Thiết lập lưu trữ và chia sẻ tệp trong Office 365

Người đóng góp: Tom Werner Diane Faigel

Một trong những cách tốt nhất để thiết lập lưu trữ và chia sẻ tệp cho doanh nghiệp của bạn là sử dụng OneDrive for Business cùng một site nhóm Office 365. Đây sẽ là giải pháp lý tưởng nếu bạn có một doanh nghiệp nhỏ với ít nhân viên.

Office 365 gồm một site nhóm cơ bản để bạn bắt đầu. Bạn có thể bắt đầu lưu trữ tệp ngay trong OneDrive for Business và cộng tác trên tệp trong site nhóm của mình.

Nơi bạn có thể lưu trữ tài liệu trong Office 365

  • OneDrive for Business được thiết kế nhằm phục vụ mục đích sử dụng của cá nhân thỉnh thoảng có nhu cầu chia sẻ tệp. OneDrive for Business là sản phẩm lý tưởng để lưu trữ những tệp bạn sở hữu.

  • Site nhóm Office 365 được thiết kế để chia sẻ và cộng tác thường xuyên trên tệp. Site nhóm lý tưởng cho việc lưu trữ các tệp thuộc quyền sở hữu chung trong đó vài người hoặc cả nhóm cùng sở hữu tệp và có thể cộng tác trên những tệp đó.

Cả OneDrive for Business và site nhóm đều mang tới khả năng truy nhập ở mọi nơi cho bạn và nhân viên của bạn.

Sơ đồ về cách bạn có thể sử dụng hai kiểu lưu trữ: OneDrive hoặc Site nhóm

Dưới đây là đề xuất về các nội dung có thể lưu trữ trong từng vị trí khi bạn sử dụng OneDrive for Business và site nhóm Office 365 cùng nhau:

Vị trí lưu trữ

Mục đích sử dụng

Những nội dung có thể lưu trữ ở đây

OneDrive for Business

Lưu trữ nội dung trên OneDrive for Business giống như việc lưu trữ tệp trên máy tính của bạn; không ai khác có thể dễ dàng truy nhập chúng.

Đây là sản phẩm lý tưởng cho việc lưu trữ tệp công việc mà bạn đang làm một mình.

Các tệp công việc mà các thành viên khác trong nhóm không cần cộng tác hoặc truy nhập thường xuyên.

Site nhóm Office 365

Site nhóm Office 365 giống như một trang web nhưng mặc định là không công khai; chỉ những người được bạn cấp quyền mới có thể truy nhập.

Site nhóm lý tưởng cho việc chia sẻ và cộng tác trên tệp.

Các tài liệu chung mà mọi nhân viên của bạn đều có thể truy nhập cũng như cộng tác trên đó. Ví dụ: cộng tác trên một bản trình bày PowerPoint, lưu trữ kế hoạch nhóm mà mọi người đều có thể cập nhật hoặc công bố lịch họp.

Site con của nhóm Office 365

Site con của nhóm Office 365 giống như một mục riêng trên site nhóm của bạn, có giao diện riêng hoặc yêu cầu cấp phép truy nhập riêng.

Site con của nhóm lý tưởng cho việc chia sẻ và cộng tác trên tệp với một khách hàng hoặc đối tác nằm ngoài doanh nghiệp của bạn.

Site con của nhóm cũng lý tưởng cho việc lưu trữ các tệp mà bạn muốn giữ riêng tư với những người khác trong doanh nghiệp có quyền truy nhập site nhóm. Bạn có thể thiết lập site con để chỉ bạn (và nếu cần, thì một hoặc hai người khác) mới có thể truy nhập vào site con đó.

Tìm hiểu cách tạo site con của nhóm.

Những tệp bạn muốn chia sẻ với những người ngoài doanh nghiệp.

Những tệp bạn muốn giữ riêng tư đối với những người khác trong doanh nghiệp. Ví dụ: bạn có thể muốn lưu trữ thông tin nhân sự và tài chính tại đây.

Tuyển tập site Office 365

Để lưu trữ và chia sẻ tệp nhưng tuyển tập site hoàn toàn tách biệt với site nhóm hiện có của bạn.

Một tuyển tập site Office 365 mới có địa chỉ và quyền riêng. Bạn có thể sử dụng tuyển tập site để cộng tác nội bộ hoặc cộng tác với bên ngoài.

Các doanh nghiệp lớn hơn có thể sử dụng tuyển tập site theo cùng một cách như cách các doanh nghiệp nhỏ sử dụng site con. Một doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu bảo mật nâng cao và kỹ năng kỹ thuật mạnh có thể cũng muốn tạo tuyển tập site.

Lưu trữ cùng những thông tin chung trong một tuyển tập site như trong site nhóm và site con.

Video: Chuyển tệp của bạn lên đám mây

Theo dõi video này để biết cách thức nhanh chóng bắt đầu lưu trữ các tài liệu của bạn trong đám mây. Chuyển đến bước.

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video. Hãy cài đặt Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player hoặc Internet Explorer 9.

Bước: Bắt đầu sử dụng OneDrive for Business và site nhóm của bạn để lưu trữ tệp và cộng tác trực tuyến

Thời gian hoàn thành ước tính: 5–10 phút

Mỗi người trong doanh nghiệp của bạn có Office 365 sẽ nhận được OneDrive for Business dung lượng lưu trữ đám mây. Hãy cho họ biết rằng họ nên lưu trữ các tệp liên quan tới doanh nghiệp tại đây nếu họ là người duy nhất cần sử dụng các tệp đó. Ví dụ: họ có thể lưu trữ đề xuất bản thảo, ghi chú cuộc họp hoặc kịch bản cho một demo mà họ sẽ trình bày.

Việc yêu cầu nhân viên chia sẻ thư mục OneDrive for Business của mình với bạn và các đồng nghiệp cũng rất quan trọng. Nếu nhân viên bị ốm hoặc rời công ty, việc truy nhập vào các tệp họ lưu trữ trên OneDrive for Business sẽ rất khó khăn. Nhưng nếu các thư mục OneDrive for Business được chia sẻ, bạn luôn có thể truy nhập vào các tệp đó nếu cần.

Đây là cách mà từng người trong nhóm của bạn truy nhập vào OneDrive for Business và chia sẻ thư mục của họ.

  1. Truy nhập vào https://portal.office.com để đăng nhập.

  2. Nhập tên người dùng và mật khẩu của bạn, sau đó chọn Đăng nhập.

  3. Trên Trang chủ Office 365, chọn OneDrive.

    Từ công cụ khởi động ứng dụng, hãy chọn lát xếp OneDrive.

  4. Trong OneDrive for Business, nếu bạn đã có một thư mục Chia sẻ với Mọi người, mở thư mục đó. Đây là nơi các thành viên nhóm nên lưu trữ các tài liệu liên quan tới doanh nghiệp của riêng mình trong OneDrive for Business. Chọn Chia sẻ, rồi đi đến bước tiếp theo.

    Nếu bạn chưa có thư mục này, chọn Mới để tạo thư mục mới. Đặt tên cho thư mục đó là Chia sẻ với Mọi người, rồi chọn Mời Mọi người. Nếu bạn không thấy Mời Mọi người, bấm vào Tạo rồi bấm chuột phải vào thư mục mới và bấm Chia sẻ.

    Chọn thư mục Được chia sẻ với Mọi người trong OneDrive

  5. Trong hộp Mời mọi người, nhập tên và địa chỉ email của các thành viên nhóm mà bạn muốn có quyền truy nhập vào thư mục. Bạn có thể nhập cả địa chỉ email của chính mình để nhận bản sao email sẽ được gửi cho những người mà bạn cấp quyền truy nhập.

    Hộp thoại để liệt kê địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ thư mục OneDrive for Business.

  6. Chọn thiết đặt quyền cho thư mục thành Có thể chỉnh sửa hoặc Có thể xem.

  7. Nhập thông báo sẽ được gửi kèm trong email gửi đến những người bạn mời để họ biết rằng email chứa liên kết tới các tệp công việc chung. Chọn Tạo. Email được gửi ngay tới những người bạn mời.

    Đây là giao diện của email khi được gửi. Email chứa liên kết dẫn tới thư mục Chia sẻ với Mọi người của bạn ở cuối để họ có thể truy nhập vào đó.

    Mở email và bấm Mở trang web.

Thời gian hoàn thành ước tính: 5–10 phút

Office 365 gồm một site nhóm cơ bản với một số tính năng để giúp bạn bắt đầu. Chỉ những người trong doanh nghiệp của bạn mới có thể truy nhập vào trang web nội bộ này.

Đây là cách bạn truy nhập site nhóm của mình:

  1. Khi vẫn còn đăng nhập trong Office 365, ở góc trên bên trái trang, chọn công cụ khởi động ứng dụng Biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng Office 365 , rồi chọn Site.

    Ở góc trên bên phải của trang, chọn công cụ khởi động ứng dụng rồi chọn Site.

  2. Trên trang Site, chọn Site Nhóm.

    Để truy nhập vào site nhóm của bạn, hãy bấm Site, rồi bấm Site Nhóm.

Bạn sẽ thấy Trang chủ cho trang web nội bộ của nhóm mình với tiêu đề mặc định là Site Nhóm <tên doanh nghiệp của bạn>. Trang chủ này bao gồm:

  • Các ô dẫn tới các tính năng sẽ giúp bạn bắt đầu tùy chỉnh site nhóm của mình.

  • Các liên kết ở bên trái điều hướng sang các khu vực khác trên site nhóm của bạn.

  • Một thư viện tài liệu để bạn có thể bắt đầu lưu trữ và chia sẻ tệp với nhóm của mình.

Trang site Nhóm ban đầu bao gồm ô xếp tính năng thường được sử dụng để tùy chỉnh site của mình.

Thời gian hoàn thành ước tính: 20–30 phút đối với những tệp đầu tiên

Để giúp bạn nhanh chóng bắt đầu lưu trữ và chia sẻ tệp, site nhóm của bạn có một nơi để lưu trữ tệp. Nơi đó có tên gọi là Thư viện tài liệu giống như trong một "thư viện chứa tài liệu".

Các bước thực hiện như sau:

  1. Trên Trang chủ site nhóm của bạn, chọn Tài liệu từ menu dẫn hướng ở bên trái. Thao tác này sẽ đưa bạn tới Thư viện tài liệu của bạn.

    Chọn thư viện Tài liệu trên menu bên trái

  2. Khi bạn vẫn còn đăng nhập trong Office 365, mở File Explorer từ thanh Bắt đầu hoặc từ vị trí khác.

    Mở File Explorer từ thanh Bắt đầu hoặc vị trí khác.

  3. Đi tới các tệp mà bạn muốn tải lên site nhóm.

    Chọn Duyệt để dẫn hướng đến tệp trên máy tính mà bạn muốn tải lên site nhóm của mình.

  4. Chọn tệp mà bạn muốn tải lên site nhóm, rồi kéo chúng vào Thư viện tài liệu.

    Ví dụ về tệp được tải lên thư viện Tài liệu trên website nhóm của bạn.

    Khi bạn hoàn thành, tệp sẽ được lưu trữ trong cả site nhóm và máy tính của bạn.

    Hình ảnh về giao diện của thư viện Tài liệu sau khi bạn tải các tệp lên.

    Bạn có thể xóa tệp khỏi máy tính. Trong bước tiếp theo, Bước 4: Đồng bộ tệp trực tuyến với máy tính để bàn của bạn, bạn sẽ tạo một vị trí mới cho các tệp này trên máy tính của bạn.

    Nếu bạn có nhiều tệp hoặc tệp lớn cần tải lên site nhóm, đọc các mẹo trên tải tệp lớn hoặc nhiều tệp lên thư viện.

    Nếu bạn cần thêm dung lượng lưu trữ, xem Thay đổi dung lượng lưu trữ cho đăng ký của bạn.

Thời gian hoàn thành ước tính: 20–30 phút đối với những tệp đầu tiên

Giờ thì các tệp của bạn đã ở trên site nhóm, bạn có thể thiết lập chúng để đồng bộ với PC hoặc máy Mac của mình. Như vậy, bạn có thể thao tác trên tệp của mình từ PC hoặc máy Mac thay vì làm việc trên Internet Explorer, Chrome hay một trình duyệt khác. Việc có phiên bản tệp được đồng bộ trên máy tính của bạn cũng hữu ích trong những tình huống bạn cần truy nhập tệp mà đang không kết nối Internet.

Sau khi bạn thiết lập tệp để đồng bộ với máy tính của mình, khi bạn được kết nối vào Internet, cứ khoảng 10 phút một lần, các tệp sẽ tự động đồng bộ hóa.

Dưới đây là cách đồng bộ hóa tệp trên site nhóm của bạn với máy tính để bàn:

  1. Trên Trang chủ site nhóm của bạn, chọn Tài liệu từ menu dẫn hướng ở bên trái. Bạn không thể thiết lập đồng bộ hóa từ Trang chủ mà phải mở thư viện từ menu dẫn hướng.

    Mẹo: Khi đồng bộ tệp trên site nhóm của bạn, bạn sẽ đồng bộ từng thư viện tài liệu trên site, không phải toàn bộ cả site.

    Chọn thư viện Tài liệu trên menu bên trái

  2. Trong Thư viện tài liệu, chọn Đồng bộ. Hoặc chọn từng tệp mà bạn muốn đồng bộ.

    Chọn tệp rồi chọn đồng bộ.
  3. Tại hộp OneDrive for Business, chọn Đồng bộ ngay. (OneDrive for Business là quá trình thực hiện đồng bộ hóa.)

    Chọn nút Đồng bộ ngay để bắt đầu đồng bộ tệp từ site nhóm với máy tính của bạn.
  4. Nếu sau đó bạn nhận được một lời nhắc bảo mật, chọn Cho phép. Nếu bạn được nhắc nhập thông tin xác thực Office 365, nhập ID người dùng Office 365 rồi nhập mật khẩu của bạn. Khi quá trình đồng bộ bắt đầu, bạn sẽ nhìn thấy hộp thoại này:

    Ảnh hộp thoại bạn sẽ nhìn thấy khi quá trình đồng bộ bắt đầu.
  5. Chọn Hiển thị tệp của tôi để xem tài liệu của bạn trong Windows Explorer. Bạn có thể xem tệp trên máy tính của mình ở thư mục SharePoint của bạn. Dấu kiểm nhỏ màu xanh lục cạnh tệp cho bạn biết rằng tệp đã được cập nhật và đã được đồng bộ hóa với phiên bản trên site nhóm.

    Sử dụng File Explorer để dẫn hướng đến tệp đã đồng bộ trên máy tính của bạn. Nó nằm trong thư mục SharePoint.

    Lưu ý: 

    • Khi bạn đồng bộ tệp trên OneDrive for Business, chúng sẽ nằm trong máy tính của bạn ở thư mục OneDrive for Business.

    • Ảnh chụp màn hình của giao diện File Explorer sau khi bạn đồng bộ tệp OneDrive for Business và màn hình máy tính

  6. Đi đến thư mục SharePoint của bạn rồi mở tệp. Thực hiện thay đổi rồi chọn Lưu. Nếu bạn kết nối Internet, ở cuối màn hình, bạn sẽ thấy Đang tải lên SharePoint, cho biết rằng tệp đang được lưu vào site nhóm của bạn. Tệp này cũng sẽ đồng thời được lưu vào máy tính của bạn trong thư mục SharePoint. Nếu bạn nhận được thông báo "Tải lên không thành công", hãy thử lại. Đôi khi, kết nối Internet không ổn định có thể làm gián đoạn quá trình lưu tệp.

    Ảnh thông báo trạng thái bạn nhận được khi một tệp được lưu vào site nhóm của bạn.

    Chúc mừng bạn! Bạn đã hoàn thành việc thiết lập lưu trữ tệp và cộng tác trực tuyến cho tổ chức của mình.

Các cách tốt nhất để lưu trữ và chia sẻ tệp

  • Tổ chức phi lợi nhuận nhỏ: Tạo một site nhóm Office 365 nhằm lưu trữ các tài liệu chung để thông tin được định vị và lưu trữ tập trung. Theo cách này, thông tin sẽ không bị thất lạc khi chuyển đổi nhân sự, chẳng hạn như sang một giám đốc khác. Tạo một site con nhóm Office 365 riêng để lưu trữ tệp mà bạn muốn giữ riêng tư với mọi người trong nhóm, chẳng hạn như các tài liệu nhân sự và tài chính của bạn.

  • Doanh nghiệp tư nhân: Sử dụng OneDrive for Business để lưu trữ các tệp riêng của bạn và chia sẻ chúng với khách hàng tùy theo từng trường hợp.

  • Doanh nghiệp đồng sở hữu: Nếu bạn đồng sở hữu doanh nghiệp, bạn vẫn có thể sử dụng OneDrive for Business của mình nhưng bạn sẽ cần chia sẻ trực tiếp tệp với những chủ sở hữu còn lại và ngược lại.

  • Doanh nghiệp có đối tác hoặc khách hàng bên ngoài cần truy nhập tệp: Sử dụng các site nhóm Office 365 để lưu trữ và chia sẻ tài liệu dành riêng cho một khách hàng cụ thể. Vì việc truy nhập vào site con là dành riêng cho một số khách hàng nhất định và giới hạn trong site con, bạn không cần phải lo lắng rằng một khách hàng nào đó sẽ vô tình có được quyền truy nhập vào thông tin dành riêng cho một khách hàng khác.

Khi bạn lưu trữ một tệp trong OneDrive for Business, chỉ bạn mới có thể truy nhập vào tệp đó, trừ khi bạn chia sẻ tệp này với người khác. Khi bạn chia sẻ tệp, bạn có thể chọn riêng từng người để chia sẻ hoặc chia sẻ với tất cả mọi người. Bạn còn có thể tạo các thư mục riêng trong OneDrive cho các mục đích khác nhau như công khai, cá nhân hay cho từng dự án. Bạn có thể chia sẻ mỗi thư mục với một người hoặc một nhóm người khác nhau hay không chia sẻ cho ai cả.

Để biết thêm thông tin về việc chia sẻ, bạn cũng có thể xem mục Chia sẻ tệp và thư mục trong OneDrive for Business

Để xem bạn đã sử dụng bao nhiêu dung lượng lưu trữ trong OneDrive for Business, hãy xem mục Quản lý dung lượng lưu trữ OneDrive for Business của bạn.

Mặc dù bạn có thể tải lên gần như mọi định dạng tệp nhưng một số tệp có thể không được cho phép vì hai lý do: bảo mật và các ký tự không hợp lệ trong tên tệp. Các chính sách bảo mật OneDrive for Business sẽ chặn những loại tệp nhất định cùng một tập hợp nhỏ các ký tự. Để biết thêm thông tin về các định dạng tệp và ký tự không hợp lệ không được cho phép, hãy xem mục Các ký tự tệp và loại tệp không hợp lệ trong OneDrive for Business.

Bước tiếp theo

Chúng tôi luôn sẵn sàng trợ giúp!

Nếu bạn là người quản trị Office 365, bạn có thể gọi miễn phí đến bộ phận hỗ trợ của chúng tôi vào mọi thời điểm.

Bài viết này được cập nhật lần cuối vào 22/03/2017 do phản hồi của bạn.

Nếu bạn có câu hỏi hoặc đề xuất, vui lòng cho chúng tôi biết trong ô nhận xét bên dưới để chúng tôi có thể giải quyết chúng trong các bản cập nhật cho bài viết này trong tương lai.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×