Use project tasks in Business Contact Manager

Để giúp bạn hoàn thành dự án kinh doanh, bạn có thể chia nó thành một chuỗi các nhiệm vụ dự án mà bạn có thể sắp xếp theo thứ tự mà họ cần phải thực hiện và bạn có thể gán chúng cho các thành viên trong nhóm của mình.

Với mỗi nhiệm vụ, bạn gán ngày bắt đầu và ngày đến hạn. Khi bạn thực hiện tiến độ trên một nhiệm vụ, bạn có thể Cập Nhật mức độ hoàn thành. Với thông tin này, bạn có thể xem dự án kinh doanh như một biểu đồ thanh được đặt ra trên một đường thời gian. Điều này cung cấp cho bạn một phần trực quan hữu ích trong đó bạn đang ở trong quá trình đó và có bao nhiêu bạn cần phải đi.

Bài viết này giải thích cách tạo, gán, Cập Nhật và theo dõi các tác vụ dự án.

Để biết thêm thông tin về cách xóa bản ghi, bao gồm các tác vụ dự án, hãy xem mục xóa bản ghi Business Contact Manager.

Bạn muốn làm gì?

Tạo và gán một nhiệm vụ dự án

Cập Nhật nhiệm vụ dự án được gán cho bạn

Theo dõi các nhiệm vụ dự án được nối kết với dự án kinh doanh của bạn

Nhiệm vụ dự án biểu đồ trên đường thời gian

Tạo và gán một nhiệm vụ dự án

Khi bạn tạo một dự án kinh doanh, chẳng hạn như bản trình bày bán hàng, có thể bao gồm một số nhiệm vụ dự án. Ví dụ:

  • Sắp xếp cho không gian bản trình bày

  • Cung cấp đồ uống giải khát

  • Tạo, sản xuất và cung cấp tài liệu bán hàng.

Bạn có thể gán những tác vụ này cho bất kỳ người nào mà bạn đã chia sẻ Cơ sở dữ liệu Trình quản lý Liên hệ Công việc của mình.

Lưu ý: Bạn không thể liên kết các tệp hoặc email cho các tác vụ dự án, nhưng bạn có thể đính kèm các mục như tệp và thư email trong phần chú thích của một bản ghi dự án.

Tạo một nhiệm vụ dự án mới

  1. Ở Ngăn Dẫn hướng, bên dưới Business Contact Manager, bấm vào Quản lý Dự án.

  2. Trên ruy-băng, trong nhóm mới , hãy bấm vào tác vụ dự án mới.

Hoàn thành biểu mẫu nhiệm vụ dự án

Biểu mẫu nhiệm vụ dự án bao gồm các trang tổng hợpchi tiết . Trang tổng quát sẽ được hiển thị theo mặc định.

Trang Chung

Bạn có thể sử dụng dạng xem này để ghi thông tin về nhiệm vụ dự án của mình, bao gồm người được giao nhiệm vụ dự án, dự án kinh doanh được liên kết và ngày đến hạn, thì trạng thái.

Phần thông tin nhiệm vụ dự án
  1. Trong hộp chủ đề , hãy nhập tên cho tác vụ dự án (bắt buộc).

  2. Gán nhiệm vụ dự án cho một thành viên nhóm hoặc nhân viên    Bấm vào tên của người đó trong danh sách đã gán cho .

    Lưu ý: Các tên trong danh sách được gán cho là nhân viên mà bạn đã chia sẻ cơ sở dữ liệu Business Contact Manager của bạn. Để biết thêm thông tin về cách chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn, hãy xem Chia sẻ dữ liệu Business Contact Manager của bạn với người dùng khác.

Mục dự án được liên kết
  1. Bấm vào nút nối kết đến để chọn dự án kinh doanh mà nhiệm vụ dự án này được nối kết với (bắt buộc).

    Lưu ý: Một nhiệm vụ dự án có thể được nối kết với một dự án kinh doanh. Nếu bạn đã tạo tác vụ dự án này từ biểu mẫu dự án kinh doanh, thông tin này đã được nhập.

Phần thiết đặt nhiệm vụ dự án
  1. Trong các hộp ngày bắt đầungày đến hạn , hãy nhập ngày bắt đầu và đến hạn cho nhiệm vụ đó.

    Thông tin về ngày bắt đầu được thêm vào đầu bản ghi, bên dưới dải băng.

  2. Bấm vào mô tả về trạng thái của tác vụ dự án trong hộp trạng thái .

  3. Trong hộp % hoàn thành , hãy nhập một số trong khoảng từ 0 đến 100.

  4. Chọn hộp kiểm chú ý bắt buộc nếu nhiệm vụ dự án này yêu cầu chú ý từ người được gán cho người đó.

Nhiệm vụ sẽ được thêm vào danh sách tác vụ của người đó trong thanh Outlook to-do.

  1. Trong hộp ưu tiên , chọn mức ưu tiên, thấp, bình thường hoặc cao, đối với tác vụ dự án.

Để tùy chỉnh danh sách, hãy bấm sửa danh sách này

  1. Chọn hộp kiểm lời nhắc để đặt lời nhắc cho chủ sở hữu nhiệm vụ dự án này, sau đó bấm vào mũi tên và chọn ngày tháng và thời gian.

Phần Chú thích
  1. Nhập hoặc dán chú thích hoặc đính kèm tệp hoặc các mục khác của Outlook, chẳng hạn như thư email, vào trường chú thích.

    Lưu ý: Các tệp đính kèm và các mục Outlook được liệt kê trong trường chú thích. Các mục này không được liệt kê trên trang lịch sử của dự án kinh doanh được liên kết.

  2. Bấm vào nút thêm dấu thời gian để thêm ngày và thời gian vào chú thích của bạn.

  3. Nếu bạn đã nhập xong thông tin về tác vụ dự án, hãy bấm lưu & đóng. Nếu không, hãy tiếp tục phần tiếp theo của bài viết này.

Trang Chi tiết

Bạn có thể sử dụng Trang này để ghi lại ngày hoàn thành, giờ công việc đã hoàn thành và bất kỳ mileage nào có thể được hoàn tiền hoặc cần được theo dõi.

  1. Để hiển thị trang chi tiết, trên ruy-băng, trong nhóm hiện , bấm chi tiết.

  2. Nhập ngày mà nhiệm vụ dự án đã được hoàn thành trong hộp ngày hoàn thành .

  3. Nhập số giờ làm việc đã ước tính cho nhiệm vụ này trong hộp tổng công việc .

  4. Nhập số giờ làm việc thực tế trong hộp công việc thực tế .

  5. Trong hộp mileage , hãy nhập mileage có thể sử dụng cho nhiệm vụ dự án này.

  6. Bấm Lưu & Đóng.

Mẹo: Sau khi bạn đã lưu tác vụ dự án, các chi tiết của tác vụ đó hiển thị trong phần thông tin nhiệm vụ dự án của dự án kinh doanh được liên kết.

Đầu trang

Gán một nhiệm vụ dự án

Lưu ý: Bạn chỉ có thể gán một tác vụ dự án cho người khác nếu cơ sở dữ liệu Business Contact Manager của bạn được chia sẻ với những người dùng khác. Để biết thêm thông tin về cách cơ sở dữ liệu của bạn, hãy xem chia sẻ dữ liệu Business Contact Manager của bạn với những người dùng khác.

  1. Ở Ngăn Dẫn hướng, bên dưới Business Contact Manager, bấm vào Quản lý Dự án.

  2. Trong ngăn danh sách, hãy bấm tab tác vụ dự án , rồi bấm đúp vào tác vụ dự án để mở nó.

  3. Trên bản ghi dự án nhiệm vụ, trong danh sách được gán cho , hãy bấm vào một tên.

    Lưu ý: Bạn sẽ thấy tên chỉ trong danh sách được chỉ định nếu bạn đã chia sẻ cơ sở dữ liệu của mình với những người dùng khác.

  4. Bấm Lưu & Đóng.

Đầu trang

Cập Nhật nhiệm vụ dự án được gán cho bạn

Để duy trì tiến độ của dự án kinh doanh up-to-date, nhiệm vụ dự án cần được Cập Nhật như bạn và đồng nghiệp của bạn thực hiện công việc trên những nhiệm vụ đó. Khi một nhiệm vụ dự án được giao cho bạn, bạn có thể thấy nó trong thanh Outlook to-do.

Cách thực hiện?

  1. Trong Outlook, trên ruy-băng, hãy bấm tab xem .

  2. Trong nhóm bố trí , hãy bấm vào thanh việc cần làm, rồi thực hiện các thao tác sau:

  3. Nếu thanh việc cần làm không được hiển thị, hãy bấm thông thường.

  4. Nếu danh sách nhiệm vụ không được bao gồm trong thanh việc cần làm, hãy lặp lại các bước trước đó, rồi bấm danh sách nhiệm vụ.

Cập Nhật nhiệm vụ dự án

  1. Ở Ngăn Dẫn hướng, bên dưới Business Contact Manager, bấm vào Quản lý Dự án.

  2. Trong ngăn danh sách, trên tab tác vụ dự án , hãy bấm đúp vào nhiệm vụ dự án để mở nó.

  3. Trong phần thiết đặt nhiệm vụ dự án , Cập nhật trạng thái hiện tại, phần trăm hoàn thành và liệu nhiệm vụ cần chú ý từ chủ sở hữu dự án kinh doanh.

  4. Trong phần chú thích, bạn có thể dán chú thích từ các tệp khác hoặc nhập chú thích trực tiếp vào trường này. Bấm vào nút thêm dấu thời gian để thêm ngày và giờ vào chú thích của bạn.

  5. Bấm Lưu & Đóng.

Lưu ý: Sau khi bạn đã lưu bản ghi nhiệm vụ dự án, thông tin mới nhất từ nhiệm vụ này sẽ hiển thị trong phần thông tin nhiệm vụ dự án của bản ghi dự án kinh doanh được liên kết.

Đầu trang

Theo dõi các nhiệm vụ dự án được nối kết với dự án kinh doanh của bạn

Nếu bạn là chủ sở hữu dự án kinh doanh, bạn có thể theo dõi tiến độ của nhiệm vụ dự án bằng cách xem các tiện ích nhiệm vụ dự án, chẳng hạn như nhiệm vụ dự án-do kế tiếp, hoặc bằng cách xem các tác vụ dự án trong phần thông tin nhiệm vụ dự án của một bản ghi dự án kinh doanh.

Các tiện ích nhiệm vụ dự án Hiển thị thông tin về tất cả các nhiệm vụ dự án cho tất cả các dự án kinh doanh của bạn.

Để biết thêm thông tin về cách hiển thị các tiện ích trong không gian làm việc quản lý dự án, hãy xem mục sử dụng các tiện ích trong Business Contact Manager.

Xem các tác vụ dự án trong dự án kinh doanh cá nhân

  1. Ở Ngăn Dẫn hướng, bên dưới Business Contact Manager, bấm vào Quản lý Dự án.

  2. Trong ngăn danh sách, trên tab dự án kinh doanh , hãy bấm đúp vào dự án kinh doanh mà bạn muốn xem lại.

    Trong phần thông tin nhiệm vụ dự án , thông tin về từng nhiệm vụ dự án sẽ được hiển thị. Bạn có thể bấm đúp vào bất kỳ nhiệm vụ dự án nào để mở và xem thông tin chi tiết hơn.

Đầu trang

Nhiệm vụ dự án biểu đồ trên đường thời gian

  1. Ở Ngăn Dẫn hướng, bên dưới Business Contact Manager, bấm vào Quản lý Dự án.

  2. Trên Ribbon, bấm tab Báo cáo.

  3. Trong nhóm quản lý dự án , hãy bấm nhiệm vụ dự án, rồi chọn tác vụ dự án-tất cả.

  4. Trong cửa sổ báo cáo, trên ruy-băng, trong nhóm sắp xếp và lọc , bấm bộ lọc.

  5. Trong hộp thoại tác vụ bộ lọc dự án , hãy bấm tab bộ lọc nâng cao .

  6. Từ danh sách tên trường , hãy bấm nối kết đến. Từ danh sách so sánh , bấm bằng, sau đó trong hộp so sánh với , nhập tên dự án kinh doanh mà bạn đang theo dõi.

  7. Bấm vào OK.

  8. Trên Ribbon, trong nhóm Hiển thị , bấm vào biểu đồ.

    Nhiệm vụ dự án của dự án kinh doanh Hiển thị như thanh tác vụ màu xanh lục trên đường thời gian. Một đường màu đen trong thanh tác vụ cho biết phần trăm của nhiệm vụ đã hoàn tất.

Mẹo: Bạn có thể hiển thị các thành phần biểu đồ bổ sung. Trên ruy-băng, trong nhóm biểu đồ , bấm nhãn, rồi chọn nhãn bạn muốn hiển thị.

Để biết thêm thông tin về các báo cáo và bộ lọc, hãy xem mục sử dụng báo cáo và biểu đồ trong Business Contact Managerlọc bản ghi trong Business Contact Manager.

Đầu trang

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×