Quản lý dữ liệu bằng truy vấn

Bắt đầu với truy vấn

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video. Hãy cài đặt Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player hoặc Internet Explorer 9.

Sử dụng truy vấn để trả lời doanh nghiệp hoặc câu hỏi khác dựa trên dữ liệu và nhanh chóng và dễ dàng tạo hàng loạt Cập Nhật hoặc xóa bỏ thông tin từ cơ sở dữ liệu.

Truy vấn là gì?

Trong Access, truy vấn là như câu hỏi mà bạn yêu cầu để tìm thông tin liên quan, thậm chí rất cụ thể, trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Trong truy vấn, bạn đôi khi sử dụng dữ liệu từ chỉ một bảng và thời gian khác từ nhiều hơn một. Ví dụ, bạn có thể chỉ cần tìm số điện thoại của liên hệ, yêu cầu một truy vấn đơn giản của một trường số điện thoại cho một người cụ thể trong bảng liên hệ. Hoặc bạn có thể kết hợp dữ liệu từ nhiều hơn một bảng, chẳng hạn như thông tin khách hàng và thông tin thứ tự, để xem những gì một khách hàng có sắp xếp thứ tự.

Trong Access, truy vấn là một đối tượng cơ sở dữ liệu. Nó không lưu trữ dữ liệu. Thay vào đó, nó sẽ hiển thị dữ liệu được lưu trữ trong các bảng và nó làm cho dữ liệu đó sẵn dùng cho bạn làm việc với. Một truy vấn có thể hiển thị dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng, từ truy vấn khác hoặc từ một tổ hợp hai. Ví dụ:

  • Dạng xem dữ liệu với một truy vấn chọn. Tìm và xem thông tin từ một hoặc nhiều bảng bằng cách xác định tiêu chí dữ liệu phải đáp ứng và thảnh giá trị nào để hiển thị. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu để xem tất cả sản phẩm được tạo bởi Tailspin đồ chơi.

  • Nhập tiêu chí và tìm kiếm ngay tại đó. Tạo truy vấn có thể dùng lại luôn yêu cầu bạn cho tiêu chí tìm kiếm. Ví dụ, bạn có thể tạo một truy vấn yêu cầu người dùng cho tên của nhà cung cấp để tìm kiếm và sau đó hiển thị tất cả các sản phẩm mua từ nhà cung cấp đó.

  • Cập Nhật hoặc thêm dữ liệu dựa trên truy vấn. Truy vấn cho dữ liệu và sau đó sử dụng các kết quả để tự động nhập hoặc cập nhật thông tin. Ví dụ, nếu Tailspin đồ chơi đã thêm "TT" vào đầu tên của tất cả các sản phẩm của mình, tìm kiếm tất cả các sản phẩm của công ty và sau đó Cập Nhật tên sản phẩm sao cho mỗi mục bắt đầu bằng "TT" — tất cả thông qua một truy vấn Cập Nhật.

  • Xóa bỏ dữ liệu dựa trên truy vấn. Tìm thông tin hoặc bản ghi và sau đó xóa chúng. Ví dụ, nếu Tailspin đồ chơi đi ra khỏi kinh doanh và sản phẩm của công ty không còn sẵn dùng cho bán, tìm tất cả các sản phẩm của họ và tự động xóa bỏ chúng khỏi bảng liên quan.

Sử dụng trình hướng dẫn truy vấn để tạo một truy vấn chọn Hiển thị thông tin trong dạng xem biểu dữ liệu.

Lưu ý: Một số yếu tố thiết kế không sẵn dùng khi bạn sử dụng trình hướng dẫn. Nếu bạn cần sửa đổi truy vấn trong dạng xem thiết kế sau khi tạo nó.

Lưu ý: Trước khi bạn tạo một truy vấn, hãy đảm bảo bạn đã thiết lập mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu của bạn, vì chúng được sử dụng khi truy vấn dữ liệu của bạn. Để tìm hiểu thêm, hãy xem bắt đầu với mối quan hệ bảng và mô-đun có liên quan trong đào tạo này.

Tạo truy vấn

  1. Chọn tạo > hướng dẫn truy vấn.

  2. Chọn Hướng dẫn truy vấn đơn giản, sau đó chọn OK.

  3. Chọn bảng hoặc truy vấn có chứa trường, và sau đó thêm trường vào danh sách Trường đã chọn . Khi bạn hoàn tất, hãy chọn tiếp theo.

    Thêm nhiều trường như bạn muốn từ nhiều bảng như bạn muốn.

    Nếu bạn thêm một trường số

    Nếu bạn thêm bất kỳ trường số, trình hướng dẫn hỏi liệu bạn muốn truy vấn để quay lại chi tiết hoặc tóm tắt dữ liệu. Thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Nếu bạn muốn xem bản ghi riêng lẻ, hãy chọn chi tiết, sau đó tiếp theo. Làm theo hướng dẫn chuyển sang bước 4.

    • Nếu bạn muốn xem tóm tắt dữ liệu số, chẳng hạn như giá trị trung bình, chọn tóm tắt và sau đó chọn Tùy chọn tóm tắt. Xác định trường nào bạn muốn tóm tắt và làm thế nào bạn muốn tóm tắt dữ liệu. Chỉ trường số được liệt kê. Đối với mỗi trường số, hãy chọn một hàm:

      • Tính tổng truy vấn trả về tổng của tất cả các giá trị của trường.

      • Trung bình truy vấn trả về giá trị trung bình của các giá trị của trường.

      • Hàm min truy vấn trả về giá trị nhỏ nhất của trường.

      • Hàm Max truy vấn trả về giá trị lớn nhất của trường.

    • Nếu bạn muốn kết quả truy vấn để bao gồm một số lượng các bản ghi trong nguồn dữ liệu, hãy chọn đếm số bản ghi trong bảng tên cho bảng đó.

      Nếu bạn thêm một trường ngày/thời gian

      Trình hướng dẫn truy vấn yêu cầu bạn như thế nào bạn muốn nhóm các giá trị ngày. Ví dụ, giả sử bạn thêm một trường số, chẳng hạn như giá và trường ngày/giờ, chẳng hạn như thời gian giao dịch, vào truy vấn và sau đó xác định trong hộp thoại Tùy chọn tóm tắt mà bạn muốn để xem giá trị trung bình của trường giá. Vì bạn bao gồm trường ngày/giờ, bạn có thể tính toán giá trị tóm tắt cho mỗi ngày duy nhất và giá trị thời gian, cho mỗi ngày, tháng, quý, hoặc năm.

      Chọn khoảng thời gian mà bạn muốn dùng để nhóm các giá trị ngày và giờ, sau đó chọn tiếp theo.

      Lưu ý: Trong Dạng xem thiết kế, bạn có các tùy chọn khác cho nhóm các giá trị ngày và thời gian.

  4. Đặt cho truy vấn tiêu đề.

  5. Xác định liệu bạn muốn mở truy vấn (trong Dạng xem biểu dữ liệu) hoặc sửa đổi truy vấn (trong Dạng xem thiết kế). Sau đó, chọn kết thúc.

Bạn muốn xem thêm?

Tạo và chạy truy vấn cập nhật

Đào tạo về Excel

Đào tạo về Outlook

Sau khi cơ sở dữ liệu Access có bảng và mối quan hệ, nó là thời gian để thiết kế và xây dựng một số truy vấn, vốn là cơ cấu phần của bất kỳ cơ sở dữ liệu.

Trong video này, bạn sẽ tìm hiểu quy trình cơ bản để tạo và chạy truy vấn, nhận giới thiệu về một số kiểu truy vấn, tạo truy vấn trong trình hướng dẫn truy vấn và sửa đổi truy vấn trong trình thiết kế truy vấn.

Truy vấn có nghĩa là các câu hỏi bạn yêu cầu dữ liệu của bạn. Thực tế, hỏi bạn muốn được trả lời có thể là nơi phù hợp để bắt đầu.

Ví dụ, "số lượng đơn hàng đã TailSpin đồ chơi đặt cuối tháng?"

Ngôn ngữ trong đó câu hỏi định hướng bạn đến bảng đơn hàng, và từ đó bạn chọn các trường bạn muốn xem, xây dựng truy vấn, và sau đó chạy nó.

Đó là dòng cơ bản cho hầu hết các truy vấn. Bạn đặt câu hỏi của bạn và sau đó bạn chọn một nguồn dữ liệu — các bảng, hoặc thậm chí các kết quả truy vấn có chứa dữ liệu — mà sẽ trả lời câu hỏi đó.

Chọn các trường bạn muốn xem trong kết quả, còn được gọi là "tập dữ liệu" bằng cách, rồi thêm bất kỳ tiêu chí.

Trong ví dụ này, các tiêu chí lọc kết quả để TailSpin đồ chơi tháng của ngày.

Bạn có thể sử dụng truy vấn cho nhiều hơn chỉ trả lời câu hỏi. Truy vấn cũng giống như một kìm nhiều công cụ hoặc kết hợp — chúng có thể là một trong các công cụ handiest trong bất kỳ cơ sở dữ liệu, vì chúng làm rất nhiều.

Ví dụ, truy vấn có thể cung cấp dữ liệu cho biểu mẫu và báo cáo, và chúng cũng có thể giúp bạn thực hiện thay đổi số lượng lớn dữ liệu của bạn.

Bây giờ, bạn có thể xây dựng một số kiểu truy vấn trong bất kỳ cơ sở dữ liệu. Hãy cùng xem bằng cách chọn tạo, sau đó Thiết kế truy vấn.

Chúng tôi sẽ đóng hộp thoại Hiện bảng bây giờ.

Đây là các kiểu truy vấn, bạn có thể tạo.

Chọn truy vấn là phổ biến nhất. Nó có kiểu nhằm giúp bạn có câu trả lời ra khỏi dữ liệu của bạn.

Sử dụng truy vấn Tạo bảng để chọn bản ghi từ một bảng hiện có và lưu chúng dưới dạng một bảng mới. Điều này có thể trở nên hữu ích, ví dụ, nếu bạn nhập một tệp Excel lớn và bạn muốn ngắt một số dữ liệu đó vào bảng riêng biệt.

Bạn chạy các truy vấn tiếp theo ba đối với dữ liệu hiện có.

Truy vấn chắp thêm thêm dữ liệu vào bảng hiện có...

Truy vấn Cập Nhật thay đổi dữ liệu hiện có...

xóa bỏ truy vấn loại bỏ dữ liệu.

Bạn sử dụng truy vấn chéo bảng khi bạn cần hiển thị dữ liệu tóm tắt chẳng hạn như giá trị trung bình hoặc số tổng.

Ví dụ, nếu bạn cần doanh số theo khu vực, sử dụng truy vấn chéo bảng.

Đây là gì một truy vấn chéo bảng sẽ trông giống như trong trình thiết kế truy vấn.

Và kết quả sẽ trông như thế này. Bạn có thể nhìn thấy này trả về dữ liệu bán hàng theo quý.

Sử dụng truy vấn hợp để kết hợp nhiều truy vấn chọn thành một kết quả duy nhất. Thực hiện điều này khi bạn cần xem dữ liệu từ nguồn không liên quan.

Sử dụng truy vấn ñöôïc để kết nối với cơ sở dữ liệu lớn chẳng hạn như, nói, Microsoft SQL server, và xử lý các truy vấn trên cơ sở dữ liệu đó.

Khi bạn thực hiện điều này, Access sẽ trở thành các ngoại vi — thiết phải là một tập hợp các công cụ giúp bạn chạy cơ sở dữ liệu lớn hơn.

Cuối cùng, sử dụng truy vấn Định nghĩa dữ liệu để tạo hoặc sửa đổi bảng và chỉ mục. Điều này là, Access cung cấp nhiều cách khác để tạo bảng và thay đổi chỉ mục mà bạn sẽ có thể không bao giờ thực sự dùng kiểu truy vấn này.

Bây giờ hãy tạo một truy vấn chọn kiểu truy vấn, bạn sẽ sử dụng nhất.

Để xây dựng nó, hãy chọn tạo tab và sau đó chọn Hướng dẫn truy vấn.

Nếu bạn mới dùng truy vấn, đây là một vị trí đẹp để bắt đầu.

Chọn Hướng dẫn truy vấn đơn giảnvà chọn OK.

Chọn bảng Số điện thoại , sau đó chọn các trường khách hàngSố điện thoại .

Chọn Tiếp.

Thay đổi tiêu đề truy vấn nếu bạn muốn thêm mô tả nội dung.

Chọn mà bạn muốn hiển thị kết quả...

… rồi chọn hoàn tất.

Đây là kết quả.

Bạn có thể có một vài câu hỏi tại thời điểm này, chẳng hạn như "loại truy vấn nào chúng tôi vừa mới tạo?"...

Và "Làm thế nào để chúng tôi biết liệu chúng tôi đang gọi điện thoại văn phòng của người khác hoặc của họ máy fax?"

Bạn có thể trả lời những câu hỏi bằng cách thêm một số dữ liệu vào truy vấn.

Để sửa đổi truy vấn của bạn, hãy mở trình thiết kế truy vấn. Chọn trang đầu, rồi xem, rồi dạng xem thiết kế.

Trình thiết kế truy vấn Hiển thị nguồn dữ liệu — trong trường hợp này sẽ bảng nhưng cũng có thể truy vấn. Bạn cũng hãy xem trường liên quan trong truy vấn.

Ruy-băng cho biết loại của truy vấn, và trong trường hợp này, bạn có thể thấy rằng nó là một truy vấn chọn.

Để thêm trường kiểu và thực hiện danh sách điện thoại dễ dùng hơn, bạn chỉ cần kéo nó.

Để xem kết quả, trên tab thiết kế , chọn chạy.

Bây giờ, mặc dù bằng cách dùng trình hướng dẫn truy vấn là nhanh chóng và dễ dàng, bạn không thể làm mọi thứ với nó. Ví dụ, bạn không thể thêm các công thức bằng cách dùng trình hướng dẫn truy vấn.

Vì vậy để linh hoạt cao hơn và thực hiện thay đổi bất cứ điều gì bạn có thể cần, hãy dùng trình thiết kế truy vấn.

Vì vậy bây giờ bạn đã học những điều cơ bản để tạo và chạy truy vấn bằng cách dùng trình hướng dẫn truy vấn và trình thiết kế truy vấn. Sử dụng truy vấn giúp bạn phân tích dữ liệu của bạn và có câu trả lời bạn cần.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×