Trình hướng dẫn Nhập Văn bản

Mặc dù bạn không thể xuất thẳng sang Excel từ tệp văn bản hoặc tài liệu Word, bạn vẫn có thể sử dụng Trình hướng dẫn Nhập Văn bản trong Excel để nhập dữ liệu từ tệp văn bản vào trang tính. Trình hướng dẫn Nhập Văn bản sẽ kiểm tra tệp văn bản bạn đang nhập và giúp bạn đảm bảo rằng dữ liệu được nhập theo cách bạn muốn.

Lưu ý: Nếu dữ liệu của bạn nằm trong tài liệu Word, trước tiên bạn phải lưu tài liệu đó dưới dạng tệp văn bản. Bấm vào Tệp > Lưu Như, rồi chọn Văn bản Thuần (.txt) làm loại tệp.

Để khởi động Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, trên tab Dữ liệu, trong nhóm Lấy Dữ liệu Ngoài, bấm vào Từ Văn bản. Sau đó, trong hộp thoại Nhập Tệp Văn bản, bấm đúp vào tệp văn bản bạn muốn nhập.

Hình ảnh Dải băng của Excel

Bước 1 / 3

Kiểu dữ liệu gốc    Nếu các mục trong tệp văn bản được phân tách bằng tab, dấu hai chấm, dấu chấm phẩy, khoảng trắng hoặc ký tự khác, hãy chọn Phân tách. Nếu tất cả các mục trong từng cột đều có độ dài giống nhau, chọn Độ rộng cố định.

Bắt đầu nhập ở hàng    Nhập hoặc chọn số hàng để chỉ định hàng dữ liệu đầu tiên mà bạn muốn nhập.

Gốc tệp    Chọn bộ ký tự được sử dụng trong tệp văn bản. Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể để cài đặt này theo mặc định. Nếu bạn biết tệp văn bản được tạo bằng một bộ ký tự khác với bộ ký tự mà bạn đang sử dụng trên máy tính, bạn cần thay đổi cài đặt này để khớp với bộ ký tự đó. Ví dụ: nếu máy tính của bạn được đặt để sử dụng bộ ký tự 1251 (Kirin, Windows) nhưng bạn biết rằng tệp đã được tạo bằng bộ ký tự 1252 (Tây Âu, Windows), bạn nên đặt Gốc Tệp thành 1252.

Xem trước tệp    Hộp này hiển thị văn bản sẽ xuất hiện khi văn bản đó được phân tách thành các cột trên trang tính.

Bước 2 trên 3 (Dữ liệu được phân tách)

Dấu tách    Chọn ký tự phân tách các giá trị trong tệp văn bản của bạn. Nếu ký tự này không được liệt kê, hãy chọn hộp kiểm Khác, rồi nhập ký tự vào hộp có chứa con trỏ. Những tùy chọn này không khả dụng nếu kiểu dữ liệu của bạn là Độ rộng cố định.

Coi nhiều dấu tách như một dấu    Chọn hộp kiểm này nếu dữ liệu của bạn chứa một dấu tách có nhiều ký tự giữa các trường dữ liệu hoặc nếu dữ liệu của bạn có chứa nhiều dấu tách tùy chỉnh.

Hạn định văn bản    Chọn ký tự bao quanh các giá trị trong tệp văn bản của bạn. Khi Excel gặp phải ký tự hạn định văn bản, tất cả văn bản theo sau ký tự đó và đứng trước sự kiện tiếp theo của ký tự đó sẽ được nhập dưới dạng một giá trị, ngay cả khi văn bản đó có chứa ký tự dấu tách. Ví dụ: nếu dấu tách là dấu phẩy (,) và hạn định văn bản là dấu ngoặc kép ("), "Dallas, Texas" được nhập thành một ô là Dallas, Texas. Nếu không có ký tự nào hoặc dấu nháy đơn (') được chỉ định làm hạn định văn bản, "Dallas, Texas" sẽ được nhập thành hai ô liền kề là "DallasTexas".

Nếu ký tự dấu tách xuất hiện giữa các hạn định văn bản, Excel sẽ bỏ qua các hạn định này trong giá trị đã nhập. Nếu không có ký tự dấu tách nào xuất hiện giữa các hạn định văn bản, Excel sẽ đưa vào ký tự hạn định trong giá trị đã nhập. Do đó, "Dallas Texas" (sử dụng hạn định văn bản dấu ngoặc kép) được nhập vào thành một ô là "Dallas Texas".

Xem trước dữ liệu    Xem lại văn bản trong hộp này để xác minh rằng văn bản sẽ được phân tách thành các cột trên trang tính như bạn muốn.

Bước 2 trên 3 (Dữ liệu độ rộng cố định)

Xem trước dữ liệu    Đặt độ rộng trường trong mục này. Bấm vào cửa sổ xem trước để đặt ngắt cột, được thể hiện bằng một đường kẻ dọc. Bấm đúp vào ngắt cột để xóa hoặc kéo ngắt cột để di chuyển.

Bước 3 / 3

Bấm vào nút Nâng cao để thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:

  • Chỉ định loại dấu tách thập phân và hàng nghìn được sử dụng trong tệp văn bản. Khi dữ liệu được nhập vào Excel, các dấu tách sẽ khớp với những dữ liệu được chỉ định cho vị trí của bạn trong Tùy chọn Vùng và Ngôn ngữ hoặc Thiết đặt Vùng (Pa-nen Điề̀u khiển của Windows).

  • Chỉ định một hoặc nhiều giá trị số có thể chứa dấu trừ phía sau.

Định dạng dữ liệu cột    Bấm vào định dạng dữ liệu của cột được chọn trong mục Xem trước dữ liệu. Nếu bạn không muốn nhập cột đã chọn, bấm Không nhập cột (bỏ qua).

Sau khi bạn chọn một tùy chọn định dạng dữ liệu cho cột đã chọn, đầu đề cột phía dưới Xem trước dữ liệu sẽ hiển thị định dạng này. Nếu bạn chọn Ngày tháng, hãy chọn định dạng ngày trong hộp Ngày tháng.

Chọn định dạng dữ liệu phù hợp nhất với dữ liệu xem trước để Excel có thể chuyển đổi chính xác dữ liệu đã nhập. Ví dụ:

  • Để chuyển đổi một cột chứa toàn bộ ký tự số tiền tệ thành định dạng Tiền tệ của Excel, hãy chọn Tổng quát.

  • Để chuyển đổi một cột chứa toàn bộ ký tự số thành định dạng Văn bản của Excel, hãy chọn Văn bản.

  • Để chuyển đổi một cột chứa toàn bộ ký tự ngày tháng, mỗi ngày theo thứ tự năm, tháng và ngày, thành định dạng Ngày tháng của Excel, hãy chọn Ngày tháng, rồi chọn kiểu ngày YMD trong hộp Ngày tháng.

Excel sẽ nhập cột đó dưới dạng Tổng quát nếu việc chuyển đổi có thể mang lại kết quả không mong đợi. Ví dụ:

  • Nếu cột có chứa hỗn hợp các định dạng, như ký tự chữ và số, Excel sẽ chuyển đổi cột thành Tổng quát.

  • Nếu, trong cột ngày tháng, mỗi ngày theo thứ tự năm, tháng và ngày, đồng thời bạn chọn Ngày cùng với loại ngày MDY, Excel sẽ chuyển đổi cột thành định dạng Chung. Cột chứa ký tự ngày tháng phải khớp với định dạng ngày tháng tích hợp sẵn của Excel hoặc định dạng ngày tháng tùy chỉnh.

Nếu Excel không chuyển đổi cột thành định dạng bạn muốn thì bạn có thể chuyển đổi dữ liệu sau khi nhập.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×