Thu hồi hoặc thay thế thư email bạn đã gửi

Thu hồi hoặc thay thế thư email bạn đã gửi

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Với chức năng thu hồi thư, thư bạn đã gửi đi sẽ được truy xuất khỏi hộp thư của những người nhận vẫn chưa mở thư này. Bạn cũng có thể thay bằng một thư thay thế. Ví dụ: nếu bạn quên đưa vào tệp đính kèm, bạn có thể tìm cách rút lại thư và gửi thư thay thế có tệp đính kèm.

Thu hồi thư sẵn dùng sau khi bạn bấm gửi và sẵn dùng chỉ khi cả bạn và người nhận có tài khoản email Office 365 hoặc Microsoft Exchange trong cùng một tổ chức.

Để thu hồi và thay thế thư

  1. Trong ngăn thư mục ở bên trái của cửa sổ Outlook, hãy chọn thư mục Mục đã gửi .

  2. Mở thư bạn muốn thu hồi. Bạn phải bấm đúp để mở thư. Việc chọn thư để hiển thị trong ngăn đọc sẽ không cho phép bạn thu hồi thư.

  3. Từ tab thư , hãy chọn hành động > Thu hồi thư này.

    Thu hồi thư

    Lưu ý: 

    • Nếu bạn không thấy lệnh Thu hồi Thư Này, thì có thể là bạn không có tài khoản Exchange hoặc tính năng này không sẵn dùng trong tổ chức của bạn.

    • Bạn không thể thu hồi thư đã được bảo vệ bằng Azure bảo vệ thông tin.

  4. Bấm Xóa bản sao chưa đọc của thư này hoặc Xóa bản sao chưa đọc và thay bằng thư mới, rồi bấm OK.

    Hộp Thu hồi thư này

  5. Nếu bạn muốn gửi thư thay thế, hãy soạn thư và bấm Gửi.

Để kiểm tra việc thu hồi

Sự thành công hoặc thất bại của việc thu hồi thư phụ thuộc vào thiết đặt của người nhận trong Outlook. Bảng sau đây trình bày năm tình huống:

Hành động

Kết quả

Bạn gửi thư cho ai đó. Bạn thu hồi thư gốc rồi thay nó bằng thư mới.

Trên máy tính của người nhận, trong mục Theo dõi, hộp kiểm Tự động xử lý yêu cầu và phản hồi các yêu cầu họp và bỏ phiếu được chọn.

Lưu ý: Để xem thiết lập này, hãy bấm Tệp > Tùy chọn > Thư. Cuộn đến mục Theo dõi.

Cả thư gốc và thư thu hồi đều đã đến Hộp thư đến của người nhận.

Giả sử thư gốc chưa được đọc, thì thư gốc sẽ được xóa và người nhận sẽ được thông báo rằng bạn, là người gửi, đã xóa thư đó khỏi hộp thư của người nhận.

Lưu ý: Nếu thư gốc được đánh dấu là đã đọc (xem trong Ngăn Đọc không được coi là đọc thư trong tình huống này) khi thư thu hồi được xử lý, thì người nhận sẽ được thông báo rằng bạn, là người gửi, muốn xóa thư đó. Tuy nhiên, thư đó vẫn còn trong thư mục Outlook của người nhận.

Bạn gửi thư cho ai đó. Bạn thu hồi thư gốc rồi thay nó bằng thư mới.

Trên máy tính của người nhận, trong mục Theo dõi, hộp kiểm Tự động xử lý yêu cầu và phản hồi các yêu cầu họp và bỏ phiếu không được chọn.

Lưu ý: Để xem thiết lập này, hãy bấm Tệp > Tùy chọn > Thư. Cuộn đến mục Theo dõi.

Cả thư gốc và thư thu hồi đều đã đến Hộp thư đến của người nhận.

Trên máy tính của người nhận, một trong các kết quả sau xảy ra:

  • Nếu người nhận mở thư thu hồi trước, thì thư gốc sẽ bị xóa và người nhận sẽ được thông báo rằng bạn, là người gửi, đã xóa thư đó khỏi hộp thư của họ.

  • Nếu người nhận mở thư gốc trước, thì việc thu hồi thất bại và cả thư gốc và thư thu hồi vẫn còn.

Lưu ý: Nếu thư gốc được đánh dấu là đã đọc (xem trong Ngăn Đọc không được coi là đọc thư trong tình huống này) khi thư thu hồi được xử lý, thì người nhận sẽ được thông báo rằng bạn, là người gửi, muốn xóa thư đó. Tuy nhiên, thư đó vẫn còn trong thư mục Outlook của người nhận.

Bạn gửi thư cho ai đó. Bạn thu hồi thư gốc rồi thay nó bằng thư mới.

Trên máy tính của người nhận, do quy tắc hoặc do hành động của người nhận, thư gốc được chuyển ra khỏi Hộp thư đến, đến một thư mục khác và thư thu hồi vẫn còn trong Hộp thư đến (hoặc cũng được chuyển đến một thư mục khác).

Nếu thư thu hồi và thư gốc nằm trong các thư mục riêng rẽ, thì người nhận sẽ nhận được thông báo rằng việc thu hồi thất bại. Điều này xảy ra không phụ thuộc vào cấu hình của Outlook và trạng thái đã đọc của thư.

Cả thư gốc và thư mới đều còn với người nhận.

Bạn gửi thư cho ai đó. Bạn thu hồi thư gốc rồi thay nó bằng thư mới.

Trên máy tính người nhận, do quy tắc hoặc do hành động của người nhận, cả hai thư đều được chuyển đến cùng thư mục. Kết quả tương tự như những gì xảy ra khi Outlook không được cấu hình để tự động xử lý thư.

Trên máy tính của người nhận, một trong các kết quả sau xảy ra:

  • Nếu người nhận mở thư thu hồi trước, thì thư gốc sẽ bị xóa và người nhận sẽ được thông báo rằng bạn, là người gửi, đã xóa thư đó khỏi hộp thư của họ.

  • Nếu người nhận mở thư gốc trước, thì việc thu hồi thất bại và cả thư gốc và thư mới vẫn còn.

Bạn gửi thư đến thư mục công cộng. Bạn thu hồi thư gốc rồi thay nó bằng thư mới.

Một trong các kết quả sau xảy ra:

  • Nếu người nhận đọc thư thu hồi có quyền truy cập đọc thư đối với tất cả các mục trên thư mục công cộng nhưng chưa đọc thư gốc, thì việc thu hồi thành công và chỉ thư mới còn lại. Bạn, là người gửi, nhận được thông báo rằng việc thu hồi đã thành công.

  • Nếu người nhận đã đánh dấu thư gốc là đã đọc, thì người nhận sẽ được thông báo rằng việc thu hồi thất bại và chỉ có thư thu hồi bị xóa.

Nếu một người dùng có bất kỳ quyền nào khác đối với thư mục công cộng mà mở thư thu hồi, thì việc thu hồi thất bại và người dùng nhận được thông báo rằng việc thu hồi thất bại. Cả thư cũ và thư mới vẫn còn trên thư mục công cộng.

  • Nếu người nhận đọc thư gốc và sau đó đánh dấu là chưa đọc, thì thư đó được coi là chưa đọc và việc thu hồi thành công.

  • Trong thư mục công cộng, người đọc chứ không phải người gửi có quyền quyết định sự thành công hay thất bại của việc thu hồi.

Để thu hồi và thay thế thư

  1. Trong Thư, ở Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm vào Mục Đã gửi.

  2. Mở thư bạn muốn thu hồi và thay thế.

  3. Trên tab Thư, trong nhóm Hành động, bấm vào Hành động Khác, rồi bấm Thu hồi Thư Này.

    Tab Hành động

  4. Bấm vào mục Xóa các bản chưa đọc rồi thay thế bằng một thư mới hoặc Xóa các bản chưa đọc rồi thay thế bằng một thư mới.

    Lưu ý: Nếu bạn đang gửi thư đến nhiều người, bạn có thể muốn bỏ chọn hộp kiểm Cho tôi biết nếu tình trạng thu hồi thành công hoặc không thành công với từng người nhận.

  5. Nếu bạn muốn gửi thư thay thế, hãy soạn thư và bấm Gửi.

Nếu bạn không thấy lệnh Thu hồi Thư Này thì có lẽ bạn không có tài khoản Exchange Server hoặc bạn hiện đang không sử dụng Microsoft Office Outlook 2007. Yêu cầu có cả hai để sử dụng tính năng thu hồi.

Bạn có thể kiểm tra hộp thoại Cài đặt Tài khoản trong Outlook để biết loại tài khoản email trong hồ sơ Outlook của mình.

  1. Trên menu Công cụ, bấm Thiết đặt Tài khoản.

  2. Trên tab Email, cột Loại sẽ liệt kê loại tài khoản cho từng mục nhập.

    Ảnh Màn hình

Để kiểm tra việc thu hồi

Kết quả thu hồi thành không hay không sẽ phụ thuộc vào cài đặt của người nhận trong Microsoft Outlook. Bốn kịch bản sau đây giải thích điều đã xảy ra trong các tình huống khác nhau, kèm theo một kịch bản bổ sung mô tả việc thu hồi thư, được gửi đến thư mục công khai của Microsoft Exchange.

Hành động

Kết quả

Bạn gửi thư email cho ai đó. Bạn thu hồi thư gốc và thay thế bằng một thư mới.

Trên máy tính của người nhận, bên dưới Tùy chọn Theo dõi, hộp kiểm Xử lý yêu cầu và phản hồi khi đến đã được chọn.

(Để xem cài đặt này, trên menu Công cụ, hãy bấm vào Tùy chọn, bấm Tùy chọn Email, rồi bấm vào Tùy chọn Theo dõi.)

Cả thư gốc và thư thu hồi đều đã đến Hộp thư đến của người nhận.

Giả sử thư gốc chưa được đọc, khi đó thư gốc sẽ bị xóa và người nhận sẽ được thông báo rằng bạn, với tư cách là người gửi, đã xóa thư đó khỏi hộp thư của họ.

Lưu ý: Nếu thư gốc được đánh dấu là đã đọc (xem trong Ngăn Đọc không được coi là đọc thư trong tình huống này) khi thư thu hồi được xử lý, thì người nhận sẽ được thông báo rằng bạn, với tư cách là người gửi, muốn xóa thư nhưng thư đó vẫn còn trong thư mục Outlook của người nhận.

Bạn gửi thư email cho ai đó. Bạn thu hồi thư gốc và thay thế bằng một thư mới.

Trên máy tính của người nhận, bên dưới Tùy chọn Theo dõi, hộp kiểm Xử lý yêu cầu và phản hồi khi đến không được chọn.

(Để xem cài đặt này, trên menu Công cụ, hãy bấm vào Tùy chọn, bấm Tùy chọn Email, rồi bấm vào Tùy chọn Theo dõi.)

Cả thư gốc và thư thu hồi đều đã đến Hộp thư đến của người nhận.

Trên máy tính của người nhận, một trong những tình huống sau xảy ra:

  • Nếu người nhận mở thư thu hồi trước, thì thư gốc sẽ bị xóa và người nhận sẽ được thông báo rằng bạn, là người gửi, đã xóa thư đó khỏi hộp thư của họ.

  • Nếu người nhận mở thư gốc trước, thì việc thu hồi thất bại và cả thư gốc và thư thu hồi vẫn còn.

Lưu ý: Nếu thư gốc được đánh dấu là đã đọc (xem trong Ngăn Đọc không được coi là đọc thư trong tình huống này) khi thư thu hồi được xử lý, thì người nhận sẽ được thông báo rằng bạn, với tư cách là người gửi, muốn xóa thư nhưng thư đó vẫn còn trong thư mục Outlook của người nhận.

Bạn gửi thư email cho ai đó. Bạn thu hồi thư gốc và thay thế bằng một thư mới.

Trên máy tính của người nhận, theo quy tắc hoặc do hành động của người nhận, thư gốc được chuyển đến một thư mục khác và thư thu hồi vẫn còn trong Hộp thư đến (hoặc cũng được chuyển đến một thư mục khác).

Miễn là thư thu hồi và thư gốc nằm trong các thư mục riêng rẽ thì người nhận sẽ nhận được thông báo cho biết đã không thu hồi được. Lỗi này xảy ra bất kể cấu hình của Outlook và trạng thái đọc của thư.

Cả thư gốc và thư mới đều còn với người nhận.

Lưu ý: Nếu người nhận đã đọc thư gốc, rồi đánh dấu thư là chưa đọc, Outlook sẽ xử lý thư như thể thư chưa từng được đọc và thu hồi thư thành công.

Bạn gửi thư email cho ai đó. Bạn thu hồi thư gốc và thay thế bằng một thư mới.

Trên máy tính của người nhận, theo quy tắc hoặc do hành động của người nhận, cả hai thư đều được chuyển đến cùng thư mục. Việc này dẫn đến hành vi tương tự như những gì xảy ra khi Outlook không được đặt cấu hình để tự động xử lý thư.

Trên máy tính của người nhận, một trong những tình huống sau xảy ra:

  • Nếu người nhận mở thư thu hồi trước, thì thư gốc sẽ bị xóa và người nhận sẽ được thông báo rằng bạn, là người gửi, đã xóa thư đó khỏi hộp thư của họ.

  • Nếu người nhận mở thư gốc trước, thì việc thu hồi thất bại và cả thư gốc và thư mới vẫn còn.

Lưu ý: Nếu người nhận đã đọc thư gốc, rồi đánh dấu thư là chưa đọc, Outlook sẽ xử lý thư như thể thư chưa từng được đọc và thu hồi thư thành công.

Bạn gửi thư email đến một thư mục công cộng. Bạn thu hồi thư gốc, rồi thay thế bằng thư mới.

Một trong những điều sau đây sẽ xảy ra:

  • Nếu người nhận đọc thư thu hồi có quyền truy nhập đọc đối với tất cả các mục trên thư mục công cộng nhưng chưa đọc thư gốc thì việc thu hồi đã thành công và chỉ còn lại thư mới. Bạn, với tư cách là người gửi, nhận được thông báo cho biết việc thu hồi đã thành công.

  • Nếu người nhận đã đánh dấu thư gốc là đã đọc, thì người nhận sẽ được thông báo rằng việc thu hồi thất bại và chỉ có thư thu hồi bị xóa.

Nếu một người dùng có bất kỳ quyền nào khác đối với thư mục công cộng mà mở thư thu hồi thì sẽ không thu hồi được và người dùng nhận được thông báo cho biết không thu hồi được. Cả thư cũ và thư mới vẫn còn trên thư mục công cộng.

  • Nếu người nhận đọc thư gốc, rồi đánh dấu thư là chưa đọc, Outlook sẽ xử lý thư như thể thư chưa từng được đọc và thu hồi thư thành công.

  • Trong thư mục công cộng, người đọc chứ không phải người gửi có quyền quyết định sự thành công hay thất bại của việc thu hồi.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×