Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.
Nói chung, bạn có thể quản lý tài liệu trong một công cụ tài liệu 2010 như cách bạn làm trong Windows Explorer. Lưu ý rằng một số tác vụ quản lý tệp, chẳng hạn như đổi tên hoặc xóa tệp, có thể được quản lý bằng quyền đối với trang SharePoint hoặc bằng công cụ quyền được gán cho vai trò của bạn (nếu công cụ tài liệu trong Groove workspace). Tùy thuộc vào quyền, bạn có thể quản lý tài liệu như sau:
Bạn muốn làm gì?
Sao chép hoặc di chuyển tài liệu
Để sao chép tài liệu vào thư mục khác (hoặc trong một công cụ tài liệu hoặc thư mục trong Windows Explorer), sử dụng sao chép và dán các lệnh trên menu chuột phải hoặc CTRL-kéo tệp. Để di chuyển tài liệu vào thư mục khác, dùng kéo và thả.
Bảng bên dưới mô tả hành vi kéo và thả.
|
Để |
Thực hiện như sau |
|
Sao chép tài liệu vào các thư mục khác trong cùng một tài liệu cụ. |
CTRL-KÉO tài liệu hoặc sử dụng Sao chép và Dán. |
|
Sao chép tài liệu vào một thư mục trong công cụ tài liệu khác hoặc sang một thư mục Windows bên ngoài không gian làm việc SharePoint |
Kéo và thả tài liệu hoặc sử dụng Sao chép và Dán. |
|
Di chuyển tài liệu sang một thư mục con trong cùng một tài liệu cụ |
Sử dụng Cắt và Dán. |
|
Di chuyển tài liệu vào một thư mục trong công cụ tài liệu khác hoặc sang một thư mục Windows bên ngoài không gian làm việc SharePoint. |
Sử dụng Cắt và Dán. |
Mẹo: Nếu bạn kéo một tài liệu vào Microsoft Outlook, điều này sẽ tự động khởi động một thông báo Outlook mới kèm theo tài liệu được liệt kê ở dạng đính kèm.
Xóa tài liệu
Để xóa một tài liệu, bấm chuột phải vào nó và sau đó bấm xóa. Bấm có để xác nhận rằng bạn thực sự muốn xóa bỏ tài liệu. Nếu tài liệu trong thư viện tài liệu SharePoint, một thông báo hiển thị để nhắc bạn rằng việc xóa bỏ tài liệu cũng sẽ xóa bỏ nó trên máy chủ SharePoint.
Đổi tên tài liệu
Để đổi tên một tài liệu, hãy bấm chuột phải vào tài liệu đó rồi bấm Đổi tên.
Thay đổi dạng xem hiện thời
Trong SharePoint workspace, các dạng xem sẵn dùng tương ứng với các dạng xem được xác định trên trang SharePoint. Bạn có thể thay đổi dạng xem để hiển thị các tập hợp khác nhau của mục, tùy thuộc vào các bộ lọc thiết lập cho một dạng xem đã chọn.
-
Bấm vào tab Dạng xem.
-
Bấm vào menu Dạng xem Hiện tại và bấm vào dạng xem bạn muốn.
Sắp xếp tài liệu
-
Chọn thư mục mà bạn muốn sắp xếp tài liệu.
-
Trong SharePoint workspace, trên tab dạng xem , bấm vào menu Sắp xếp tài liệu , sau đó bấm Tùy chọn sắp xếp.
Để xem các tùy chọn sắp xếp, bạn có thể cần đặt dạng xem hiện thời thành "Không gian làm việc Mặc định". Trên tab Dạng xem, bấm vào menu Dạng xem Hiện tại rồi bấm Không gian làm việc Mặc định.
-
Trong workspace Groove, trên tab dạng xem, bấm vào menu Sắp xếp tài liệu , sau đó bấm Tùy chọn sắp xếp.
Xem các thuộc tính tài liệu
-
Chọn tài liệu.
-
Trên tab Trang chủ, bấm Thuộc tính.
Nếu tài liệu trong SharePoint workspace, một cửa sổ thuộc tính sẽ mở ra từ SharePoint site.
Nếu tài liệu trong Groove workspace, một hộp thoại Thuộc tính SharePoint Workspace sẽ mở ra.
Tạo thư mục tài liệu mới
Bạn có thể tạo và sắp xếp các thư mục tài liệu trong cấu trúc dạng cây, như cách bạn làm trong Windows Explorer. Tất cả tài liệu công cụ initally chứa một "thư mục gốc", vốn luôn là thư mục mức cao nhất trong danh sách (tương tự như tên ổ đĩa chẳng hạn như (C:\) trên máy tính của bạn). Bất kỳ thư mục nào bạn thêm Hiển thị hierarchically bên dưới "Thư mục gốc."
Tạo một thư mục mới
Các thư mục mới luôn được đặt theo cấp bậc bên dưới thư mục đã chọn.
-
Chọn thư mục nơi bạn muốn đặt thư mục mới ở trong đó.
-
Trên tab Trang chủ, bấm Thư mục Mới.
Nếu bạn đang tạo một thư mục mới trong thư viện tài liệu trong SharePoint workspace, một cửa sổ Thư mục mới mở ra, phái sinh từ SharePoint site. Nhập tên cho thư mục mới và sau đó bấm lưu & đóng.
Nếu bạn đang tạo một thư mục mới trong một công cụ tài liệu trong Groove workspace, một hộp thoại Thư mục mới mở ra. Nhập tên cho thư mục mới và nhấn ENTER.
Đổi tên thư mục
-
Bấm chuột phải vào thư mục rồi bấm Đổi tên.
-
Gõ tên mới cho thư mục mới và nhấn ENTER.
Xem thuộc tính thư mục
-
Bấm vào thư mục.
-
Trên tab Trang chủ, bấm Thuộc tính.
Nếu thư mục trong SharePoint workspace, một cửa sổ thuộc tính sẽ mở ra từ SharePoint site.
Nếu thư mục trong Groove workspace, một hộp thoại Thuộc tính SharePoint Workspace sẽ mở ra.
Khắc phục sự cố tải
Khi workspace thành viên khác thêm tài liệu mới vào công cụ tài liệu, các tài liệu này được tự động tải về bản sao của workspace. Biểu tượng đồng bộ được đính kèm vào bất kỳ tài liệu nào vẫn đang trong quá trình tải xuống. Ví dụ:
Nếu bạn cố mở một tài liệu mà vẫn hiển thị một biểu tượng đồng bộ, một thông báo "Nội dung không sẵn dùng" sẽ xuất hiện thông báo cho bạn nội dung của tài liệu không được tải xuống hoặc không có hoàn tất việc tải xuống.
Trong một số trường hợp, bạn có thể chỉ cần phải đợi phút một hoặc hai cho tài liệu để hoàn tất việc tải xuống. Ví dụ, rất lớn tài liệu có thể mất một thời gian để hoàn tất việc tải xuống. Tuy nhiên, bạn cũng có vấn đề này nếu workspace viên thêm vào tài liệu đi ngoại tuyến trước khi tài liệu đã hoàn tất việc truyền máy tính của bạn. Nếu đó là trường hợp, bạn sẽ phải đợi cho đến khi người này đi trực tuyến một lần nữa để nhận được tài liệu.
