Tạo nhãn thư trong Access

Tạo nhãn bằng cách sử dụng Trình hướng dẫn Nhãn trong Access

1. Trong Ngăn Dẫn hướng, chọn đối tượng có chứa dữ liệu bạn muốn hiển thị trên nhãn của mình. Đây thường là bảng, bảng được liên kết hoặc truy vấn nhưng bạn cũng có thể chọn biểu mẫu hoặc báo cáo.

2. Ở tab Tạo, trong nhóm Báo cáo, bấm Nhãn.

   Access sẽ khởi động Trình hướng dẫn Nhãn.

   

   1. Nếu bạn biết nhà sản xuất và số sản phẩm của nhãn:

      • Chọn nhà sản xuất trong hộp Lọc theo nhà sản xuất.

      • Chọn nhãn của bạn trong hộp Bạn muốn kích cỡ nhãn nào? .

        Nếu không, hãy thử tìm một sản phẩm có giá trị trong Chiều vàSố trên các cột khớp với nhãn của bạn.

        Nếu bạn không thể tìm thấy nhãn tương tự:    

      • Bấm Tùy chỉnh rồi bấm Mới.

        Hộp thoại Nhãn Mới được hiển thị.

        

      • Đo nhãn của bạn và nhập số đo vào các hộp thích hợp trong hộp thoại Nhãn Mới.

      • Nhập tên cho các nhãn tùy chỉnh trong hộp văn bản Tên Nhãn, chọn kiểu và hướng nhãn bạn muốn, rồi bấm OK.

        Nếu bạn đã tạo nhãn tùy chỉnh và bạn muốn chọn nhãn đó:    

      • Bấm Hiển thị kích cỡ nhãn tùy chỉnh, rồi bấm vào nhãn tùy chỉnh bạn muốn.

   2. Chọn Nguồn cấp trang tính hoặc Liên tục bên dưới Loại Nhãn rồi bấm Tiếp.

   3. Chọn tên phông chữ, kích cỡ, độ dày và màu văn bản bạn muốn trên nhãn của mình, rồi bấm Tiếp theo.

   4. Trên trang Bạn muốn gì trên nhãn thư của trình hướng dẫn, chọn những trường bạn muốn trên nhãn từ danh sách Trường sẵn có, rồi bấm đúp vào chúng để thêm vào hộp Nhãn nguyên mẫu.

      

      • Để thêm khoảng trống giữa các trường trong hộp Nhãn nguyên mẫu , nhấn PHÍM CÁCH.

      • Để tạo dòng mới, nhấn ENTER.

      • Để di chuyển giữa các trường và đường kẻ, hãy sử dụng các phím mũi tên.

      • Để loại bỏ một trường khỏi hộp, nhấn BACKSPACE.

      • Để thêm văn bản hoặc dấu câu khác (ví dụ: dấu phẩy sau tên thành phố), hãy bấm để đặt con trỏ ở nơi bạn muốn văn bản xuất hiện và bắt đầu nhập. Văn bản này sẽ giống nhau trên mỗi nhãn.

        Lưu ý:  Bạn chỉ có thể thêm trường của các kiểu dữ liệu sau bằng cách sử dụng Trình hướng dẫn Nhãn: Văn bản Ngắn (Văn bản), Văn bản Dài (Bản ghi nhớ), Số, Ngày/Giờ, Tiền tệ, Có/Không hoặc Phần đính kèm. Để thêm các trường chứa các kiểu dữ liệu khác, hãy mở báo cáo nhãn trong cửa sổ Thiết kế sau khi bạn đã hoàn tất Trình hướng dẫn Nhãn, rồi sử dụng ngăn Danh sách Trường để thêm các trường. Để mở ngăn Danh sách Trường trong khi báo cáo đang mở ở dạng xem Thiết kế, nhấn ALT+F8.

        Khi bạn đã sắp xếp các trường trên nhãn theo cách bạn muốn, hãy bấm Tiếp.

   5. Trên trang tiếp theo, bạn có thể chọn các trường để sắp xếp nhãn của mình. Ví dụ, bạn có thể muốn sắp xếp theo mã bưu chính cho một thư lớn. Chọn các trường bạn muốn sắp xếp theo từ danh sách Trường có sẵn, rồi bấm đúp vào các trường đó để thêm vào hộp Sắp xếp theo. Khi bạn đã hoàn tất, hãy bấm Tiếp.

      

   6. Trên trang cuối cùng, hãy nhập tên cho nhãn của bạn, rồi bấm Hoàn tất.

      

      Nếu bạn chọn Xem nhãn như khi in ở trang cuối cùng của Trình hướng dẫn Nhãn, Access sẽ hiển thị nhãn ở chế độ Xem trước khi In. Bạn có thể bấm vào nhãn để phóng to và thu nhỏ hoặc dùng điều khiển thu phóng trên thanh trạng thái.

      

      Nếu bạn chọn Sửa đổi thiết kế nhãn ở trang cuối cùng của Trình hướng dẫn Nhãn, Access sẽ hiển thị báo cáo nhãn ở dạng xem Thiết kế.

      Lưu ý:  Xem trước khi In là dạng xem duy nhất mà bạn có thể xem các cột như bạn đã bố trí chúng. Nếu bạn xem báo cáo trong Dạng xem Báo cáo hoặc Dạng xem Bố trí, Access sẽ hiển thị tất cả dữ liệu trong một cột duy nhất.

Tùy chỉnh diện mạo của nhãn

Nếu nhãn kết quả không hiển thị theo cách bạn muốn, bạn có thể tùy chỉnh bố trí bằng cách mở báo cáo trong cửa sổ Thiết kế và thực hiện thay đổi. Khi làm việc với nhãn, thường sẽ dễ sử dụng dạng xem Thiết kế hơn khi bạn có quyền kiểm soát chính xác hơn đối với bố trí. Để xem kết quả của những thay đổi bạn thực hiện trong dạng xem Thiết kế, hãy chuyển sang Xem trước khi In.

Nếu Access hiển thị thông báo về việc không có đủ không gian ngang để hiển thị dữ liệu

Thông báo này, khi xuất hiện, là tác động phụ của các số đo của một số nhãn. Thông thường, điều này xảy ra khi các nhãn đến rất gần các cạnh trái và phải của trang nhãn. Điều này có thể khiến trình hướng dẫn xác định một số số đo nằm ngoài phạm vi in thông thường và điều đó sẽ khiến thông báo xuất hiện khi bạn xem trước hoặc in nhãn.

Nếu bạn hài lòng với việc căn chỉnh văn bản trên nhãn và bạn không nhận được trang trống trên tất cả các trang khác thì bạn có thể muốn giữ nguyên thiết kế của báo cáo và chỉ cần bấm OK trên thông báo mỗi lần xuất hiện. Nếu không, bạn có thể thử điều chỉnh một số tùy chọn thiết lập trang như được mô tả trong phần sau đây.

Nếu dữ liệu của bạn không được căn chỉnh đúng cách với nhãn

Trong nhiều trường hợp, bạn có thể khắc phục các sự cố nhỏ với bố trí nhãn bằng cách điều chỉnh trong cửa sổ Thiết kế. Bạn có thể di chuyển các điều khiển và bạn có thể điều chỉnh kích cỡ nhãn bằng cách thay đổi chiều rộng hoặc chiều cao của phần Chi tiết.

Để chuyển sang dạng xem Thiết kế, hãy bấm chuột phải vào báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm dạng xem Thiết kế trên menu lối tắt.

Nếu bạn cần thay đổi lề hoặc dãn cách giữa các nhãn, bạn có thể dùng hộp thoại Thiết lập Trang khi ở cửa sổ Thiết kế:

• Trên tab Thiết lập Trang , trong nhóm Bố trí Trang , hãy bấm Cột.
  
  Hộp thoại Thiết lập Trang được hiển thị với tab Cột được chọn.

Bạn có thể thay đổi các thiết đặt sau đây trong ba phần của hộp thoại Thiết lập Trang:

In nhãn

1. Mở báo cáo ở dạng xem bất kỳ (hoặc chọn báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng).

2. Trên tab Tệp , bấm In, rồi bấm In.

   Access sẽ hiển thị hộp thoại In.

3. Nhập các lựa chọn về tùy chọn của bạn như máy in, phạm vi in và số lượng bản sao.

4. Bấm OK.

Đầu Trang