Tổng quan về giữ tại chỗ trong SharePoint Server 2016

Làm thế nào trong một vị trí giữ hoạt động

Khi bạn đặt một trang web ở chế độ giữ, nội dung trong trang web đó vẫn nằm trong vị trí ban đầu. Mọi người có thể tiếp tục làm việc với tài liệu của họ, nhưng một bản sao của nội dung như đó khi bạn đã khởi tạo giữ được giữ nguyên. Ngoài việc nội dung hiện có, bất kỳ nội dung mới mà đã được tạo hoặc thêm vào trang sau khi nó đã được đặt ở chế độ chờ sẽ được giữ nguyên nếu nội dung bị xóa. Với một giữ tại chỗ, mọi người không thậm chí cần phải biết nội dung của họ giữ lại.

Khai báo giữ tại chỗ được áp dụng ở mức site. Khi bạn đặt một trang web ở chế độ giữ, thư viện bảo toàn giữ được tạo ra, nếu một không tồn tại. Hầu hết người dùng không thể xem thư viện bảo toàn giữ vì nó chỉ hiển thị với người sở hữu tuyển tập trang.

Nếu một người cố gắng thay đổi hoặc xóa nội dung trong một trang giữ lại, trước tiên giữ chính sách kiểm tra xem nội dung đã được thay đổi kể từ khi giữ được áp dụng. Nếu đây là đầu tiên thay đổi kể từ khi giữ được áp dụng, chính sách giữ sao chép nội dung vào thư viện bảo toàn giữ, và sau đó cho phép người đó thay đổi hoặc xóa nội dung gốc. Lưu ý rằng bất kỳ nội dung nào trong trang có thể được sao chép vào thư viện bảo toàn giữ, ngay cả khi nội dung không khớp với bộ lọc của truy vấn được dùng bởi chế độ giữ.

Sau đó một bộ hẹn giờ công việc sẽ dọn sạch thư viện bảo toàn giữ. Bộ hẹn giờ việc chạy theo định kỳ và so sánh tất cả nội dung trong thư viện bảo toàn giữ tới các bộ lọc được sử dụng nội dung tạm giữ trên trang. Trừ khi nội dung phù hợp với ít nhất một trong các bộ lọc, bộ hẹn giờ việc xóa bỏ nội dung từ thư viện bảo toàn giữ. Ví dụ, nếu chế độ giữ duy nhất được áp dụng cho một trang web và mà giữ giữ nguyên nội dung cho bảy năm từ ngày tạo, bất kỳ nội dung cũ hơn bảy năm sẽ bị xóa khỏi thư viện bảo toàn giữ. Ngoài ra, nhiều hơn một giữ có thể áp dụng vào site-ví dụ, tài liệu có thể là một phần của chế độ giữ pháp lý để khám phá điện tử và một bảy năm dựa vào thời gian giữ để đáp ứng quy định ngành. Nội dung được giữ nguyên dựa trên giữ với trong suốt thời gian dài nhất.

Khoảng thời gian của chế độ giữ dựa vào thời gian bắt đầu ngày tài liệu được tạo hoặc sửa đổi cuối cùng, và không gian giữ được tạo.

Khai báo giữ tại chỗ giúp hiệu quả sử dụng dung lượng lưu trữ, đặc biệt là nếu bạn có một số lượng lớn các tài liệu và mọi người thay đổi chỉ là một vài trong số chúng, vì nội dung không được thay đổi không được sao chép vào thư viện bảo toàn giữ.

Bạn có thể đặt giữ nội dung trang

Chế độ giữ tại chỗ dựa vào thời gian bao gồm nội dung này:

• Tài liệu, bao gồm:

  • Tài liệu Phiên bản, nếu lập phiên bản được bật. Để biết thêm thông tin, hãy xem bật và cấu hình lập phiên bản cho một danh sách hoặc thư viện.

  • Tài liệu trong một tập tài liệu.

• Mục danh sách (bao gồm nội dung blog và wiki)

• Trang

Chế độ giữ tại chỗ dựa vào thời gian không bao gồm nội dung này:

• Một thư mục tập tài liệu (chính các thư mục)

• Trang cái và bố trí trang

• Sổ ghi chép OneNote

• Các mục dòng công việc

Làm thế nào trong một vị trí giữ các hoạt động với phiên bản

Chế độ giữ dựa vào thời gian không tự động giữ lại tất cả phiên bản của tài liệu. Để giữ lại tất cả phiên bản của tài liệu trong một trang web, bạn cần phải bật lập phiên bản cho thư viện tài liệu trong site. Để biết thêm thông tin, hãy xem bật và cấu hình lập phiên bản cho một danh sách hoặc thư viện.

Nếu tài liệu sẽ bị xóa khỏi một trang giữ lại và lập phiên bản tài liệu được bật lên, tất cả phiên bản của tài liệu đã xóa được giữ nguyên.

Nếu tài liệu lập phiên bản không được bật và mục sẽ được đặt trên giữ nhiều lần, phiên bản được giữ nguyên là có hiện tại khi mỗi giữ sẽ được đặt. Ví dụ, nếu phiên bản 27 của một mục gần đây nhất khi trang đặt giữ lần đầu tiên, và phiên bản 51 là gần đây nhất khi trang đặt giữ lần thứ hai, phiên bản 27 và 51 được giữ nguyên.

Vấn đề trước đó, nếu một trang web được đặt ở chế độ giữ, bất kỳ nội dung mới mà đã được tạo hoặc thêm vào trang sau khi nó đã được đặt ở chế độ chờ sẽ được giữ nguyên nếu nó sẽ bị xóa.

Lọc một giữ tại chỗ

Khi bạn tạo một giữ tại chỗ, bạn cũng có thể chỉ định một truy vấn để lọc xuống nội dung mà bạn muốn giữ. Ví dụ, bạn có thể chọn giữ nội dung chỉ có chứa từ khóa cụ thể. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tìm kiếm và sử dụng từ khóa trong Trung tâm khám phá điện tử --chủ đề này cũng áp dụng cho nội dung tạm giữ tại chỗ.

Tắt chế độ giữ dựa vào thời gian

Bạn có thể phát hành chế độ giữ dựa vào thời gian vào bất kỳ lúc nào, bao gồm trước khi kết thúc khoảng thời gian được xác định bởi chế độ giữ. Làm như vậy, chỉ cần tắt giữ.

Lưu ý rằng bạn không thể xóa bỏ một chính sách dựa vào thời gian chờ trong khi giữ vẫn hiện hoạt. Xóa một chính sách giữ, trước tiên vô hiệu hóa chế độ giữ, và sau đó xóa chính sách giữ.

Sau khi bạn tắt chế độ giữ, tất cả các mục phải chịu phí mà giữ trong thư viện bảo toàn giữ đủ cho công cụ dọn dẹp chuẩn quy trình được mô tả phiên bản cũ hơn. Lưu ý rằng này có nghĩa là rằng mục phát hành từ chế độ giữ sẽ không ngay lập tức bị xóa khỏi thư viện bảo toàn giữ; thay vào đó, họ vẫn có cho đến khi việc bộ hẹn giờ sẽ dọn sạch thư viện.

Cách giữ tại chỗ chính sách công việc với tài liệu xóa chính sách

Chế độ giữ tại chỗ dựa vào thời gian đảm bảo rằng tất cả nội dung được giữ nguyên cho một kỳ hạn cụ thể của thời gian, trong khi một chính sách xóa tài liệu đảm bảo rằng tất cả nội dung bị xóa bỏ sau một khoảng thời gian cụ thể.

Nếu bạn cần giữ lại các tài liệu cho một khoảng thời gian cố định, bạn có thể sử dụng một chính sách giữ tại chỗ kết hợp với một chính sách thao tác xóa. Ví dụ, bạn có thể giữ tài liệu cho bảy năm sau khi chúng được sửa đổi, và sau đó thiết lập chính sách xóa để xóa bỏ chúng bảy năm sau khi chúng được sửa đổi lần cuối.

Nếu một chính sách xóa tài liệu sẽ xóa bỏ nội dung giữ lại, nội dung sẽ vẫn được giữ nguyên trong thư viện bảo toàn giữ. Ví dụ, nếu dựa vào thời gian chờ giữ nội dung cho hai năm, nhưng một chính sách xóa tài liệu sẽ xóa bỏ nội dung sau khi một năm, bất kỳ nội dung nào sẽ bị xóa trong khi ở chế độ chờ sẽ vẫn được giữ nguyên.

Để biết thêm thông tin, hãy xem tổng quan về chính sách xóa tài liệu trong SharePoint Server 2016.

Quyền

Thành viên của nhóm tuân thủ của bạn sẽ sử dụng trung tâm chính sách giữ tại chỗ cần quyền đối với cả hai vào chính sách tâm và trang bộ sưu tập mà chính sách sẽ được áp dụng. Chúng tôi khuyên bạn nên bạn:

1. Tạo một nhóm bảo mật có chứa tất cả người dùng của Trung tâm chính sách giữ tại chỗ — có thể nhóm tuân thủ của bạn.

2. Trong Trung tâm chính sách giữ tại chỗ, hãy thêm nhóm bảo mật nhóm người sở hữu tuyển tập trang.

3. Trong mỗi tuyển tập trang mà bạn cần phải gán tại chỗ giữ chính sách, thêm nhóm bảo mật vào nhóm người sở hữu tuyển tập trang.

Thông tin khác

• Tạo một dựa vào thời gian giữ tại chỗ trong SharePoint Server 2016

• Tổng quan về chính sách xóa tài liệu trong SharePoint Server 2016