Quản lý dữ liệu bằng truy vấn

Tạo truy vấn cơ bản

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video. Hãy cài đặt Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player hoặc Internet Explorer 9.

Đối với kết quả tìm kiếm nhanh và câu hỏi, hãy tạo một truy vấn cơ bản để tìm dữ liệu bạn cần và có câu trả lời của bạn.

Tạo một truy vấn trong dạng xem thiết kế

Dạng xem thiết kế cho phép bạn thêm kiểm soát truy vấn mà bạn tạo vì trình hướng dẫn truy vấn nào.

  1. Mở dạng xem thiết kế truy vấn

    • Để bắt đầu, hãy chọn tạo > Thiết kế truy vấn.

      Biểu tượng ribbon thiết kế truy vấn

  2. Thêm nguồn dữ liệu

    Trước tiên, thêm vào bảng hoặc truy vấn có chứa dữ liệu bạn muốn xem. (Có, bạn có thể tạo truy vấn mới từ truy vấn đã lưu. Ví dụ, giả sử bạn xây dựng một truy vấn tìm thấy tất cả các sản phẩm từ nhà cung cấp của bạn và sắp xếp chúng từ cao nhất đến thấp nhất doanh số. Sử dụng truy vấn đó làm nguồn dữ liệu cho một truy vấn mới đó, ví dụ, tìm thấy doanh số sản phẩm từ nhà cung cấp trong một khu vực cụ thể.)

    1. Trong hộp thoại Hiện bảng , hãy chọn tab cả hai .

    2. Chọn nguồn dữ liệu bạn muốn và sau khi mỗi nguồn, chọn Thêm.

    3. Đóng hộp thoại.

  3. Thêm trường đầu ra

    Trường đầu ra là dữ liệu mà bạn muốn hiển thị hoặc bao gồm trong kết quả cho truy vấn.

    • Kéo các trường bạn muốn từ nguồn dữ liệu trong ngăn trên xuống một ô trống trong hàng trường, trong ngăn thấp hơn.

      Ảnh chụp màn hình của tất cả đối tượng truy nhập dạng xem

    Sử dụng biểu thức làm trường đầu ra

    Để thực hiện tính toán hoặc sử dụng một hàm để tạo ra kết xuất truy vấn, bao gồm một biểu thức là một trường đầu ra. Biểu thức có thể sử dụng dữ liệu từ bất kỳ nguồn dữ liệu truy vấn, ngoài việc hàm, chẳng hạn như định dạng hoặc InStr, và có thể chứa hằng số và toán tử số học.

    1. Trong một cột trống của lưới thiết kế truy vấn, hãy chọn hàng trường .

    2. Trên tab thiết kế , trong nhóm Thiết lập truy vấn , hãy chọn bộ dựng.

    3. Nhập hoặc dán biểu thức của bạn. Lời nói đầu biểu thức của bạn với tên bạn muốn dùng cho biểu thức xuất, theo sau là dấu hai chấm. Ví dụ, để nhãn biểu thức "Cập Nhật lần cuối", hãy bắt đầu biểu thức của bạn với: Cập Nhật lần cuối:

      Ngoài ra, hãy dùng bộ dựng biểu thức để xây dựng biểu thức của bạn với Các thành phần biểu thức, Biểu thức thể loạiGiá trị biểu thức.

    Lưu ý: Biểu thức là mạnh mẽ và linh hoạt, với nhiều tùy chọn. Để biết thêm thông tin, hãy xem xây dựng biểu thức.

  4. Xác định tiêu chí (tùy chọn)

    Sử dụng tiêu chí để giới hạn (để giá trị trường) bản ghi trả về truy vấn của bạn. Ví dụ, bạn có thể chỉ muốn thấy các sản phẩm với đơn giá nhỏ hơn $ 10.

    1. Để xác định tiêu chí, trước tiên kéo các trường có chứa các giá trị vào ngăn thấp hơn.

      Mẹo: Theo mặc định, khi bạn thêm một trường, dữ liệu của nó trả về trong kết quả truy vấn. Nếu bạn đã thêm vào trường bạn muốn đã, bạn không cần phải thêm một lần nữa để áp dụng tiêu chí cho nó.

    2. Nếu bạn không muốn nội dung trường xuất hiện trong kết quả của bạn, trong hàng hiện trường, hãy xóa hộp kiểm.

    3. Trong hàng tiêu chí cho trường, hãy nhập một biểu thức mà các giá trị trường phải thỏa mãn (nếu bản ghi sẽ được bao gồm trong kết quả của bạn). Ví dụ, <10. (Để biết thêm ví dụ, hãy xem ví dụ về tiêu chí truy vấn.)

    4. Chỉ định tiêu chí thay thế bất kỳ trong hàng Hoặc, bên dưới hàng Tiêu chí.

    Nếu bạn chỉ định tiêu chí thay thế, bản ghi được chọn nếu giá trị của trường thỏa mãn bất kỳ tiêu chí được liệt kê. Ví dụ, nếu bạn bao gồm trạng thái trường từ bảng khách hàng của bạn, CA đã xác định các tiêu chí và bao gồm hoặc hàng cho ID và WA, bạn nhận được bản ghi cho khách hàng sống trong bất kỳ ba được lập chỉ kỳ.

  5. Tóm tắt dữ liệu (tùy chọn)

    Bạn có thể muốn tóm tắt dữ liệu, đặc biệt là nếu dữ liệu của bạn là số. Ví dụ, bạn có thể muốn xem giá trung bình hoặc tổng doanh thu.

    1. Nếu cần thiết, hãy thêm hàng tổng vào lưới thiết kế truy vấn trong ngăn thấp hơn. Trong dạng xem thiết kế, trên tab thiết kế , trong nhóm Hiện/ẩn , hãy chọn tổng cộng.

    2. Đối với mỗi trường mà bạn muốn tóm tắt, trong hàng tổng , chọn hàm để sử dụng. Các hàm có sẵn phụ thuộc vào kiểu dữ liệu của trường.

  6. Chạy hay lưu truy vấn

    • Để chạy truy vấn, trong nhóm kết quả , trên tab thiết kế , hãy chọn chạy.

    • Để lưu truy vấn của bạn để sử dụng sau này, trên thanh công cụ truy nhập nhanh, hãy chọn lưu Lưu . Nhập tên mô tả cho truy vấn, sau đó chọn OK.

Bạn muốn xem thêm?

Đào tạo về Excel

Đào tạo về Outlook

Trong video này, bạn sẽ tìm hiểu cách dùng trình thiết kế truy vấn để tạo một truy vấn chọn hoàn toàn dành lập.

Bạn sẽ chọn nguồn dữ liệu cùng với các trường từ nguồn dữ liệu.

Nếu cần, bạn sẽ thêm các tiêu chí để lọc kết quả, đảm bảo rằng khớp với các kiểu dữ liệu của bạn.

Sau đó, bạn sẽ chạy truy vấn và điều chỉnh dạng xem của kết quả truy vấn để hiển thị những gì bạn muốn xem.

Truy vấn của chúng tôi sẽ trả lời câu hỏi này: "số lượng đơn hàng đã TailSpin đồ chơi đặt cuối tháng?"

Chúng ta hãy bắt đầu.

Trên ruy-băng, hãy chọn tạo, sau đó Thiết kế truy vấn.

Điều này khởi động trình thiết kế truy vấn.

Bạn có thể dùng hộp thoại Hiện bảng để thêm bảng hoặc truy vấn làm nguồn dữ liệu, hoặc bạn có thể chỉ cần kéo một nguồn qua từ ngăn dẫn hướng.

Hãy dùng bảng đơn hàng cho nguồn dữ liệu của chúng tôi. Để trả lời câu hỏi của chúng tôi, chúng tôi cụ thể cần tên khách hàng và ngày đặt hàng.

Bạn có thể bấm đúp vào để thêm một trường vào lưới thiết kế xuống dưới đây, hoặc bạn có thể kéo nó.

Nếu bạn chạy truy vấn bây giờ, bạn có thể thấy nó trả về mọi thứ tự cho mỗi khách hàng, và bạn có thể dùng các công cụ lọc ở đây để thu hẹp kết quả.

Nhưng nếu bạn thêm tiêu chí vào truy vấn, bạn có thể có cùng một kết quả mỗi lần.

Điều này là, thêm tiêu chí được phức tạp hơn một chút vì vậy hãy lưu ý một số quy tắc.

Quy tắc đầu tiên là: biết dữ liệu của bạn.

Để cho biết bạn điều này nghĩa là gì, hãy mở bảng đơn hàng...

... chọn trường trên ruy-băng,...

… rồi chọn các trường trong truy vấn của chúng tôi.

Trường Ngày đặt hàng là trường kiểu dữ liệu ngày/giờ...

… nhưng khách hàng trường không phải là một trường văn bản; đó là trường kiểu dữ liệu số.

Điều này dẫn đến quy tắc thứ hai: tiêu chí của bạn phải khớp với kiểu dữ liệu của trường mà bạn đang lọc.

Ví dụ, bạn có thể chỉ nhập giá trị ngày trong một trường ngày/giờ, số trong một trường số, v.v...

Vậy, làm thế nào để chúng tôi biết số tương ứng với đồ chơi TailSpin?

Hãy chọn Công cụ cơ sở dữ liệu, mối quan hệ. Trong ngăn mối quan hệ, chúng tôi nhìn thấy các khách hàng trong đơn hàng liên quan theo trường ID và ID khách hàng.

Hãy chọn Công cụ cơ sở dữ liệu, mối quan hệ. Trong ngăn mối quan hệ, chúng ta hãy xem khách hàng và đơn hàng có liên quan theo trường ID và ID khách hàng.

Khi chúng tôi mở bảng khách hàng và xác định vị trí TailSpin đồ chơi, chúng tôi nhìn thấy nó có một giá trị ID của 23.

Trở lại trong truy vấn bây giờ, hãy nhập 23 trong hàng tiêu chí của trường ID khách hàng .

Sau đó, chúng tôi bung rộng trường Ngày đặt hàng và thêm một cặp toán tử lô-gic: "giữa" và "và". Chúng tôi nhập ngày bắt đầu ở đây, và ngày kết thúc ở đây.

Lưu ý rằng chúng tôi bao quanh các giá trị ngày với hai dấu thăng. Truy nhập yêu cầu đây khi chúng tôi muốn xác định giá trị là một ngày tháng và văn bản không.

Chạy truy vấn và bây giờ, chúng tôi nhận được các kết quả của chúng tôi đang tìm kiếm: chỉ đơn hàng được đặt bằng TailSpin tháng trước.

Bây giờ, hãy xem lại và xem xét thiết kế truy vấn cho một phút.

Bạn có thấy các hộp kiểm không? Nếu bạn xóa chúng, bạn ẩn trường của bạn từ kết quả, như vậy.

Trường vẫn còn trong truy vấn; bạn chỉ cần không nhìn thấy nó trong kết quả.

Ngoài ra, nếu bạn muốn trả về một phần của kết quả, chẳng hạn như các giá trị trên cùng của năm hoặc có thể cuối 25 phần trăm của một tập dữ liệu, hãy chọn một giá trị từ danh sách trả về.

Dưới đây trong lưới thiết kế, đến hàng sắp xếp và chọn tăng dần hoặc giảm dần. Thứ tự tăng dần trả về các mục dưới cùng, và giảm dần trả về các mục trên cùng.

Tiếp theo, hãy xem nút tổng cộng . Đây là cách nhanh chóng để thêm tổng, Trung bình hoặc các phép tính khác vào một truy vấn.

Đây là ví dụ. Bạn có thể xem chúng tôi có ba bảng với một trường từ mỗi. Nếu tôi chạy truy vấn như giờ đây, chúng tôi nhận được nhiều thể loại lặp đi lặp lại.

Vì vậy, hãy sao lưu vào dạng xem thiết kế.

Chọn tổng,..., và lưu ý quyền truy nhập thêm một hàng tổng vào lưới truy vấn và đặt tất cả ba trường để Nhóm theo.

Giả sử chúng tôi muốn xem số lượng mục trong mỗi thể loại có được sắp xếp thứ tự. Chúng tôi loại bỏ trường Ngày đặt hàng từ truy vấn.

Chúng tôi thiết lập trường số lượng để tính tổng, và để trường thể loại trên Nhóm theo.

Và chúng tôi di chuyển trường thể loại , vì vậy thật trường ngoài cùng bên trái.

Bây giờ khi chúng tôi chạy truy vấn, nó tính toán số lượng các mục đã bán trong mỗi thể loại.

Sắp xếp kết quả và bạn có thể xem các thể loại nào bán nhất hoặc ít nhất.

Bây giờ bạn đã tạo một truy vấn chọn bằng cách dùng trình thiết kế truy vấn.

Bạn biết cách để chọn dữ liệu nguồn và tiêu chí của bạn, và cũng kết quả là cách chạy và tinh chỉnh truy vấn của bạn.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×