Thiết kế mẫu biểu mẫu dựa trên cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Bạn có thể thiết kế mẫu biểu mẫu Microsoft Office InfoPath phù hợp với một cơ sở dữ liệu Microsoft Office Access hoặc truy vấn dữ liệu, hoặc để truy vấn và gửi dữ liệu. Bạn có thể thiết kế mẫu biểu mẫu này dựa trên cơ sở dữ liệu Microsoft Office Access 2007 (định dạng .accdb) hoặc cơ sở dữ liệu Access đã lưu trong phiên bản cũ hơn (.mdb định dạng).

Trong bài viết này

Tổng quan

Cân nhắc tính tương thích

Trước khi bạn bắt đầu

Thiết kế mẫu biểu mẫu

Cấu hình các tùy chọn gửi

Tổng quan

Biểu mẫu có thể có một kết nối dữ liệu chính, được gọi là kết nối dữ liệu chính, và kết nối đó có thể hoặc bạn có thể có một hoặc nhiều kết nối dữ liệu thứ cấp. Bạn có thể dùng kết nối dữ liệu chính để truy vấn hoặc nộp biểu mẫu dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access. Bạn cũng có thể dùng kết nối dữ liệu thứ cấp để truy vấn và gửi dữ liệu với các nguồn dữ liệu ngoài, với một số giới hạn. Ví dụ, bạn có thể sử dụng kết nối dữ liệu thứ cấp với cơ sở dữ liệu Access để nó chỉ truy vấn cơ sở dữ liệu. Bạn không thể thêm một kết nối dữ liệu thứ cấp vào một biểu mẫu có gửi thư mục biểu mẫu dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access.

Khi bạn thiết kế mẫu biểu mẫu dựa trên cơ sở dữ liệu Access, InfoPath sẽ tạo một chính nguồn dữ liệu với các nhóm có chứa trường truy vấn và các trường dữ liệu, và cũng sẽ tạo ra một kết nối dữ liệu truy vấn là kết nối dữ liệu chính cho mẫu biểu mẫu. Các trường và nhóm tương ứng với cách dữ liệu được lưu trữ trong các bảng trong cơ sở dữ liệu.

Các trường truy vấn chứa dữ liệu được nhập vào biểu mẫu người dùng để giới hạn kết quả truy vấn để bản ghi khớp với dữ liệu trong các trường truy vấn. Khi một biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu này sẽ dùng kết nối dữ liệu chính, InfoPath sẽ tạo ra một truy vấn bằng cách sử dụng dữ liệu trong các trường truy vấn. InfoPath rồi gửi truy vấn thông qua kết nối dữ liệu. Cơ sở dữ liệu trả về kết quả của truy vấn trở về biểu mẫu thông qua kết nối dữ liệu. Kết quả của truy vấn được đưa vào trường dữ liệu, có thể sửa điều khiển trên biểu mẫu được gắn kết các trường dữ liệu.

Vì cấu trúc dữ liệu của truy vấn và các trường dữ liệu phải khớp với cách dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, bạn không thể sửa đổi các trường hoặc nhóm trong nguồn dữ liệu chính. Bạn chỉ có thể thêm trường hoặc nhóm vào nhóm gốc trong nguồn dữ liệu chính. Tìm thấy các nối kết để biết thêm thông tin về nguồn dữ liệu trong phần Xem thêm .

Biểu mẫu có thể gửi dữ liệu vào cơ sở dữ liệu thông qua biểu mẫu chính dữ liệu kết nối nếu mẫu biểu mẫu biểu mẫu dựa trên và cơ sở dữ liệu đáp ứng các yêu cầu sau đây:

  • Mẫu biểu mẫu là không tương thích với trình duyệt mẫu biểu mẫu    InfoPath sẽ không tạo kết nối dữ liệu gửi trong kết nối dữ liệu chính, nếu bạn đang thiết kế mẫu biểu mẫu tương thích với trình duyệt. Để cho phép người dùng để gửi dữ liệu trong một biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu tương thích với trình duyệt, hãy dùng một dịch vụ Web phù hợp với cơ sở dữ liệu.

  • Bảng bên trái trong mỗi cặp bảng có liên quan trong nguồn dữ liệu chính chứa một khóa chính    Ít nhất một trong các mối quan hệ cho mỗi cặp bảng có liên quan phải bao gồm một khóa chính từ bảng bên trái.

  • Không có các trường dữ liệu trong nguồn dữ liệu chính của lưu trữ biểu mẫu kiểu dữ liệu nhị phân lớn    InfoPath sẽ vô hiệu hóa kết nối dữ liệu gửi nếu truy vấn bao gồm các trường có thể lưu trữ một kiểu dữ liệu nhị phân lớn, chẳng hạn như ảnh, hình ảnh, OLE đối tượng, phần đính kèm tệp, kiểu dữ liệu memo Office Access, hoặc kiểu dữ liệu SQL văn bản.

Khi InfoPath cho phép kết nối dữ liệu gửi, người dùng được phép gửi dữ liệu được lưu trữ trong các trường dữ liệu trong nguồn dữ liệu chính cho cơ sở dữ liệu. Bạn có thể tùy chỉnh các tùy chọn gửi cho biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu này.

Đầu trang

Cân nhắc tính tương thích

Bạn không thể thiết kế mẫu biểu mẫu tương thích với trình duyệt dựa trên cơ sở dữ liệu Access.

Đầu trang

Trước khi bắt đầu

Trước khi thành công, bạn có thể thiết kế mẫu biểu mẫu dựa trên cơ sở dữ liệu Access, bạn cần thông tin sau đây về cơ sở dữ liệu Access:

  • Tên và vị trí của cơ sở dữ liệu.

    Lưu ý: Hãy đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu của bạn trong một vị trí mạng mà có thể truy nhập cho người dùng của bạn.

  • Tên của bảng sẽ nhận được gửi dữ liệu, nếu của mẫu biểu mẫu cho phép người dùng để nộp biểu mẫu cơ sở dữ liệu. Bạn sẽ sử dụng bảng này dưới dạng bảng chính khi bạn cấu hình kết nối dữ liệu gửi.

  • Tên bảng cung cấp kết quả của truy vấn được gửi đến cơ sở dữ liệu, nếu mẫu biểu mẫu của bạn sẽ chỉ truy vấn cơ sở dữ liệu. Bạn sẽ sử dụng bảng này dưới dạng bảng chính khi bạn cấu hình kết nối dữ liệu truy vấn.

  • Tên của bất kỳ bảng nào khác vào bảng chính có thể yêu cầu dữ liệu từ. Trong hầu hết các trường hợp, các mối quan hệ bảng đã được thiết lập trong cơ sở dữ liệu. Nếu bạn cần để thiết lập mối quan hệ giữa bảng chính và bảng khác theo cách thủ công, bạn sẽ cần tên trường có liên quan của cả hai bảng.

Đầu trang

Thiết kế mẫu biểu mẫu

Để thiết kế mẫu biểu mẫu với một kết nối dữ liệu truy vấn, trước tiên bạn cần để tạo mẫu biểu mẫu. Khi bạn tạo một mẫu biểu mẫu dựa trên cơ sở dữ liệu, InfoPath sẽ tạo ra một kết nối dữ liệu truy vấn là kết nối dữ liệu chính giữa mẫu biểu mẫu và cơ sở dữ liệu. Quy trình này tự động tạo nguồn dữ liệu chính của mẫu biểu mẫu.

Sau khi bạn tạo mẫu biểu mẫu, bạn cần phải thêm một điều khiển vào mẫu biểu mẫu và sau đó gắn kết điều khiển đó để một trường trong nguồn dữ liệu chính. Điều này cho phép người dùng của bạn để xem kết quả của truy vấn trong biểu mẫu.

Bước 1: Tạo mẫu biểu mẫu

  1. Trên menu tệp , bấm thiết kế mẫu biểu mẫu.

  2. Trong hộp thoại thiết kế mẫu biểu mẫu , bên dưới thiết kế mới, bấm Mẫu biểu mẫu.

  3. Trong danh sách dựa trên , bấm cơ sở dữ liệu, sau đó bấm OK.

    Bắt đầu trình hướng dẫn kết nối dữ liệu

  4. Trên trang đầu tiên của trình hướng dẫn kết nối dữ liệu, hãy bấm Chọn cơ sở dữ liệu.

  5. Trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu , hãy duyệt đến vị trí của cơ sở dữ liệu của bạn.

    Lưu ý: Nếu cơ sở dữ liệu được lưu trữ ở một vị trí mạng, duyệt đến đường dẫn (UNC) quy ước đặt tên chung của vị trí đó. Không duyệt đến vị trí mạng thông qua một ổ đĩa mạng được ánh xạ. Nếu bạn sử dụng một ổ đĩa mạng được ánh xạ, người dùng tạo biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu này sẽ tìm kiếm cho cơ sở dữ liệu từ một ổ đĩa mạng được ánh xạ. Nếu người dùng không có một ổ đĩa mạng được ánh xạ, biểu mẫu sẽ không tìm thấy cơ sở dữ liệu.

  6. Bấm vào tên của cơ sở dữ liệu của bạn, sau đó bấm mở.

  7. Trong hộp thoại Chọn bảng , bấm vào chính bảng hoặc truy vấn mà bạn muốn dùng, sau đó bấm OK.

  8. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, hãy chọn hộp kiểm Hiển thị các cột bảng .

  9. Theo mặc định, tất cả các trường trong bảng sẽ được thêm vào nguồn dữ liệu chính của mẫu biểu mẫu. Xóa hộp kiểm cho các trường mà bạn không muốn bao gồm trong nguồn dữ liệu chính.

    Thêm bất kỳ bổ sung bảng hoặc truy vấn mà bạn muốn dùng trong kết nối dữ liệu truy vấn.

    Cách thực hiện?

    1. Bấm thêm bảng.

    2. Trong hộp thoại thêm bảng hoặc truy vấn , bấm vào tên của bảng con, sau đó bấm tiếp theo. InfoPath cố gắng đặt mối quan hệ bằng cách kết hợp tên trường trong cả hai bảng. Nếu bạn không muốn sử dụng mối quan hệ được gợi ý, chọn mối quan hệ, sau đó bấm Loại bỏ mối quan hệ. Để thêm một mối quan hệ, hãy bấm Thêm mối quan hệ. Trong hộp thoại Thêm mối quan hệ , bấm vào tên của từng trường liên quan trong cột tương ứng, sau đó bấm OK.

    3. Bấm Kết thúc.

    4. Để thêm bổ sung con bảng, hãy lặp lại các bước sau đây.

  10. Bấm Tiếp.

  11. Trên trang cuối cùng của trình hướng dẫn, hãy nhập tên cho kết nối dữ liệu chính. Tên này sẽ xuất hiện trong danh sách Nguồn dữ liệu trong ngăn tác vụ Nguồn dữ liệu .

  12. Nếu mẫu biểu mẫu của bạn đáp ứng các yêu cầu trong phần tổng quan , phần tóm tắt trên Trang này của trình hướng dẫn cho biết rằng InfoPath bật kết nối dữ liệu gửi trong kết nối dữ liệu chính.

  13. Để thay đổi tên cho kết nối dữ liệu gửi, hãy nhập tên mới vào hộp thích hợp.

  14. Để cho phép người dùng của bạn để gửi dữ liệu của biểu mẫu thông qua khác gửi kết nối dữ liệu mà bạn sẽ thêm vào mẫu biểu mẫu sau này, hãy xóa hộp kiểm bật gửi cho kết nối này .

    Lưu ý: Nếu mẫu biểu mẫu của bạn không đáp ứng các yêu cầu trong phần tổng quan , InfoPath sẽ vô hiệu hóa kết nối dữ liệu gửi và hộp nhập tên cho kết nối gửi và hộp kiểm cho phép gửi cho kết nối này không sẵn dùng. Nếu InfoPath sẽ vô hiệu hóa kết nối dữ liệu gửi, kết nối dữ liệu chính cho mẫu biểu mẫu của bạn sẽ chứa chỉ một kết nối dữ liệu truy vấn.

Bước 2: Gắn kết một điều khiển vào trường

  1. Nếu ngăn tác vụ Điều khiển không hiển thị, bấm Thêm Điều khiển trên menu Chèn hoặc nhấn ALT+I, C.

  2. Kéo điều khiển vào mẫu biểu mẫu của bạn.

  3. Trong hộp thoại Gắn kết điều khiển , chọn trường mà bạn muốn gắn kết điều khiển.

Đầu trang

Cấu hình các tùy chọn gửi

Nếu mẫu biểu mẫu của bạn và các bảng mà bạn đã chọn trong trình hướng dẫn kết nối dữ liệu đáp ứng các yêu cầu trong phần tổng quan , InfoPath cấu hình mẫu biểu mẫu của bạn để gửi dữ liệu bằng cách dùng kết nối dữ liệu chính của nó.

Nếu bạn chọn dùng này nộp kết nối dữ liệu, InfoPath cấu hình mẫu biểu mẫu để người dùng có thể gửi dữ liệu của biểu mẫu cơ sở dữ liệu, và cũng có thể thêm một nút gửi vào thanh công cụ chuẩn và lệnh gửi đến tệp menu trên biểu mẫu. InfoPath cũng cấu hình mẫu biểu mẫu để rằng khi người dùng gửi các biểu mẫu của họ, biểu mẫu vẫn mở và một thông báo được hiển thị cho biết liệu biểu mẫu đã được gửi thành công. Bạn có thể thay đổi văn bản xuất hiện trên nút gửi và cũng thay đổi hành vi của biểu mẫu sau khi một người dùng gửi nó.

  1. Trên menu công cụ , bấm Tùy chọn gửi.

    1. Để thay đổi tên của nút gửi xuất hiện trên thanh công cụ chuẩn và lệnh gửi xuất hiện trên menu tệp khi người dùng điền vào biểu mẫu, nhập tên mới trong hộp chú thích trong gửi Tùy chọn hộp thoại.

      Mẹo: Nếu bạn muốn gán lối tắt bàn phím cho nút này và lệnh, hãy nhập dấu và (&) trước khi ký tự mà bạn muốn dùng làm một lối tắt bàn phím. Ví dụ, để gán ALT + B là lối tắt bàn phím cho nút gửi và lệnh, hãy nhập Su & bmit.

  2. Nếu bạn không muốn mọi người sử dụng lệnh gửi hoặc nút gửi trên thanh công cụ chuẩn khi họ điền biểu mẫu của bạn, hãy xóa hộp kiểm Hiển thị mục menu gửi và nút thanh công cụ gửi .

    1. Theo mặc định, sau khi người dùng gửi biểu mẫu InfoPath giữ biểu mẫu mở và hiển thị một thông báo để cho biết nếu biểu mẫu đã được gửi thành công. Để thay đổi hành vi mặc định này, hãy bấm nâng cao, và sau đó thực hiện một trong các thao tác sau:

      • Để đóng biểu mẫu hoặc tạo một biểu mẫu trống mới sau khi người dùng gửi biểu mẫu đã hoàn thành, hãy bấm vào tùy chọn mà bạn muốn trong danh sách sau khi gửi .

      • Để tạo một thông báo tùy chỉnh để cho biết nếu biểu mẫu đã được gửi thành công, hãy chọn hộp kiểm sử dụng tùy chỉnh thư , sau đó nhập thư của bạn trong các hộp trên thành côngtrên thất bại .

        Mẹo: Sử dụng thư trong hộp trên thất bại để thông báo cho người dùng cần phải làm gì nếu họ không thể gửi biểu mẫu của họ. Ví dụ, bạn có thể gợi ý người dùng lưu biểu mẫu của họ và liên hệ với ai đó để có thêm chỉ dẫn.

      • Nếu bạn không muốn hiển thị một thông báo sau khi người dùng gửi biểu mẫu, hãy xóa hộp kiểm hiện thư thành công và thất bại .

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×