Cho phép người khác quản lý thư và lịch của bạn

Trong bài viết này

• Truy cập Đại diện sẽ làm những gì?

• Đặt ai đó làm đại diện của tôi

• Thay đổi quyền cho người đại diện

• Thay đổi truy nhập đại diện cho các mục riêng tư

Truy cập Đại diện sẽ làm những gì?

Truy cập Đại diện làm nhiều việc hơn là chỉ chia sẻ truy nhập vào thư mục của bạn. Người đại diện được cấp thêm các quyền khác, chẳng hạn như thay mặt bạn tạo thông điệp email hay hồi đáp những yêu cầu họp. Hãy xem Quản lý thư và mục lịch của người khác để tìm hiểu làm cách nào mà người đại diện có thể thực hiện những tác vụ này.

Là người cấp quyền, bạn sẽ xác định mức độ truy nhập mà người đại diện có đối với các thư mục của mình. Bạn có thể cấp quyền cho người đại diện để đọc các mục trong thư mục của mình hoặc để đọc, tạo, thay đổi và xóa bỏ các mục. Theo mặc định, khi bạn thêm người đại diện, thì người đại diện đó có quyền truy nhập đầy đủ vào thư mục Lịch và Tác vụ của bạn. Người đại diện cũng có thể trả lời yêu cầu họp thay mặt bạn.

Có các mức quyền đại diện nào?

• Người xem lại     Với quyền này, người đại diện có thể đọc các mục trong thư mục của bạn.

• Tác giả     Với quyền này, người đại diện có thể đọc và tạo các mục, cũng như thay đổi và xóa bỏ những mục mà họ tạo. Ví dụ, người đại diện có thể tạo yêu cầu tác vụ và yêu cầu họp trực tiếp trong thư mục Tác vụ hoặc Lịch, rồi gửi mục đó thay mặt bạn.

• Người biên tập     Với quyền này, người đại diện có thể làm mọi thứ mà Tác giả có quyền làm và ngoài ra, họ còn có thể thay đổi và xóa bỏ những mục mà bạn đã tạo.
  
   

  Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Outlook để xóa các mục khỏi thư mục hộp thư của một người dùng khác mà bạn có đặc quyền xóa và các mục đã xóa sẽ đi đến thư mục Các mục Đã xóa của riêng bạn thay vì thư mục Các mục Đã xóa của chủ sở hữu hộp thư. Bạn có thể sử dụng khóa DelegateWastebasketStyle có trong bài viết sau đây để thay đổi hành vi.

Đầu Trang

Đặt ai đó làm đại diện của tôi

Người đại diện tự động nhận được quyền Gửi Thay mặt. Theo mặc định, người đại diện chỉ có thể đọc các yêu cầu họp và phúc đáp của bạn. Người đại diện không được cấp quyền để đọc các thư khác trong Hộp thư đến của bạn.

1. Chọn tab Tệp, rồi chọn Thiết đặt Tài khoản >Truy nhập Đại diện.

2. Trong hộp thoại, chọn Thêm.

   Nếu tính năng Thêm không xuất hiện, thì có thể là không tồn tại kết nối hiện hoạt giữa Outlook và Exchange. Thanh trạng thái Outlook hiển thị trạng thái kết nối.

3. Hãy nhập tên người mà bạn muốn chỉ định làm người đại diện của mình hoặc tìm kiếm rồi bấm vào tên trong danh sách kết quả tìm kiếm.

   Lưu ý: Người đại diện phải là người trong Danh sách Địa chỉ Toàn cục (GAL) trong Exchange của tổ chức bạn.

4. Chọn Thêm, rồi chọn OK.

5. Trong hộp thoại Quyền Đại diện, hãy chấp nhận thiết đặt quyền mặc định hoặc chọn mức truy nhập tùy chỉnh cho các thư mục Exchange.

   Nếu người đại diện chỉ cần quyền để xử lý các yêu cầu họp và phúc đáp, thì thiết đặt quyền mặc định, chẳng hạn như Người đại diện nhận các bản sao của các thư liên quan đến cuộc họp được gửi cho tôi, là đủ. Bạn có thể để thiết đặt quyền Hộp thư đến là Không có. Yêu cầu họp và phúc đáp sẽ đi thẳng đến Hộp thư đến của người đại diện.

   Lưu ý: Theo mặc định, người đại diện được cấp quyền Người biên tập (có thể đọc, tạo và thay đổi các mục) đối với thư mục Lịch của bạn. Khi người đại diện trả lời cuộc họp thay mặt bạn, cuộc họp đó sẽ được tự động thêm vào thư mục Lịch của bạn.

6. Để gửi thư thông báo cho người đại diện về quyền đã thay đổi, bạn hãy chọn hộp kiểm Tự động gửi thông báo cho đại diện tóm tắt những quyền này.

7. Nếu muốn, bạn hãy chọn hộp kiểm Người đại diện có thể xem những mục riêng tư của tôi.

   Quan trọng: Thiết đặt này ảnh hưởng tất cả các thư mục Exchange. Những thư mục này bao gồm tất cả các thư mục Thư, Liên hệ, Lịch, Tác vụ và Nhật ký. Không có cách nào để cấp quyền truy nhập vào các mục riêng tư chỉ trong những thư mục đã xác định.

8. Bấm OK.

   Lưu ý: 

   • Những thư được gửi với quyền Gửi Thay mặt sẽ có cả tên của bạn và tên người đại diện kế bên Từ. Khi gửi thư với quyền Gửi Dưới tên, thì chỉ tên bạn xuất hiện.

   • Sau khi bạn thêm ai đó làm đại diện, họ có thể thêm hộp thư Exchange của bạn vào hồ sơ Outlook của họ. Để biết hướng dẫn, hãy xem quản lý mục lịch và thư của người khác.

Đầu Trang

Thay đổi quyền cho người đại diện

1. Chọn tab Tệp, rồi chọn Thiết đặt Tài khoản >Truy nhập Đại diện.

2. Bấm vào tên người đại diện mà bạn muốn thay đổi quyền cho người đó, rồi bấm Quyền.

   Lưu ý: Nếu bạn muốn loại bỏ tất cả các quyền Truy cập Đại diện, thì bạn đừng bấm Quyền mà thay vào đó, hãy bấm Loại bỏ và bỏ qua các bước còn lại.

3. Thay đổi quyền cho bất kỳ thư mục Outlook nào mà người đại diện có quyền truy nhập.

4. Để gửi thư thông báo cho người đại diện về quyền đã thay đổi, bạn hãy chọn hộp kiểm Tự động gửi thông báo cho đại diện tóm tắt những quyền này.

Đầu Trang

Thay đổi truy nhập đại diện cho các mục riêng tư

Nếu bạn đã cấp quyền cho người đại diện sao cho họ có thể truy nhập thư mục Outlook của bạn, bạn có thể ẩn thông tin cá nhân trong các cuộc hẹn, cuộc họp, tác vụ và liên hệ. Hãy mở từng mục cá nhân, sau đó trong nhóm Thẻ, hãy bấm Riêng tư.

Để cấp quyền truy nhập vào các mục riêng tư, bạn hãy làm như sau:

1. Chọn tab Tệp, rồi chọn Thiết đặt Tài khoản >Truy nhập Đại diện.

2. Chọn tên của người đại diện mà bạn muốn thay đổi quyền truy nhập vào cuộc hẹn riêng tư của mình, rồi chọn Quyền.

3. Chọn hộp kiểm Người đại diện có thể xem những mục riêng tư của tôi.

Đầu Trang

Xem thêm

Quản lý mục lịch và thư của người khác

Gửi email thay mặt cho người khác

Chia sẻ lịch Outlook với người khác

Mở Lịch Exchange của một người khác

Thêm tài khoản email vào Outlook