Thiết lập lưu trữ và chia sẻ tệp trong Office 365

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Một trong những cách tốt nhất để thiết lập tệp lưu trữ và chia sẻ cho doanh nghiệp của bạn là sử dụng OneDrive for Business và một site nhóm với nhau. Đây là lý tưởng nếu bạn có doanh nghiệp nhỏ với một vài nhân viên.

Office 365 bao gồm một site nhóm cơ bản để bạn bắt đầu. Bạn có thể bắt đầu ngay lập tức lưu trữ các tệp trong OneDrive và cộng tác trên các tệp trong site nhóm.

Cập Nhật lần cuối 7 tháng 6, 2018

Nơi bạn có thể lưu trữ tài liệu trong Office 365

  • OneDrive được thiết kế để sử dụng riêng lẻ, với thỉnh thoảng chia sẻ tệp.

  • Site nhóm SharePoint được thiết kế cho việc chia sẻ và cộng tác trên các tệp thường xuyên. Site nhóm là lý tưởng cho việc lưu trữ các tệp đã chia sẻ quyền sở hữu trí một vài người sở hữu các tệp và có thể cộng tác trên chúng. Trong một công việc với chỉ một ít lượng nhân viên, bạn có thể chỉ cần một site nhóm.

Cả OneDrive và các site nhóm cung cấp bất kỳ đâu truy nhập cho bạn và nhân viên của bạn.

Sơ đồ về cách bạn có thể sử dụng hai kiểu lưu trữ: OneDrive hoặc Site nhóm

Dưới đây là các đề xuất cho việc cần lưu trữ trong vị trí mỗi khi bạn dùng OneDrive và các site nhóm với nhau:

Vị trí lưu trữ

Mục đích sử dụng

Những nội dung có thể lưu trữ ở đây

OneDrive

Lưu trữ nội dung trong OneDrive giống như lưu trữ các tệp trên máy tính của bạn; không có ai có thể dễ dàng truy nhập chúng.

Để biết thêm thông tin, hãy xem OneDrive for Business là gì?

Các tệp công việc mà các thành viên khác trong nhóm không cần cộng tác hoặc truy nhập thường xuyên.

site nhóm SharePoint

Cộng tác. Khi bạn tạo một nhóm Office 365 (ví dụ, trong Office 365 admin center, trong Outlook, hoặc bằng cách tạo một nhóm trong Microsoft Teams) một site nhóm SharePoint được tạo cho nhóm đó. Tương tự như vậy, khi bạn tạo một site nhóm SharePoint mới từ trang chủ SharePoint hoặc từ SharePoint bản xem trước Trung tâm quản trị, nó cũng sẽ tạo một nhóm Office 365. Để biết thêm thông tin hãy xem site nhóm SharePoint là gì?tạo một site nhóm trong SharePoint Online.

Tệp đã chia sẻ quyền sở hữu. Chúng tôi khuyên bạn nên trang nhóm riêng biệt cho mỗi đơn vị của hoạt động trong tổ chức của bạn. Ví dụ, để giữ nguyên nhân sự và các tài liệu riêng tư cho một nhóm nhỏ, hãy tạo một site nhóm riêng biệt.

Lưu ý: SharePoint có các kiểu khác của trang web bạn có thể sử dụng dành cho doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể dùng thông tin liên lạc site trong mạng nội bộ của bạn để phát hành thông tin cho một người xem rộng. Và bạn có thể dùng trang hub để kết nối site trong mạng nội bộ của bạn.

Bắt đầu sử dụng OneDrive và site nhóm của bạn

Mỗi người trong doanh nghiệp của bạn đã có một giấy phép Office 365 gán (và SharePoint Online được chọn) sẽ được lưu trữ đám mây OneDrive . Họ có thể lưu trữ doanh nghiệp có liên quan đến các tệp vào đây để truy nhập từ bất kỳ thiết bị, và chúng sẵn dùng để người dùng đó. Ví dụ, họ có thể lưu trữ một đề xuất bản thảo, ghi chú cuộc họp của họ, hoặc script để có bản demo họ sẽ cung cấp.

Nhân viên cũng có thể chia sẻ OneDrive tệp và thư mục. Nếu một nhân viên lập tức hoặc rời khỏi công ty, những người khác có thể truy nhập được chia sẻ tệp được lưu trữ trong OneDrive.

Đây là cách từng người trong nhóm của bạn có thể thiết lập OneDrive và chia sẻ tệp.

Màn hình Trang chủ Office 365 với OneDrive chọn

  1. Đi đến office.com để đăng nhập và đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu của bạn.

  2. Trên trang chủ Office 365 , hãy chọn OneDrive.

  3. Trong OneDrive, thành viên nhóm có thể lưu trữ tệp liên quan đến doanh nghiệp của riêng của họ. Bạn có thể chia sẻ tệp riêng lẻ hoặc một thư mục toàn bộ. Chọn tệp hoặc thư mục, bấm chuột phải, sau đó chọn chia sẻ.

    Chia sẻ thư mục

  4. Trên trang Gửi nối kết , để chọn mặc định bất kỳ ai có nối kết có thể xem và sửa.

    Nhập tên hoặc địa chỉ email của thành viên nhóm mà bạn muốn họ có quyền truy nhập vào thư mục, và thêm thông báo tùy chọn.

    Nếu bạn muốn bản sao của email sẽ được gửi của riêng bạn, thêm địa chỉ email của bạn vào danh sách.

    Chia sẻ một hộp thoại nối kết Hiển thị Hiển thị cách nhập và chọn một tên.

  5. Khi bạn hoàn tất việc nhập mà bạn muốn chia sẻ với, chọn gửi. Email được tự động gửi đến những người bạn mời.

    Chia sẻ nối kết, Hiển thị danh sách tên

  6. Đây là diện mạo của email chẳng hạn như.

    Gửi email với nối kết để chia sẻ thư mục OneDrive

Office 365 gồm một site nhóm cơ bản với một số tính năng để giúp bạn bắt đầu. Chỉ những người trong doanh nghiệp của bạn mới có thể truy nhập vào trang web nội bộ này.

Đây là cách bạn truy nhập site nhóm của mình:

  1. Đi đến office.com để đăng nhập và đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu của bạn.

  2. Trên màn hình Trang chủ Office 365, chọn SharePoint sau đó chọn nối kết site nhóm của bạn trên menu dẫn hướng bên trái.

  3. Bạn sẽ thấy trang chủ của nhóm của bạn. Trang này bao gồm:

    • Trang chính Hiển thị nhóm tin tứchoạt động, chẳng hạn như tệp mới được thêm vào hoặc chỉnh sửa gần đây.

    • Nút + mới để thêm các yếu tố trang chủ, chẳng hạn như thư viện tài liệu, danh sách hoặc trang mới.

    • Menu dẫn hướng bên trái để đến các khu vực khác trên site nhóm của bạn, chẳng hạn như thư viện tài liệu nhóm.

Trang chủ site nhóm SharePoint Online

Để giúp bạn nhanh chóng bắt đầu lưu trữ và chia sẻ tệp, site nhóm của bạn có một nơi để lưu trữ tệp. Nơi đó có tên gọi là Thư viện tài liệu giống như trong một "thư viện chứa tài liệu".

Dưới đây là các bước để thêm tệp:

  1. Trên trang chủ của site nhóm của bạn, hãy chọn tài liệu từ menu dẫn hướng bên trái. Điều này sẽ đưa bạn đến thư viện tài liệu.

    Thư viện tài liệu nhóm

  2. Trong khi bạn vẫn đang đăng nhập vào Office 365, hãy mở Windows File Explorer từ thanh tác vụ của bạn hoặc vị trí khác. Đi đến tệp bạn muốn tải lên site nhóm của bạn.

  3. Chọn tệp bạn muốn tải lên site nhóm của bạn, sau đó kéo chúng vào Thư viện tài liệu.

    Kéo một tệp từ một thư mục trên máy tính vào thư viện của bạn

  4. Khi bạn hoàn thành, tệp sẽ được lưu trữ trong cả site nhóm và máy tính của bạn.

    Thư viện site nhóm với các tệp

  5. Bạn có thể xóa các tệp từ máy tính của bạn. Trong bước tiếp theo, đồng bộ tệp trực tuyến với màn hình máy tính, bạn sẽ tạo một vị trí mới cho các tệp trên máy tính của bạn.

    Nếu bạn có nhiều tệp hoặc tệp lớn cần tải lên site nhóm, đọc các mẹo trên tải tệp lớn hoặc nhiều tệp lên thư viện.

    Nếu bạn cần thêm dung lượng lưu trữ, xem Thay đổi dung lượng lưu trữ cho đăng ký của bạn.

Lúc này bạn có tệp trên site nhóm của bạn, bạn có thể thiết lập để đồng bộ với PC hoặc Mac của bạn Cách này, bạn có thể làm việc trên tệp của bạn từ PC hoặc Mac của bạn thay vì làm việc trong Microsoft Edge, Chrome, hoặc một trình duyệt khác. Cũng rất hữu ích để cài phiên bản tệp của bạn đã đồng bộ trên máy tính của bạn cho tình huống khi bạn cần để lấy được tệp và bạn không kết nối với Internet.

Sau khi bạn thiết lập tệp để đồng bộ với máy tính của bạn, khi bạn đang kết nối Internet, họ sẽ được đồng bộ hóa tự động.

Dưới đây là cách đồng bộ hóa tệp trên site nhóm của bạn với máy tính để bàn:

  1. Trên trang chủ của site nhóm của bạn, hãy chọn tài liệu từ menu dẫn hướng bên trái. Điều này sẽ đưa bạn đến thư viện tài liệu của bạn.

    Mẹo: Khi đồng bộ tệp trên site nhóm của bạn, bạn đang đồng bộ mỗi tệp thư viện trên site, không phải toàn bộ trang.

    Thư viện tài liệu nhóm

  2. Chọn đồng bộ để đồng bộ hóa tất cả các tệp. Hoặc duyệt đến thư mục cụ thể mà bạn muốn đồng bộ.

    Thư viện tài liệu với nút đồng bộ hóa được chọn

  3. Nếu được nhắc để chuyển đổi ứng dụng, chọn . OneDrive là quy trình thực hiện đồng bộ hóa.

    Office 365 chuyển ứng dụng lời nhắc
  4. Nếu bạn sau đó nhận được thiết lập OneDrive lời nhắc, hãy đăng nhập bằng công việc của bạn hoặc tài khoản trường học.

    Màn hình thiết lập OneDrive

  5. Nếu bạn vẫn chưa đồng bộ của bạn OneDrive, bạn có thể thấy một màn hình này là thư mục OneDrive của bạn . Kiểm tra đường dẫn bên dưới thư mục OneDrive của bạn nằm ở đây. Chọn Thay đổi vị trí nếu bạn muốn sử dụng đường khác nhau, và sau đó bấm tiếp theo.

    Thay đổi thư mục cục bộ của bạn tại màn hình này

  6. Các tệp trong site nhóm của bạn sẽ xuất hiện trong ngăn bên trái của File Explorer dưới tên của tổ chức của bạn. Các tệp trong OneDrive sẽ xuất hiện bên dưới "OneDrive - < tên của tổ chức >"

    Hãy xem điều gì đã là đồng bộ có trong thư mục cục bộ của bạn

  7. Kiểm tra đồng bộ hóa bằng cách mở một tệp trong thư mục của nhóm trên máy tính của bạn. Thực hiện thay đổi, sau đó chọn lưu.

Các cách tốt nhất để lưu trữ và chia sẻ tệp

Dưới đây là một số mẹo để nhận nhiều nhất từ OneDrive hoặc SharePoint site nhóm của bạn.

  • Tư duy nhất: dùng OneDrive để lưu trữ các tệp của riêng bạn và chia sẻ với khách hàng trên cơ sở bằng trường hợp.

  • Co-ownerships: chủ sở hữu cả hai dùng OneDrive và chia sẻ tệp lui.

  • Doanh nghiệp với máy khách bên ngoài hoặc đối tác ai cần truy nhập vào tệp: tạo một site nhóm mới để lưu trữ và chia sẻ tài liệu dành cho khách hàng cụ thể. Thiết lập trang để cho phép truy nhập chỉ khách hàng đó. Sau đó bạn không cần phải lo lắng đó một khách hàng sẽ vô tình truy nhập vào thông tin dành cho khách hàng khác.

Khi bạn lưu trữ tệp trong OneDrive là chỉ có thể truy nhập của bạn, trừ khi bạn chia sẻ với người khác. Khi bạn chia sẻ tệp, bạn có thể chọn để tạo một nối kết có thể được chuyển tiếp, hoặc để chia sẻ với mọi người chỉ cụ thể. Bạn cũng có thể tạo thư mục riêng biệt trong OneDrive dành cho mục đích khác chẳng hạn như cộng, personal, hoặc cho dự án riêng lẻ. Mỗi thư mục có thể được chia sẻ với người khác hoặc nhóm, hay không ai khác được.

Để biết thêm thông tin về việc chia sẻ, hãy xem chia sẻ tệp và thư mục trong OneDrive for Business.

Để xem dung lượng lưu trữ còn lại bạn cần trong OneDrive, hãy xem quản lý OneDrive for Business dung lượng lưu trữ của bạn.

Trong khi bạn có thể tải lên gần như tất cả các loại tệp, một số tên tệp và các ký tự trong tên tệp không được phép dùng. Để biết thêm thông tin, hãy xem ký tự không hợp lệ tệp và kiểu tệp trong OneDrive for Business.

Bước tiếp theo

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×