Thiết lập Trung tâm khám phá điện tử trong SharePoint Online

Bước 1: tạo Trung tâm khám phá điện tử

Trong SharePoint Online, Trung tâm khám phá điện tử được tạo ra như một tuyển tập trang và là trang gốc của tuyển tập trang đó. Các trường hợp khám phá điện tử được tạo làm trang con trong tuyển tập trang này.

Làm theo các bước sau để tạo một tuyển tập trang Trung tâm khám phá điện tử.

1. Đăng nhập vào Microsoft 365 với tư cách là người quản trị toàn cầu hoặc người quản trị SharePoint.

2. Chọn biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng ở phía trên bên trái và chọn Quản trị để mở Trung tâm quản trị Microsoft 365. (Nếu bạn không nhìn thấy ô Người quản trị thì bạn không có quyền người quản trị Microsoft 365 trong tổ chức của mình).

3. Trong ngăn bên trái, chọn Trung tâm quản trị > SharePoint.

4. Trên tab tuyển tập trang , bấm vào mới, rồi bấm tuyển tập trang riêng.

5. Trên trang tuyển tập trang mới , hãy hoàn thành các hộp hoặc phần sau đây:

   • Tiêu đề: nhập tên cho tuyển tập site khám phá điện tử; Ví dụ, Trung tâm khám phá contoso.

   • Địa chỉ web site: Hãy thực hiện các thao tác sau để tạo địa chỉ trang web cho Trung tâm khám phá điện tử:

     • Trong danh sách thả xuống cho tên miền, hãy chọn một tên miền.

     • Trong danh sách thả xuống cho đường dẫn URL, bạn có thể sử dụng /Sites/ hoặc chỉ định mọi đường dẫn được quản lý.

     • Trong hộp tên URL, hãy nhập tên URL cho Trung tâm khám phá điện tử; Ví dụ, khám phá điện tử.

   • Lựa chọn mẫu: trong phần này, hãy làm như sau:

     • Chọn một ngôn ngữ cho tuyển tập trang.

     • Bên dưới chọn một mẫu, hãy bấm vào Enterprise, rồi bấm Trung tâm khám pháđiện tử.

   • Múi giờ: chọn một múi giờ từ danh sách thả xuống.

   • Người quản trị: nhập tên của một người sẽ là người quản trị tuyển tập trang cho Trung tâm khám phá điện tử. Bạn có thể bấm vào kiểm tra tên hoặc duyệt tìm một người. Cân nhắc việc chọn một người trong tổ chức của bạn sẽ chịu trách nhiệm quản lý các truy vấn khám phá điện tử và tìm kiếm.

   • Hạn ngạch lưu trữ: nhập số MEGABYTE (MB) mà bạn muốn phân bổ cho tuyển tập trang này. Chỉ có siêu dữ liệu về các trường hợp khám phá điện tử, truy vấn tìm kiếm và giữ được lưu trữ đối với hạn ngạch lưu trữ của tuyển tập site. Kết quả tìm kiếm thực sự không được lưu trữ trong tuyển tập trang Trung tâm khám phá điện tử. Một gigabyte dung lượng lưu trữ (khoảng 1024 MB) được đề xuất.

   • Hạn ngạch tài nguyên máy chủ: giữ giá trị mặc định của 300 cho tuyển tập trang Trung tâm khám phá điện tử.

6. Bấm OK để tạo tuyển tập trang mới.

Sau một vài phút, bộ sưu tập trang Trung tâm khám phá điện tử mới được hiển thị trong danh sách tuyển tập trang.

Đầu trang

Bước 2: đặt cấu hình Exchange Online làm nguồn kết quả

Để tìm kiếm Exchange Online hộp thư từ Trung tâm khám phá điện tử, bạn phải cấu hình tìm kiếm để đưa Exchange Online làm nguồn kết quả cho tuyển tập trang Trung tâm khám phá điện tử. Để biết thêm thông tin, hãy xem quản lý nguồn kết quả.

Hãy làm theo các bước sau đây để cấu hình Exchange Online là nguồn kết quả cho Trung tâm khám phá điện tử mà bạn đang thiết lập.

1. Đi đến Trung tâm khám phá điện tử mới mà bạn đã tạo trong bước 1. Dùng địa chỉ trang web mà bạn đã xác định; Ví dụ, https://contoso.com/sites/eDiscovery.

2. Đi đến thiết đặt > thiết đặt trang.

3. Trên trang thiết đặt trang , dưới quản trị tuyển tập trang, hãy bấm nguồn kết quả tìm kiếm.

4. Trên trang quản lý nguồn kết quả , bấm vào nguồn kết quả mới.

5. Trong phần thông tin chung , trong hộp tên , hãy nhập Exchange Online và, tùy chọn, nhập mô tả.

6. Trong phần giao thức , hãy chọn Exchange.

7. Trong phần Exchange source URL , hãy bấm vào Use AutoDiscoverhộp kiểm sử dụng tự động phát hiện.

8. Bấm Lưu.

Sau khi bạn cấu hình Exchange Online là nguồn kết quả cho Trung tâm khám phá điện tử, người quản lý khám phá điện tử có thể tìm kiếm hộp thư Exchange Online bằng cách dùng Trung tâm khám phá điện tử.

Đầu trang

Bước 3: tạo nhóm bảo mật cho người quản lý khám phá điện tử

người quản lý khám phá điện tử cần có các quyền cần thiết để tìm kiếm nội dung trong các site SharePoint Online và hộp thư Exchange Online, đặt nội dung ở chế độ chờ và xuất kết quả tìm kiếm. Một cách tốt để gán quyền cho một nhóm người là tạo nhóm bảo mật trong Exchange Online, thêm thành viên vào nhóm bảo mật, rồi gán quyền truy nhập eDiscovery liên quan đến nhóm bảo mật trong SharePoint Online và trong Exchange Online.

Hãy làm theo các bước sau để tạo nhóm bảo mật trong Exchange Online.

1. Đăng nhập vào Microsoft 365 bằng tài khoản người quản trị toàn cầu của bạn.

2. Chọn biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng ở phía trên bên trái và chọn Quản trị để mở Trung tâm quản trị Microsoft 365. (Nếu bạn không nhìn thấy ô Người quản trị thì bạn không có quyền người quản trị Microsoft 365 trong tổ chức của mình).

3. Trong Trung tâm quản trị Microsoft 365, chọn quản trị > Exchange.

4. Trong Trung tâm quản trị Exchange (EAC), hãy đi tới nhóm> người nhận .

5. Bấm vào nhóm bảo mật> mới .

6. Trên trang nhóm bảo mật mới , hãy hoàn thành các hộp sau đây:

   • Tên hiển thị: tên này xuất hiện trong sổ địa chỉ chung và trong danh sách nhóm trong EAC. Dùng tên xác định mục đích của nhóm; Ví dụ, người quản lý khám pháđiện tử.

   • Biệt danh: nhập biệt danh cho nhóm bảo mật. Nó phải là duy nhất trong tổ chức Microsoft 365 của bạn.

   • Địa chỉ email: tên mà bạn đã nhập trong trường alias được dùng để tự động tạo phần địa chỉ email xuất hiện ở bên trái ký hiệu @. Bạn có thể thay đổi phần biệt danh của địa chỉ email nếu cần.

   • Mô tả: bạn có thể sử dụng hộp này để mô tả mục đích liên quan đến khám phá điện tử của nhóm bảo mật.

7. Bên dưới thành viên, hãy bấm Thêm.

8. Chọn những người mà bạn muốn là thành viên của nhóm này, rồi bấm vào Thêm. Khi bạn đã hoàn tất việc thêm thành viên, hãy bấm OK để trở về trang nhóm bảo mật mới .

9. Bấm vào hộp kiểm chủ sở hữu bắt buộc phê duyệt để bạn có thể quản lý tư cách thành viên của nhóm này và kiểm soát những ai có thể sử dụng trung tâm khám phá điện tử.

10. Bấm Lưu.

Đầu trang

Bước 4: gán quyền khám phá điện tử trong SharePoint Online

Bước tiếp theo là gán quyền cho các thành viên của nhóm bảo mật mà bạn đã tạo trong bước 3 để họ có thể sử dụng trung tâm khám phá điện tử và tìm kiếm nội dung trên các site SharePoint. Điều này yêu cầu ba quyền khác nhau trong bài tập:

• Gán quyền chủ sở hữu đối với nhóm bảo mật người quản lý khám phá điện tử cho Trung tâm khám phá điện tử được tạo trong bước 1. Với tư cách là chủ sở hữu tuyển tập trang, người quản lý khám phá điện tử sẽ có thể tạo các trường hợp, đặt nguồn nội dung ở chế độ chờ và xuất kết quả tìm kiếm. Chủ sở hữu tuyển tập trang cũng có thể cho phép người dùng khác truy nhập vào các trường hợp khám phá điện tử cụ thể.

• Giúp người quản trị tuyển tập trang nhóm bảo mật khám phá điện tử cho tất cả các tuyển tập site trong tổ chức SharePoint Online của bạn có chứa nội dung có thể tìm kiếm. Điều này cho phép người quản lý khám phá điện tử có quyền truy nhập vào tất cả nội dung trong tổ chức SharePoint Online của bạn và xem kết quả tìm kiếm trong Trung tâm khám phá điện tử.

• Cung cấp cho nhóm bảo mật trình quản lý khám phá điện tử quyền đọc các Nhật ký tìm kéo cho tổ chức SharePoint Online của bạn. Điều này cho phép người quản lý khám phá điện tử xem mọi lỗi Nhật ký tìm kéo, được bao gồm trong báo cáo khi xuất kết quả tìm kiếm khám phá điện tử.

Hãy làm theo các bước sau để làm cho các thành viên của nhóm bảo mật, chủ sở hữu tuyển tập trang của Trung tâm khám phá điện tử.

1. Trong Trung tâm khám phá điện tử, đi đến thiết đặt >thiết đặt trang.

2. Trên trang thiết đặt trang , dưới phần người dùng và quyền, hãy bấm quyền đối với site.

3. Bấm vào tên <của tuyển tập site> nhóm chủ sở hữu cho tuyển tập trang.

4. Trong danh sách thả xuống mới , hãy bấm Thêm người dùng.

5. Trong hộp mời mọi người , nhập tên nhóm bảo mật trình quản lý khám phá điện tử, rồi bấm chia sẻ.

Hãy làm theo các bước sau để tạo thành viên của người quản trị tuyển tập trang nhóm bảo mật khám phá điện tử cho một tuyển tập trang. Lặp lại các bước này cho mỗi tuyển tập site trong tổ chức SharePoint Online của bạn.

1. Đi đến trang mức cao nhất trong tuyển tập trang, rồi bấm Thiết đặt > thiết đặt trang.

2. Trên trang Thiết đặt Site, dưới phần Người dùng và Quyền, hãy bấm Người Quản trị Tuyển tập Site.

3. Nhập tên nhóm bảo mật người quản lý khám phá điện tử trong hộp người quản trị tuyển tập trang rồi bấm OK.

Làm theo các bước này để cấp cho thành viên của nhóm bảo mật trình quản lý khám phá điện tử đã đọc quyền truy nhập thông tin Nhật ký cho tổ chức của bạn.

1. Đăng nhập vào Microsoft 365 với tư cách là người quản trị toàn cầu hoặc người quản trị SharePoint.

2. Chọn biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng ở phía trên bên trái và chọn Quản trị để mở Trung tâm quản trị Microsoft 365. (Nếu bạn không nhìn thấy ô Người quản trị thì bạn không có quyền người quản trị Microsoft 365 trong tổ chức của mình).

3. Trong ngăn bên trái, chọn Trung tâm quản trị > SharePoint.

4. Trong Trung tâm quản trị SharePoint, hãy bấm Tìm kiếm.

5. Trên trang quản trị tìm kiếm , hãy bấm vào quyền đăng nhập crawl.

6. Trong hộp quyền Nhật ký tìm kéo, nhập tên của nhóm bảo mật người quản lý khám phá điện tử, rồi bấm OK.

Đầu trang

Bước 5: gán quyền khám phá điện tử trong Exchange Online

Bước cuối cùng là gán quyền khám phá điện tử trong Exchange Online với nhóm bảo mật mà bạn đã tạo trong bước 3. Bạn thực hiện điều đó bằng cách thêm nhóm bảo mật vào nhóm vai trò quản trị khám phá trong Exchange Online. Điều này sẽ cho phép các thành viên của nhóm bảo mật sử dụng trung tâm khám phá điện tử để tìm kiếm hộp thư, đặt chúng ở chế độ chờ và xuất kết quả tìm kiếm trong hộp thư.

Hãy làm theo các bước sau để gán quyền khám phá điện tử trong Exchange Online cho nhóm bảo mật người quản lý khám phá điện tử.

1. Đăng nhập vào Microsoft 365 bằng tài khoản người quản trị toàn cầu của bạn.

2. Chọn biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng ở phía trên bên trái và chọn Quản trị để mở Trung tâm quản trị Microsoft 365. (Nếu bạn không nhìn thấy ô Người quản trị thì bạn không có quyền người quản trị Microsoft 365 trong tổ chức của mình).

3. Trong Trung tâm quản trị Microsoft 365, chọn quản trị > Exchange.

4. Trong EAC, đi tới quyền > vai trò quản trị.

5. Bấm vào quản lý khám phá, rồi bấm sửa.

6. Bên dưới thành viên, hãy bấm Thêm.

7. Chọn Nhóm bảo mật mà bạn đã tạo cho người quản lý khám phá điện tử, bấm vào Thêm, rồi bấm OK.

8. Bấm Lưu.

Nhóm bảo mật quản lý khám phá điện tử được liệt kê bên dưới thành viên trong ngăn chi tiết.

Đầu Trang

Bước tiếp theo

Sau khi bạn thiết lập khám phá điện tử trong tổ chức Microsoft 365, người quản lý khám phá điện tử có thể sử dụng trung tâm khám phá điện tử để tạo các trường hợp khám phá điện tử, đặt nội dung và hộp thư ở chế độ chờ, chạy tìm kiếm khám phá điện tử và xuất kết quả tìm kiếm. Để biết thêm thông tin về cách thực hiện các tác vụ này, hãy xem:

Lập kế hoạch và quản lý các trường hợp khám phá

Thêm nội dung vào trường hợp khám phá điện tử và đặt nguồn giữ

Tìm kiếm và dùng từ khóa trong khám phá

Tạo và chạy truy vấn khám phá

Xuất nội dung khám phá điện tử và tạo báo cáo

Xem thêm thông tin

• Không cần các bước bổ sung nào để thiết lập Lync Online cho khám phá điện tử. Theo mặc định, hội thoại Lync được lưu vào thư mục lịch sử hội thoại trong hộp thư của một người Exchange Online và sẽ được trả về kết quả tìm kiếm khám phá điện tử nếu tiêu chí tìm kiếm được đáp ứng. Tuy nhiên, người dùng có thể xóa các mục trong thư mục lịch sử hội thoại hoặc tắt thiết đặt lưu các cuộc hội thoại Lync vào hộp thư của họ. Nếu bạn muốn giữ gìn các cuộc hội thoại Lync cho khám phá điện tử, bạn sẽ phải đặt một tổ chức tại chỗ hoặc giữ tranh chấp trên hộp thư của người dùng. Xem tạo hoặc loại bỏ giữ tại chỗ.

• Người quản trị SharePoint Online có thể cấu hình nguồn kết quả cho tất cả các tuyển tập trang và site trong tổ chức SharePoint Online của họ. Người quản trị tuyển tập trang hoặc chủ sở hữu trang có thể quản lý nguồn kết quả cho một tuyển tập trang hoặc một trang tương ứng.

• Tại sao nên sử dụng nhóm bảo mật trong Exchange Online ? Nếu bạn tạo một nhóm bảo mật trong Exchange Online, bạn có thể sử dụng cùng một nhóm này để gán quyền trong cả SharePoint Online và Exchange Online. Ngoài ra, việc gán quyền cho một nhóm thay vì gán chúng cho người dùng cá nhân giúp bạn dễ dàng quản lý quyền truy nhập vào Trung tâm khám phá điện tử. Ví dụ, để cung cấp cho nhân viên quyền truy nhập vào Trung tâm khám phá điện tử, tất cả những gì bạn cần làm là thêm chúng dưới dạng một thành viên của nhóm bảo mật người quản lý khám phá điện tử.

• Để được phát hiện, nội dung trên các site SharePoint hoặc trên các trang web khác phải được thu thập bởi một dịch vụ tìm kiếm được liên kết với Trung tâm khám phá điện tử. Nội dung không thể thu thập được sẽ không được bao gồm trong kết quả tìm kiếm khám phá điện tử.

• Tại sao trình quản lý khám phá điện tử đã đọc quyền SharePoint Online thu thập thông tin Nhật ký, như được mô tả trước đó trong bước 4? Nhật ký tìm kéo theo dõi thông tin về trạng thái của nội dung được tìm kéo. Các lỗi Nhật ký tìm kéo được tải xuống như là một phần của kết quả tìm kiếm, đến tệp Excel có tên là lỗi chỉ mục SharePoint, nằm trong thư mục báo cáo. Điều này cho phép khám phá điện tử xem lỗi về việc chỉ mục không thành công.

• Người sở hữu tuyển tập trang có toàn quyền kiểm soát Trung tâm khám phá điện tử và tất cả các trang phụ trong trường hợp khám phá điện tử. Họ cũng có thể tạo các trang phụ trong trường hợp khám phá điện tử. Do đó, người sở hữu Trung tâm khám phá điện tử có thể tạo các trường hợp khám phá điện tử và chọn để gán quyền duy nhất cho từng người. Điều này cho phép chủ sở hữu một người quản lý khám phá điện tử cụ thể hoặc kiểm soát toàn bộ nhóm bảo mật của một trường hợp khám phá điện tử cụ thể bằng cách gán cho họ quyền sở hữu.

• Nếu mục đích chính của nhóm bảo mật mà bạn đã tạo trong bước 3 là để gán quyền khám phá điện tử cho một nhóm người dùng, bạn có thể muốn ẩn nhóm này trong sổ địa chỉ của tổ chức của bạn. Để thực hiện điều này, hãy chọn Nhóm trong EAC và bấm sửa. Trên trang chung , hãy bấm vào hộp kiểm ẩn nhóm này khỏi danh sách địa chỉ , rồi lưu thay đổi. Mọi người vẫn có thể gửi thư email đến nhóm bằng cách nhập địa chỉ email của nhóm vào hộp đến: nhưng nhóm sẽ không được hiển thị trong sổ địa chỉ.

Đầu trang