Truy nhập vào và sao lưu dữ liệu người dùng cũ

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

12 tháng một, 2018

Khi một nhân viên rời khỏi tổ chức của bạn, bạn có thể muốn truy nhập dữ liệu của họ - có nghĩa là tài liệu và email của họ - và một trong hai lại nó, sao lưu, hoặc chuyển quyền sở hữu cho nhân viên mới.

Nếu bạn chỉ loại bỏ giấy phép của người dùng nhưng không xóa tài khoản, bạn sẽ vẫn truy nhập được nội dung trong OneDrive của người dùng đó ngay cả sau 30 ngày nữa.

Trước khi bạn xóa tài khoản, bạn nên di chuyển nội dung OneDrive của họ đến vị trí khác thật dễ dàng để bạn truy nhập. Nếu bạn đã xóa tài khoản của họ, bạn có 30 ngày để khôi phục nó. Vào điểm đó, dữ liệu sẽ sẵn có cho bạn ngay cả sau khi 30 ngày. Tuy nhiên, nếu bạn không khôi phục tài khoản, sau khi 30 ngày vừa qua nội dung OneDrive được xóa vĩnh viễn.

Để lưu nội dung, đây là những gì bạn làm:

  • Để giữ nguyên của nhân viên cũ OneDrive for Business tài liệu bạn 1) truy nhập của nhân viên cũ OneDrive for Businessvà rồi 2) di chuyển các tệp.

  • Để truy cập vào email của nhân viên cũ, bạn 1) xuất email trong Outlook của người dùng thông tin vào một tệp .pst rồi 2) nhập email vào hộp thư đến Outlook của nhân viên khác.

Phần 1 – lấy quyền truy nhập của nhân viên cũ OneDrive for Business tài liệu

  1. Đăng nhập vào Office 365 bằng tài khoản công ty hoặc trường học của bạn.

  2. Đi đến trung tâm quản trị Office 365.

  3. Đi tới người dùng hiện hoạt và chọn người dùng.

  4. Bung rộng Thiết đặt OneDrive trong ngăn chi tiết người dùng, sau đó bấm truy nhập các tệp.

  5. Sao chép các tệp của riêng bạn OneDrive for Business hoặc một vị trí chung.

    Không có một vài cách để sao chép tệp trong Office 365. Hãy xem Video: thiết lập tài liệu lưu trữ và chia sẻ trong Office 365. Hoặc, để đồng bộ tệp của bạn và sau đó tải lên các tệp của bạn OneDrive for Business hoặc site nhóm của bạn, hãy xem đồng bộ tệp với ứng dụng khách mới đồng bộ OneDrive trong Windows.

Phần 2 - lấy quyền truy nhập thông tin Outlook của nhân viên cũ

Để lưu thông điệp email, lịch, nhiệm vụ và liên hệ của nhân viên cũ, hãy xuất thông tin ra Tệp Dữ liệu Outlook (.pst).

  1. Thêm email của nhân viên cũ của bạn Outlook (nếu bạn đặt lại mật khẩu của người dùng, bạn có thể đặt một cái gì đó chỉ cho bạn biết.)

  2. Trong Outlook, chọn Tệp.

    Đây là giao diện của dải băng trong Outlook 2016.

  3. Chọn Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

    Lệnh Nhập/Xuất trong dạng xem Backstage

  4. Bấm Xuất sang một tệp, rồi bấm Tiếp.

    Xuất ra một tùy chọn tệp trong Trình hướng dẫn Nhập và Xuất

  5. Bấm Tệp Dữ liệu Outlook (.pst), rồi bấm Tiếp.

  6. Chọn tài khoản mà bạn muốn xuất bằng cách bấm vào tên hoặc địa chỉ email, chẳng hạn như Hộp thư – Anne Weiler hoặc anne@contoso.com. Nếu bạn muốn xuất tất cả mọi thứ trong tài khoản của mình, bao gồm thư, lịch, liên hệ, nhiệm vụ và ghi chú, hãy đảm bảo chọn hộp kiểm Bao gồm thư mục con.

    Lưu ý: Bạn có thể xuất một tài khoản mỗi lần. Nếu bạn muốn xuất nhiều tài khoản, thì hãy lặp lại các bước này sau khi đã xuất xong mỗi tài khoản.

    Hộp thoại Xuất Tệp Dữ liệu Outlook với thư mục trên cùng đã được chọn và hộp Bao gồm thư mục con đã được đánh dấu kiểm

  7. Bấm Tiếp.

  8. Bấm duyệt để chọn nơi lưu Tệp Dữ liệu Outlook (.pst). Nhập tên tệp, sau đó bấm OK để tiếp tục.

    Lưu ý: Nếu trước đó bạn đã dùng lệnh xuất, thì tên tệp và vị trí thư mục của lần trước sẽ xuất hiện. Nhập tên tệp khác rồi bấm OK.

  9. Nếu bạn đang xuất một hiện có Tệp Dữ liệu Outlook (.pst), bên dưới tùy chọn, hãy xác định việc cần làm khi xuất các mục đã tồn tại trong tệp.

  10. Bấm Kết thúc.

Outlook bắt đầu xuất ngay, trừ khi một mới Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) được tạo ra hoặc tệp bảo vệ bằng mật khẩu được dùng.

  1. Nếu bạn đang tạo một Tệp Dữ liệu Outlook (.pst), mật khẩu một tùy chọn có thể giúp bảo vệ tệp. Khi hộp thoại Tạo tệp dữ liệu Outlook xuất hiện, nhập mật khẩu trong hộp mật khẩuXác nhận mật khẩu , sau đó bấm OK. Trong hộp thoại Mật khẩu tệp dữ liệu Outlook , nhập mật khẩu, sau đó bấm OK.

  2. Nếu bạn đang xuất một hiện có Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) có mật khẩu bảo vệ, trong hộp thoại Mật khẩu tệp dữ liệu Outlook , hãy nhập mật khẩu, sau đó bấm OK.

Kiểm xuất xuất hoặc sao lưu email, liên hệ, và lịch vào tệp .pst của Outlook cho các bước cho Outlook 2010.

Phần 3 - trao quyền truy nhập email của nhân viên cũ cho người dùng khác

Để truy nhập thông điệp email, lịch, nhiệm vụ và liên hệ của nhân viên cũ cho nhân viên khác, hãy nhập thông tin vào hộp thư đến Outlook của nhân viên khác.

  1. Trong Outlook, hãy chọn tệp > mở & xuất > Nhập/xuất.

    Thao tác này sẽ khởi động Trình hướng dẫn Nhập và Xuất.

  2. Chọn Nhập từ tệp hoặc chương trình khác, rồi bấm Tiếp.

    Trình hướng dẫn Nhập và Xuất

  3. Chọn Tệp Dữ liệu Outlook (.pst), rồi bấm Tiếp.

  4. Duyệt đến tệp .pst mà bạn muốn nhập.

  5. Dưới Tùy chọn, hãy chọn cách bạn muốn xử lý các trùng lặp

  6. Bấm Tiếp.

  7. Nếu Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) đã được gán mật khẩu, hãy nhập mật khẩu, rồi bấm OK.

  8. Đặt các tùy chọn để nhập các mục. Thường thì không cần thiết phải thay đổi các thiết đặt tùy chọn.

  9. Bấm Hoàn tất.

Mẹo    Nếu bạn muốn nhập hoặc khôi phục chỉ vài mục từ một Tệp Dữ liệu Outlook (.pst), bạn có thể mở tệp dữ liệu Outlook, và sau đó, trong ngăn dẫn hướng, hãy bấm và kéo các mục từ thư mục tệp dữ liệu Outlook sang các thư mục Outlook hiện có.

Xem thử nhập email, liên hệ, và lịch từ tệp .pst của Outlook cho các bước cho Outlook 2010.

Chủ đề Liên quan

Loại bỏ nhân viên cũ khỏi Office 365

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×