Hiển thị tổng của cột trong biểu dữ liệu bằng cách sử dụng hàng Tổng

Thêm một hàng Tổng

1. Bấm đúp chuột vào bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu tách từ Ngăn Dẫn hướng để mở nó ở Dạng xem Biểu dữ liệu.

2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Tổng.

   Hàng Tổng sẽ được thêm vào cuối biểu dữ liệu của bạn:

   

3. Đối với mỗi ô trong hàng Tổng trong đó bạn muốn tổng xuất hiện, bấm vào trong ô và chọn kiểu tổng mà bạn muốn.

Chọn kiểu tổng

Sau khi thêm hàng Tổng , bạn chọn kiểu giá trị tổng được hiển thị cho từng cột. Ví dụ: có thể hiển thị các tổng số như tổng khi kiểu dữ liệu được đặt là Số, Thập phân hoặc Tiền tệ. Có thể đếm số lượng giá trị khi kiểu dữ liệu là một giá trị văn bản.

Hãy cùng thao tác để biểu dữ liệu trong ví dụ này hiển thị giá trị tổng cộng cho các cột Giá Mua và Số đơn vị Đã mua cũng như số đếm tổng cho cột Mặt hàng như trong hình ảnh dưới đây:

1. Thay vì từ Tổng cộng trong cột đầu tiên, chúng ta có thể làm hiện số đếm tổng ghi nhận được. Bấm hàng tổng của cột Mặt hàng, rồi bấm mũi tên và chọn Đếm để xem số tổng hoặc số đếm của các mặt hàng.

2. Sau đó, bấm mũi tên trong cột Giá Mua và chọn Tổng để xem tổng giá thành mua của tất cả các mặt hàng.

3. Lặp lại bước trước đó cho cột Mặt hàng Đã mua để xem các tổng của các mặt hàng đã mua.

   

   Lưu ý:  Mặc dù không thể xóa hoặc cắt được hàng Tổng, nhưng có thể ẩn hàng này bằng cách bấm Tổng trên tab Nhà.

Tìm hiểu về hàm Tổng và các hàm tổng hợp khác

Hàm tổng hợp thực hiện tính toán trên các cột dữ liệu và trả về kết quả duy nhất. Hãy sử dụng hàm tổng hợp khi bạn cần tính toán một giá trị duy nhất, như tính tổng hoặc trung bình. Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng bạn sẽ sử dụng hàm tổng hợp với cột dữ liệu. Đó tưởng như một điều hiển nhiên nhưng khi bạn thiết kế và sử dụng cơ sở dữ liệu, bạn thường sẽ tập trung vào hàng dữ liệu và các bản ghi riêng lẻ — bạn đảm bảo rằng người dùng có thể nhập dữ liệu vào trường, di chuyển con trỏ sang phải hoặc sang trái và điền vào trường tiếp theo, v.v.. Ngược lại, bạn sử dụng hàm tổng hợp để tập trung vào các nhóm bản ghi trong cột.

Ví dụ: giả sử bạn sử dụng Access để lưu trữ và theo dõi dữ liệu bán hàng. Bạn có thể sử dụng hàm tổng hợp để đếm số lượng sản phẩm đã bán trong một cột, tính toán tổng doanh thu trong cột thứ hai và tính toán doanh thu trung bình cho mỗi sản phẩm trong cột thứ ba.

Bảng này liệt kê và mô tả các hàm tổng hợp Access cung cấp trong hàng Tổng. Hãy nhớ rằng Access cung cấp các hàm tổng hợp bổ sung nhưng bạn phải sử dụng chúng trong truy vấn.

Tìm hiểu thêm về các hàm Độ lệch Chuẩn và Phương sai

Các hàm Độ lệch Chuẩn và Phương sai tính toán giá trị thống kê. Cụ thể, chúng tính toán mức độ tập trung xung quanh số trung bình (giá trị trung bình) của các giá trị trong phân phối chuẩn (đường cong hình chuông).

Ví dụ: giả sử bạn thu thập ngẫu nhiên 10 công cụ được sản xuất từ cùng một máy và đo giới hạn bền của chúng — là một quy trình kiểm tra máy và biện pháp kiểm soát chất lượng của bạn. Nếu bạn tính giới hạn bền trung bình, bạn có thể thấy rằng hầu hết các công cụ đều có giới hạn bền gần với giá trị trung bình đó, trong khi một số công cụ lại có giới hạn cao hơn hoặc thấp hơn. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ tính giới hạn bền trung bình thì giá trị đó sẽ không cho bạn biết hiệu quả của quy trình kiểm soát chất lượng vì một vài công cụ đặc biệt khỏe hoặc yếu có thể kéo giá trị trung bình lên hoặc xuống.

Các hàm Phương sai và Độ lệch Chuẩn khắc phục vấn đề đó bằng cách cho bạn biết độ chênh lệch giữa các giá trị của bạn và số trung bình. Đối với giới hạn bền, các hàm này trả về số càng nhỏ thì quy trình sản xuất của bạn càng hoạt động tốt vì hầu như không công cụ nào có giới hạn bền ở mức trên hoặc dưới giá trị trung bình.

Bài viết này sẽ không bàn luận đầy đủ về phương sai và độ lệch chuẩn. Bạn có thể tham khảo nhiều Web site thống kê để biết thêm thông tin về cả hai chủ đề. Hãy nhớ các quy tắc này khi bạn sử dụng hàm Phương sai và Độ lệch Chuẩn:

• Các hàm sẽ bỏ qua giá trị null.

• Hàm Phương sai sử dụng công thức này:
  

• Hàm Độ lệch Chuẩn sử dụng công thức này:
  

Đầu Trang