưa bán, bạn tạo một truy vấn Hiển thị ID sản phẩm từ bảng sản phẩm và bất kỳ thứ tự ID trùng khớp từ bảng chi tiết đơn hàng. Sản phẩm mà không có bản ghi khớp trong bảng chi tiết đơn hàng trả về tên sản phẩm với không có giá trị cho trường ID đơn đặt hàng.

Nối ngoài bên trái và nối ngoài bên phải

Trong một nối ngoài bảng hiển thị tất cả các bản ghi được gọi là bảng cơ sở. Bảng hiển thị chỉ là một số bản ghi (kết hợp) được gọi là bảng phụ.

Hộp thoại Thuộc tính nối mô tả những gì bạn nhìn thấy với kiểu khác nhau của phép nối:

Screenshot of ba bảng và thuộc tính nối

Giả sử bạn đã tạo một truy vấn để hiển thị những sản phẩm, khách hàng của bạn đã mua. Trường đầu ra của bạn là tên sản phẩm, mã đơn hàng và số lượng.

  1. Tham gia bên trong. Chỉ bao gồm hàng (bản ghi) mà các trường nối từ cả hai bảng có bằng nhau, ví dụ, chỉ các sản phẩm có đơn hàng được liên kết với họ.

  2. Nối ngoài bên trái. Bao gồm tất cả bản ghi từ bảng bên dưới bên trái tên bảng và chỉ là những bản ghi từ bảng bên dưới bên phải tên bảng trong đó các trường có bằng nhau, ví dụ, tất cả đơn hàng, nhưng chỉ quantities và ID sản phẩm cho các đơn hàng có sản phẩm được liên kết với họ.

  3. Nối ngoài phải. Bao gồm tất cả bản ghi từ bảng bên dưới bên phải tên bảng và chỉ những bản ghi từ bảng bên dưới bên trái tên bảng trong đó các trường có bằng nhau, ví dụ, tất cả các sản phẩm, ngay cả khi không có không có lệnh cho chúng, trong trường hợp trống giá trị xuất hiện trong các trường ID đơn đặt hàng và số lượng.

Như bạn có thể biết từ các ví dụ, đó là quan trọng cần biết bảng ở bên trái và đó là ở bên phải, thực sự có thể khác với cách các bảng được sắp xếp trong cửa sổ truy vấn. Để hiểu dữ liệu nào bạn sẽ nhận được từ truy vấn của bạn, hãy đọc văn bản cẩn thận trong hộp thoại thuộc tính nối.

1. Thêm nguồn dữ liệu

  • Chọn tạo > thiết kế truy vấn.

Thêm tất cả các bảng và truy vấn, bạn cần làm nguồn dữ liệu. (Không phải lo lắng. Nếu bạn quên một, bạn vẫn có cơ hội để thêm nhiều nguồn dữ liệu sau này.)

Nếu nó phát hiện ra hoặc kể chúng, Access có thể hiện mối quan hệ đối với các nguồn dữ liệu.

2. Thêm phép nối

  • Nếu bạn không nhìn thấy một mối quan hệ giữa các nguồn, thêm phép nối. Kéo từ trường mà bạn muốn trong một nguồn dữ liệu vào trường tương ứng trong nguồn dữ liệu khác. Bảng bạn kéo từ là bảng sẽ xuất hiện ở bên trái trong hộp thoại thuộc tính nối. Theo mặc định, Access sẽ tạo một nối. Nếu bạn cần một nối ngoài, thay đổi kiểu của nó.

    ảnh chụp màn hình của nối giữa hai bảng

3. thay đổi một phép nối

  1. Bấm đúp vào đường đại diện cho phép nối bạn muốn thay đổi.

  2. Trong hộp thoại Thuộc tính nối , tạo một nối ngoài, chọn tùy chọn thứ hai hoặc thứ ba. Sau đó chọn OK.

    Hãy nhớ chú ý vào bảng nào là bảng cơ sở — mà từ đó tất cả bản ghi được hiển thị.

    Ảnh chụp màn hình của thuộc tính nối bảng bên trái tên tô sáng

4. hoàn thành truy vấn

Hãy làm theo các bước thông thường để tạo một truy vấn: thêm trường đầu ra, thêm bất kỳ tiêu chí nào, và chạy hay lưu truy vấn của bạn. Để tìm hiểu cách thực hiện, hãy xem tạo truy vấn cơ bản.

Bạn muốn xem thêm?

Tạo truy vấn cơ bản

Đào tạo về Excel

Đào tạo về Outlook

Hãy xem làm thế nào để dùng kết nối ngoài bên phải và trái trong một truy vấn chọn.

Nối ngoài có mặt — trái và phải — và họ trả về tất cả dữ liệu từ một bảng, và chỉ phù hợp với dữ liệu từ khác. Họ sẽ hữu ích khi bạn muốn biết khi điều gì đó không xảy ra; Ví dụ, một mục nhất định không bán hoặc học viên không đăng ký cho lớp học.

Bây giờ hãy thêm chỉ cần một chút này.

Bảng trả về tất cả dữ liệu được gọi là "bảng cơ sở" và bảng trả về kết quả khớp được gọi là bảng"phụ."

Là cơ số và đó là bảng phụ tùy thuộc vào hướng của phép nối.

Nếu bạn dùng một nối ngoài bên phải, bảng ở bên phải là bảng cơ sở. Nếu bạn dùng một nối ngoài bên trái, bảng ở bên trái là bảng cơ sở.

Bạn kiểm soát liệu bạn đang dùng một nối ngoài bên phải hoặc trái trong hộp thoại Thuộc tính nối . Chọn và sau đó hoặc bấm chuột phải hoặc gõ đúp vào đường nối … rồi Thuộc tính nối… rồi chọn tùy chọn thứ hai hoặc thứ ba.

Vì vậy, hãy đặt này để làm việc:

Trên tab tạo , chọn Thiết kế truy vấn. Ở đây, chúng tôi sẽ thêm các bảng OrderDetails và sản phẩm.

Bạn có thể nhìn thấy truy nhập sử dụng một mối quan hệ một-nhiều dưới dạng một mẫu cho phép nối và đó có nghĩa là nó là nối trong.

Chúng tôi thêm các trường Tên sản phẩm và số lượng và nếu chúng tôi chạy truy vấn, nó chỉ trả về dữ liệu cho các sản phẩm đã được sắp xếp thứ tự.

Chúng tôi biết điều này, vì nếu truy vấn trả về dữ liệu cho các sản phẩm không có thứ tự, chúng tôi muốn thấy bản ghi trống.

Trở về thiết kế dạng xem, chúng tôi bấm chuột phải hoặc gõ đúp vào đường nối và chọn Thuộc tính nối. Chọn tùy chọn thứ hai và lưu ý đường nối.

Mũi tên sẽ cho bạn nó là nối ngoài và nó cũng chỉ bảng phụ. Chạy truy vấn, sắp xếp dữ liệu từ nhỏ nhất đến lớn nhất và bây giờ bạn biết những sản phẩm không bán.

Vì vậy điều gì xảy ra nếu chúng tôi thay đổi thành nối ngoài phải không?

Chúng tôi thực hiện thay đổi,... chạy truy vấn,... và lấy kết quả tương tự như nối trong: không có bản ghi trống.

Nếu chúng ta tìm hiểu hộp thoại Thuộc tính nối , chúng ta hãy xem tại sao.

Chúng tôi đang trả về tất cả dữ liệu từ bảng chi tiết đơn hàng, nhưng chỉ kết quả khớp từ bảng sản phẩm. Nói cách khác, chúng tôi chỉ nhìn thấy sản phẩm mà có một thứ tự tương ứng và đó là cùng một kết quả trả về bởi nối.

Bây giờ bạn vừa xem xong cách dùng nối ngoài trong một truy vấn chọn sử dụng nhiều nguồn dữ liệu. Vậy, suy nghĩ của bạn kết nối thông qua, và nếu bạn không có kết quả bạn muốn, bạn luôn có thể thay đổi chúng.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×