Thiết kế cho Cập nhật dữ liệu

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt không chỉ giúp đảm bảo rằng tính toàn vẹn dữ liệu, nhưng dễ dàng hơn để duy trì và Cập Nhật. Cơ sở dữ liệu Access không phải là một tệp trong cùng một ý nghĩa dưới dạng tài liệu Microsoft Word hoặc bản chiếu Microsoft PowerPoint. Thay vào đó, nó là một tập hợp các đối tượng — bảng, biểu mẫu, báo cáo, truy vấn và v.v. — mà phải làm việc cùng nhau để hoạt động đúng.

Người dùng nhập dữ liệu chủ yếu thông qua điều khiển. Bạn sẽ làm gì với một điều khiển đã cho tùy thuộc vào kiểu dữ liệu được đặt cho trường bảng cơ bản, bất kỳ thuộc tính thiết lập cho trường đó và thuộc tính thiết cho điều khiển. Cuối cùng, hãy cân nhắc sử dụng các kỹ thuật cơ sở dữ liệu bổ sung chẳng hạn như xác thực, giá trị mặc định, danh sách và tra cứu, và tầng Cập Nhật. 

Để biết thêm thông tin về việc cập nhật dữ liệu từ một người dùng điểm của-dạng xem, hãy xem cách thêm, sửa, và xóa bản ghi.

Trong bài viết này

Thiết kế cơ sở dữ liệu hưởng nhập dữ liệu

Thông tin mà bạn giữ trong cơ sở dữ liệu được lưu trữ trong bảng, vốn chứa dữ liệu về một chủ đề cụ thể, chẳng hạn như tài nguyên hoặc liên hệ. Mỗi bản ghi trong một bảng chứa thông tin về một mục, chẳng hạn như liên hệ cụ thể. Bản ghi được đặt thành của trường, chẳng hạn như tên, địa chỉ và số điện thoại. Bản ghi thường được gọi là một hàng và trường thường được gọi là một cột. Những đối tượng này phải tuân theo một tập hợp các nguyên tắc thiết kế hoặc cơ sở dữ liệu sẽ hoạt động kém hoặc thực hiện thao tác hoàn toàn. Kết quả là các nguyên tắc thiết kế đó sẽ ảnh hưởng đến cách bạn nhập dữ liệu. Xem xét những yếu tố sau:

  • Bảng    Access lưu trữ tất cả dữ liệu trong một hoặc nhiều bảng. Số bảng bạn dùng phụ thuộc vào thiết kế và độ phức tạp của cơ sở dữ liệu. Mặc dù bạn có thể xem dữ liệu trong một biểu mẫu, báo cáo, hoặc trong các kết quả trả về bởi một truy vấn, Access lưu trữ dữ liệu chỉ trong bảng và các đối tượng khác trong cơ sở dữ liệu được dựng sẵn ở phía trên cùng các bảng đó. Mỗi bảng sẽ được dựa trên một chủ đề. Ví dụ: bảng thông tin liên hệ doanh nghiệp không cần chứa thông tin bán hàng. Nếu tính năng của chúng, tìm và sửa thông tin thích hợp có thể trở nên khó, nếu không thể.

  • Loại dữ liệu    Thông thường, mỗi trường trong bảng chấp nhận chỉ có một kiểu dữ liệu. Ví dụ, bạn không thể lưu giữ các ghi chú trong một trường được đặt để chấp nhận số. Nếu bạn cố gắng nhập văn bản vào một trường như vậy, Access sẽ hiển thị thông báo lỗi. Tuy nhiên, mà không phải là quy tắc cứng và nhanh chóng. Ví dụ, bạn có thể lưu trữ số (chẳng hạn như mã bưu chính) trong một trường được đặt kiểu dữ liệu văn bản ngắn, nhưng bạn không thể thực hiện tính toán trên dữ liệu đó vì Access coi nó một đoạn văn bản.

    Với một số giới hạn, các trường trong một bản ghi sẽ chấp nhận chỉ có một giá trị. Ví dụ, bạn không có thể nhập nhiều hơn một địa chỉ trong một trường địa chỉ. Đây là trái ngược với Microsoft Excel, cho phép bạn nhập bất kỳ số nào của tên hay địa chỉ hoặc hình ảnh vào một ô đơn, trừ khi bạn đặt ô đó để chấp nhận giới hạn các kiểu dữ liệu. 

  • Trường đa giá trị    Access cung cấp một tính năng được gọi là trường đa giá trị để đính kèm nhiều phần của dữ liệu vào một bản ghi và tạo danh sách chấp nhận nhiều giá trị. Bạn luôn có thể xác định danh sách đa giá trị vì Access sẽ hiển thị một hộp kiểm bên cạnh từng mục danh sách. Ví dụ, bạn có thể đính kèm một bản chiếu Microsoft PowerPoint và bất kỳ số nào của hình ảnh vào bản ghi trong cơ sở dữ liệu của bạn. Bạn cũng có thể tạo danh sách tên và chọn nhiều tên trong số đó nếu cần. Dùng các trường đa giá trị có thể có vẻ như phá vỡ quy tắc của thiết kế cơ sở dữ liệu vì bạn có thể lưu trữ nhiều bản ghi cho mỗi trường bảng. Nhưng Access thi hành quy tắc "ở phía sau," bằng cách lưu dữ liệu trong bảng đặc biệt, ẩn.

  • Sử dụng biểu mẫu    Bạn thường tạo biểu mẫu khi bạn muốn thực hiện một cơ sở dữ liệu dễ dàng hơn để sử dụng và để giúp đảm bảo rằng người dùng nhập dữ liệu chính xác. Cách bạn sử dụng biểu mẫu để chỉnh sửa dữ liệu phụ thuộc vào thiết kế của biểu mẫu. Biểu mẫu có thể chứa bất kỳ số nào của điều khiển, chẳng hạn như danh sách, hộp văn bản, nút và thậm chí biểu dữ liệu. Lần lượt, từng điều khiển trên biểu mẫu sẽ đọc dữ liệu từ hoặc ghi dữ liệu vào trường bảng cơ sở.

Để biết thêm thông tin, hãy xem thiết kế cơ sở dữ liệu cơ bản và tạo bảng và thêm các trường.

Đầu Trang

Đặt giá trị mặc định cho một trường hoặc điều khiển

Nếu một số lượng lớn các bản ghi chia sẻ cùng các giá trị cho trường đã cho, chẳng hạn như một thành phố hoặc quốc gia/khu vực, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách thiết đặt một giá trị mặc định cho điều khiển gắn kết vào trường đó hoặc vào trường đó. Khi bạn mở biểu mẫu hoặc bảng để tạo bản ghi mới, giá trị mặc định của bạn sẽ xuất hiện trong điều khiển hoặc trường đó.

Trong bảng

  1. Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.

  2. Ở phía trên cùng của dạng xem, chọn trường.

  3. Ở dưới cùng của dạng xem, chọn tab chung .

  4. Đặt thuộc tính giá trị mặc định giá trị bạn muốn.

Trong một biểu mẫu

  1. Mở biểu mẫu trong bố trí hoặc Dạng xem thiết kế.

  2. Bấm chuột phải vào điều khiển bạn muốn làm việc với và sau đó bấm thuộc tính.

  3. Trên tab dữ liệu , hãy đặt thuộc tính Giá trị mặc định giá trị bạn muốn.

Đầu Trang

Sử dụng quy tắc hợp lệ để giới hạn dữ liệu

Bạn có thể xác thực dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access trên máy tính khi bạn nhập nó bằng cách sử dụng quy tắc hợp lệ. Quy tắc xác thực có thể được đặt trong dạng xem thiết kế bảng hoặc biểu dữ liệu bảng. Có ba loại quy tắc xác thực trong Access:

  • Quy tắc hợp lệ trường    Bạn có thể sử dụng quy tắc hợp lệ trường để xác định một tiêu chí phải đáp ứng tất cả các giá trị hợp lệ trường. Bạn không cần phải xác định trường hiện tại như một phần trong quy tắc trừ khi bạn đang sử dụng trường trong một hàm. Các hạn chế về loại ký tự được nhập trong một trường có thể dễ dàng thực hiện hơn với Dấu hiệu Nhập. Ví dụ: trường ngày có thể có quy tắc xác thực không cho phép giá trị trong quá khứ.

  • Quy tắc hợp lệ bản ghi    Bạn có thể sử dụng quy tắc hợp lệ bản ghi để xác định một điều kiện mà tất cả các bản ghi hợp lệ phải đáp ứng. Bạn có thể so sánh các giá trị trên các trường khác nhau bằng quy tắc xác thực bản ghi. Ví dụ, một bản ghi với hai trường ngày có thể yêu cầu giá trị của một trường luôn đặt trước giá trị của trường khác (ví dụ, ngày bắt đầu là trước EndDate).

  • Kiểm soát trên biểu mẫu    Bạn có thể dùng thuộc tính quy tắc hợp lệ của điều khiển trên biểu mẫu để xác định một tiêu chí tất cả các giá trị được nhập vào điều khiển đó phải đáp ứng. Thuộc tính điều khiển Quy tắc Xác thực hoạt động như quy tắc xác thực trường. Thông thường, bạn sử dụng quy tắc xác thực biểu mẫu thay vì quy tắc xác thực trường nếu quy tắc chỉ cụ thể với biểu mẫu đó và không cụ thể với bảng cho dù được sử dụng ở đâu.

Để biết thêm thông tin, hãy xem hạn chế nhập dữ liệu bằng cách sử dụng quy tắc hợp lệ.

Đầu Trang

Làm việc với danh sách giá trị và các trường tra cứu

Không có hai loại danh sách dữ liệu trong Access:

  • Danh sách giá trị    Những mục này chứa một tập hợp mã hóa cứng của giá trị mà bạn nhập theo cách thủ công. Các giá trị nằm trong thuộc tính Nguồn hàng của trường.

  • Trường tra cứu    Những mục này sử dụng truy vấn để truy xuất giá trị từ bảng khác. Thuộc tính Nguồn hàng của trường chứa một truy vấn thay vì danh sách mã hóa cứng giá trị. Truy vấn truy xuất giá trị từ một hoặc nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu. Theo mặc định, trường tra cứu sẽ hiển thị các giá trị đó cho bạn dưới dạng danh sách. Tùy thuộc vào cách bạn đặt trường tra cứu, bạn có thể chọn một hoặc nhiều mục từ danh sách đó.

    Ghi chú    Trường tra cứu có thể gây nhầm lẫn người dùng truy nhập mới, vì danh sách các mục xuất hiện trong một vị trí (danh sách Access tạo từ dữ liệu trong trường tra cứu), nhưng dữ liệu có thể nằm ở vị trí khác (bảng có chứa dữ liệu).

Theo mặc định, Access Hiển thị danh sách dữ liệu trong một điều khiển hộp tổ hợp, mặc dù bạn có thể chỉ định một điều khiển hộp danh sách. Hộp tổ hợp sẽ mở ra để trình bày danh sách, và sau đó đóng lại sau khi bạn thực hiện một lựa chọn. Hộp danh sách, ngược lại, vẫn mở trong tầm mắt.

Để sửa danh sách, bạn cũng có thể chạy lệnh Sửa mục danh sách hoặc bạn có thể sửa dữ liệu trực tiếp trong thuộc tính Nguồn hàng của bảng nguồn. Khi bạn cập nhật dữ liệu trong một trường tra cứu, bạn có thể cập nhật bảng nguồn.

Nếu thuộc tính Kiểu nguồn hàng của hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp của bạn được đặt Danh sách giá trị, bạn có thể sửa danh sách giá trị trong khi đang mở trong dạng xem biểu mẫu biểu mẫu vào — tránh cần phải chuyển sang dạng xem thiết kế hoặc dạng xem bố trí, mở trang thuộc tính , và sửa thuộc tính Nguồn hàng cho điều khiển mỗi lần bạn cần phải thực hiện thay đổi cho danh sách. Để sửa danh sách các giá trị, thuộc tính Cho phép sửa giá trị danh sách cho danh sách hộp hoặc hộp tổ hợp phải được đặt để .

Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo một danh sách các lựa chọn bằng cách dùng một hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp.

Ngăn không cho sửa danh sách giá trị trong dạng xem biểu mẫu

  1. Bấm chuột phải vào biểu mẫu trong ngăn dẫn hướng rồi bấm dạng xem thiết kế hoặc dạng xem bố trí.

  2. Bấm vào điều khiển để chọn nó, sau đó nhấn F4 để hiển thị bảng thuộc tính.

  3. Trên tab dữ liệu của trang thuộc tính, hãy đặt thuộc tính Cho phép sửa giá trị danh sáchkhông.

  4. Bấm tệp rồi bấm lưu, hoặc nhấn Ctrl + S Ảnh nút .

Chọn một biểu mẫu khác để sửa danh sách giá trị

Theo mặc định, Access cung cấp một biểu mẫu dựng sẵn cho mục đích sửa danh sách giá trị. Nếu bạn có một biểu mẫu khác mà bạn muốn dùng cho mục đích này, bạn có thể nhập tên của biểu mẫu trong thuộc tính Biểu mẫu sửa mục danh sách , như sau:

  1. Bấm chuột phải vào biểu mẫu trong ngăn dẫn hướng, sau đó bấm dạng xem thiết kế hoặc dạng xem bố trí trên menu lối tắt.

  2. Bấm vào điều khiển để chọn nó, sau đó nhấn F4 để hiển thị bảng thuộc tính.

  3. Trên tab dữ liệu của trang thuộc tính, hãy bấm vào mũi tên thả xuống trong hộp thuộc tính Biểu mẫu sửa mục danh sách .

  4. Bấm vào biểu mẫu bạn muốn dùng để sửa danh sách giá trị.

  5. Bấm vào tệp và sau đó bấm lưu, hoặc nhấn Ctrl + S Ảnh nút .

Kiểm tra một trường tra cứu trong một biểu mẫu

  1. Mở biểu mẫu trong bố trí hoặc Dạng xem thiết kế.

  2. Bấm chuột phải vào hộp hoặc tổ hợp hộp điều khiển danh sách và bấm thuộc tính.

  3. Trong trang thuộc tính, bấm tab tất cả và xác định các thuộc tính Kiểu nguồn hàngNguồn hàng . Thuộc tính Kiểu nguồn hàng phải chứa Bảng/truy vấnhoặc Danh sách giá trị và thuộc tính Nguồn hàng sẽ chứa một trong hai danh sách các mục phân tách bằng dấu chấm phẩy hoặc truy vấn. Để thêm nhiều khoảng trống, bấm chuột phải vào thuộc tính, và chọn phóng hoặc nhấn Shift + F2.

    Thông thường, danh sách giá trị dùng cú pháp cơ bản này: "mục";" mục";" mục"

    Trong trường hợp này, danh sách là một tập hợp các mục đặt trong dấu ngoặc kép và phân tách bằng dấu chấm phẩy.

    Truy vấn chọn dùng cú pháp cơ bản này: chọn [table_or_query_name]. [ field_name] từ [table_or_query_name].

    Trong trường hợp này, truy vấn có chứa hai mệnh đề (SELECT và FROM). Mệnh đề đầu tiên tham chiếu tới một bảng hoặc truy vấn và trường trong bảng hoặc truy vấn đó. Mệnh đề thứ hai chỉ tham chiếu tới bảng hoặc truy vấn. Đây là một điểm quan trọng cần nhớ: mệnh đề SELECT không có chứa tên của một bảng hoặc truy vấn, mặc dù chúng tôi khuyên, và họ phải chứa ít nhất một trường tên. Tuy nhiên, tất cả các mệnh đề FROM phải tham chiếu tới một bảng hoặc truy vấn. Vậy, bạn có thể luôn tìm nguồn bảng hoặc truy vấn nguồn cho trường tra cứu bằng cách đọc mệnh đề FROM.

  4. Thực hiện một trong những thao tác sau đây.

    • Nếu bạn đang sử dụng danh sách giá trị, chỉnh sửa các mục trong danh sách. Đảm bảo rằng bạn bao quanh mỗi mục có dấu ngoặc kép, và phân tách từng mục với một dấu chấm phẩy.

    • Nếu truy vấn trong tra cứu danh sách tham chiếu một truy vấn, mở thứ hai truy vấn trong Dạng xem thiết kế (bấm chuột phải vào truy vấn trong ngăn dẫn hướng, bấm Dạng xem thiết kế). Lưu ý tên của bảng xuất hiện trong phần bên trên của trình thiết kế truy vấn và rồi đến bước tiếp theo.

      Nếu không, nếu truy vấn trong trường tra cứu tham chiếu bảng, hãy lưu ý tên của bảng, và đi đến bước tiếp theo.

  5. Mở bảng trong Dạng xem biểu dữ liệu, sau đó sửa mục danh sách khi cần thiết.

Kiểm tra một trường tra cứu trong bảng

  1. Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.

  2. Trong phần bên trên của lưới thiết kế truy vấn, trong cột Kiểu dữ liệu , hãy bấm hoặc nếu không đặt tiêu điểm trên bất kỳ văn bản, số, hoặc trường Yes/No.

  3. Trong phần dưới của lưới thiết kế bảng, bấm tab tra cứu , và sau đó xem các thuộc tính Kiểu nguồn hàngNguồn hàng .

    Thuộc tính Kiểu nguồn hàng phải đọc Danh sách giá trị hoặc Bảng/truy vấn. Thuộc tính Nguồn hàng phải chứa danh sách giá trị hoặc truy vấn.

    Danh sách giá trị dùng cú pháp cơ bản này: "mục";" mục";" mục"

    Trong trường hợp này, danh sách là một tập hợp các mục đặt trong dấu ngoặc kép và phân tách bằng dấu chấm phẩy.

    Thông thường, truy vấn chọn dùng cú pháp cơ bản này: chọn [table_or_query_name]. [ field_name] từ [table_or_query_name].

    Trong trường hợp này, truy vấn có chứa hai mệnh đề (SELECT và FROM). Mệnh đề đầu tiên tham chiếu tới một bảng hoặc truy vấn và trường trong bảng hoặc truy vấn đó. Mệnh đề thứ hai chỉ tham chiếu tới bảng hoặc truy vấn. Đây là một điểm quan trọng cần nhớ: mệnh đề SELECT không có chứa tên của một bảng hoặc truy vấn, mặc dù chúng tôi khuyên, và họ phải chứa ít nhất một trường tên. Tuy nhiên, tất cả các mệnh đề FROM phải tham chiếu tới một bảng hoặc truy vấn. Vậy, bạn có thể luôn tìm nguồn bảng hoặc truy vấn nguồn cho trường tra cứu bằng cách đọc mệnh đề FROM.

  4. Thực hiện một trong những thao tác sau đây.

    • Nếu bạn đang sử dụng danh sách giá trị, chỉnh sửa các mục trong danh sách. Đảm bảo rằng bạn bao quanh mỗi mục có dấu ngoặc kép, và phân tách từng mục với một dấu chấm phẩy.

    • Nếu truy vấn trong trường tra cứu tham chiếu một truy vấn, trong ngăn dẫn hướng, hãy mở truy vấn thứ hai đó trong dạng xem thiết kế (bấm chuột phải vào truy vấn và bấm Dạng xem thiết kế). Lưu ý tên của bảng xuất hiện trong phần bên trên của trình thiết kế truy vấn và rồi đến bước tiếp theo.

      Nếu không, nếu truy vấn trong trường tra cứu tham chiếu bảng, hãy lưu ý tên của bảng, và đi đến bước tiếp theo.

  5. Mở bảng trong Dạng xem biểu dữ liệu, sau đó sửa mục danh sách khi cần thiết.

Đầu Trang

Xóa bỏ dữ liệu từ một danh sách giá trị hoặc trường tra cứu

Các mục trong danh sách giá trị nằm trên cùng một bảng như các giá trị khác trong một bản ghi. Ngược lại, trong đó dữ liệu trong một trường tra cứu trong một hoặc nhiều bảng khác. Để loại bỏ dữ liệu từ danh sách giá trị, hãy mở bảng và sửa các mục.

Việc loại bỏ dữ liệu khỏi danh sách tra cứu cần thêm các bước bổ sung và những bước đó sẽ thay đổi tùy theo việc truy vấn cho danh sách tra cứu sẽ lấy dữ liệu ra khỏi bảng hay truy vấn khác. Nếu truy vấn cho danh sách tra cứu được căn cứ trên một bảng, bạn phải xác định bảng đó và trường có chứa dữ liệu xuất hiện trong danh sách đó. Sau đó, bạn mở bảng nguồn rồi chỉnh sửa dữ liệu trong trường đó. Nếu truy vấn cho danh sách tra cứu được căn cứ trên một truy vấn khác, bạn phải mở truy vấn thứ hai đó, tìm bảng nguồn và trường nơi truy vấn thứ hai lấy dữ liệu rồi thay đổi các giá trị trong bảng đó.

Loại bỏ dữ liệu khỏi một danh sách giá trị

  1. Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.

  2. Trong mục trên của lưới thiết kế, chọn trường bảng có chứa danh sách giá trị.

  3. Trong mục dưới của lưới, bấm vào tab Tra cứu, rồi xác định vị trí của thuộc tính Nguồn Hàng.

    Mặc định, dấu ngoặc kép bao quanh các mục trong danh sách giá trị và dấu chấm phẩy phân tách từng mục: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Nếu cần, hãy loại bỏ các mục khỏi danh sách này. Đừng quên xóa dấu ngoặc kép bao quanh mỗi mục đã xóa. Ngoài ra, không để dấu chấm phẩy ở đầu, không để các cặp dấu chấm phẩy đi liền nhau (;;) và nếu bạn loại bỏ mục cuối cùng trong danh sách, hãy xóa dấu chấm phẩy cuối cùng.

    Quan trọng    Nếu bạn xóa một mục khỏi danh sách giá trị và các bản ghi trong bảng đã sử dụng mục được xóa đó, mục được xóa vẫn là một phần của bản ghi cho đến khi bạn thay đổi mục đó. Ví dụ: giả sử công ty của bạn có một nhà kho tại Thành phố A nhưng sau đó bán tòa nhà đó. Nếu bạn loại bỏ "Thành phố A" khỏi danh sách các nhà kho, bạn sẽ vẫn nhìn thấy "Thành phố A" trong bảng của mình cho đến khi thay đổi những giá trị đó.

Loại bỏ dữ liệu từ một trường tra cứu

  1. Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.

  2. Trong mục trên của lưới thiết kế, chọn trường tra cứu.

  3. Trong mục dưới của lưới thiết kế, bấm vào tab Tra cứu, sau đó xác định vị trí của thuộc tính Loại Nguồn HàngNguồn Hàng.

    Thuộc tính Loại Nguồn Hàng sẽ hiển thị Bảng/Truy vấn và thuộc tính Nguồn Hàng phải chứa một truy vấn tham chiếu đến một bảng hoặc một truy vấn khác. Truy vấn cho trường tra cứu luôn bắt đầu bằng từ chọn.

    Thông thường (nhưng không phải luôn luôn), một truy vấn chọn sẽ sử dụng cú pháp cơ bản này: SELECT [tên_bảng_hoặc_truy_vấn].[tên_trường] FROM [tên_bảng_hoặc_truy_vấn].

    Trong trường hợp này, truy vấn có chứa hai mệnh đề (SELECT và FROM). Mệnh đề đầu tiên tham chiếu đến một bảng và đến một trường trong bảng đó; ngược lại, mệnh đề thứ hai chỉ tham chiếu đến bảng. Một điểm cần ghi nhớ: Mệnh đề FROM sẽ luôn cho bạn biết tên của bảng hoặc truy vấn nguồn. Mệnh đề SELECT có thể không phải lúc nào cũng chứa tên của bảng hoặc truy vấn, mặc dù chúng luôn chứa tên của ít nhất một trường. Tuy nhiên, tất cả các mệnh đề FROM phải tham chiếu tới một bảng hoặc truy vấn.

  4. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu truy vấn trong trường tra cứu tham chiếu một truy vấn, hãy bấm vào nút xây dựng (trên tab dữ liệu của trang thuộc tính, bấm Nút Trình Tạo tiếp) để mở truy vấn trong dạng xem thiết kế. Lưu ý rằng tên của bảng sẽ xuất hiện ở mục trên của trình thiết kế truy vấn, rồi tiếp tục đến bước 5.

    • Nếu truy vấn trong trường Tra cứu tham chiếu đến một bảng, hãy lưu ý tên bảng, rồi tiếp tục đến bước 5.

  5. Mở bảng nguồn trong Dạng xem biểu dữ liệu.

  6. Xác định vị trí trường có chứa dữ liệu được sử dụng trong danh sách tra cứu, rồi chỉnh sửa dữ liệu đó khi cần.

Đầu Trang

Làm thế nào kiểu dữ liệu ảnh hưởng đến cách bạn nhập dữ liệu

Khi bạn thiết kế bảng cơ sở dữ liệu, bạn chọn một kiểu dữ liệu cho mỗi trường trong bảng đó, một quy trình giúp đảm bảo rằng các mục nhập dữ liệu chính xác hơn.

Dạng xem kiểu dữ liệu

Thực hiện một trong những thao tác sau:

Sử dụng dạng xem biểu dữ liệu

  1. Mở bảng ở Dạng xem biểu dữ liệu.

  2. Trên tab trường , trong nhóm định dạng , hãy xem giá trị trong danh sách kiểu dữ liệu. Thay đổi giá trị khi bạn đặt con trỏ vào các trường khác nhau trong bảng của bạn:

    Danh sách Kiểu Dữ liệu

Sử dụng dạng xem thiết kế

  1. Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.

  2. Hãy nhìn vào lưới thiết kế. Phần trên của lưới Hiển thị tên và kiểu dữ liệu của mỗi trường bảng.

    Các trường trong dạng xem Thiết kế

Làm thế nào kiểu dữ liệu ảnh hưởng đến việc nhập dữ liệu

Kiểu dữ liệu mà bạn đặt cho mỗi trường bảng cung cấp độ đầu tiên của điều khiển đối với loại dữ liệu được cho phép vào một trường. Trong một số trường hợp, chẳng hạn như một trường văn bản dài, bạn có thể nhập bất kỳ dữ liệu nào bạn muốn. Trong trường hợp khác, chẳng hạn như một trường tự động đánh số, kiểu dữ liệu thiết đặt cho trường ngăn bạn nhập bất kỳ thông tin được. Bảng sau liệt kê các kiểu dữ liệu đó Access cung cấp và mô tả cách chúng ảnh hưởng đến nhập dữ liệu.

Để biết thêm thông tin, hãy xem kiểu dữ liệu cho cơ sở dữ liệu Access trên máy tínhsửa đổi hoặc thay đổi dữ liệu nhập thiết đặt cho một trường.

Loại dữ liệu

Ảnh hưởng đến mục nhập dữ liệu

Văn bản Ngắn

Lưu ý: bắt đầu từ Access 2013, các kiểu dữ liệu Văn bản đã được đổi tên thành Văn bản Ngắn.

Trường văn bản ngắn chấp nhận hoặc văn bản hoặc số ký tự, bao gồm phân tách bằng danh sách các mục. Chấp nhận một trường văn bản nhỏ hơn số ký tự hơn nào một trường văn bản dài — từ 0 đến 255 ký tự. Trong một số trường hợp, bạn có thể dùng hàm conversion để thực hiện tính toán trên dữ liệu trong một trường văn bản ngắn.

Văn bản Dài

Lưu ý, bắt đầu trong Access 2013, dữ liệu bản ghi nhớ kiểu đã được đổi tên thành Văn bản dài.

Bạn có thể nhập số lượng lớn dữ liệu số và văn bản trong kiểu trường lên đến 64.000 ký tự này. Ngoài ra, bạn đặt trường để hỗ trợ văn bản có định dạng, bạn có thể áp dụng kiểu định dạng bạn thường tìm thấy trong các chương trình word xử lý, chẳng hạn như Word. Ví dụ: bạn có thể áp dụng những phông chữ và cỡ phông khác nhau cho các ký tự cụ thể trong văn bản của mình, đồng thời in đậm hoặc nghiêng các ký tự đó, v.v.. Bạn cũng có thể thêm các thẻ Ngôn ngữ Đánh dấu Siêu văn bản (HTML) vào dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem chèn hoặc thêm một trường văn bản có định dạng.

Ngoài ra, các trường văn bản dài có một thuộc tính được gọi là Chỉ chắp thêm. Khi bạn bật thuộc tính đó, bạn có thể chắp thêm dữ liệu mới vào một trường văn bản dài, nhưng bạn không thể thay đổi dữ liệu hiện có. Tính năng nhằm để sử dụng trong các ứng dụng chẳng hạn như vấn đề theo dõi cơ sở dữ liệu, nơi bạn có thể cần phải lưu bản ghi vĩnh viễn vẫn unchangeable. Khi bạn đặt con trỏ trong một trường văn bản dài với Chỉ chắp thêm thuộc tính được bật theo mặc định, văn bản trong trường sẽ biến mất. Bạn không thể áp dụng bất kỳ thay đổi định dạng hoặc văn bản.

Chẳng hạn như trường văn bản ngắn, bạn cũng có thể chạy hàm conversion đối với dữ liệu trong một trường văn bản dài.

Số

Bạn chỉ có thể nhập các số vào loại trường này, đồng thời bạn có thể thực hiện tính toán trên các giá trị trong trường Số.

Số Lớn

Lưu ý, số lớn các kiểu dữ liệu sẵn dùng trong phiên bản thuê bao Office 365 của Access.

Bạn có thể nhập chỉ số kiểu trường này, và bạn có thể thực hiện tính toán trên các giá trị trong một trường số lớn.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Sử dụng kiểu dữ liệu Số Lớn.

Ngày/Giờ

Bạn chỉ có thể nhập ngày và giờ vào loại trường này. 

Bạn có thể đặt dấu hiệu nhập cho trường (một chuỗi ký tự chữ và chỗ dành sẵn xuất hiện khi bạn chọn trường), bạn phải nhập dữ liệu trong các khoảng trắng và định dạng dấu hiệu cung cấp. Ví dụ, nếu bạn thấy một dấu hiệu chẳng hạn như MMM_DD_YYYY, bạn phải nhập 2017 11 tháng 10 khoảng trắng. Bạn không thể nhập một tên tháng đầy đủ hoặc một giá trị năm hai chữ số. Để biết thêm thông tin, hãy xem định dạng điều khiển mục nhập dữ liệu với dấu hiệu nhập.

Nếu bạn không tạo dấu hiệu nhập, bạn có thể nhập giá trị bằng cách dùng bất kỳ ngày hợp lệ hoặc định dạng thời gian. Ví dụ, bạn có thể nhập 11 tháng 10 2017, 17/10/11, 11 tháng 10 năm 2017, vân vân.

Bạn cũng có thể áp dụng định dạng hiển thị cho trường. Trong trường hợp đó, nếu không có dấu hiệu nhập được trình bày, bạn có thể nhập một giá trị trong hầu như bất kỳ định dạng, nhưng Access Hiển thị ngày theo định dạng hiển thị. Ví dụ, bạn có thể nhập 10/11/2017, nhưng có thể đặt định dạng hiển thị sao cho nó hiển thị giá trị là 11 tháng 10 năm 2017.

Để biết thêm thông tin, hãy xem chèn ngày hôm nay.

Tiền tệ

Bạn chỉ có thể nhập giá trị tiền tệ vào loại trường này. Ngoài ra, bạn không phải theo cách thủ công nhập ký hiệu tiền tệ. Theo mặc định, Access sẽ áp dụng ký hiệu tiền tệ (¥, £, $, v.v.) đã xác định trong cài đặt vùng Windows của bạn. Bạn có thể thay đổi này ký hiệu tiền tệ để phản ánh một tiền tệ khác, nếu cần thiết.

Số Tự động

Bạn không thể nhập hoặc thay đổi dữ liệu trong kiểu trường này vào bất kỳ lúc nào. Access sẽ gia tăng các giá trị trong trường Số Tự động bất cứ khi nào bạn thêm bản ghi mới vào bảng.

Được tính toán

Bạn không thể nhập hoặc thay đổi dữ liệu trong kiểu trường này vào bất kỳ lúc nào. Kết quả của trường này được xác định bởi một biểu thức bạn xác định. Truy nhập bản cập nhật các giá trị trong một trường được tính toán bất cứ khi nào bạn thêm hoặc sửa một bản ghi mới vào bảng.

Có/Không

Khi bấm vào một trường được đặt thành loại dữ liệu này, Access sẽ hiển thị hộp kiểm hoặc danh sách thả xuống, tùy theo cách bạn định dạng trường. Nếu bạn định dạng trường để hiển thị danh sách, bạn có thể chọn hoặc Không, Đúng hoặc Sai hay Bật hoặc Tắt từ danh sách, cũng tùy theo định dạng được áp dụng cho trường. Bạn không thể nhập các giá trị vào danh sách hay thay đổi các giá trị trong danh sách trực tiếp từ một biểu mẫu hoặc bảng.

Đối tượng OLE

Bạn sử dụng kiểu trường này khi bạn muốn hiển thị dữ liệu từ một tệp được tạo bằng chương trình khác. Ví dụ: bạn có thể hiển thị tệp văn bản, biểu đồ Excel hoặc bộ trang chiếu PowerPoint trong trường Đối tượng OLE.

Tệp đính kèm sẽ mang lại cách thức nhanh, dễ dàng và linh hoạt hơn để xem dữ liệu từ các chương trình khác.

Siêu kết nối

Bạn có thể nhập bất cứ dữ liệu nào vào loại trường này, đồng thời Access sẽ ngắt dòng dữ liệu trong một địa chỉ Web. Ví dụ, nếu bạn nhập một giá trị trong trường, Access bao quanh văn bản của bạn với http://www.văn_bản_của_bạn.com. Nếu bạn nhập một địa chỉ Web hợp lệ, nối kết của bạn sẽ làm việc. Nếu không, nối kết của bạn sẽ dẫn đến thông báo lỗi.

Ngoài ra, chỉnh sửa siêu kết nối hiện có có thể khó khăn vì cách bấm vào một trường siêu kết nối bằng chuột khởi động trình duyệt của bạn và sẽ đưa bạn đến trang đã xác định trong hộp nối kết. Để chỉnh sửa trường siêu liên kết, bạn hãy chọn một trường liền kề, sử dụng các phím TAB hoặc mũi tên để di chuyển tiêu điểm đến trường siêu liên kết, rồi nhấn F2 để cho phép chỉnh sửa.

Tệp đính kèm

Bạn có thể đính kèm dữ liệu từ các chương trình khác vào loại trường này, tuy nhiên, bạn không thể nhập hay nói cách khác là đưa vào dữ liệu văn bản hoặc số.

Để biết thêm thông tin, hãy xem đính kèm tệp và đồ họa vào bản ghi trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Trình hướng dẫn Tra cứu

Trình hướng dẫn Tra cứu không phải là một loại dữ liệu. Thay vào đó, bạn sử dụng trình hướng dẫn để tạo ra hai loại danh sách thả xuống: danh sách giá trị và trường tra cứu. Danh sách giá trị sử dụng danh sách phân tách các mục mà bạn nhập theo cách thủ công khi sử dụng Trình hướng dẫn Tra cứu. Các giá trị đó có thể độc lập với mọi dữ liệu hoặc đối tượng khác trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Ngược lại, một trường tra cứu sử dụng truy vấn để truy xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu. Trường tra cứu sau đó sẽ hiển thị dữ liệu trong danh sách thả xuống. Theo mặc định, Trình hướng dẫn Tra cứu sẽ đặt trường bảng thành loại dữ liệu Số.

Bạn có thể làm việc với các trường tra cứu trực tiếp trong bảng, cũng như trong biểu mẫu và báo cáo. Theo mặc định, các giá trị trong một trường tra cứu xuất hiện trong một loại điều khiển danh sách được gọi là hộp tổ hợp — một danh sách có một mũi tên thả xuống:

Danh sách tra cứu trống

Bạn cũng có thể dùng một hộp danh sách hiển thị một vài mục với một thanh cuộn để xem các mục khác:

Điều khiển hộp danh sách cơ bản trên một biểu mẫu

Tùy thuộc vào cách bạn đặt trường tra cứu và hộp tổ hợp, bạn có thể sửa các mục trong danh sách và thêm mục vào danh sách bằng cách tắt thuộc tính Giới hạn danh sách của trường tra cứu.

Nếu bạn không thể sửa trực tiếp các giá trị trong một danh sách, bạn phải thêm hoặc thay đổi dữ liệu trong danh sách các giá trị đã xác định trước hoặc trong bảng đóng vai trò là nguồn cho trường tra cứu.

Cuối cùng, khi bạn tạo một trường tra cứu, bạn có thể hoặc bạn có thể đặt để hỗ trợ nhiều giá trị. Khi bạn thực hiện điều đó, danh sách kết quả sẽ hiển thị một hộp kiểm bên cạnh từng mục danh sách, đồng thời bạn có thể chọn hoặc xóa nhiều mục khi cần. Hình sau đây minh họa một danh sách chứa nhiều giá trị thông thường:

Một danh sách hộp kiểm

Để biết thông tin về tạo trường tra cứu đa giá trị và sử dụng các danh sách kết quả, hãy xem tạo hoặc xóa bỏ một trường đa giá trị.

Đầu Trang

Làm thế nào bảng thuộc tính trường ảnh hưởng đến cách bạn nhập dữ liệu

Ngoài các nguyên tắc thiết kế kiểm soát cấu trúc của cơ sở dữ liệu và các kiểu dữ liệu kiểm soát những gì bạn có thể nhập vào một trường đã cho, một số thuộc tính trường có thể cũng ảnh hưởng đến cách bạn nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access.

Xem thuộc tính cho trường bảng

Access cung cấp hai cách để xem các thuộc tính cho trường bảng.

Trong dạng xem biểu dữ liệu

  1. Mở bảng ở Dạng xem biểu dữ liệu.

  2. Bấm tab trường và dùng các điều khiển trong nhóm định dạng để xem các thuộc tính cho mỗi trường bảng.

Trong dạng xem thiết kế

  1. Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.

  2. Trong phần dưới của lưới, bấm tab chung , nếu bạn chưa chọn nó.

  3. Để xem các thuộc tính của trường tra cứu, hãy bấm vào tab Tra cứu.

Làm thế nào thuộc tính ảnh hưởng đến nhập dữ liệu

Bảng sau đây liệt kê các thuộc tính đã đạt hiệu trên nhập dữ liệu và giải thích cách chúng ảnh hưởng đến nhập dữ liệu.

Thuộc tính

Vị trí trong lưới thiết kế bảng

Giá trị có thể

Hành vi khi bạn tìm cách nhập dữ liệu

Kích cỡ Trường

Tab Chung

0-255

Giới hạn ký tự chỉ áp dụng cho các trường được đặt thành loại dữ liệu Văn bản. Nếu bạn tìm cách nhập nhiều hơn số ký tự đã xác định, trường sẽ cắt các ký tự đó.

Bắt buộc

Tab Chung

Có/Không

Khi bật, thuộc tính này yêu cầu bạn phải nhập một giá trị trong một trường và Access sẽ không cho phép bạn lưu mọi dữ liệu mới cho đến khi bạn hoàn thành một trường bắt buộc. Khi đã tắt, trường sẽ chấp nhận các giá trị null, nghĩa là trường có thể vẫn còn trống.

Giá trị null không phải là tương tự như là một giá trị bằng không. Số 0 là một chữ số, và "null" là một giá trị thiếu, không xác định, hoặc không xác định.

Cho phép các chuỗi có độ dài bằng 0

Tab Chung

Có/Không

Khi đã bật, bạn có thể nhập chuỗi có độ dài bằng 0 — chuỗi không chứa ký tự nào. Để tạo một chuỗi có độ dài bằng không, bạn nhập một cặp dấu ngoặc kép trong trường ("").

Được đánh chỉ mục

Tab Chung

Có/Không

Khi bạn lập chỉ mục trường bảng, Access sẽ ngăn bạn không cộng các giá trị trùng lặp. Bạn cũng có thể tạo chỉ mục từ nhiều hơn một trường. Nếu bạn thực hiện điều này, bạn có thể sao chép các giá trị trong một trường, nhưng không xem được trong cả hai trường.

Dấu hiệu Nhập

Tab Chung

Các tập hợp ký tự bằng chữ và ký tự chỗ dành sẵn được xác định trước hoặc tùy chỉnh

Dấu hiệu nhập buộc bạn phải nhập dữ liệu theo định dạng được xác định trước. Các dấu hiệu sẽ xuất hiện khi bạn chọn một trường trong một bảng hay một điều khiển trên biểu mẫu. Ví dụ: giả sử bạn bấm vào trường Ngày và xem tập hợp các ký tự sau đây: MMM-DD-YYYY. Đó là dấu hiệu nhập. Nó yêu cầu bạn phải nhập giá trị tháng dưới dạng viết tắt ba chữ cái, chẳng hạn như OCT, và giá trị năm dưới dạng bốn chữ số — ví dụ, OCT-15-2017.

Dấu hiệu nhập chỉ kiểm soát cách bạn nhập dữ liệu, không cách truy nhập lưu trữ hoặc hiển thị dữ liệu đó.

Để biết thêm thông tin hãy xem định dạng điều khiển mục nhập dữ liệu với dấu hiệu nhậpđịnh dạng trường ngày và thời gian.

Giới hạn đối với Danh sách

Tab Tra cứu

Có/Không

Cho phép hoặc thay đổi đối với các mục trong một trường tra cứu sẽ vô hiệu hóa. Người dùng đôi khi tìm cách thay đổi các mục trong một trường tra cứu theo cách thủ công. Khi Access ngăn bạn thay đổi các mục trong một trường, thuộc tính này được đặt để . Nếu thuộc tính này được bật và bạn cần thay đổi các mục trong danh sách, bạn phải mở danh sách (nếu bạn muốn sửa danh sách giá trị) hoặc bảng có chứa dữ liệu nguồn và danh sách (nếu bạn muốn sửa một trường tra cứu) và thay đổi các giá trị ở đó.

Cho phép Chỉnh sửa Danh sách Giá trị

Tab Tra cứu

Có/Không

Bật hoặc tắt lệnh Chỉnh sửa Mục Danh sách của danh sách giá trị mà không phải của trường tra cứu. Để kích hoạt lệnh đó cho trường tra cứu, hãy nhập tên biểu mẫu hợp lệ vào thuộc tính Biểu mẫu Chỉnh sửa Mục Danh sách. Lệnh Cho phép Chỉnh sửa Danh sách Giá trị xuất hiện trên menu lối tắt mà bạn mở bằng cách bấm chuột phải vào điều khiển hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp. Khi bạn chạy lệnh, hộp thoại Sửa mục danh sách xuất hiện. Luân phiên, nếu bạn chỉ định tên của biểu mẫu trong thuộc tính Biểu mẫu sửa mục danh sách , Access sẽ bắt đầu biểu mẫu đó thay vì Hiển thị hộp thoại.

Bạn có thể chạy lệnh Chỉnh sửa Mục Danh sách từ các điều khiển hộp danh sách và hộp tổ hợp nằm trên biểu mẫu, cũng như từ các điều khiển hộp tổ hợp nằm trong các bảng và tập hợp kết quả truy vấn. Biểu mẫu phải được mở trong dạng xem Thiết kế hoặc dạng xem Duyệt; bảng và tập hợp kết quả truy vấn phải được mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Biểu mẫu Chỉnh sửa Mục Danh sách

Tab Tra cứu

Tên biểu mẫu mục nhập dữ liệu

Nếu bạn nhập tên của biểu mẫu nhập dữ liệu dưới dạng giá trị trong thuộc tính bảng, biểu mẫu đó sẽ mở ra khi người dùng chạy lệnh Sửa mục danh sách . Nếu không, hộp thoại Chỉnh sửa Mục Danh sách sẽ xuất hiện khi người dùng chạy lệnh.

Đầu Trang

Sử dụng các bản cập nhật xếp tầng để thay đổi giá trị khóa chính và ngoại

Đôi khi, có thể bạn sẽ cần cập nhật giá trị khóa chính. Nếu bạn sử dụng khóa chính đó làm khóa ngoại, bạn có thể tự động cập nhật thay đổi của mình thông qua mọi phiên bản con của khóa ngoại.

Với vai trò là một lời nhắc, khóa chính là giá trị nhận dạng duy nhất từng hàng (bản ghi) trong bảng cơ sở dữ liệu. Khóa ngoại là cột khớp với khóa chính. Thông thường, khóa ngoại sẽ nằm trong các bảng khác và các khóa đó cho phép bạn tạo mối quan hệ (liên kết) giữa dữ liệu trong các bảng.

Ví dụ: giả sử bạn sử dụng một số ID sản phẩm làm khóa chính. Một số ID sẽ nhận dạng duy nhất một sản phẩm. Bạn cũng có thể dùng số ID đó làm khóa ngoại trong bảng dữ liệu đơn hàng. Bằng cách đó, bạn có thể tìm thấy mọi đơn hàng liên quan đến từng sản phẩm, vì vào bất cứ thời điểm nào, khi có người đặt đơn hàng cho sản phẩm đó, ID sẽ trở thành một phần của đơn hàng.

Đôi khi, các số ID đó (hoặc các loại khóa chính khác) thay đổi. Khi các số ID thay đổi, bạn có thể thay đổi giá trị khóa chính của mình và tự động xếp tầng thay đổi đó thông qua mọi bản ghi con liên quan. Bạn sẽ cho phép hành vi này bằng cách bật tính toàn vẹn tham chiếu và xếp tầng cập nhật giữa hai bảng.

Hãy nhớ những quy tắc quan trọng:

  • Bạn chỉ có thể bật xếp tầng cập nhật cho trường khóa chính được đặt thành loại dữ liệu Văn bản hoặc Số. Bạn không thể sử dụng tính năng xếp tầng cập nhật cho các trường được đặt thành loại dữ liệu Số Tự động.

  • Bạn chỉ có thể bật xếp tầng cập nhật giữa các bảng với mối quan hệ một-nhiều.

Để biết thêm thông tin về cách tạo mối quan hệ. Hãy xem hướng dẫn về mối quan hệ bảngtạo, sửa hoặc xóa bỏ mối quan hệ.

Thủ tục sau đây đi tay trong tay và giải thích cách trước tiên tạo mối quan hệ và sau đó bật Cập Nhật xếp tầng của mối quan hệ.

Tạo mối quan hệ

  1. Trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm vào Mối quan hệ.

  2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Mối quan hệ, bấm vào Hiển thị Bảng.

  3. Trong hộp thoại Hiện bảng , chọn tab bảng , hãy chọn bảng mà bạn muốn thay đổi, bấm Thêm, sau đó bấm đóng.

    Bạn có thể nhấn SHIFT để chọn nhiều bảng hoặc bạn có thể thêm từng bảng riêng lẻ. Chỉ chọn những bảng trên phía "một" và "nhiều" của mối quan hệ.

  4. Trong cửa sổ Mối quan hệ, hãy kéo khóa chính từ bảng trên phía "một" của mối quan hệ, rồi thả vào trường Khóa ngoại của bảng ở phía "nhiều" của mối quan hệ.

    Hộp thoại Sửa Quan hệ sẽ xuất hiện. Hình sau đây sẽ mô tả về hộp thoại:

    Hộp thoại Sửa Quan hệ với quan hệ hiện có

  5. Chọn hộp kiểm Thực thi Tính toàn vẹn Tham chiếu, rồi bấm Tạo.

Bật cập nhật xếp tầng trong khóa chính

  1. Trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm vào Mối quan hệ.

  2. Cửa sổ Mối quan hệ sẽ xuất hiện và hiển thị các kết nối (hiển thị dưới dạng các đường kết nối) giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu. Hình sau cho thấy mối quan hệ điển hình:

  3. Bấm chuột phải vào đường nối giữa các bảng mẹ và con, rồi bấm Sửa Quan hệ.

    Mối quan hệ giữa hai bảng

    Hộp thoại Sửa Quan hệ sẽ xuất hiện. Hình sau đây sẽ mô tả về hộp thoại:

    Hộp thoại Sửa Quan hệ

  4. Chọn Xếp tầng Cập nhật các Trường Liên quan, đảm bảo rằng hộp kiểm Thực thi Tính toàn vẹn Tham chiếu được chọn, rồi bấm OK.

Đầu Trang

Tại sao ID số đôi khi có vẻ để bỏ qua một số

Khi bạn tạo một trường được đặt kiểu dữ liệu tự động đánh số, Access sẽ tự động tạo một giá trị cho trường đó trong mỗi bản ghi mới. Giá trị được tăng lên theo mặc định, sao cho mỗi bản ghi mới sẽ được tiếp theo số tuần tự sẵn dùng. Mục đích của kiểu dữ liệu tự động đánh số là cung cấp một giá trị phù hợp để dùng làm khóa chính. Để biết thêm thông tin, hãy xem Thêm, đặt, thay đổi, hoặc loại bỏ khóa chính.

Khi bạn xóa bỏ một hàng từ bảng có chứa một trường được đặt kiểu dữ liệu tự động đánh số, giá trị trong trường AutoNumber hàng đó không luôn tự động có thể dùng lại. Lý do nào đó, số mà Access tạo ra có thể không là số bạn mong đợi nhìn thấy, và khoảng trống có thể hiển thị theo trình tự ID số — đây là vấn đề thiết kế. Bạn nên chỉ dựa vào tính đơn nhất của các giá trị trong một trường tự động đánh số và không phải của trình tự.

Đầu Trang

Hàng loạt Cập nhật dữ liệu bằng cách sử dụng truy vấn

Chắp thêm, Cập Nhật, và xóa bỏ truy vấn là cách hiệu quả để thêm, thay đổi hoặc loại bỏ bản ghi trong hàng loạt. Ngoài ra, hàng loạt Cập Nhật được dễ dàng hơn và hiệu quả hơn để thực hiện khi bạn sử dụng các nguyên tắc tốt của thiết kế cơ sở dữ liệu. Sử dụng một chắp thêm, Cập Nhật hoặc xóa bỏ truy vấn có thể tiết kiệm thời gian một vì bạn cũng có thể tái sử dụng truy vấn.

Quan trọng    Sao lưu dữ liệu của bạn trước khi bạn dùng các truy vấn. Có một bản sao lưu những có thể giúp bạn nhanh chóng khắc phục bất kỳ lỗi nào bạn có thể vô tình thực hiện.

Chắp thêm truy vấn    Sử dụng để thêm nhiều bản ghi vào một hoặc nhiều bảng. Một trong những mục đích sử dụng thường xuyên nhất của một truy vấn chắp thêm là để thêm một nhóm các bản ghi từ một hoặc nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu nguồn vào một hoặc nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu đích. Ví dụ: giả sử bạn có được một số khách hàng mới và cơ sở dữ liệu có chứa bảng thông tin về những khách hàng đó. Để tránh nhập dữ liệu mới đó theo cách thủ công, bạn có thể chắp thêm dữ liệu đó vào những bảng phù hợp thuộc cơ sở dữ liệu của mình. Để biết thêm thông tin, hãy xem Thêm bản ghi vào bảng bằng cách dùng một truy vấn chắp thêm.

Truy vấn cập nhật    Sử dụng để thêm, thay đổi hoặc xóa phần (nhưng không phải tất cả) của nhiều bản ghi hiện có. Bạn có thể nghĩ đến truy vấn cập nhật dưới dạng hình thức mạnh mẽ của hộp thoại Tìm và Thay thế. Bạn nhập tiêu chí chọn (được xem là chuỗi tìm kiếm) và tiêu chí cập nhật (được xem là chuỗi thay thế). Không giống như hộp thoại, truy vấn cập nhật có thể chấp nhận nhiều tiêu chí, cho phép bạn cập nhật số lượng lớn các bản ghi cùng lúc và cho phép bạn thay đổi các bản ghi trong nhiều bảng. Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo và chạy một truy vấn Cập Nhật.

Xóa bỏ truy vấn    Khi bạn muốn nhanh chóng xóa nhiều dữ liệu hoặc xóa bỏ một tập hợp dữ liệu thường xuyên, xóa bỏ một rất hữu ích vì các truy vấn giúp bạn có thể xảy ra để xác định tiêu chí để nhanh chóng tìm và xóa bỏ dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem cách thêm, sửa, và xóa bản ghi.

Đầu Trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×