Quản lý dữ liệu bằng truy vấn

Tạo truy vấn có nhiều nguồn dữ liệu

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video. Hãy cài đặt Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player hoặc Internet Explorer 9.

Mức độ thường xuyên, để có được câu trả lời bạn cần, bạn tạo truy vấn thu thập thông tin từ nhiều hơn một bảng hoặc từ một tổ hợp bảng và truy vấn.

Bắt đầu với nối

Đôi khi, bạn phải dùng dữ liệu từ nhiều nguồn (bảng hoặc truy vấn) để trả lời câu hỏi. Ví dụ, bạn có thể muốn xem số lượng khách hàng trong một vùng nhất định sắp xếp thứ tự sản phẩm cụ thể.

Khi bạn thêm nhiều hơn một nguồn dữ liệu, Access sử dụng các mối quan hệ hiện có, được xác định giữa chúng hoặc nó tạo kết nối giữa chúng cho mục đích truy vấn. Một nối là chỉ cần một kiểu quan hệ giữa nguồn dữ liệu trong một truy vấn.

Lưu ý: Nối đang tạm thời và đang chỉ liên kết với truy vấn. Nếu bạn thường xuyên tạo phép nối cùng giữa các bảng, bạn có thể muốn tạo một mối quan hệ vĩnh viễn giữa chúng.

Nối trong

Hầu hết nối là nối. Đây phản đối cho nối ngoài, vốn được thảo luận trong tạo truy vấn với nối ngoài.

Nối trong trả về dữ liệu từ một nguồn chỉ khi nó tìm phù hợp với các bản ghi trong số các. Ví dụ, nếu bạn truy vấn thông tin về sản phẩm và đơn hàng, bạn chỉ xem dữ liệu cho các sản phẩm có một thứ tự khớp nhau.

Ảnh chụp màn hình sản phẩm và đơn hàng bảng

Tự nối

Một tự nối nối hai bản sao của cùng một bảng hoặc truy vấn. Dùng để kết hợp bản ghi từ cùng một bảng khi không có giá trị khớp nhau trong các trường đã tham gia.

Ví dụ, giả sử bạn có một bảng nhân viên liệt kê tất cả các nhân viên trong tổ chức của bạn, bao gồm người quản lý. Bảng chứa một báo cáo vào trường mà giữ ID của trình quản lý của nhân viên.

ID

Họ

Tên

Báo cáo để

1

Freehafer

Nancy

5

2

Cencini

Andrew

3

Kotas

Tháng 1

10

4

Sergienko

Mariya

5

5

Thorpe

Steven

2

6

Neipper

Michael

10

7

Zare

Robert

10

8

Guissani

Laura

10

9

Hellung-Larsen

Anne

5

10

Dempsey

Molly

3

Để tìm tên của một nhân viên trình quản lý, tìm với nhân viên trong bảng, tìm ID trình quản lý trường báo cáo và rồi tra cứu ID của người quản lý trong cùng một trường nhân viên. Ví dụ Nancy báo cáo để trình quản lý có ID nhân viên là 5 — đó là Steven Thorpe.

Để tự động hóa tác vụ này, thêm bảng nhân viên vào truy vấn của bạn hai lần sau đó tạo một tự nối. Khi bạn thêm nguồn dữ liệu lần thứ hai, Access nối _1 tên của ví dụ thứ hai. Ví dụ, nếu bạn thêm bảng nhân viên hai lần, ví dụ thứ hai được đặt tên là Employees_1. Để hiển thị tên trình quản lý cho mỗi nhân viên, bạn tạo một kết nối giữa báo cáo vào trường trong bảng nhân viên và nhân viên ID trường trong bảng Employees_1.

1. Thêm nguồn dữ liệu

  • Chọn tạo > thiết kế truy vấn.

Thêm tất cả các bảng và truy vấn, bạn cần làm nguồn dữ liệu. (Không phải lo lắng. Nếu bạn quên một, bạn vẫn có cơ hội để thêm nhiều nguồn dữ liệu sau này.)

Các nguồn dữ liệu có thể bao gồm bảng mà bạn muốn hiển thị thông tin (chẳng hạn như một bảng sản phẩm) và bảng có chứa thông tin bạn cần phải sử dụng cho tiêu chí.

Hãy nhớ rằng truy vấn hiện có, được lưu cũng sẵn có dưới dạng nguồn dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn đã tạo một truy vấn để tìm tất cả các đơn hàng cho một tháng đã cho, sử dụng truy vấn cộng với bảng sản phẩm để hiển thị tất cả các sản phẩm bán được trong một tháng đã cho.

2. gia nhập các nguồn dữ liệu liên quan

  • Để thêm một nối chính bạn, hãy kéo các trường từ một nguồn dữ liệu vào trường tương ứng trong nguồn dữ liệu khác. Theo mặc định, Access sẽ tạo một nối.

Đối với hầu hết các mối quan hệ, Access tạo nối. Và, nếu bạn đã xác định tính toàn vẹn tham chiếu sẽ được áp, nó bao gồm trong. Nhưng trong một số trường hợp, Access sẽ không tạo phép nối bạn cần. Ví dụ, nếu bạn thêm truy vấn hiện có vào truy vấn mới và chưa tạo mối quan hệ, Access sẽ không tự động tạo phép nối.

3. hoàn thành truy vấn

  • Hãy làm theo các bước thông thường để tạo một truy vấn: thêm trường đầu ra, thêm bất kỳ tiêu chí nào, và chạy hay lưu truy vấn của bạn. Để tìm hiểu cách thực hiện, hãy xem tạo truy vấn cơ bản.

Bạn muốn xem thêm?

Đào tạo về Excel

Đào tạo về Outlook

Trong video này, bạn sẽ tìm hiểu cách tạo một truy vấn chọn với nhiều nguồn dữ liệu.

Bạn sẽ tìm hiểu cách dùng "nối" để tạo một khớp giữa nhiều nguồn.

Bạn cũng sẽ tìm hiểu về các kiểu khác nhau của phép nối sẵn dùng.

Xây dựng một truy vấn chọn sử dụng nhiều hơn một nguồn dữ liệu theo các bước cơ bản tương tự như xây dựng một với một nguồn dữ liệu đơn lẻ.

Bạn mở Trình thiết kế truy vấn, hãy chọn bảng hoặc truy vấn của bạn và thêm các trường của bạn.

Nhưng không có một xoắn.

Khi bạn truy vấn nhiều nguồn dữ liệu, bạn cần để tạo một khớp giữa mỗi nguồn.

Ví dụ, nếu bạn muốn tìm hiểu những sản phẩm nằm trong bộ đơn hàng, bạn phải khớp với đơn hàng với các sản phẩm của họ.

Để tạo các kết quả khớp, bạn sử dụng gì có tên là "tham gia."

Gia nhập một so sánh dữ liệu trong hai trường phổ biến: một từ mỗi nguồn dữ liệu.

Gia nhập điều khiển cách dữ liệu trong mỗi trường khớp với nhau.

Ví dụ, kiểu phổ biến nhất nối chỉ trả về dữ liệu từ một trường khi nó tìm một giá trị khớp trong khác, và đây là cách bạn tìm hiểu số lượng sản phẩm trong mỗi đơn hàng.

Kiểu khác của phép nối trả về tất cả dữ liệu từ một trường, nhưng chỉ phù hợp với dữ liệu từ khác.

Và trong ví dụ này, truy vấn cho bạn đơn hàng nào không chứa một sản phẩm đã cho.

Bây giờ, khi bạn tạo mối quan hệ bảng của bạn, Access cũng tạo một tham gia cho từng mối quan hệ.

Truy nhập dùng mối quan hệ của bạn dưới dạng mẫu cho phép nối, vì vậy hầu hết thời gian trường nối của bạn sẽ có của bạn chính khóa và khóa ngoài.

Nhưng họ không có. Bạn cũng có thể tham gia nguồn không liên quan.

Nếu bạn có hai liên quan nguồn và bạn thêm chúng vào trình thiết kế truy vấn, bạn hãy xem diện mạo của mối quan hệ — chỉ cần nhớ rằng nó không. Truy nhập chỉ cho bạn kiểu quan hệ nó dùng làm mẫu cho phép nối.

Và miễn là bạn có một nối giữa các bảng hoặc truy vấn của bạn, bạn có thể thêm các trường từ cả hai nguồn.

Lưu ý, chúng tôi không thêm các trường vào lưới thiết kế. Chúng tôi không cần phải, vì Access thêm chúng ở phía sau.

Bạn có thể chạy truy vấn và có một kết quả.

Bây giờ chúng ta hãy tìm hiểu kỹ hơn một kết nối, vì bạn cần phải nhớ một vài điểm chính.

Trước tiên, bạn có thể đặt hoặc thay đổi kiểu nối bằng cách bấm chuột phải hoặc gõ đúp vào đường nối và chọn Thuộc tính nối.

Các thiết đặt này kiểm soát kiểu nối trong truy vấn của bạn và đây là các loại phổ biến nhất của phép nối.

Tùy chọn này sẽ tạo ra "nối." Đây là kiểu nối trả về dữ liệu trùng khớp từ cả hai bảng.

Access tạo kiểu nối này bất cứ khi nào bạn tạo mối quan hệ.

Tùy chọn thứ hai sẽ tạo ra một "nối ngoài trái," có nghĩa là rằng truy vấn trả về tất cả dữ liệu từ bảng được liệt kê ở bên trái và chỉ phù hợp với dữ liệu từ bảng khác.

Tùy chọn thứ ba sẽ tạo ra một "nối ngoài bên phải" và bạn có thể đoán điều gì xảy ra.

Truy vấn trả về tất cả dữ liệu từ bảng bên phải, chỉ phù hợp với dữ liệu từ bảng bên trái.

Bạn thường dùng nối ngoài khi bạn muốn biết gì chưa bán hoặc thêm tổng quát, khi điều gì đó không xảy ra.

Thu hồi đây là ba loại phổ biến nhất của phép nối. Bạn cũng có thể dùng "nối chéo" và "phép nối không ngang bằng" nhưng đây không được dùng thường xuyên.

Điểm chính về nối là "mối quan hệ" và "nối" không phải là tương tự.

Mối quan hệ là một bộ quy tắc kiểm soát tính toàn vẹn tham chiếu: làm thế nào bạn thêm và xóa bỏ dữ liệu.

Gia nhập một điều khiển cách truy vấn của bạn phù hợp với dữ liệu.

Nhưng hai thể loại tương tự.

Ví dụ, mối quan hệ của bạn có thể có mặt — một và nhiều — và kết nối của bạn cũng có thể có mặt — trái và phải — nhưng bạn chỉ sử dụng kết nối trong truy vấn và bạn có thể sử dụng chúng theo cách mà bạn không thể trong mối quan hệ.

Ví dụ, bạn có thể xóa bỏ phép nối mà không gây hại cơ sở dữ liệu của bạn, điều bạn không thể làm với mối quan hệ.

Ngoài ra, bạn có thể thêm nối nơi mối quan hệ không tồn tại.

Ví dụ, bạn có thể gia nhập một trường trong một bảng với một trường trong một truy vấn miễn là các trường có kiểu dữ liệu trùng khớp hoặc tương thích.

Bây giờ bạn biết cách làm việc với các kết nối để tạo một truy vấn chọn với nhiều nguồn dữ liệu. Bạn cũng có thể đặt hoặc thay đổi kiểu nối. Và bạn hiểu rõ sự giống nhau và sự khác biệt giữa tham gia và mối quan hệ.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×