Cấu hình email bao gồm tài khoản email, tệp dữ liệu và thông tin về nơi lưu trữ email của bạn.
Cấu hình email là gì?
Hồ sơ email là những gì Outlook sử dụng để ghi nhớ tài khoản email bạn sử dụng và nơi lưu trữ dữ liệu cho từng tài khoản. Mỗi hồ sơ cung cấp cho Outlook các thông tin sau đây:
-
Nên sử dụng thông tin tài khoản nào Thông tin này bao gồm tên người dùng, tên hiển thị, tên máy chủ email và mật khẩu tài khoản nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP).
-
Nơi chuyển phát và lưu trữ dữ liệu email Trong Outlook, dữ liệu được chuyển phát và lưu trữ trên máy chủ email hoặc tệp .pst trên máy tính của bạn. Dữ liệu này bao gồm các quy tắc, thư, liên hệ, lịch, ghi chú, tác vụ, nhật ký, Thư mục Tìm kiếm và các thiết đặt khác.
Hồ sơ email Outlook được lưu trữ trong sổ đăng ký Windows. Khi Outlook khởi động, ứng dụng sẽ truy xuất thông tin hồ sơ từ sổ đăng ký.
Lưu ý: Bạn sử dụng biểu tượng Thư trong Panel điều khiển để truy nhập vào các tùy chọn cấu hình hồ sơ email Outlook. Biểu tượng Thư sẽ không xuất hiện trừ khi bạn đã cài đặt Outlook và đã chạy chương trình ít nhất một lần.
Khi bạn chạy Outlook lần đầu tiên, trình hướng dẫn khởi động sẽ hướng dẫn bạn thực hiện quy trình tạo hồ sơ mới. Do đó, hồ sơ được tạo sẽ chạy bất cứ khi nào bạn khởi động Outlook. Hầu hết mọi người chỉ duy trì một hồ sơ — tuy nhiên, đôi khi bạn có thể thấy hữu ích khi có nhiều hơn một hồ sơ. Ví dụ, bạn có thể muốn sử dụng một hồ sơ cho thư công việc và hồ sơ thứ hai cho thư cá nhân. Ngoài ra, nếu người khác sử dụng cùng một máy tính mà bạn thực hiện, tài khoản và cài đặt của họ có thể được lưu giữ trong các hồ sơ riêng biệt có tên khác nhau.
Bạn không thể sử dụng mật khẩu để bảo vệ hồ sơ Outlook. Để giúp bảo vệ dữ liệu Outlook của bạn khỏi bị người khác xâm nhập, bạn nên sử dụng tài khoản người dùng Windows được bảo vệ bằng mật khẩu.
Quan trọng: Bạn không thể chuyển đổi từ một hồ sơ email này sang hồ sơ email khác trong khi Outlook đang chạy.
Hồ sơ cơ bản bao gồm một hoặc nhiều tài khoản e-mail và một tệp lưu trữ. Một cá nhân riêng tư có thể có tài khoản email Internet, chẳng hạn như tài khoản POP3, trong khi nhân viên công ty có thể có tài khoản Microsoft Exchange . Tài khoản của các loại tài khoản khác (bao gồm tài khoản IMAP4 và HTTP) có thể được thêm vào bất kỳ hồ sơ nào, cũng như các tệp lưu trữ bổ sung (chẳng hạn như tệp Archive.pst để giữ lại các thư cũ hơn). Đôi khi các dịch vụ bổ sung, chẳng hạn như các thư mục fax và sổ địa chỉ, cũng có thể được bao gồm.
Lưu ý: Mặc dù hồ sơ có thể bao gồm nhiều tài khoản loại Internet, nhưng hồ sơ chỉ có thể bao gồm một tài khoản Exchange.
Hầu hết mọi người chỉ cần một hồ sơ duy nhất. Khi Outlook chạy lần đầu tiên, hồ sơ đầu tiên được tạo tự động và có tên là "Outlook". Bất cứ khi nào Outlook khởi động, hồ sơ mặc định này sẽ chạy tự động. Khi bạn thêm hoặc sửa đổi tài khoản email hoặc bao gồm một tệp .pst bổ sung để sử dụng, bạn đang sửa đổi hồ sơ của mình. Bạn có thể sửa đổi hồ sơ của mình bất cứ lúc nào, nhưng bạn không thể thay đổi tên của hồ sơ sau khi hồ sơ được tạo lần đầu tiên.
-
Chọn biểu tượng Windows, nhập Panel điều khiển hộp tìm kiếm và chọn.
-
Trong Panel điều khiển, tìm kiếm Thư, rồi chọn thư.
-
Biểu tượng Thư sẽ không xuất hiện trừ khi bạn đã cài đặt Outlook và chạy chương trình ít nhất một lần.
Hộp thoại Thiết lập Thư sẽ mở ra.
-
Thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:
-
Để thêm một tài khoản email khác, hãy bấm Tài khoản Email.
-
Để sửa đổi các tùy chọn lưu trữ dữ liệu Outlook, hãy bấm Tệp Dữ liệu.
-
Để xem danh sách các hồ sơ mà bạn hiện có, hãy bấm Hiện Hồ sơ.
-
Bạn có thể cần nhiều hồ sơ trong một trong các trường hợp sau:
-
Nếu bạn sử dụng Outlook trên một máy tính duy nhất mà bạn chia sẻ với người khác mà bạn tin tưởng
Ví dụ, nếu bạn và người phối ngẫu của bạn có tài khoản e-mail riêng biệt, mỗi người bạn cũng có thể có một hồ sơ riêng biệt, mỗi người có các tài khoản và thiết đặt thích hợp. -
Nếu bạn duy trì nhiều tài khoản Exchange
Nếu bạn cần nhiều hồ sơ, bạn có thể tạo hồ sơ bổ sung bất cứ lúc nào và thêm vào đó các tài khoản và cài đặt mà bạn muốn. Khi bạn chuyển đổi từ hồ sơ này sang hồ sơ khác, bạn sẽ thay đổi các tài khoản email và thiết đặt sẵn dùng cho bạn trong phiên Outlook.
-
Chọn biểu tượng Windows, nhập Panel điều khiển hộp tìm kiếm và chọn.
-
Trong Panel điều khiển, tìm kiếm Thư, rồi chọn thư.
-
Biểu tượng Thư sẽ không xuất hiện trừ khi bạn đã cài đặt Outlook và chạy chương trình ít nhất một lần.
Hộp thoại Thiết lập Thư sẽ mở ra.
-
Bấm Hiện Hồ sơ.
-
Bấm vào Thêm.
-
Nhập tên cho hồ sơ, rồi bấm OK.
-
Thêm tài khoản email để sử dụng trong hồ sơ của bạn bằng cách làm theo hướng dẫn trên màn hình của bạn.
-
Chọn biểu tượng Windows, nhập Panel điều khiển hộp tìm kiếm và chọn.
-
Trong Panel điều khiển, tìm kiếm Thư, rồi chọn thư.
-
Biểu tượng Thư sẽ không xuất hiện trừ khi bạn đã cài đặt Outlook và chạy chương trình ít nhất một lần.
Hộp thoại Thiết lập Thư sẽ mở ra.
-
Bấm Hiện Hồ sơ.
-
Bên dưới Khi khởi động Microsoft Office Outlook, hãy sử dụng hồ sơ này, bấm vào Luôn sử dụng hồ sơ này, rồi bấm vào hồ sơ bạn muốn sử dụng trong danh sách.
-
Chọn biểu tượng Windows, nhập Panel điều khiển hộp tìm kiếm và chọn.
-
Trong Panel điều khiển, tìm kiếm Thư, rồi chọn thư.
-
Hộp thoại Thiết lập Thư sẽ mở ra.
-
Bấm Hiện Hồ sơ.
-
Bên dưới Khi khởi động Microsoft Office Outlook, hãy sử dụng hồ sơ này, bấm vào Lời nhắc sử dụng hồ sơ.
-
Khi Outlook khởi động, bấm vào hồ sơ bạn muốn sử dụng trong danh sách Tên Hồ sơ.
Khi bạn sử dụng nhiều cấu hình, thường có một hồ sơ mà bạn sử dụng thường xuyên nhất. Sử dụng tùy chọn Nhắc sử dụng hồ sơ, bạn có thể cấu hình Outlook để luôn chọn hồ sơ đó trong hộp Tên Hồ sơ. Sau đó, tất cả những gì bạn phải làm để sử dụng hồ sơ đó là bấm OK:
-
Trong hộp thoại Chọn Hồ sơ, trong danh sách Tên Hồ sơ, bấm vào hồ sơ bạn muốn được chọn tự động.
-
Bấm Tùy chọn , rồi bên dưới Tùy chọn, chọn hộp kiểm Đặt làm hồ sơ mặc định.
