Thêm và chỉnh sửa dữ liệu

Sao chép dữ liệu từ Excel

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video. Hãy cài đặt Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player hoặc Internet Explorer 9.

Tận dụng các chỉnh sửa hợp lý hóa, truy vấn mạnh mẽ, và hữu ích chức năng báo cáo trong Access bằng cách sao chép dữ liệu từ một bảng tính Excel. Nhập dữ liệu vào bảng hiện có hoặc vào một bảng mới, trống.

Trước khi bạn sao chép dữ liệu, hãy bảo đảm thư được nhất quán và cấu trúc sao cho nó sẽ sao chép sạch.

Dọn dẹp dữ liệu của bạn

  • Tất cả dữ liệu trong một cột sẽ là cùng một loại và cần có một định dạng tương tự. Ví dụ, hãy đảm bảo tất cả các số điện thoại bao gồm mã vùng nhưng không có tiền tố quốc gia, tất cả địa chỉ bao gồm các thành phố và bang nhưng không có quốc gia và tất cả giá bao gồm xu — ngay cả khi bạn danh sách.00.

  • Loại bỏ bất kỳ tiêu đề phụ, hàng tóm tắt hoặc chú thích, và hàng trống.

    Lưu ý: Nếu cần thiết, thêm những mục này lại sau này bằng cách dùng truy nhập truy vấn và báo cáo gộp nhóm và tổng cộng.

    Nếu bạn đang dán dữ liệu vào bảng Access hiện có, hãy đảm bảo rằng bảng tính của bạn đều có cùng số cột — trong cùng một đơn hàng — dưới dạng bảng Access. (Mặt khác, nếu bạn đang lên kế hoạch để tạo một bảng Access mới với dữ liệu này, tên và thứ tự các cột Tuy nhiên bạn thích.)

    Mẹo: Cơ sở dữ liệu tốt hành vào danh sách mỗi phần rời rạc thông tin trong cột riêng của nó là. Ví dụ, phân tách tên và họ vào cột khác nhau, và riêng các địa chỉ đường phố, thành phố, trạng thái, và mã bưu chính.

Thêm dữ liệu Excel vào một bảng mới

  1. Chọn và sao chép dữ liệu trong Excel mà bạn muốn thêm vào bảng.

  2. Trong Access, hãy chọn trang đầu > dán.

  3. Để biểu thị xem hàng đầu tiên của dữ liệu của bạn chứa các đầu đề cột, chọn hoặc không.

  4. Nếu bạn muốn, đổi tên bảng và trường.

Thêm dữ liệu Excel vào bảng hiện có

  1. Chọn và sao chép dữ liệu trong Excel mà bạn muốn thêm vào bảng.

  2. Trong Access, hãy mở bảng bạn muốn dán dữ liệu vào.

  3. Ở cuối bảng, hãy chọn một hàng trống.

  4. Chọn trang đầu > dán > dán chắp thêm.

Khi bạn sao chép dữ liệu Excel vào một cơ sở dữ liệu Access, dữ liệu gốc của bạn trong Excel vẫn không thay đổi.

Bạn muốn xem thêm?

Di chuyển dữ liệu từ Excel vào Access

Đào tạo về Excel

Đào tạo về Outlook

Bạn có thể đã sử dụng Excel để lưu trữ danh sách dữ liệu, chẳng hạn như liên hệ.

Nếu danh sách của bạn nhận khó để quản lý trong Excel, đó là một ý kiến hay di chuyển nó vào trong Access để bạn có thể tận dụng các tính năng dùng và báo cáo.

Là một cách để chỉ sao chép và dán dữ liệu Excel vào Access — vào bảng hiện có, hoặc vào mới. Đây là cách thực hiện.

Bạn có thể cần phải thực hiện một số công cụ dọn dẹp trong Excel trước tiên. Bảng Access yêu cầu bạn cấu trúc dữ liệu của bạn, điều này sẽ giúp giữ mọi thứ chính xác hơn.

Đảm bảo rằng tất cả dữ liệu trong mỗi cột có cùng loại, chẳng hạn như văn bản, ngày hoặc số.

Loại bỏ khỏi bất kỳ tiêu đề phụ, hàng tổng hợp hoặc các hàng trống. Bạn có thể tạo lại những sau này bằng cách dùng các nhóm và tổng cộng các tính năng của truy vấn Access và báo cáo.

Nếu bạn sẽ dán dữ liệu vào bảng Access hiện có, hãy đảm bảo dữ liệu Excel của bạn có cùng số cột dưới dạng bảng Access và các cột có cùng trật tự.

Bạn có thể cần phải thêm một cột trống ở đây có trong trang tính Excel của bạn để làm cho chúng phù hợp.

Nếu bạn đang tạo một bảng mới trong Access, chỉ cần định dạng trang tính Excel theo cách bạn nghĩ có ích nhất.

Ví dụ, nó là một ý kiến hay để tách tên và họ thành các cột riêng biệt...

.. .và địa chỉ thông tin thường hữu ích nếu bạn phân tách thành các cột cũng.

Sau khi dữ liệu của bạn đã sẵn sàng, hãy chọn nó...

Và sao chép nó vào bảng tạm.

Nếu bạn đang tạo một bảng mới với dữ liệu này, trong Access, chỉ cần bấm chuột phải vào ngăn dẫn hướng, và chọn dán.

Nếu dữ liệu được sao chép của bạn bao gồm các đầu đề cột, chọn . Nếu không, chọn không.

Access tạo bảng mới và bây giờ bạn có thể bắt đầu làm việc với nó.

Nếu bạn đang dán vào bảng hiện có, trong Access, bấm đúp vào bảng mà bạn đang thêm vào.

Chọn dấu sao trong hàng trống ở phía dưới để tô sáng hàng mới, sau đó trên tab Trang chủ, chọn mũi tên xuống bên dưới dán, sau đó chọn Dán chắp thêm.

Thao tác dán có thể mất một vài cố gắng, nếu dữ liệu Excel của bạn không khớp với các cột trong bảng Access của bạn.

Nếu bạn đang gặp vấn đề khi dán, kiểm tra lại các kiểu dữ liệu của mỗi cột trong bảng Access.

Bạn có thể làm điều này bằng cách chọn tab trường , rồi bấm vào một cột. Kiểu dữ liệu của cột đó được hiển thị ở đây. Đảm bảo rằng dữ liệu bạn đang cố gắng dán vào cột đó phù hợp với dữ liệu nhập.

Sau khi bạn dán dữ liệu, bạn có thể bắt đầu làm việc với nó trong Access. Vì đây là một bản sao của dữ liệu, dữ liệu gốc của bạn trong Excel vẫn không thay đổi.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×