Tổng quan: Quản trị site, quyền và chia sẻ cho chủ sở hữu site

Tạo trang con

Bạn có thể muốn các thành viên nhóm có thể tạo site con bên dưới site nhóm để sử dụng cho các dự án cụ thể.

Khả năng tự động tạo site con mới có thể là một lợi ích tuyệt vời cho nhóm, nhưng việc tạo site không hạn chế có thể thoát khỏi tay. Khi các trang con sinh sôi tự do, vấn đề có thể phát sinh. Ví dụ:

• Việc người dùng tìm thấy đúng trang con hay không là điều khó khăn hoặc hãy chắc chắn họ có hay không.

• Thông tin có thể được trùng lặp trong một số trang con, sử dụng dung lượng lưu trữ tốn kém và yêu cầu phải duy trì hoạt động trùng lặp.

• Thông tin cập nhật có thể nằm trên các trang con, có khả năng là trong nhiều năm, hiển thị trong kết quả tìm kiếm. Có thể khó cho biết phiên bản thông tin nào chính xác.

• Việc quản lý quyền cho hàng đa dạng các trang con có thể trở thành công việc lớn và người dùng có thể vô tình lướt qua với quyền truy nhập vào thông tin mà họ thực sự không nên có.

• Khi nhân viên rời khỏi nhóm, các site con mà họ tạo có thể bị bỏ đi, tạo ra sự nhầm lẫn và làm mất kết quả tìm kiếm cho những người dùng site còn lại.

Bạn có thể tiết kiệm thời gian và năng lượng nếu bạn đặt một số chính sách cho việc tạo site có đề địa chỉ các khu vực sau đây:

• Who được phép tạo trang con?

• Các trang con mới có cần được phê duyệt trước không? Nếu vậy, tiêu chí để phê duyệt là gì và ai cấp phê duyệt?

• Các trang con mới có nên sử dụng các mẫu và chủ đề đã được thiết lập không?

• Bao nhiêu thông tin có thể được lưu trữ trên một site? Nghĩa là mất bao nhiêu dung lượng đĩa máy chủ?

• Các quy tắc để bao gồm các chiến lược dẫn hướng trên site là gì?

• Thông tin sẽ được lưu trữ trên các trang con trước khi bị xóa hoặc lưu trữ trong bao lâu?

Xem Tạo site hoặc site con để biết thêm thông tin.

Quản lý quyền

Tính toàn vẹn, bảo mật và quyền riêng tư của thông tin đối với nhiệm vụ quan trọng của tổ chức bạn phụ thuộc vào mức độ bảo mật của trang web của bạn — cụ thể là người bạn chọn cấp quyền truy nhập vào site của bạn.

Việc cấp và hạn chế quyền truy nhập vào site của bạn được gọi là quản lý quyền và đó là một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của bạn với tư cách là chủ sở hữu site.

Dưới đây là một số mẹo cần ghi nhớ khi bạn đang phát triển một chiến lược quyền.

• Làm theo Nguyên tắc của đặc quyền tối thiểu: Cấp cho mọi người mức cấp phép thấp nhất mà họ cần để thực hiện các nhiệm vụ được giao.

• Cấp quyền truy nhập cho mọi người bằng cách thêm họ vào các nhóm mặc định tiêu chuẩn (như Thành viên, Khách thăm và Người sở hữu). Đặt hầu hết mọi người thành viên của nhóm Thành viên hoặc Khách và giới hạn số người trong nhóm Chủ sở hữu.

• Dùng kế thừa quyền để tạo một cấu trúc phân cấp gọn gàng, dễ trực quan hóa. Nghĩa là, tránh cấp quyền cho cá nhân, thay vào đó làm việc với nhóm. Nếu có thể, chỉ cần có site con kế thừa quyền từ site nhóm của bạn, chứ không phải là có quyền duy nhất.

• Sắp xếp nội dung của bạn để tận dụng tính kế thừa quyền: Cân nhắc việc phân đoạn nội dung của bạn theo mức bảo mật – tạo một site hoặc thư viện dành riêng cho các tài liệu nhạy cảm, thay vì để chúng nằm rải rác trong một thư viện lớn hơn và được bảo vệ bởi các quyền duy nhất.

Hãy xem hiểu các mức cấp phép SharePoint quyền Sửa đối với danh sách, thư viện hoặc mục riêng lẻ để biết thông tin về việc thiết đặt quyền.

Kiến trúc thông tin

Kiến trúc thông tin của site cũng giống như mục lục cho một cuốn sách: Nó xác định cách thông tin trong site đó — các trang web, tài liệu, danh sách và dữ liệu — được sắp xếp và trình bày cho người dùng site. Kiến trúc thông tin thường được ghi lại như một danh sách phân cấp của nội dung site, từ khóa tìm kiếm, kiểu dữ liệu và các khái niệm khác.

Để tạo cấu trúc thông tin, bạn phải phân tích thông tin cần trình bày trong site. Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể sử dụng để phát triển cấu trúc thông tin:

• Bạn sẽ có loại nội dung nào trên site? Làm thế nào để chuyển thành site con, danh sách, thư viện, v.v.?

• Thông tin được trình bày trên site sẽ như thế nào?

• Người dùng site sẽ dẫn hướng qua site như thế nào?

• Thông tin sẽ được hướng tới đối tượng người xem cụ thể như thế nào?

• Tìm kiếm sẽ được đặt cấu hình và tối ưu hóa như thế nào?

Một phần trong kiến trúc thông tin của bạn có thể bao gồm phân loại thông tin.

Nếu thông tin bạn đang xử lý có giá trị cao với công ty, yêu cầu bảo mật đặc biệt hoặc được đề cập bởi các quy tắc tuân thủ quy định, bạn có thể muốn thiết lập sơ đồ phân loại để xác định loại nội dung cụ thể cần được quản lý cẩn thận.

Sau khi bạn đã sắp xếp thông tin vào các danh sách và thư viện cụ thể, bạn có thể sử dụng các tính năng quản trị để quản lý cách quản lý nội dung. Ví dụ:

Vòng đời và nghỉ hưu của trang

Các site như site tài liệu và site thảo luận có xu hướng bị treo sau khi chúng không còn hữu ích, sử dụng dung lượng lưu trữ có giá trị và kết quả tìm kiếm làm trống. Bạn nên lên lịch để xem lại các site và nội dung của site (ít nhất một lần trong năm) để xem chúng có đáng giữ hay không.

Bạn cũng nên ghi nhớ rằng mô hình quản trị lớn hơn trong tổ chức của bạn cũng có thể nằm trong tầm nhìn cho các site cũ. Ví dụ: người quản trị có thể tự động xóa bỏ các site đã không bị ảnh hưởng trong 90 ngày. Với tư cách là chủ sở hữu site, bạn sẽ nhận được email cảnh báo rằng điều này sẽ xảy ra. Để biết thêm thông tin về chính sách vòng đời và nghỉ hưu, xem mục Chính sách đóng site.