Các tác vụ cơ bản trong Outlook

Thanh truy nhập nhanh

Thanh truy nhập nhanh là một phần quan trọng trong trải nghiệm Outlook của bạn. Và đó là một cách đơn giản giúp bạn di chuyển giữa các tính năng Outlook ở phía trên cùng—Thư, Lịch, Mọi người và Tác vụ. Thanh này là bổ sung cho các tab và dải băng tiêu chuẩn cung cấp cho bạn một tập hợp các công cụ và tùy chọn để giúp bạn sử dụng và quản lý các Outlook.

Thường được đặt ở cuối cửa sổ Outlook, thanh truy nhập nhanh hiển thị—tùy theo các cài đặt được chọn—các nút tên (hình ảnh bên trái) hoặc biểu tượng (hình ảnh bên phải) có liên kết với tên tính năng.

Tạo thư email mới

1. Từ bất kỳ thư mục thư nào (chẳng hạn như Hộp thư đến của bạn), chọn Email Mới.

   

   Phím tắt:    Để tạo thư email, nhấn Ctrl+Shift+M.

2. Khi bạn hoàn tất việc soạn email, chọn Gửi.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Tạo thư email.

Thêm chữ ký email vào thư

Tạo chữ ký cá nhân xuất hiện ở cuối thư của bạn. Chữ ký có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, Danh Thiếp Điện tử, logo hoặc thậm chí là hình ảnh chữ ký viết tay của bạn.

Chuyển tiếp hoặc trả lời thư email

1. Trên dải băng hoặc trong ngăn đọc, chọn Trả lời, Trả lời Tất cả hoặc Chuyển tiếp

   

2. Trong hộp Đến, Cc hoặc Bcc, thực hiện một trong các thao tác sau:

   • Để thêm người nhận, bấm vào hộp thích hợp, rồi nhập tên người nhận.

   • Để loại bỏ người nhận, bấm vào hộp thích hợp, chọn tên người nhận rồi nhấn phím Delete.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Trả lời hoặc chuyển tiếp thư email.

Thêm tệp đính kèm vào một thư email

Để chia sẻ một tệp, bạn có thể đính kèm tệp vào thư của mình. Bạn cũng có thể đính kèm các Outlook khác, chẳng hạn như thư, liên hệ hoặc tác vụ.

1. Tạo thư mới hoặc chọn một thư sẵn có, rồi chọn Trả lời, Trả lời Tất cả hoặc Chuyển tiếp.

2. Trong cửa sổ thư, chọn Thư > Đính kèm Tệp.

   

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Đính kèm tệp, thư, liên hệ hoặc tác vụ vào thư email.

Mở hoặc lưu tệp đính kèm của thư email

Bạn có thể mở tệp đính kèm từ ngăn đọc hoặc từ một thư đang mở. Sau khi mở và xem tệp đính kèm, bạn có thể lưu lại. Nếu thư có nhiều tệp đính kèm, bạn có thể lưu thành một nhóm hoặc lưu lần lượt từng tệp.

Cài đặt Outlook for iOS hoặc Android

Tạo một liên hệ

Một liên hệ có thể chỉ đơn giản là một tên và các địa chỉ email hoặc bạn có thể thêm các chi tiết, ví dụ như địa chỉ đường, số điện thoại, ảnh và ngày sinh. Bạn sẽ tìm thấy Danh bạ của mình ở tùy chọn Mọi người trong thanh lối tắt, ở góc dưới bên trái của cửa sổ Outlook.

• Trong Mọi người, chọn Liên hệ Mới.

  

  Phím tắt:    Để tạo một liên hệ từ bất kỳ thư mục nào trong Outlook, nhấn Ctrl+Shift+C.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Tạo hoặc thêm một liên hệ.

Lấy danh sách liên hệ trong sổ địa chỉ Outlook của bạn

Tốt nhất là lưu một bản sao các liên hệ trong sổ địa chỉ của bạn. Trong Outlook 2013 hoặc Outlook 2016 cho Windows, bạn có thể tải tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv) chứa các liên hệ của bạn xuống thiết bị của mình, rồi mở tệp đó trong Excel.

1. Mở Outlook, chọn Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

   

2. Trong Trình hướng dẫn Nhập và Xuất, chọn Xuất ra tệp > Tiếp theo.

3. Chọn Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy, sau đó ở trang Xuất ra Tệp, chọn Danh bạ làm thư mục để xuất từ tài khoản của bạn.

   

   Quan trọng: Trước khi tiến hành, hãy đảm bảo rằng thư mục Danh bạ bạn chọn được đính kèm với tài khoản email của bạn. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang thực hiện các bước này từ máy tính của người khác.

4. Chọn Tiếp theo > Duyệt, rồi đi đến vị trí bạn muốn lưu trữ tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv).

5. Nhập tên tệp, rồi chọn OK > Tiếp theo.

   

6. Chọn Kết thúc để bắt đầu quy trình xuất.

   Lưu ý:  Outlook không hiển thị thông báo khi quá trình xuất đã hoàn tất.

Tạo một tác vụ

Nhiều người giữ danh sách việc cần làm—trên giấy, trong bảng tính hay kết hợp cả phương pháp giấy lẫn điện tử. Trong Outlook, bạn có thể kết hợp nhiều danh sách khác nhau thành một, nhận lời nhắc và theo dõi tiến độ tác vụ.

1. Mở Outlook, ở tab Trang đầu, trong nhóm Mới, chọn Mục Mới.

2. Chọn Tác vụ, điền biểu mẫu tác vụ nếu cần, rồi chọn Lưu & Đóng.

Phím tắt:    Để tạo một tác vụ mới, nhấn Ctrl+Shift+K.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Tạo tác vụ và các mục việc cần làm.

Gán tác vụ

1. Chọn trên thanh truy nhập nhanh hoặc Tác vụ trên thanh điều hướng.

2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Chọn trên dải băng hoặc nhấn Ctrl+Shift+K để tạo tác vụ.

     hoặc

   • Mở một tác vụ hiện có.

3. Chọn Gán Tác vụ.

   

4. Trên biểu mẫu tác vụ, thực hiện như sau:

   • Trong hộp Đến, nhập tên hoặc địa chỉ email.

   • Thêm một Chủ đề, chọn Ngày bắt đầu và Ngày đến hạn, đặt Trạng thái và Mức ưu tiên khi cần.

     

   • Chấp nhận hoặc xóa vùng chọn hai hộp kiểm mặc định: Duy trì cập nhật cho bản sao của tác vụ này trong danh sách tác vụ của tôi và Gửi cho tôi một báo cáo trạng thái khi tác vụ này đã hoàn thành.

   • Nếu cần thiết, nhập một thông báo trong khối nội dung bên dưới các hộp kiểm.

5. Nếu bạn muốn lặp lại tác vụ, hãy chọn Lặp lại trên dải băng, chọn các tùy chọn bạn muốn trong hộp thoại Tái phát Tác vụ, rồi chọn OK.

   Lưu ý: Nếu bạn gán một tác vụ lặp lại, bản sao của tác vụ đó vẫn ở trong danh sách tác vụ của bạn nhưng sẽ không cập nhật. Nếu bạn chọn hộp thoại Gửi cho tôi báo cáo trạng thái khi tác vụ này đã hoàn thành, bạn sẽ nhận được báo cáo trạng thái cho từng lần hoàn thành tác vụ.

6. Chọn Gửi.

Xem tác vụ

1. Mở Outlook, và trên thanh truy nhập nhanh, chọn .

2. Trong danh sách Danh sách Việc Cần làm hoặc Tác vụ, bấm đúp vào một mục để xem dạng đầy đủ.

Bạn có thể thay đổi cách xem các tác vụ vào mọi thời điểm.

• Ở tab Trang đầu, trong nhóm Dạng xem Hiện tại, chọn một dạng xem khác.

  .

In tác vụ

Bạn có thể chọn cách xem tác vụ của mình, sau đó, dựa trên nội dung và định dạng bạn chọn để in—Kiểu Bảng hoặc Kiểu Bản ghi nhớ—tác vụ sẽ được in. Ví dụ: nếu bạn chọn một tác vụ để in thì cài đặt in sẵn dùng duy nhất là Kiểu Bản ghi nhớ. Nhưng nếu bạn chọn danh sách, chẳng hạn như Danh sách Việc Cần làm, định dạng in Kiểu Bảng cũng được cung cấp.

1. Chọn trên thanh truy nhập nhanh.

   

2. Chọn một tác vụ đơn ở một trong các thư mục của bạn—To-Do sách Danhsách hoặc Tác vụ—hoặc chọn một thư mục.

3. Chọn Tệp > In và chọn định dạng (nếu có) bên dưới cài đặt.