Giới thiệu về Access

Bắt đầu với cơ sở dữ liệu

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video. Hãy cài đặt Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player hoặc Internet Explorer 9.

Cơ sở dữ liệu và ứng dụng web có thể lợi tức ưu điểm doanh nghiệp lớn. Thiết kế cơ sở dữ liệu là quan trọng để đạt được mục tiêu của bạn, cho dù bạn muốn quản lý thông tin nhân viên, cung cấp các báo cáo hàng tuần đối với dữ liệu hoặc theo dõi đơn hàng của khách hàng. Đầu tư thời gian để tìm hiểu về thiết kế cơ sở dữ liệu sẽ giúp bạn xây dựng cơ sở dữ liệu làm việc phải lần đầu tiên và mà phù hợp với nhu cầu thay đổi.

Quan trọng: Ứng dụng web Access sẽ khác nhau từ cơ sở dữ liệu. Bài viết này không thảo luận về thiết kế ứng dụng web.

Điều khoản và khái niệm

Hãy bắt đầu bằng cách tìm hiểu một số thuật ngữ cơ bản và khái niệm. Để thiết kế cơ sở dữ liệu hữu ích, bạn tạo bảng đó tiêu điểm trên một chủ đề. Trong bảng của bạn, bạn ghi lại tất cả dữ liệu cần thiết cho chủ đề đó trong trường, Giữ đơn vị nhỏ nhất có thể có dữ liệu.

Cơ sở dữ liệu quan hệ

Cơ sở dữ liệu trong đó dữ liệu được chia thành bảng, là các loại chẳng hạn như bảng tính. Mỗi bảng có chỉ một chủ đề, chẳng hạn như khách hàng (một bảng) hoặc sản phẩm (bảng khác).

Bản ghi và trường

Dung lượng lưu trữ cho dữ liệu rời rạc trong bảng. Hàng (hoặc bản ghi) lưu trữ mỗi điểm dữ liệu duy nhất, chẳng hạn như tên khách hàng. Cột (hoặc trường) tách thông tin được ghi lại về mỗi điểm dữ liệu vào đơn vị có thể xảy ra nhỏ nhất — tên có thể phải một cột và họ có thể khác.

Khóa chính

Một giá trị đảm bảo từng bản ghi được duy nhất. Ví dụ, có thể có hai khách hàng có cùng tên Elizabeth Andersen. Nhưng một trong các bản ghi Elizabeth Andersen có số 12 làm khóa chính của nó và khác có một khóa chính của 58.

Mối quan hệ mẹ-con

Thông thường mối quan hệ giữa các bảng. Ví dụ, một khách hàng duy nhất có thể có nhiều đơn hàng. Mẹ bảng có khóa chính. Con bảng có khóa ngoại, vốn là những giá trị từ khóa chính hiện cách các bản ghi bảng con được nối kết tới bảng chính. Các phím này được nối kết bằng quan hệ.

Thiết kế cơ sở dữ liệu tốt là?

Nguyên tắc hai được cơ bản để thiết kế cơ sở dữ liệu tốt:

  • Tránh thông tin trùng lặp (còn gọi là dữ liệu thừa). Nó ngắn dung lượng và tăng khả năng của lỗi.

  • Đảm bảo rằng dữ liệu là chính xác và hoàn thành. Chưa hoàn thành hoặc các thông tin chảy qua trong truy vấn và báo cáo và cuối cùng có thể dẫn đến misinformed quyết định.

Để trợ giúp với những vấn đề này:

  • Chia các thông tin cơ sở dữ liệu vào bảng chủ đề với tiêu điểm hẹp. Tránh sao chép thông tin trong nhiều bảng. (Ví dụ, tên khách hàng sẽ đi trong một bảng duy.)

  • Gia nhập các bảng với nhau bằng cách dùng phím thay vì sao chép dữ liệu.

  • Bao gồm quy trình có hỗ trợ và đảm bảo tính chính xác và tính toàn vẹn của cơ sở dữ liệu thông tin.

  • Thiết kế cơ sở dữ liệu của bạn với xử lý dữ liệu của bạn và báo cáo nhu cầu ghi nhớ.

Để tăng cường tính hữu dụng dài hạn của cơ sở dữ liệu của bạn, hãy làm theo các bước sau đây năm thiết kế:

Bước 1: Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu của bạn

Trước khi bạn bắt đầu, có một mục tiêu cơ sở dữ liệu của bạn.

Để giữ nguyên tập trung vào thiết kế của bạn, tóm tắt mục đích của cơ sở dữ liệu và tham chiếu đến tóm tắt thường. Nếu bạn muốn cơ sở dữ liệu nhỏ dành cho doanh nghiệp trên trang đầu, ví dụ, bạn có thể viết nội dung đơn giản, chẳng hạn như, "cơ sở dữ liệu khách hàng giữ lại danh sách khách hàng thông tin cho mục đích sản xuất gửi thư và báo cáo." Đối với cơ sở dữ liệu doanh nghiệp, bạn có thể cần nhiều đoạn văn để mô tả khi và làm thế nào từng vai trò khác nhau sẽ sử dụng cơ sở dữ liệu và dữ liệu của nó. Tạo một câu lệnh nhiệm vụ cụ thể và chi tiết để tham khảo trong suốt quá trình thiết kế.

Bước 2: Tìm và sắp xếp thông tin bắt buộc

Thu thập tất cả các loại thông tin bạn muốn ghi, chẳng hạn như tên sản phẩm và số thứ tự của bạn.

Bắt đầu với thông tin hiện có và phương pháp theo dõi của bạn. Ví dụ, có lẽ bạn hiện đang ghi mua đơn hàng trong một sổ cái hoặc bạn giữ khách hàng thông tin trên giấy biểu mẫu. Sử dụng các nguồn để liệt kê thông tin mà bạn hiện đang ghi lại (ví dụ, tất cả các hộp trên biểu mẫu của bạn). Vị trí mà bạn hiện đang không ghi lại thông tin quan trọng, hãy nghĩ về những thông tin rời rạc mà bạn cần. Từng kiểu dữ liệu riêng lẻ trở thành một trường trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Đừng lo lắng về nhầm hoàn hảo danh sách đầu tiên của bạn — bạn có thể tinh chỉnh nó theo thời gian. Nhưng hãy xem xét tất cả những người dùng thông tin này và yêu cầu cho ý tưởng của họ.

Tiếp theo, hãy nghĩ về những gì bạn muốn ra khỏi cơ sở dữ liệu và kiểu của báo cáo hoặc gửi thư bạn muốn để tạo ra. Sau đó, hãy đảm bảo bạn đang chụp thông tin cần thiết để đáp ứng các mục tiêu. Ví dụ, nếu bạn muốn báo cáo cho thấy doanh số theo khu vực, bạn cần để thu thập dữ liệu bán hàng ở mức khu vực. Hãy thử phác họa xuất báo cáo với thông tin thực tế như bạn muốn xem nó. Sau đó, danh sách dữ liệu mà bạn cần để tạo báo cáo. Làm tương tự để gửi thư hoặc các đầu ra mà bạn muốn từ cơ sở dữ liệu.

Ví dụ

Giả sử bạn cung cấp cho khách hàng cơ hội để chọn tham gia tới (hoặc mặt) Cập Nhật định kỳ email, và bạn muốn in danh sách những người đã chọn tham gia. Bạn cần gửi Email một cột trong bảng khách hàng, với các giá trị cho phép có và không.

Đối với những người sẵn sàng để nhận email, bạn cần một địa chỉ email, cũng cần có một trường. Nếu bạn muốn bao gồm lời chào proper (chẳng hạn như ông bà hoặc bà), bao gồm một trường lời chào. Nếu bạn muốn địa chỉ khách hàng bằng tên của họ trong email, thêm một tên trường.

Mẹo: Hãy nhớ ngắt mỗi phần thông tin vào bé nhất phần hữu ích, chẳng hạn như tên và họ cho bảng khách hàng. Nói chung, nếu bạn muốn sắp xếp, tìm kiếm, tính toán hoặc báo cáo dựa trên một mục thông tin (chẳng hạn như tên khách hàng cuối cùng), bạn nên đặt mục đó trong trường riêng của nó.

Bước 3: Chia thông tin vào bảng

Chia các mục thông tin của bạn vào thực thể chính hoặc chủ đề, chẳng hạn như sản phẩm, khách hàng và đơn hàng. Mỗi chủ đề này sẽ trở thành một bảng.

Sau khi bạn có danh sách của bạn yêu cầu thông tin, xác định thực thể chính (hoặc chủ đề) bạn cần sắp xếp dữ liệu của bạn. Tránh sao chép dữ liệu trong các tổ chức. Ví dụ, danh sách sơ bộ cho một cơ sở dữ liệu doanh số sản phẩm có thể trông như thế này:

Ảnh chụp màn hình của các mục thông tin được nhóm thành các đối tượng

Thực thể chính: khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm và đơn hàng. Để bắt đầu với các bảng đó bốn: một cho thông tin về khách hàng, cho thông tin về nhà cung cấp, v.v.. Điều này có thể không là thiết kế cuối cùng của bạn, nhưng nó là điểm khởi đầu tốt.

Lưu ý: Cơ sở dữ liệu tốt nhất chứa nhiều bảng. Tránh cám dỗ để đặt tất cả các thông tin của bạn trong một bảng duy nhất. Kết quả trùng lặp thông tin, kích cỡ cơ sở dữ liệu lớn hơn và tăng lỗi. Thiết kế để ghi lại thực tế mỗi chỉ cần một lần. Nếu bạn thấy mình lặp lại thông tin, chẳng hạn như một nhà cung cấp địa chỉ, cơ cấu lại cơ sở dữ liệu của bạn để đặt thông tin đó trong một bảng riêng biệt.

Để hiểu tại sao thêm bảng tốt hơn với ít hơn, hãy xem xét bảng được hiển thị dưới đây:

Màn hình đoạn mã sản phẩm và nhà cung cấp dữ liệu

Mỗi hàng chứa thông tin về sản phẩm và nhà cung cấp của nó. Vì bạn có thể có nhiều sản phẩm từ nhà cung cấp cùng, nhà cung cấp tên và địa chỉ thông tin có thể lặp lại nhiều lần. Dung lượng ổ đĩa ngắn này. Thay vào đó, ghi lại thông tin nhà cung cấp chỉ một lần trong một bảng nhà cung cấp riêng biệt và rồi nối kết bảng đó vào bảng sản phẩm.

Thứ hai vấn đề với thiết kế này là rõ ràng khi bạn cần sửa đổi thông tin về nhà cung cấp. Giả sử bạn cần thay đổi một nhà cung cấp địa chỉ. Vì nó sẽ xuất hiện ở nhiều vị trí, bạn có thể vô tình thay đổi địa chỉ ở một nơi nhưng quên để thay đổi trong những người khác. Ghi địa chỉ của nhà cung cấp chỉ ở một chỗ giải quyết vấn đề đó.

Cuối cùng, giả sử có chỉ có một sản phẩm được cung cấp bởi Coho Winery, và bạn muốn xóa bỏ sản phẩm nhưng giữ lại thông tin về tên và địa chỉ nhà cung cấp. Với thiết kế này, làm thế nào bạn muốn xóa bỏ bản ghi sản phẩm mà không làm mất cũng nhà cung cấp thông tin? Bạn không thể. Vì từng bản ghi chứa các thông tin về một sản phẩm ngoài thông tin về một nhà cung cấp, sẽ không thể xóa bỏ một mà không xóa bỏ khác. Để giữ các sự kiện riêng lẻ, tách bảng này vào hai: đầu tiên cho thông tin sản phẩm và thứ hai cho nhà cung cấp thông tin. Sau đó, khi bạn xóa một bản ghi sản phẩm, bạn xóa bỏ chỉ thông tin về sản phẩm — không phải là các thông tin về nhà cung cấp.

Bước 4: Chuyển mục thông tin thành cột

Quyết định những thông tin bạn cần phải lưu trữ trong mỗi bảng. Các phần dữ liệu rời rạc trở thành các trường trong bảng. Ví dụ, một bảng nhân viên có thể bao gồm trường chẳng hạn như họ, tên và thuê ngày.

Sau khi bạn đã chọn chủ đề cho một cơ sở dữ liệu bảng, cột trong bảng đó sẽ chỉ lưu trữ thông tin về chủ đề đơn đó. Ví dụ, một bảng sản phẩm sẽ lưu trữ thông tin về các sản phẩm — không về nhà cung cấp của họ.

Để quyết định những thông tin để theo dõi trong bảng, hãy dùng danh sách bạn đã tạo trước đó. Ví dụ, bảng khách hàng có thể bao gồm: tên, họ, địa chỉ, gửi Email, lời chào và địa chỉ Email. Mỗi bản ghi (khách hàng) trong bảng chứa cùng một tập hợp cột, vì vậy bạn lưu trữ thông tin chính xác giống nhau cho mỗi khách hàng.

Tạo danh sách đầu tiên của bạn, và sau đó xem xét và tinh chỉnh nó. Hãy nhớ vỡ thông tin vào các trường có thể xảy ra nhỏ nhất. Ví dụ, nếu danh sách ban đầu của bạn có địa chỉ là một trường, ngắt mà vào địa chỉ đường phố, thành phố, trạng thái, và Mã Zip — hoặc, nếu toàn cầu, vào Thêm trường khách hàng của bạn. Như vậy, ví dụ, bạn có thể thực hiện gửi thư trong định dạng thích hoặc báo cáo trên các đơn hàng theo tiểu bang.

Sau khi bạn có tinh chỉnh dữ liệu cột trong mỗi bảng, bạn đã sẵn sàng để chọn mỗi bảng khóa chính.

Bước 5: Xác định khóa chính

Chọn từng bảng khóa chính. Khóa chính, chẳng hạn như ID sản phẩm hoặc mã đơn hàng, nhận dạng duy nhất mỗi bản ghi. Nếu bạn không có một mã định danh rõ ràng, duy nhất, hãy dùng truy nhập để tạo một cho bạn.

Bạn cần một cách để nhận dạng duy nhất mỗi hàng trong mỗi bảng. Hãy nhớ rằng ví dụ trước đó hai khách hàng có cùng tên? Vì họ chia sẻ tên, bạn cần một cách riêng lẻ xác định mỗi.

Do mỗi bảng sẽ chứa một cột (hoặc tập hợp các cột) có dạng duy nhất mỗi hàng. Điều này được gọi là khóa chính và thường là một số duy nhất, chẳng hạn như một số ID nhân viên hoặc một số sê-ri. Access sử dụng khóa chính để nhanh chóng kết hợp dữ liệu từ nhiều bảng và để đưa dữ liệu lại gần nhau cho bạn.

Đôi khi khóa chính bao gồm hai hoặc nhiều trường. Ví dụ, một bảng chi tiết đơn hàng mua sắm dòng mục cho đơn hàng có thể sử dụng hai cột khóa chính của nó: ID đơn đặt hàng và ID sản phẩm. Khi một khóa chính sử dụng nhiều cột, nó cũng được gọi là một khoá phức hợp.

Màn hình đoạn mã của bảng sản phẩm

Nếu bạn đã có một mã định danh duy nhất cho thông tin trong bảng, chẳng hạn như số sản phẩm nhận dạng duy nhất mỗi sản phẩm trong danh mục của bạn, hãy dùng đó, nhưng chỉ nếu các giá trị đáp ứng các quy tắc này cho khóa chính:

  • Mã định danh sẽ luôn là khác nhau cho từng bản ghi. Giá trị trùng lặp không được phép trong một khóa chính.

  • Luôn là một giá trị cho mục. Mỗi bản ghi trong bảng của bạn phải có một khóa chính. Nếu bạn đang dùng nhiều cột để tạo khóa (chẳng hạn như một phần gia đình và phần số), cả hai giá trị phải luôn luôn được trình bày.

  • Khóa chính là một giá trị không thay đổi. Vì các phím được tham chiếu bởi các bảng khác, bất kỳ thay đổi khóa chính trong một bảng có nghĩa là thay đổi nó ở khắp mọi nơi nó được tham chiếu. Thay đổi thường xuyên tăng rủi ro bị lỗi.

Nếu bạn không có một mã định danh rõ ràng, sử dụng một số tùy ý, duy nhất làm khóa chính. Ví dụ, bạn có thể gán mỗi đơn hàng một số thứ tự duy nhất cho đích xác định thứ tự.

Mẹo: Để tạo một số duy nhất làm khóa chính, hãy thêm một cột bằng cách dùng kiểu dữ liệu tự động đánh số. Kiểu dữ liệu tự động đánh số tự động gán một giá trị duy nhất, số cho từng bản ghi. Kiểu này của mã định danh không chứa thực tế thông tin mô tả hàng đại diện cho nó. Đó là lý tưởng để dùng làm khóa chính do các số không thay đổi — không giống như một khóa chính chứa các thông tin về một hàng, chẳng hạn như một số điện thoại hoặc tên khách hàng.

Bạn muốn xem thêm?

Hướng dẫn đặt tên trường, điều khiển và đối tượng

Giới thiệu về bảng

Đào tạo về Excel

Đào tạo về Outlook

Cơ sở dữ liệu tốt nhất bắt đầu với một thiết kế tốt cấu trúc. Trong video này, bạn sẽ tìm hiểu là cơ sở dữ liệu, cụ thể hơn, cơ sở dữ liệu quan hệ, bạn có thể tạo với quyền truy nhập. Bạn sẽ tìm hiểu cách sắp xếp cơ sở dữ liệu của bạn với bảng và làm thế nào để tạo mối quan hệ giữa các bảng của bạn với phím.

Vậy, là cơ sở dữ liệu, gì? Theo thuật ngữ rộng, cơ sở dữ liệu là bất kỳ tuyển tập tổ chức dữ liệu. Của bạn cookbooks tất cả các cơ sở dữ liệu và vậy là danh sách đơn giản này của tên và số điện thoại trong Excel.

Câu hỏi tiếp theo là: "gì làm cho cơ sở dữ liệu Access khác nhau? Tại sao tôi nên dùng nó?" Câu trả lời là một cấu trúc bảng quan hệ, và dưới đây là những gì có nghĩa là gì.

Dữ liệu của bạn được sắp xếp thành bảng. Các bảng được liên kết với nhau bằng cách chia sẻ các trường được gọi là phím.

Phím làm hai việc sau. Trước tiên, họ gán một giá trị của một số loại cho mỗi hàng trong bảng. Bạn có thể thấy rằng Lester Baxley có giá trị "1" được gán cho tên của người đó và Patricia White có một giá trị "2" được gán cho tên của họ.

Phím cũng nối kết bảng của bạn với nhau bằng cách chia sẻ các giá trị giữa các trường. Ví dụ, bạn có thể thấy rằng Lester của giá trị khóa được chia sẻ với hai số điện thoại, và rằng làm cho điện thoại số của mình. Bạn cũng có thể thấy rằng Naomi Barton khóa giá trị được chia sẻ ba lần, và các số điện thoại liên cô ấy.

Bây giờ, cơ sở dữ liệu của bạn chứa hai loại phím. Các giá trị khóa có nguồn gốc trong trường này và họ đang chia sẻ trong trường này, trường đích. Trường gốc được gọi là một khóa chính và trường đích được gọi là một khóa ngoại. Nhưng chỉ có các trường đó không liên kết chúng. Bạn thực hiện điều đó bằng cách tạo một mối quan hệ giữa các bảng.

Bạn có thể nghĩ, "nhấn giữ một thứ hai, điều này có vẻ như nhiều cơ quan. Tại sao tôi nên làm điều này?" Câu hỏi tuyệt vời. Trước tiên, lưu trữ hiệu quả hơn. Bạn có thấy mức độ thường xuyên tên được nhắc lại ở đây?

Trong cấu trúc quan hệ, bạn nhập hầu hết các dữ liệu của bạn chỉ một lần. Mà có thể lưu rất nhiều khoảng trống. Cấu trúc quan hệ cũng cải thiện độ chính xác, vì khi bạn nhập dữ liệu nhiều lần, bạn chạy rủi ro bị đe thực hiện các lỗi.

Làm ví dụ, hãy xem điều gì xảy ra nếu bạn viết sai chính tả Naomi Barton tên. Số điện thoại đó trở nên khó để tìm và bạn không bao giờ có thể tìm thấy lỗi. Vì bạn nhập hầu hết các dữ liệu của bạn chỉ một lần trong cấu trúc quan hệ, bạn giảm cơ hội lỗi. Và, nếu bạn kéo nhầm, bạn chỉ cần sửa lỗi trong một chỗ.

Cấu trúc quan hệ cũng là một cách tuyệt vời để ghi lại các giao dịch. Tùy thuộc vào thiên nhiên cơ sở dữ liệu của bạn, một giao dịch có thể cho biết sinh viên nào là trong lớp học nào, bán hàng nào diễn ra, hoặc ai bạn mượn sổ làm việc của bạn vào.

Vì vậy bây giờ bạn biết rằng trước tiên ba bước cơ bản trong thiết kế cơ sở dữ liệu. Bước một là ghi lại tất cả các dữ liệu mà bạn cần phải lưu trữ. Ví dụ này, chúng tôi yêu cầu tên khách hàng, số điện thoại và cách thức để phân loại các số.

Hai bước là xác định tất cả dữ liệu bạn đang có khả năng lặp lại. Chẳng hạn như tên khách hàng trong ví dụ này.

Cuối cùng, bước ba là sắp xếp dữ liệu đó vào bảng riêng của nó.

Nhưng bạn thấy dữ liệu lặp lại trong trường kiểu? Bắt tốt. Thực sự, bạn có thể ngắt dữ liệu đó vào bảng. Nhưng vì đây là chỉ có một vài giá trị, một tùy chọn tốt hơn là tạo một danh sách nhìn lên, chỉ cần một ngắn chọn-danh sách giá trị.

Sử dụng bảng và phím để tạo một cấu trúc quan hệ là một bước cơ bản trong thiết kế cơ sở dữ liệu tốt. Với cơ sở dữ liệu quan hệ trong Access, bạn có thể tiết kiệm thời gian, tiết kiệm không gian, giảm lỗi và ghi lại các giao dịch xung quanh của bạn bit quan trọng của dữ liệu để bạn có thể làm việc hiệu quả hơn.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×