Làm việc với tệp khối ngoại tuyến

1. Bấm vào báo cáo PivotTable mà bạn muốn tạo tệp khối ngoại tuyến — bạn cũng có thể bấm vào biểu báo cáo PivotTable liên kết báo cáo PivotChart.

2. Trên tab Phân tích , trong nhóm Tính toán , bấm công cụ OLAP, rồi bấm OLAP Ngoại tuyến.

   Hộp thoại Thiết đặt OLAP Ngoại tuyến được hiển thị.

   Lưu ý: Nếu nhà cung cấp OLAP của bạn không hỗ trợ tệp khối ngoại tuyến, lệnh OLAP Ngoại tuyến sẽ không khả dụng. Hãy liên hệ với nhà cung cấp OLAP của bạn để biết thêm thông tin.

3. Bấm Tạo tệp dữ liệu ngoại tuyến hoặc nếu tệp khối ngoại tuyến đã tồn tại cho báo cáo, hãy bấm Sửa tệp dữ liệu ngoại tuyến.

   Trình hướng dẫn Khối Ngoại tuyến được hiển thị.

4. Trong bước 1 của trình hướng dẫn, bấm vào Tiếp theo.

5. Trong bước 2 của trình hướng dẫn, hãy chọn từng tệp kích thước từ khối máy chủ có dữ liệu mà bạn muốn đưa vào trong tệp khối ngoại tuyến. Bấm vào hộp bên cạnh từng kích thước như vậy, rồi chọn các mức bạn muốn bao gồm.

   Lưu ý: 

   • Bạn không thể bỏ qua các mức trung gian trong một chiều.

   • Để giảm kích cỡ của tệp cube, hãy bỏ qua các mức thấp hơn mà bạn không cần xem trong báo cáo.

   • Hãy đảm bảo bao gồm bất kỳ kích thước nào mà bạn đã nhóm các mục, để Microsoft Office Excel có thể duy trì các nhóm này khi bạn chuyển đổi giữa cơ sở dữ liệu máy chủ và tệp ngoại tuyến.

   • Các kích thước không có hộp không cho phép bạn loại trừ các mức. Bạn chỉ có thể bao gồm hoặc loại trừ tất cả các loại kích thước này.

6. Trong bước 3 của trình hướng dẫn, bấm vào hộp kiểm bên cạnh Số đo, rồi chọn trường bạn muốn sử dụng làm trường dữ liệu trong báo cáo. Bạn phải chọn ít nhất một thước đo; nếu không thì kích thước gắn với thước đo sẽ không chứa dữ liệu. Đối với từng chiều được liệt kê bên dưới Số đo, bấm vào hộp bên cạnh kích thước, rồi chọn các mục mức cao nhất cần đưa vào tệp khối ngoại tuyến.

   • Để giới hạn kích cỡ của tệp cube để bạn không hết dung lượng đĩa và để giảm lượng thời gian cần thiết để lưu tệp, chỉ chọn những mục bạn cần xem trong báo cáo. Mọi trường đặc tính có sẵn cho các mục bạn chọn sẽ được tự động đưa vào khối.

   • Nếu mục bạn muốn đưa vào bị thiếu, có thể bạn chưa bao gồm chiều chứa chúng ở bước trước đó. Bấm vào Quay lại trong trình hướng dẫn và chọn kích thước bị thiếu ở bước 2, rồi trở về bước 3.

     Lưu ý: Trong Trình hướng dẫn OLAP Cube, các hàm tổng hợp duy nhất sẵn dùng cho các trường dữ liệu là Sum, Count, Min và Max.

7. Trong bước 4 của trình hướng dẫn, hãy nhập tên và vị trí cho tệp .cub, rồi bấm Hoàn tất.

   Để hủy lưu tệp, hãy bấm Dừng trong hộp thoại Tạo Tệp Cube – Tiến độ.

8. Sau khi Excel tạo xong tệp khối ngoại tuyến, hãy bấm OK trong hộp thoại Thiết đặt OLAP Ngoại tuyến.

Vấn đề: Máy tính của tôi đã hết dung lượng đĩa trong khi lưu một khối.

Cơ sở dữ liệu OLAP được thiết kế để quản lý lượng dữ liệu chi tiết rất lớn và kết quả là cơ sở dữ liệu máy chủ có thể chiếm một lượng dung lượng lưu trữ ổ đĩa lớn hơn dung lượng mà ổ cứng cục bộ của bạn cung cấp. Nếu bạn chỉ định một tập hợp con lớn của dữ liệu này cho tệp khối ngoại tuyến của bạn, đĩa cứng của bạn có thể hết dung lượng. Các chiến lược sau đây có thể giúp giảm kích cỡ tệp khối ngoại tuyến của bạn.

Giải phóng dung lượng đĩa hoặc tìm một ổ đĩa khác    Xóa các tệp mà bạn không cần từ ổ đĩa của mình trước khi lưu tệp cube hoặc lưu tệp vào ổ đĩa mạng.

Bao gồm ít dữ liệu hơn trong tệp khối ngoại tuyến    Hãy cân nhắc cách bạn có thể giảm thiểu lượng dữ liệu trong tệp và vẫn có những gì bạn cần cho báo cáo PivotTable hoặc PivotChart của mình. Thử làm như sau:

• Loại bỏ kích thước    Trong bước 2 của Trình hướng dẫn Khối Ngoại tuyến, chỉ chọn các kích thước thực sự được hiển thị dưới dạng trường trong báo cáo PivotTable hoặc PivotChart của bạn.

• Loại bỏ các mức chi tiết     Bấm vào hộp kiểm cạnh từng kích thước được chọn ở bước 2 của trình hướng dẫn, rồi bỏ chọn hộp kiểm cho các mức thấp hơn mức hiển thị trong báo cáo của bạn.

• Loại bỏ trường dữ liệu    Trong bước 3 của trình hướng dẫn, bấm vào hộp kiểm bên cạnh Số đo, rồi chỉ chọn trường dữ liệu bạn đang sử dụng trong báo cáo.

• Loại bỏ các mục dữ liệu    Bấm vào bên cạnh từng kích thước trong bước 3, rồi bỏ chọn hộp kiểm cho các mục mà bạn không cần xem trong báo cáo.

1. Bấm vào Báo cáo PivotTable hoặc báo cáo PivotTable liên kết cho tài khoản Báo cáo PivotChart.

2. Trên tab Phân tích , trong nhóm Tính toán , bấm công cụ OLAP, rồi bấm OLAP Ngoại tuyến.

3. Bấm OLAP Trên dòng, rồi bấm OK.

4. Nếu bạn được nhắc định vị nguồn dữ liệu, hãy bấm Duyệt để tìm nguồn, rồi định vị máy chủ OLAP trên mạng của bạn.

Làm mới một tệp khối vuông ngoại tuyến, mà tái tạo nó bằng cách sử dụng dữ liệu mới nhất từ khối máy chủ hoặc tệp khối ngoại tuyến mới, có thể là một quá trình tốn thời gian và yêu cầu nhiều dung lượng đĩa tạm thời. Bắt đầu quy trình cùng lúc khi bạn không cần truy nhập ngay vào các tệp khác và đảm bảo rằng bạn có đủ dung lượng đĩa để lưu tệp lại.

1. Bấm vào báo cáo PivotTable dựa trên tệp khối ngoại tuyến.

2. Trong Excel 2016: Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Truy vấn & Connections, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Làm mới Tất cả, rồi bấm Làm mới.

   Trong Excel 2013: Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Connections, bấm vào mũi tên bên cạnh Làm mới Tất cả, rồi bấm Làm mới.

Vấn đề: Dữ liệu mới không xuất hiện trong báo cáo của tôi khi tôi làm mới.

Đảm bảo cơ sở dữ liệu ban đầu sẵn dùng    Người tệp khối vuông ngoại tuyến thể không kết nối được với cơ sở dữ liệu máy chủ gốc để truy xuất dữ liệu mới. Kiểm tra xem cơ sở dữ liệu máy chủ ban đầu đã cung cấp dữ liệu cho khối chưa được đổi tên hoặc di chuyển chưa. Đảm bảo rằng máy chủ sẵn dùng và bạn có thể kết nối với máy chủ đó.

Đảm bảo dữ liệu mới sẵn dùng    Hãy kiểm tra với người quản trị cơ sở dữ liệu để xác định xem cơ sở dữ liệu đã được cập nhật trong các khu vực có trong báo cáo của bạn hay chưa.

Đảm bảo tổ chức cơ sở dữ liệu không thay đổi    Nếu khối máy chủ OLAP đã được xây dựng lại, bạn có thể cần phải tổ chức lại báo cáo của mình hoặc tạo một tệp khối ngoại tuyến mới hoặc khối Trình hướng dẫn OLAP Cube để truy nhập vào dữ liệu đã thay đổi. Hãy liên hệ với người quản trị cơ sở dữ liệu để tìm hiểu về những thay đổi đã được thực hiện đối với cơ sở dữ liệu.

Việc lưu tệp khối ngoại tuyến đã sửa đổi có thể là một quy trình tốn thời gian và bạn không thể làm việc khác trong Excel trong khi tệp đang được lưu. Bắt đầu quy trình cùng lúc khi bạn không cần truy nhập ngay vào các tệp khác và đảm bảo rằng bạn có đủ dung lượng đĩa để lưu tệp lại.

1. Hãy đảm bảo rằng bạn được kết nối với mạng của mình và bạn có thể truy nhập cơ sở dữ liệu máy chủ OLAP gốc đã cung cấp dữ liệu cho tệp khối ngoại tuyến.

2. Bấm vào báo cáo PivotTable dựa trên tệp khối ngoại tuyến hoặc bấm vào báo cáo PivotTable liên kết cho báo cáo PivotChart.

3. Trên tab Phân tích , trong nhóm Tính toán , bấm công cụ OLAP, rồi bấm OLAP Ngoại tuyến.

4. Bấm OLAP Ngoại tuyến, rồi bấm Sửa tệp dữ liệu ngoại tuyến.

5. Làm theo các bước trong Trình hướng dẫn Khối Ngoại tuyến để chọn dữ liệu khác nhau cho tệp. Trong bước cuối cùng, hãy xác định tên và vị trí giống như tệp hiện có mà bạn đang thay đổi.

1. Đóng tất cả sổ làm việc có chứa báo cáo sử dụng tệp cube ngoại tuyến hoặc đảm bảo đã xóa tất cả các báo cáo đó.

2. Trong Windows, định vị và xóa tệp khối ngoại tuyến (.cub).