Bắt đầu với cơ sở dữ liệu

Để thiết kế của bạn luôn tập trung, hãy tóm tắt mục đích của cơ sở dữ liệu và tham khảo tóm tắt thường xuyên. Ví dụ: nếu bạn muốn có một cơ sở dữ liệu nhỏ cho doanh nghiệp tại nhà, chẳng hạn như bạn có thể viết đơn giản, chẳng hạn như "Cơ sở dữ liệu khách hàng lưu danh sách thông tin khách hàng cho mục đích tạo hoạt động gửi thư và báo cáo". Đối với cơ sở dữ liệu doanh nghiệp, bạn có thể cần nhiều đoạn văn để mô tả thời điểm và cách mọi người trong các vai trò khác nhau sẽ sử dụng cơ sở dữ liệu và dữ liệu của nó. Tạo một tuyên bố nhiệm vụ cụ thể và chi tiết để tham khảo trong suốt quy trình thiết kế.

Bắt đầu với các phương pháp theo dõi và thông tin hiện có của bạn. Ví dụ: có thể bạn hiện ghi lại đơn đặt hàng trong sổ cái hoặc bạn giữ thông tin khách hàng trên biểu mẫu giấy. Dùng những nguồn này để liệt kê thông tin bạn hiện đang chụp (ví dụ, tất cả các hộp trên biểu mẫu của bạn). Vị trí hiện tại bạn không thu thập các thông tin quan trọng, hãy nghĩ về thông tin không cần thiết. Mỗi loại dữ liệu riêng lẻ sẽ trở thành một trường trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Đừng lo lắng về việc tạo danh sách đầu tiên hoàn hảo—bạn có thể tinh chỉnh danh sách theo thời gian. Nhưng hãy cân nhắc tất cả những người sử dụng thông tin này và yêu cầu ý kiến của họ.

Tiếp theo, hãy nghĩ xem bạn muốn gì ngoài cơ sở dữ liệu và loại báo cáo hoặc thư bạn muốn tạo. Sau đó, hãy đảm bảo rằng bạn đang ghi lại các thông tin bắt buộc để đáp ứng các mục tiêu đó. Ví dụ, nếu bạn muốn một báo cáo hiển thị doanh số theo khu vực, bạn cần ghi lại dữ liệu doanh số ở mức khu vực. Hãy thử phác thảo báo cáo với thông tin thực tế khi bạn muốn xem báo cáo. Sau đó, liệt kê dữ liệu bạn cần để tạo báo cáo. Thực hiện tương tự cho việc gửi thư hoặc các đầu ra khác bạn muốn từ cơ sở dữ liệu.

Ví dụ

Giả sử bạn mang đến cho khách hàng cơ hội chọn tham gia (hoặc không tham gia) cập nhật email định kỳ và bạn muốn in danh sách những người đã chọn tham gia đó. Bạn cần cột Gửi Email trong bảng Khách hàng, với các giá trị cho phép là Có và Không.

Đối với những người sẵn sàng nhận email, bạn cần có địa chỉ email, điều này cũng yêu cầu phải có trường. Nếu bạn muốn đưa vào một lời chào thích hợp (chẳng hạn như Ông, Bà hoặc Ms.), hãy đưa vào trường Lời chào. Nếu bạn muốn xác định địa chỉ khách hàng theo tên của họ trong email, hãy thêm trường Tên.

Sau khi bạn có danh sách các thông tin bắt buộc, hãy xác định các thực thể chính (hoặc đối tượng) mà bạn cần để sắp xếp dữ liệu. Tránh trùng lặp dữ liệu trên nhiều thực thể. Ví dụ: danh sách sơ bộ về cơ sở dữ liệu doanh số sản phẩm có thể trông như sau:

Các thực thể chính là: khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm và đơn hàng. Vậy hãy bắt đầu với bốn bảng đó: một bảng dữ kiện về khách hàng, một bảng dữ kiện về nhà cung cấp, v.v.. Đây có thể không phải là thiết kế cuối cùng của bạn nhưng đây là điểm khởi đầu tốt.

Để hiểu tại sao số lượng bảng tốt hơn bảng nhiều hơn, hãy cân nhắc tới bảng hiển thị ở đây:

Mỗi hàng chứa thông tin về cả sản phẩm lẫn nhà cung cấp. Vì bạn có thể có nhiều sản phẩm từ cùng một nhà cung cấp nên thông tin tên và địa chỉ nhà cung cấp sẽ bị lặp lại nhiều lần. Như vậy rất tốn dung lượng ổ đĩa. Thay vào đó, hãy ghi lại thông tin nhà cung cấp chỉ một lần trong bảng Nhà cung cấp riêng, rồi liên kết bảng đó với bảng Sản phẩm.

Vấn đề thứ hai của thiết kế này là do bạn cần sửa đổi thông tin về nhà cung cấp. Giả sử bạn cần thay đổi địa chỉ của nhà cung cấp. Vì địa chỉ xuất hiện ở nhiều nơi nên bạn có thể vô tình thay đổi địa chỉ ở chỗ này nhưng quên thay đổi địa chỉ ở những chỗ khác. Việc ghi lại địa chỉ của nhà cung cấp ở một nơi duy nhất sẽ giải quyết vấn đề đó.

Cuối cùng, giả sử chỉ có một sản phẩm được cung cấp bởi Coho Winery và bạn muốn xóa sản phẩm nhưng giữ lại thông tin tên và địa chỉ của nhà cung cấp. Với thiết kế này, bạn sẽ xóa bản ghi sản phẩm mà không làm mất thông tin nhà cung cấp như thế nào? Không thể. Vì mỗi bản ghi lại chứa dữ kiện về một sản phẩm ngoài dữ kiện về nhà cung cấp nên không thể xóa dữ kiện này mà không xóa bảng kia. Để tách riêng các dữ kiện này, hãy tách bảng này thành hai: bảng đầu tiên cho thông tin sản phẩm và bảng thứ hai chứa thông tin nhà cung cấp. Sau đó, khi bạn xóa bản ghi sản phẩm, bạn sẽ chỉ xóa dữ kiện về sản phẩm— chứ không xóa dữ kiện về nhà cung cấp.

Sau khi bạn chọn đối tượng cho bảng cơ sở dữ liệu, các cột trong bảng đó sẽ chỉ lưu trữ dữ kiện về đối tượng đơn đó. Ví dụ: bảng sản phẩm sẽ chỉ lưu trữ dữ kiện về sản phẩm— chứ không lưu trữ thông tin về nhà cung cấp của họ.

Để quyết định theo dõi thông tin nào trong bảng, hãy dùng danh sách bạn đã tạo trước đó. Ví dụ, bảng Khách hàng có thể bao gồm: Tên, Họ, Địa chỉ, Gửi Email, Lời chào và Địa chỉ Email. Mỗi bản ghi (khách hàng) trong bảng chứa cùng một tập hợp cột, do đó, bạn lưu trữ thông tin giống nhau chính xác cho từng khách hàng.

Tạo danh sách đầu tiên của bạn, rồi xem lại và tinh chỉnh danh sách đó. Hãy nhớ chia nhỏ thông tin thành các trường nhỏ nhất có thể. Ví dụ: nếu danh sách ban đầu của bạn có Địa chỉ dưới dạng một trường, hãy ngắt địa chỉ đó thành Địa chỉ Đường, Thành phố, Tiểu bang và Mã Zip—hoặc nếu khách hàng của bạn là khách hàng toàn cầu, hãy vào nhiều trường hơn nữa. Ví dụ như, bạn có thể gửi thư theo định dạng thích hợp hoặc báo cáo về đơn hàng theo trạng thái.

Sau khi tinh chỉnh các cột dữ liệu trong từng bảng, bạn đã sẵn sàng chọn khóa chính cho từng bảng.

Bạn cần một cách để nhận dạng duy nhất từng hàng trong mỗi bảng. Bạn có nhớ ví dụ trước đây trong đó hai khách hàng có cùng tên không? Vì có chung một tên, bạn cần phải có cách để nhận dạng riêng từng cái.

Vì vậy, mỗi bảng cần có một cột (hoặc tập hợp cột) xác định duy nhất từng hàng. Đây được gọi là khóa chính và thường là một số duy nhất, chẳng hạn như số ID nhân viên hoặc số sê-ri. Access sử dụng khóa chính để liên kết nhanh dữ liệu từ nhiều bảng và kết hợp dữ liệu với nhau giúp bạn.

Đôi khi, khóa chính có hai trường trở lên. Ví dụ: bảng Chi tiết Đơn hàng lưu trữ các khoản mục về đơn hàng có thể sử dụng hai cột trong khóa chính: ID Đơn hàng và ID Sản phẩm. Khi khóa chính sử dụng nhiều cột, khóa còn được gọi là khóa tổng hợp.

Nếu bạn đã có mã định danh duy nhất cho thông tin trong bảng, chẳng hạn như số sản phẩm nhận dạng riêng từng sản phẩm trong danh mục của bạn, hãy sử dụng mã định danh đó nhưng chỉ khi các giá trị này đáp ứng các quy tắc cho khóa chính:

• Mã định danh sẽ luôn khác nhau đối với mỗi bản ghi. Khóa chính không được phép các giá trị trùng lặp.

• Luôn có một giá trị cho mục. Mỗi bản ghi trong bảng của bạn phải có khóa chính. Nếu bạn đang sử dụng nhiều cột để tạo khóa (chẳng hạn như Gia đình Phần và Số Phần), cả hai giá trị phải luôn xuất hiện.

• Khóa chính là một giá trị không thay đổi. Vì các khóa được tham chiếu bởi các bảng khác nên mọi thay đổi đối với khóa chính trong một bảng có nghĩa là thay đổi ở mọi nơi khóa được tham chiếu. Thay đổi thường xuyên làm tăng nguy cơ lỗi.

Nếu bạn không có mã định danh rõ ràng, hãy sử dụng một số bất kỳ, duy nhất làm khóa chính. Ví dụ: bạn có thể gán một số đơn hàng duy nhất cho mục đích duy nhất là xác định đơn hàng.