Sử dụng một nhóm liên hệ (trước đây gọi là "danh sách phân phối") để gửi email đến nhiều người —một nhóm dự án, một ủy ban hoặc thậm chí chỉ là một nhóm bạn—mà không cần phải thêm từng tên vào dòng Đến, Cc hoặc Bcc riêng lẻ.
Để biết thông tin về các nhóm liên hệ cho máy Mac, hãy xem Tạo nhóm liên hệ trong Outlook for Mac.
-
Trên thanh Dẫn hướng, bấm Con người.
-
Bên dưới Liên hệ của Tôi, hãy chọn thư mục mà bạn muốn lưu nhóm liên hệ. Thông thường, bạn sẽ chọn Danh bạ.
-
Trên Ribbon, chọn Nhóm Liên hệ Mới.
-
Đặt tên cho nhóm liên hệ của bạn.
-
Bấm Thêm Thành viên, rồi thêm người từ sổ địa chỉ hoặc danh sách liên hệ của bạn.
Lưu ý: Để thêm một người không có trong sổ địa chỉ hoặc liênhệ của bạn, hãy chọn Liên hệ Email Mới.
-
Bấm Lưu & Đóng.
Để tìm hiểu cách dùng nhóm liên hệ mới của bạn, hãy xem Gửi email tới một nhóm liên hệ.
Nếu bạn luôn gửi email cho cùng một nhóm người, bạn có thể tạo một nhóm liên hệ (trước đây gọi là danh sách phân phối) bao gồm tất cả người nhận bằng cách sử dụng email trước đó bạn đã gửi cho họ. Lần sau khi bạn muốn liên hệ với họ hoặc lên lịch một cuộc họp với họ, bạn có thể thêm nhóm liên hệ đó vào dòng Đến trong thư, thay vì phải thêm từng người vào.
-
Hãy mở một email đã gửi cho những người mà bạn muốn đưa vào nhóm liên hệ.
-
Trong hộp Đến hoặc Đồng gửi, hãy dùng chuột tô sáng tất cả tên.
-
Bấm chuột phải vào vùng chọn, rồi bấm Sao chép hoặc nhấn Ctrl+C.
-
Trong cửa sổ chính của Outlook (không phải trong thư email đã mở), bấm Con người trên thanh Dẫn hướng.
-
Bấm Nhóm Liên hệ Mới.
-
Nhập tên cho nhóm liên hệ của bạn, chẳng hạn như Dự án Đặc biệt.
-
Bấm Thêm Thành viên > Từ Liên hệ Outlook.
-
Trong cửa sổ mở ra, hãy bấm chuột phải vào trong hộp Thành viên, rồi bấm Dán hoặc nhấn Ctrl+V.
-
Bấm OK.
Những người trong email đó sẽ xuất hiện như là một danh sách thành viên cho nhóm liên hệ của bạn.
-
Bấm Lưu & Đóng.
Các nhóm liên hệ hiển thị trong danh sách liên hệ của bạn, cùng với từng người riêng lẻ. Bạn có thể thấy sự khác biệt khi nhìn vào các biểu tượng xuất hiện bên trái của tên trong dạng xem Danh sách. Biểu tượng thẻ là của các liên hệ cá nhân, còn biểu tượng người là của nhóm liên hệ.
Cuối cùng, sau này bạn luôn có thể thêm người hoặc loại bỏ người trong nhóm liên hệ.
Nếu bạn có nhiều liên hệ công việc hoặc cá nhân mà bạn giữ trong một bảng tính Excel, bạn có thể nhập thẳng chúng vào Outlook.
Sau đó, bạn có thể tạo một nhóm liên hệ (trước đây gọi là "danh sách phân phối") bằng cách sử dụng thông tin liên hệ đã nhập.
Rất tiếc, bạn không thể nhập trực tiếp danh sách liên hệ từ Excel vào danh sách phân phối, nhưng bạn có thể nhập các liên hệ vào thư mục Liên hệ của mình, rồi sử dụng các hướng dẫn ở trên để tạo danh sách phân phối từ các liên hệ đó.
Để biết thông tin về cách nhập liên hệ từ Excel, hãy xem Nhập liên hệ vào Outlook.
