Tiến hành một cuộc họp với vai trò diễn giả

Bạn muốn làm gì?

• Quản lý người dự

• Làm việc với nội dung cuộc họp

• Sửa đổi quyền đối với nội dung

• Thêm video vào cuộc họp

• Kết thúc hoặc thoát cuộc họp

Quản lý người dự

Bạn có thể thực hiện hầu hết các tác vụ quản lý cuộc họp bằng cách bấm chuột phải vào một hoặc nhiều người trong danh sách người dự hoặc bằng cách sử dụng menu Tùy chọn Mọi người .

Hiển thị hoặc ẩn danh sách người tham gia

• Trong cửa sổ hội thoại, bấm menu Tùy chọn Mọi người , rồi bấm Hiện Danh sách Người dự.

Tốt nhất bạn nên duy trì danh sách người dự trong suốt cuộc họp để có thể theo dõi ai đang ở đó, ai đang nói và ai có thể gặp sự cố với âm thanh hoặc chia sẻ. Tuy nhiên, bạn có thể cần ẩn danh sách người dự, ví dụ như xem lại hội thoại tin nhắn tức thời (IM) dài.

Tắt hoặc bật tiếng người dự

• Để quản lý âm thanh cho một hoặc nhiều cá nhân, hãy bấm chuột phải vào tên hoặc tên trong danh sách người dự, rồi bấm Tắt hoặcBật tiếng.

  Quan trọng:  Bạn có thể tắt tiếng và bật tiếng những người dự đang dùng Lync cho âm thanh. Bạn không thể tắt hoặc bật tiếng những người dự được kết nối với âm thanh của cuộc họp bằng điện thoại, nghĩa là, những người đã dùng tính năng Gọi tôi của Lync để yêu cầu Cuộc họp Lync gọi đến một số điện thoại hoặc bằng cách quay số vào. (Những người được kết nối với điện thoại có thể nhấn *1 trên bàn phím điện thoại của họ để truy nhập các lệnh cảm ứng âm bàn phím dành cho các tính năng âm thanh, bao gồm tắt tiếng và bật tiếng.)

Thay đổi đặc quyền diễn giả hoặc người dự trong cuộc họp

• Thực hiện một trong những thao tác sau:

  • Trong danh sách người dự, bấm chuột phải vào một hoặc nhiều người dự, rồi bấm Đặt Làm Diễn giả hoặc Đặt thành Người dự, nếu thích hợp.

  • Bấm vào menu Tùy chọn Mọi người, rồi bấm vào Đặt Mọi người thành Người dự.

    Mẹo:  Chọn tùy chọn này khi có quá nhiều diễn giả làm gián đoạn luồng cuộc họp.

Chấp nhận hoặc từ chối truy nhập vào những người ở phòng đợi

Phòng đợi cuộc họp chỉ hoạt động với những người dự kết nối với cuộc họp bằng voIP. Những người dự quay số vào cuộc họp bằng điện thoại của họ sẽ bỏ qua phòng đợi cuộc họp.

• Để tiếp nhận hoặc từ chối truy nhập vào những người ở phòng đợi, hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

  • Trong danh sách người dự, dưới Phòng đợi, hãy bấm Chấp nhận Tất cảhoặc Từ chối Tất cả.

  • Trong danh sách người dự, bên cạnh tên của từng người, hãy bấm Chấp nhận hoặc Từ chối nếu thích hợp.

Bắt đầu một hội thoại riêng với một hoặc nhiều người dự

• Trong danh sách người dự, hãy chọn một hoặc nhiều người, bấm chuột phải vào tên đã chọn, rồi bấm vào tùy chọn liên hệ bạn muốn.

Mời người khác vào cuộc họp

Để mời người khác bằng cách dùng Lync Online, hãy làm như sau.

1. (Tùy chọn) Để thay đổi tùy chọn truy nhập hoặc diễn giả cho những người bạn muốn mời, hãy làm như sau:

   • Trong cửa sổ hội thoại nhóm hoặc cuộc họp Lync Online, hãy bấm Thông tin Gia nhập và Tùy chọn Cuộc họp.

   • Trong hộp thoại Thông tin Gia nhập và Tùy chọn Cuộc họp, hãy bấm nút Tùy chọn Cuộc họp.

   • Thay đổi các tùy chọn cuộc họp theo yêu cầu. Để biết chi tiết, hãy xem Thay đổi tùy chọn cuộc họp trong cuộc họp.

2. Bấm vào menu Tùy chọn Mọi người, rồi bấm vào Mời theo Tên hoặc Điện thoại Số.

Để mời người khác bằng cách gửi thư email, hãy làm như sau:

1. Bấm vào menu Tùy chọn Mọi người, rồi bấm vào Mời qua Email.

2. (Tùy chọn) Để thay đổi tùy chọn truy nhập hoặc diễn giả cho những người mà bạn muốn mời, trong thư mời họp, hãy bấm Tùy chọn Cuộc họp. Để biết chi tiết, hãy xem Đặt tùy chọn cuộc họp trực tuyến.

Đầu trang

Làm việc với nội dung cuộc họp

Trong Lync Online, nội dung cuộc họp được hiển thị ở bên phải danh sách người dự trong khu vực được gọi là giai đoạn. Nếu bạn là diễn giả hiện hoạt, bạn làm việc với bản trình bày Microsoft PowerPoint, bảng trắng và các cuộc bỏ phiếu cuộc họp trong khu vực này. Khi bạn chia sẻ một chương trình hoặc màn hình nền của bạn, những người khác trong cuộc họp cũng sẽ thấy những gì bạn đang chia sẻ trên sân khấu.

Tải lên hoặc chuẩn bị nội dung trước cuộc họp

Trước khi cuộc họp bắt đầu, hãy làm như sau:

1. Trong lịch Microsoft Office Outlook nhắn tin và cộng tác của máy khách, hãy mở thư mời cho cuộc họp bạn đã lên lịch, rồi bấm Gia nhập Cuộc họp Trực tuyến.

2. Trong cửa sổ hội thoại, hãy thực hiện một hoặc cả hai thao tác sau đây:

   • Bấm vào menu Chia sẻ để chia sẻ màn hình nền hoặc chương trình của bạn, tải lên bản trình bày PowerPoint, thêm bảng trắng hoặc tạo cuộc bỏ phiếu mới.

   • Bấm vào nút Thêm hoặc xem phần đính kèm để tải lên tệp.

Để biết chi tiết, hãy xem các thủ tục thích hợp ở phần sau của chủ đề này.

Hiển thị nội dung cuộc họp đã được tải lên

• Trong cửa sổ cuộc họp, bấm Chia sẻ, trỏ tới Nội dung Gần đây, rồi bấm vào nội dung mà bạn muốn hiển thị.

Chia sẻ chương trình hoặc màn hình nền của bạn

• Trong cửa sổ cuộc họp, bấm Chia sẻ, rồi bấm Màn hình nền hoặc Chương trình. Để biết chi tiết, hãy xem Chia sẻ màn hình nền và chương trình của bạn.

Tải lên tệp PowerPoint bản trình bày

1. Trong cửa sổ cuộc họp, bấm Chia sẻ, rồi bấm chia sẻ PowerPoint trình bày.

2. Chọn tệp cần thêm, rồi bấm Tải lên. Để biết chi tiết, hãy xem Cung cấp bản trình PowerPoint trình.

Tải lên đính kèm cho người dự để xem và lưu

Để tải lên một tài liệu để người dự có thể lưu một bản sao trên máy tính riêng của họ, hãy làm như sau:

1. Trong cửa sổ hội thoại, bấm nút Thêm hoặc xem phần đính kèm.

2. Trong hộp thoại Phần đính kèm, hãy bấm Thêm Phần đính kèm.

3. Chọn tệp bạn muốn thêm, rồi bấm Tải lên.

Chú thích cho bản trình PowerPoint trình bày hoặc bảng trắng

• Trong giai đoạn cuộc họp, trên thanh công cụ chú thích ở góc dưới bên trái, hãy bấm công cụ chú thích bạn muốn.

Bạn hoặc bất kỳ ai trong cuộc họp có thể chú thích một bảng trắng hoặc PowerPoint chiếu theo những cách sau đây:

• Dùng Con trỏ Laser, một dấu chấm có màu được dán nhãn tên của bạn

• Chèn đường kẻ hoặc hình dạng

• Thêm văn bản

• Vẽ hoặc tô sáng bằng Bút

• Thêm Tem Mũi tên, Dấu Kiểm hoặc Dấu X

• Chèn tệp đồ họa

Để biết chi tiết về các công cụ chú thích, hãy xem Mục Cộng tác trên bảng trắng.

Thêm bảng trắng hoặc cuộc bỏ phiếu vào cuộc họp

• Trong cửa sổ cuộc họp, bấm Chia sẻ, rồi bấm Bảng trắng Mới hoặc Bỏ phiếu Mới.

Để biết chi tiết, hãy xem Cộng tác trên bảng trắng và Tiến hành bỏ phiếu.

Hiển thị hoặc ẩn nền

• Trong cửa sổ hội thoại, bấm Chia sẻ, rồi bấm Hiện Nền.

Đầu trang

Sửa đổi quyền đối với nội dung

Bạn có thể thay đổi người có thể làm gì với nội dung được chia sẻ.

Thay đổi người có thể chú thích cho PowerPoint trình bày

1. Trong cửa sổ hội thoại, hãy bấm Thông tin Gia nhập và Tùy chọn Cuộc họp.

2. Trong hộp thoại Thông tin Gia nhập và Tùy chọn Cuộc họp, hãy bấm nút Tùy chọn Cuộc họp.

3. Trong hộp thoại Tùy chọn Cuộc họp Trực tuyến, dưới Đặc quyền, thay đổi Chú thích bản trình bày thành Chỉ diễn giả,Mọi người hoặc Không có.

Kiểm soát ai có thể xem nội dung cuộc họp một cách riêng tư

Theo mặc định, các diễn giả khác có thể xem nội dung cuộc họp một cách riêng tư mà không ảnh hưởng đến những gì người khác trong cuộc họp nhìn thấy. Các diễn giả khác có thể xem trang PowerPoint chiếu mà bạn đang hiển thị theo tốc độ riêng của họ hoặc chuyển sang một mục khác trong Danh sách Nội dung.

Để thay đổi các tùy chọn xem riêng tư cho nội dung cuộc họp, hãy làm như sau:

1. Trong cửa sổ hội thoại, hãy bấm Thông tin Gia nhập và Tùy chọn Cuộc họp.

2. Trong hộp thoại Thông tin Gia nhập và Tùy chọn Cuộc họp, hãy bấm nút Tùy chọn Cuộc họp.

3. Trong hộp thoại Tùy chọn Cuộc họp Trực tuyến, bên dưới Đặc quyền, thay đổi Dạng xem riêng thành Chỉ diễn giả, Mọi người hoặc Không có.

Thay đổi người có quyền truy nhập nội dung cuộc họp

Theo mặc định, chỉ diễn giả mới có quyền truy nhập mở rộng vào nội dung cuộc họp. Để thay đổi điều này, hãy làm như sau:

• Trong Danh sách Nội dung, bấm vào mũi tên bên cạnh mục bạn muốn thay đổi, trỏ tới Làm Cho Sẵn dùng, rồi bấm Người tổ chức , Diễn giả hoặc Mọi người.

Khi bạn chọn Diễn giả hoặc Mọi người, mọi người trong thể loại đó có thể kiểm soát PowerPoint trình bày, bảng trắng và cuộc bỏ phiếu theo những cách sau đây:

• Lưu bản sao cục bộ, có hoặc không kèm chú thích

• Thay đổi nội dung đang được xem trong nền cuộc họp

• Đổi tên hoặc loại bỏ nội dung

• Cấp cho mọi người quyền truy nhập mở rộng vào nội dung cuộc họp

Thay đổi người có thể xem và lưu tệp đính kèm

Theo mặc định, mọi người trong cuộc họp có thể lưu và xem phần đính kèm của cuộc họp. Để thay đổi điều này, hãy làm như sau:

1. Trong cửa sổ hội thoại, bấm nút Thêm hoặc xem phần đính kèm.

2. Bấm vào mũi tên ở bên phải nội dung bạn muốn thay đổi, trỏ tới Làm Cho Sẵn dùng, rồi bấm Người tổ chức,Diễn giả hoặc Mọi người.

Đầu trang

Thêm video vào cuộc họp

Để thêm video vào cuộc họp, hãy làm như sau:

• Trong cửa sổ hội thoại, hãy bấm Video.

Đầu trang

Kết thúc hoặc thoát cuộc họp

Bạn có thể kết thúc cuộc họp và ngắt kết nối mọi người, hoặc chỉ cần đóng cửa sổ và cho phép người khác tiếp tục cuộc họp.

Thoát và kết thúc cuộc họp

• Trong cửa sổ cuộc họp, hãy bấm Tùy chọn Mọi người rồi bấm Loại bỏ Mọi người và Kết thúc Cuộc họp. Thao tác này sẽ đóng cửa sổ và ngắt kết nối mọi người khỏi cuộc họp, kể cả những người tham dự đã gọi vào.

Rời khỏi cuộc họp nhưng hãy tiếp tục cuộc họp

• Chỉ cần đóng cửa sổ hội thoại hoặc cuộc họp. Những người khác có thể duy trì kết nối và tiếp tục cuộc họp.

  Quan trọng:  Chúng tôi khuyên bạn sử dụng tùy chọn Loại bỏ Mọi người và Kết thúc Cuộc họp để tránh phải trả phí từ nhà cung cấp dịch vụ hội thảo âm thanh, trong trường hợp mọi người quên ngắt kết nối âm thanh của họ. Ngoại lệ duy nhất là nếu bạn muốn cho phép người dự tiếp tục Cuộc họp Lync khi bạn vắng mặt.

Đầu Trang